لما تحفيز فريق العمل مهم؟ لقد أصبح العمل عن بعد أكثر انتشارًا بين المؤسسات في السنوات الأخيرة. وبينما تنفذ بعض الشركات سياسات العودة إلى المكتب أو العمل الهجين، يدرك الأفراد الآن فوائد العمل عن بعد – مثل زيادة المرونة والاستقلالية والتوازن بين العمل والحياة – ولا يريدون العودة إلى المكتب.
وعلى الرغم من الفوائد الكثيرة، يمكن أن يفرض العمل عن بعد بعض التحديات، مثل العزلة وحواجز الاتصال وعدم المشاركة. إن تنفيذ استراتيجيات تحفيز فريق العمل يمكن أن يساعد مؤسستك على زيادة رضا العاملين، وتعزيز المشاركة، وتشجيع العاملين على التعاون بشكل فعال نحو تحقيق أهداف العمل المشتركة.
تعرف على ما يساعدك في تحفيز فريق العمل، والاستراتيجيات والموارد الفعّالة، وكيفية التعامل مع اختلافات المناطق الزمنية في فريق عمل موزع.
ما الذي يساعد في تحفيز فريق العمل؟
يعد تحفيز فريق العمل أمرًا ضروريًا للمشاركة والاحتفاظ بهم على المدى الطويل. يحفز العاملين عن بعد العديد من نفس العوامل التي تحفز العاملين الهجينين أو العاملين في المكتب. ومع ذلك، في بعض الحالات، قد يكون ضمان شعور العاملين بالتحفيز أكثر تعقيدًا في بيئة العمل عن بعد.
تشمل عوامل تحفيز فريق العمل الشائعة ما يلي:
- التعويضات والمزايا التنافسية.
- مرونة بيئة العمل.
- الاستقلالية والثقة، بدلاً من الإدارة الجزئية.
- التقدير للعمل والإنجازات.
- الشعور بالانتماء والمجتمع الصحي.
- فرص التعلم والتطوير والنمو.
- التوازن بين العمل والحياة والرفاهية البدنية والعقلية.
ضع في اعتبارك أن بعض العوامل قد تحفز بعض أعضاء فريق العمل أكثر من غيرها. على سبيل المثال، قد تكون مرونة الجدول الزمني واحدة من أهم المحفزات للوالد العامل، في حين قد تكون فرص التعلم والتطوير من أهم المحفزات للموظف المبتدئ الذي يتطلع إلى اكتساب مهارات جديدة. يمكن أن يساعدك التعرف على محفزات كل فرد من الفريق أثناء الاجتماعات الفردية والتحقق من صحة المعلومات الأخرى في دعم احتياجاته الفردية.
8 طرق تساعدك في تحفيز تحفيز فريق العمل عن بعد
نظرًا لعدم وجود تفاعلات شخصية وجهاً لوجه، فإن تحفيز تحفيز فريق العمل عن بعد يتطلب جهدًا إضافيًا مقارنة بإشراك فرق العمل في المكتب. يمكن أن يؤدي تنفيذ الاستراتيجيات الاستباقية إلى تحفيز الموظفين عن بعد، مما قد يكون له أيضًا تأثير إيجابي على الاحتفاظ بالعمال وتحقيق أهداف العمل العامة.
1. إنشاء قنوات تواصل سهلة و واضحة
سواء كان لديك فريق عن بعد بالكامل أو مزيج هجين من العاملين عن بعد والعاملين شخصيًا، فقد يكون الاتصال والتعاون الافتراضي معقدًا إذا تم إدارته بشكل غير فعال. تشمل بعض الأمثلة سوء التواصل والإفراط في التواصل وكثرة الاجتماعات وانسحاب أعضاء الفريق بسبب الارتباك أو الإحباط.
