إذا كانت شركتك تقدم خيارات العمل عن بعد، فهذا أمر رائع لبدء التركيز على استراتيجية العمل عن بعد، ولكنها قد لا تكون كافية. من بين أولئك الذين يعملون عن بعد في بعض الوقت، يقول نصفهم إنهم يرغبون في القيام بذلك طوال الوقت أو معظمه، وفقًا لاستطلاع أجراه مركز بيو للأبحاث.
يؤكد استطلاع مركز بيو على ما أظهرته العديد من الدراسات الاستقصائية السابقة: العمل عن بعد موجود ليبقى. لكن العمل عن بعد لا يمكن أن ينجح إلا إذا تم وضعه موضع التنفيذ بشكل مدروس. وقد تغيرت بعض الأشياء منذ التدافع المخصص للعمل من المنزل في أيام الوباء.
إليك ما يجب أن تعرفه لبناء استراتيجية العمل عن بعد للفرق الحديثة:
1. فهم ديناميكيات العمل عن بعد
يواجه العاملون عن بعد مجموعة مختلفة من تحديات واحتياجات العمل مقارنة بنظرائهم في المكاتب. يمكن أن يؤدي اختلاف المناطق الزمنية إلى إبطاء الإنتاجية، وقد يؤدي الاعتماد على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية إلى زيادة سوء التواصل، كما أن العمل بمفردهم طوال اليوم قد يجعلهم يشعرون بالعزلة والإهمال.
ولكن عندما يتم العمل عن بعد بشكل صحيح من خلال استراتيجية العمل عن بعد، فإنه يفيد الشركة والموظفين بعدة طرق. يمكن للشركة توفير المال على المساحات المكتبية، وتوظيف أفضل الأشخاص للعمل، وتحقيق أهداف التنوع الخاصة بهم. يشعر الموظفون بضغط أقل، ويتمتعون بتوازن صحي بين العمل والحياة، ويكونون أكثر تفاعلاً.
يتطلب تحقيق العمل عن بعد كما هو موعود تحولًا في العقلية يبدأ بما يلي:
السيطرة على الأمور عن طريق تركها بحرية
السبب الأكبر الذي يجعل المديرين يقاومون العمل عن بعد هو أنهم يخشون فقدان السيطرة. والترياق لذلك هو الثقة أثناء تنفيذ استراتيجية العمل عن بعد. ثق بأن المستقلين عن بعد محترفون ومسؤولون بما يكفي للاستمرار في التسليم في الوقت المحدد عندما لا يقف شخص ما على أكتافهم.
الإدارة من أجل النتائج وليس مجرد الوقت
إن الحكم على مدى جودة العامل من خلال مدى وصوله المبكر إلى العمل ومدى تأخر مغادرته هو أمر عفا عليه الزمن. تريد الفرق الحديثة الاستقلالية ومرونة الجدولة. يكون بعض الأشخاص أكثر إنتاجية في الليل بعد أن تهدأ الضوضاء.
يكون البعض أكثر إبداعًا بعد نزهة قصيرة بعد الظهر. من الأفضل لبعض الأشخاص تبادل الأفكار من خلال التحديق من النافذة بدلاً من طرح الأفكار في الاجتماع. لذا، حدد أهدافًا واضحة ودع العاملين يحققونها بطريقتهم الخاصة.
إنشاء تواصل احترافية
عندما يتشارك الأشخاص نفس المكتب طوال اليوم، فمن الطبيعي أن يؤدي ذلك إلى إنشاء اتصالات مرتجلة بين زملاء العمل. يمكن للأشخاص الدردشة أثناء انتظار القهوة أو مشاركة نكتة أثناء مرور بعضهم البعض في القاعة.
لا يتمتع العاملون عن بعد بهذه الفرص، مما قد يجعلهم يشعرون بالوحدة والنسيان. يمكنك تسهيل الاتصالات باستخدام أدوات التعاون عن بعد في استراتيجية العمل عن بعد للمشاركة في أنشطة بناء الفريق والتواصل الاجتماعي ومشاركة المحتوى الشخصي مثل قائمة تشغيل الموسيقى أو صور العطلات.
2. إرساء ممارسات التواصل الفعّالة
يمكن أن يحدث سوء الفهم بسهولة بين الأشخاص الذين يتحدثون وجهًا لوجه. تخيل كيف يمكن لمشاكل الاتصال أن تتفاقم عندما تتكون المحادثات من رسائل بريد إلكتروني مختصرة وتعليقات قصيرة على مستند مشترك. لهذا السبب تحتاج إلى إنشاء ممارسات تواصل جماعية افتراضية فعّالة في استراتيجية العمل عن بعد.