عند العمل عن بعد، لا يتمتع أعضاء الفريق بخيار طرح الأسئلة على الزملاء أثناء المرور بمكاتبهم في المكتب. لذا، فإن إنشاء قنوات اتصال فعالة أمر ضروري. يساعد توضيح التوقعات الفريق على البقاء على اتصال، حتى لو كان الأعضاء منتشرون في جميع أنحاء العالم. إن تعزيز نهج الاتصال الخاص بك يمكن أن يساعد المشاريع والأولويات على البقاء على المسار الصحيح، وضمان معرفة فريق العمل بحالة المهام المختلفة، وتحفيز أعضاء الفريق على العمل معًا نحو تحقيق أهداف مشتركة.
فيما يلي بعض النصائح لإنشاء قنوات وعمليات اتصال واضحة:
- الاستفادة من أدوات الاتصال الموحدة في جميع أنحاء المؤسسة. مثل Gmail للبريد الإلكتروني، وSlack للرسائل المباشرة، وAsana لإدارة المشاريع، وZoom لمكالمات الفيديو والاجتماعات
- تحديد توقعات واضحة حول متى يجب استخدام قنوات معينة. مثل الرسائل المباشرة للملاحظات السريعة، ورسائل البريد الإلكتروني لتحديثات الفريق، والاجتماعات لبدء المشروع أو العصف الذهني
- مشاركة الإرشادات الخاصة بإيقاع الاتصال. مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني في غضون 24 ساعة (إذا تم إرسالها خارج ساعات العمل) وإضافة تحديثات الحالة إلى أدوات إدارة المشروع في نهاية كل يوم.
- متابعة كتابية (مثل البريد الإلكتروني) بأي تحديثات مهمة تمت مناقشتها أثناء الاجتماعات لتجنب سوء التواصل.
- اطلب من فريق العمل تقديم ملاحظات من خلال التواصل الجماعي.
2. تحديد أهداف واقعية قابلة للتحقيق
إن تحديد أهداف واضحة وقابلة للتنفيذ يمكن أن يساعد في تحفيز فريق العمل – بما في ذلك فريق العمل عن بُعد وشخصيًا – على النجاح وتقديم مساهمات إيجابية للأعمال. من ناحية أخرى، قد يؤدي عدم وضوح الأهداف إلى التوتر وانعدام الحافز بين فريق العمل.
طور عالم النفس إدوين لوك نظرية تحديد الأهداف للتحفيز في عام 1968. ووفقًا للنظرية، فإن الأهداف المحددة والواضحة والتحدي تحفز فريق العمل أكثر من الأهداف العامة والغامضة.
فكر في الاستفادة من إطار عمل SMART لتحديد أهداف قابلة للتحقيق لكل فرد ممن الفريق محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة بوقت. على سبيل المثال، قد يكون هدف SMART لمدير التسويق هو زيادة حركة المرور العضوية لموقع الويب بنسبة 30٪ في الأشهر الثلاثة المقبلة.
بعد تحديد أهداف قابلة للتحقيق، يمكن أن تساعدك الممارسات التالية في تتبع التقدم بمرور الوقت:
- توثيق الأهداف في منصة إدارة المواهب أو برنامج إدارة الأداء.
- مشاركة الأهداف مع الموارد البشرية وأعضاء فريق القيادة الآخرين.
- مناقشة التقدم نحو الأهداف في الاجتماعات الفردية المتكررة.
- تقييم التقدم والانتهاء الكلي للأهداف أثناء تقييمات فريق العمل.
- مراجعة وتكييف الأهداف مع تحول أولويات العمل.
3. توفير بيئة عمل مرنة
في حين يوفر العمل عن بُعد لفريق العمل المرونة في مكان عملهم وذلك يساعد كثيرًا في تحفيز فريق العمل، يتوقع العاملون اليوم أيضًا المرونة في وقت وكيفية عملهم. وفقًا لمسح أجرته FlexOS على 200 موظف يعملون عن بُعد، يريد 50% من المشاركين مزيدًا من المرونة في وقت عملهم. بالإضافة إلى ذلك، يريد 33% تقليل العدد الإجمالي لأيام العمل حيث اكتسب نموذج أسبوع العمل المكون من أربعة أيام المزيد من الجاذبية.
فيما يلي بعض الطرق لدعم ظروف العمل المرنة بين العاملين عن بعد:
- توفير المرونة لأعضاء الفريق لاختيار الأيام التي يريدون العمل فيها في المكتب إذا كانت شركتك تتبع سياسة عمل هجينة.
- اعتماد جداول مرنة، بدلاً من مطالبة جميع أعضاء الفريق بالعمل وفقًا لجدول زمني من التاسعة صباحًا إلى الخامسة مساءً.
- تنفيذ ساعات العمل الأساسية، مع أوقات بداية ونهاية مرنة.
- اختبار أسابيع العمل المكونة من أربعة أيام أو جداول العمل البديلة الأخرى.
- محاسبة فريق العمل على الحفاظ على إدارة الوقت الفعّالة، وإكمال المشاريع، وتحقيق النتائج بدلاً من العمل لعدد محدد من الساعات.
- تقديم تعويضات عن عضوية مساحات العمل المشتركة أو مساحات العمل عن بعد الأخرى.
- تشجيع فريق العمل على حجز الوقت في جداولهم حسب الحاجة للتركيز على العمل العاجل أو التعامل مع الأولويات الشخصية.
- وضع سياسة إجازة مرنة حتى يتمكن أعضاء الفريق من أخذ إجازة حسب الحاجة مع ضمان استمرار إنجاز العمل.
- تقليل العدد الإجمالي للاجتماعات وساعات وقت الاجتماعات.
- تنفيذ “أيام الجمعة الخالية من الاجتماعات” أو اختيار يوم آخر من الأسبوع للحد من الاجتماعات غير العاجلة.
4. الاعتراف بالإنجازات ومكافأتها
في المكتب أو أي مكان عمل مادي آخر، غالبًا ما يمر المديرون والزملاء بمكاتب فريق العمل أو محطات العمل لشكرهم أو تهنئتهم على عمل جيد تم إنجازه. بعيدًا عن هذه البيئة، قد يفقد فريق العمل الحافز لأنهم غير متأكدين من موقفهم في العمل. وفقًا لمسح أجرته TalentLMS على 1000 عامل أمريكي، يشعر 16% من المستجيبين وكأن شركاتهم لا تعترف بهم عندما يعملون عن بُعد.
تتضمن طرق مشاركة تقدير الفريق وتسليط الضوء على الإنجازات من أجل تحفيز فريق العمل ما يلي:
- شكر الأفراد أو الفريق بأكمله مباشرة في رسالة بريد إلكتروني أو رسالة دردشة جماعية أو اجتماع.
- الإشارة إلى الملاحظات الإيجابية من العملاء أو المديرين أو الزملاء أو أصحاب المصلحة الآخرين حول مشروع أو منتج معين.
- مشاركة الإنجازات الشخصية والمحطات المهمة للعمال أثناء اجتماعات الفريق، مثل الوصول إلى هدف أو ذكرى عمل.
- جدولة احتفالات الفريق الافتراضية لإحياء ذكرى الأداء عبر القسم.
- تطوير برامج جوائز الفريق أو الشركة للاعتراف بالأفراد لتجسيد قيم المنظمة.
- تشجيع فريق العمل على ترشيح أقرانهم لجوائز الفريق أو الشركة.
- إيجاد التوازن الصحيح بين التعزيز الإيجابي والملاحظات البناءة من أجل تحفيز فريق العمل على الاستمرار في القيام بأفضل أعمالهم.
- تقديم الترقيات والمكافآت والمهام الموسعة والحوافز الأخرى للأعضاء ذوي الأداء الأفضل بناءً على احتياجات العمل والموارد المتاحة.