فيما يلي بعض الطرق لتحسين التواصل بين الفريق عن بعد:
تحديد توقعات وقت الاستجابة
احترام فروق الوقت والتوازن بين العمل والحياة من خلال الاتفاق على قواعد مثل متى يجب الرد على رسائل البريد الإلكتروني؛ إذا كان ذلك مناسبًا، الأوقات التي يجب أن يكون فيها الجميع متاحين بغض النظر عن مكان تواجدهم؛ ومدى السرعة التي يجب أن يتابع بها المديرون الموظفين الذين يثيرون المشكلات.
تعرف على الأداة المناسبة التي يجب استخدامها
ساعد الموظفين على معرفة أي مزيج من أدوات الاتصال المتزامنة وغير المتزامنة يجب استخدامه لتحقيق أكبر قدر من الوضوح والكفاءة في استراتيجية العمل عن بعد. على سبيل المثال، قد ترغب في تأكيد موعد الاجتماع على Slack بدلاً من البريد الإلكتروني. وقم بإجراء محادثات صعبة عبر الهاتف بدلاً من مكالمة فيديو يظهر فيها عدم ارتياحهم.
ممارسة الشفافية
كن صريحًا بشأن تغييرات الشركة، وتحمل مسؤولية أخطائك، واعترف عندما لا تعرف الإجابة أو لا تستطيع حل مشكلة ما بشكل كامل.
تقديم التدريب على التواصل الاحترافي
يمكن أن يشمل التدريب إجراء اختبارات شخصية، أو مطالبة الموارد البشرية بدورة تطوير، أو التعاقد مع متخصص مستقل لتقديم التدريب عبر الإنترنت.
تحديد جداول أعمال الاجتماع ونتائجه
قم بتعيين إيقاع منتظم للاجتماعات الفردية واجتماعات الفريق أثناء تنفيذ استراتيجية العمل عن بعد، ولا تطلب سوى حضور الأشخاص ذوي الصلة بالمشروع، وقم بتضييق نطاق الاجتماعات حتى يكون هناك وقت كافٍ لمناقشة التفاصيل.
إعطاء الأولوية للشمولية
قم بتسجيل اجتماعات الفيديو للأشخاص الذين لم يتمكنوا من الحضور، وتأكد من أن كل شخص لديه فرصة للتحدث، واحتفظ بجدول أعمال مستمر للاجتماعات الأسبوعية في مستند مشترك.
ابدأ الأسبوع مع فريقك
اقضِ ما بين 15 إلى 20 دقيقة لتحديث الفريق بشأن المبادرات، ومواءمة الجميع بشأن المهام والأهداف اليومية، وإتاحة الفرصة للأعضاء لمشاركة الأفكار أو الاهتمامات لتنفيذ استراتيجية العمل عن بعد بشكل فعّال.
3. بناء ثقافة فريق قوية لتنفيذ استراتيجية العمل عن بعد
تعد ثقافة الفريق البعيد القوية جزءًا لا يتجزأ من تعزيز الشعور بالانتماء وتشجيع التعاون وتحفيز الأفراد على حل الاختلافات عند ظهور المشكلات.
يعتقد العديد من قادة الأعمال أن ثقافة الشركة يتم بناؤها داخل جدرانها الأربعة، لكن الاستطلاعات تظهر أن العكس هو الصحيح. أفاد أكثر من النصف (53%) من العاملين عن بعد الذين يتمتعون بأكبر قدر من المرونة في مكان وزمان وكيفية عملهم بأنهم يتمتعون بترابط ثقافي عالٍ.
فيما يلي بعض الطرق للمساعدة في بناء ثقافة الفريق داخل استراتيجية العمل عن بعد:
- تشجيع الثقافات الفرعية للفريق. منذ الوباء، يتواصل معظم الأشخاص مع الشركة من خلال فرقهم؛ تشجيع المديرين على تكييف ثقافتهم الفرعية بشكل عضوي مع الفروق الدقيقة بين أعضائهم.
- استضافة تجمعات افتراضية ذات معنى. قم بإنشاء فرص لكل من المناقشات المتعلقة بالعمل والأحداث الممتعة والترابط الجماعي.
- ذكّر أعضاء الفريق بأنهم موضع تقدير. أظهر بانتظام للموظفين أنك تقدرهم من خلال أفعال مثل شكرهم أمام الفريق وتقديم إجازة لرعاية أحبائهم.
- اطلب ردود الفعل. أرسل استبيانات يمكن للأعضاء الرد عليها دون الكشف عن هويتهم، وقم بالقيادة بتعاطف حتى يشعر الأعضاء بالأمان عند مشاركة آرائهم، وقم بالمتابعة في الوقت المناسب.