5. تعزيز الشعور بالمجتمع الصحي
يمكن أن يكون العمل عن بُعد معزولًا ومنعزلاً لبعض الأفراد، مما قد يكون له تأثير سلبي على مشاركة فريق العمل واحتفاظهم وإنتاجيتهم. وجدت دراسة أجريت على 2515 من البالغين العاملين ونشرتها الجمعية الأمريكية لعلم النفس أن 94% من المستجيبين يعتقدون أن الشعور بالانتماء إلى مكان عملهم مهم إلى حد ما أو مهم للغاية.
في حين قد يكون لدى فريق العمل الذين يعملون شخصيًا فرصًا أكثر عضوية للقاء لتناول الغداء أو الدردشة أثناء تناول القهوة أو التواصل مع أعضاء الفريق، فإن تعزيز الشعور بالانتماء إلى المجتمع ودعم ثقافة الشركة حيث يشعر جميع فريق عن بُعد بالانتماء يتطلب جهدًا متعمدًا.
من أجل تحفيز فريق العمل، فكر في الخيارات التالية لمساعدة فريق عن بُعد على تطوير شعور بالانتماء إلى المجتمع والشعور بأنهم جزء من الفريق في مؤسستك:
- استضافة أنشطة بناء الفريق شخصيًا وافتراضيًا.
- جدولة أحداث افتراضية على مستوى الشركة، مثل قاعات المدينة أو الاحتفالات.
- إقران كل عضو جديد بعضو فريق راسخ كمرشد أو صديق عند بدء العمل في الشركة.
- تشجيع أعضاء الفريق على جدولة محادثات القهوة الافتراضية للتعرف على بعضهم البعض
- تعيين مشاريع تنطوي على العمل الجماعي والتعاون عبر أقسام متعددة.
- دعم مجموعات موارد الموظفين لمساعدة جميع أعضاء الفريق – سواء عن بُعد أو شخصيًا – على التواصل مع الآخرين عبر المؤسسة حول الاهتمامات أو المجتمعات أو الهوايات المشتركة.
- توزيع استطلاعات المشاركة أو الملاحظات لسؤال فريق العمل عن كيفية تمكين مؤسستك من تعزيز الشعور بالانتماء إلى المجتمع بشكل أفضل.
6. توفير فرص النمو المهني
إن تقديم الفرص لفريق العمل للنمو المستمر في حياتهم المهنية يمكن أن يساعد في تعزيز الدافع والمشاركة والاحتفاظ. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعد النهج الاستراتيجي لتطوير المواهب مؤسستك في سد فجوات المهارات مع استمرار تطور احتياجات العمل. ومع ذلك، وعلى الرغم من أهمية تقديم فرص النمو، فقد وجد استطلاع أجرته شركة جارتنر على 3500 موظف أن 46% فقط من المستجيبين راضون عن تطورهم المهني.
نظرًا لأن كل شخصين لا يتعلمان نفس الشيء تمامًا، فإن توفير مجموعة من الموارد يمكن أن يساعد الموظفين في اختيار الخيارات التي تناسبهم بشكل أفضل.
من أجل تحفيز فريق العمل، تتضمن خيارات النمو المهني ما يلي:
- عملية توجيه موحدة عن بعد للموظفين الجدد.
- الوصول إلى منصات التعلم عبر الإنترنت، مثل Coursera أو Udemy أو LinkedIn Learning
- منح أو تعويضات عن مؤتمرات ودورات التطوير المهني.
- تقييم المهارات والمواهب.
- فرص الإرشاد، سواء مع العاملين الداخليين أو المحترفين الخارجيين.
- شراكات أو موارد التدريب المهني.
- جلسات التدريب وتبادل المعرفة على مستوى الفريق أو الشركة.
- مراجعة الأداء بإيقاع منتظم.
- خطط تطوير وتحسين الأداء مخصصة.
- فرص لإدارة أعضاء الفريق الآخرين أو الإشراف على المشاريع مع المستقلين.
7. تشجيع الصحة النفسية والرفاهية
على الرغم من المرونة المرتبطة غالبًا بالعمل عن بُعد، إلا أن الخطوط الفاصلة بين الحياة الشخصية والعملية غالبًا ما تكون غير واضحة في بيئة بعيدة. بدون التنقل، يعمل فريق العمل أحيانًا لساعات أطول مما قد يعملونه في المكتب، مما قد يؤدي إلى الإرهاق والتأثير على صحتهم البدنية والعقلية.
من أجل تحفيز فريق العمل، إن تشجيع الصحة والرفاهية بين العاملين عن بعد يمكن أن يساعد في تقليل هذه المخاطر وجعل فريق العمل عن بعد يشعرون بالتقدير، مما قد يزيد من الدافع والإنتاجية. وإليك كيف يمكن لفريقك القيام بذلك:
- استضافة متحدثين ضيوف افتراضيين يركزون على مواضيع الصحة والرفاهية.
- تشجيع التوازن الصحي بين العمل والحياة.
- جدولة فترات استراحة القهوة الافتراضية أو محادثات مبرد المياه.
- طلب ملاحظات من فريق العمل حول كيفية دعم مؤسستك لصحتهم البدنية والعقلية.
8. استخدام أدوات التكنولوجيا التي تساعد على الإنتاجية
في بيئة العمل عن بعد، يتم إجراء جميع الاتصالات والتعاون تقريبًا افتراضيًا. ولهذا السبب، فإن تنفيذ أدوات التعاون والتكنولوجيا المناسبة أمر بالغ الأهمية لتمكين الإنتاجية والمساعدة في تحفيز فريق العمل. ومع ذلك، وجد استطلاع FlexOS المذكور أعلاه أن 33% من المستجيبين يريدون دعمًا أفضل للتكنولوجيا والبنية الأساسية عن بُعد.
تتضمن أمثلة أدوات الإنتاجية عن بُعد ما يلي:
- برامج مؤتمرات الفيديو. يمكن أن تساعد استضافة اجتماعات الفيديو أعضاء الفريق على التفاعل وجهاً لوجه مع بعضهم البعض، مما قد يحسن الاتصال والإنتاجية. يمكن أن تساعد أدوات مؤتمرات الفيديو مثل Zoom وMicrosoft Teams وGoTo Meeting في تبسيط مؤتمرات الفيديو.
- أدوات الدردشة والتواصل. يمكن أن يساعد تركيز اتصالات فريق العمل في أداة دردشة مختارة في تبسيط التعاون وإبقاء أعضاء الفريق منخرطين. Slack وGoogle Chat وChanty هي بعض الأمثلة على الأدوات الشائعة.
- تطبيقات البريد الإلكتروني. على غرار أدوات الدردشة، يمكن أن يساعد تطبيق البريد الإلكتروني المناسب فريقك على التواصل ومشاركة التحديثات الهامة بشكل فعال. تتضمن تطبيقات البريد الإلكتروني المستخدمة بشكل شائع Gmail وMicrosoft Outlook وiCloud Mail.
- برامج إدارة المشاريع. إن إضافة تحديثات المشروع والمنتجات القابلة للتسليم إلى برامج إدارة المشاريع مثل Monday.com وBasecamp وTrello يمكّن الفرق من مشاركة التحديثات بسلاسة والبقاء على المسار الصحيح مع المواعيد النهائية.
التعامل مع اختلافات المناطق الزمنية
تتمثل إحدى فوائد العمل عن بُعد في أن مؤسستك يمكنها الوصول إلى فريق العمل من خارج منطقتك الجغرافية المحلية ومن جميع أنحاء العالم. ومع ذلك، فإن العمل مع أعضاء الفريق عبر المناطق الزمنية المختلفة قد يكون صعبًا أيضًا دون وجود التوقعات والعمليات الصحيحة.
يمثل التنقل عبر مناطق زمنية مختلفة تحديات مثل صعوبة العثور على أوقات اجتماعات تناسب الفريق بأكمله، والاستجابات المتأخرة، ومشاكل الاتصال، ومخاطر التعب أو الإرهاق المرتبطة بعمل الموظفين لساعات طويلة جدًا بحيث لا تتوافق مع جداول زمنية مختلفة.
يمكن أن تساعد النصائح التالية مؤسستك على التعامل بفعالية مع اختلافات المناطق الزمنية في فريق بعيد من أجل تحفيز فريق العمل:
- دعم الاتصالات غير المتزامنة، مثل رسائل البريد الإلكتروني والتعليقات في المستندات المشتركة.
- تشجيع أعضاء الفريق على تضمين ساعات عملهم في توقيعات البريد الإلكتروني، والسير الذاتية لتطبيقات المراسلة، وملفات تعريف أدوات إدارة المشاريع.
- تنفيذ مواعيد نهائية واضحة للمشاريع والمنتجات النهائية، بما في ذلك التاريخ والوقت في منطقة زمنية محددة.
- تحديد التوقعات بأن فريق العمل لا يحتاجون إلى الرد على الاتصالات غير العاجلة خارج ساعات عملهم.
- جدولة الاجتماعات في أوقات مناسبة لمعظم أعضاء الفريق، ولكنها تختلف أحيانًا حتى تتاح لجميع العمال فرصة المشاركة مباشرة خلال ساعات عملهم العادية.
- تسجيل الاجتماعات وتوزيع الملاحظات للأفراد الذين لا يمكنهم الانضمام مباشرة.
- الاستفادة من أدوات الإنتاجية مثل تلك الموضحة أعلاه للحفاظ على توافق جميع أعضاء الفريق.
الخلاصة
إن إنشاء قنوات اتصال واضحة، وتقديم ظروف عمل مرنة، والاعتراف بالإنجازات، وتنفيذ الاستراتيجيات الأخرى الموضحة أعلاه، إلى جانب الاستفادة من الأدوات والموارد المناسبة، يمكن أن يساعدك في تحفيز فريق العمل عن بُعد.
وبينما قد يفرض العمل عن بُعد بعض التحديات، فإن اتباع نهج متعمد لتحفيز الموظفين يمكن أن يساهم بشكل إيجابي في رضا العاملين والإنتاجية والنجاح التجاري على المدى الطويل.
اعثر على فريق عن بُعد المتحمسين على نفذلي
يمكن أن يساعد تحفيز فريق العمل عن بُعد في تعزيز المشاركة والإنتاجية مع دعم النمو التجاري المستمر. إذا كنت تبحث عن الدعم في تنفيذ هذه الاستراتيجيات من أجل تحفيز فريق العمل عن بُعد في مؤسستك، ففكر في الاستعانة بمستشار موارد بشرية مستقل.
يتوفر المستقلون المهرة في مجال الموارد البشرية لمساعدة فريقك في تحديد وتنفيذ استراتيجيات لتحفيز العمال في جميع أنحاء مؤسستك. من خلال منصة نفذلي لديك خيار البحث عن استشارات فردية ومشاريع موارد بشرية بسعر ثابت. بمجرد العثور على مشروع أو حجز استشارة تتوافق مع احتياجاتك المحددة، يمكنك البدء في العمل مع خبير في الموارد البشرية على الفور.
يمكنك أيضًا البحث عن محترفين مستقلين متحمسين يتمتعون بمهارات في مختلف التخصصات لتحقيق نتائج أعمال إيجابية لشركتك. تتعاون الشركات الرائدة مع المواهب على منصة نفذلي لسد فجوات المهارات بسرعة، والتوسع مع تغير احتياجات العمل، وتقليل تكاليف التشغيل الثابتة. ابدأ اليوم – أنشئ حسابًا وانشر مشروعك الأول على نفذلي.