- منع الإرهاق بشكل استباقي. كن واضحًا بشأن التوقعات وكيف يبدو النجاح، وقم بتخفيف أعباء العمل الثقيلة من خلال التعاقد مع المواهب عند الطلب للتعامل مع بعض الأعمال، ومساعدة الموظفين على التعامل مع الإرهاق.
4. تعزيز المساءلة والشفافية
يعد إنشاء الشفافية والمساءلة داخل استراتيجية العمل عن بعد أمرًا ضروريًا لبناء الثقة بين أعضاء الفريق والحفاظ على توافقهم مع الأهداف المشتركة. لأن الموظفين عن بعد غالبًا ما يعملون بمفردهم ويشعرون كما لو أنهم يعملون في فراغ.
لذا، إذا لم يروا تحسينات بعد التعبير عن مخاوفهم، فقد يعتقدون أنه لم يتم القيام بأي شيء. إذا تأخر المشروع دون تفسير، فإن مخاوفهم قد تدفعهم إلى افتراض الأسوأ. إذا لم يتلقوا تعليقات صادقة، فقد يشعرون أن الناس يحجبون المعلومات عنهم. في نهاية المطاف، تتآكل الثقة، ويتفاقم سوء الفهم، ويشعرون بحماس أقل تجاه عملهم.
يمكنك تجنب هذه السلسلة السلبية من الأحداث من خلال بناء المساءلة والشفافية داخل فريقك. افهم أن هذه عملية مقصودة ومستمرة وقد تحتاج إلى تعديلات في بعض الأحيان. إليك مكان جيد للبدء:
اصنع مثالًا
افعل ما تقوله وكن متسقًا في كيفية التعرف على الأعضاء وتأديبهم لتجنب المحسوبية. كن على استعداد لأن تكون عرضة للخطر من خلال الاعتراف عندما ترتكب خطأً أو لا تعرف شيئًا ما.
ضع أهدافًا قابلة للقياس وقابلة للتحقيق
حدد أهدافًا واضحة يستطيع كل عضو تحقيقها خلال إطار زمني واقعي. فكر في استخدام تخطيط السعة لتحديد ما إذا كانت لديك الموارد المطلوبة، وإذا لم يكن لديك، قم بتوسيع السعة من خلال تحديد مصادر المهارات.
كن منفتحًا على التعليقات البناءة
قم بتهيئة بيئة عمل يشعر فيها الجميع بالراحة في التعبير عن مخاوفهم. المتابعة في أسرع وقت ممكن؛ إذا لم تتمكن من حل مشكلة ما بشكل كامل، فأخبر الأطراف المعنية بالسبب.
اجعل المتابعة عادة
ضع المهام والمواعيد النهائية كتابيًا على المستندات المشتركة. قم بجدولة اجتماعات فردية وجماعية منتظمة لمراقبة تقدم المشروع وتشجيع الأشخاص على التعبير عن مخاوفهم مبكرًا.
إعطاء التحديثات باستمرار
احتفل بالمعالم والنجاحات. مشاركة المشروع والقرار وتحديثات الشركة. اعترف عند ظهور التحديات ووضع خطط للعمل من خلالها.
كن شاكرًا
خلق ثقافة يشعر فيها الموظفون بالتقدير والتقدير لمساهماتهم. استخدم الأدوات التقنية التي تشجع أعضاء الفريق على الاعتراف ببعضهم البعض.
5. الاستفادة من أدوات التكنولوجيا المناسبة
تتيح الأدوات التقنية المناسبة للفرق زيادة الإنتاجية وتبسيط الاتصال والعمل كمركز مركزي للحقيقة من خلال تنفيذ استراتيجية العمل عن بعد. قد تكون هذه الأدوات منصة أو برنامجًا أو تطبيقًا. على الرغم من أنها ضرورية للموظفين عن بعد، إلا أنها تفيد الجميع، سواء كانت مساحة عملهم في المكتب، أو في المنزل، أو كليهما.
تنقسم الأدوات التقنية إلى عدة فئات، بما في ذلك:
- أدوات الاتصال. اختر المزيج المناسب من الأدوات غير المتزامنة والمتزامنة لدعم كيفية عمل فريقك بشكل أفضل.
- أدوات الأمن السيبراني. حافظ على أمان الشركة حيث يصل الموظفون عن بعد والمهنيون المستقلون إلى الملفات والأنظمة.
- أدوات إدارة فريق العمل عن بعد. تبسيط العمليات والتواصل بين الفرق والوظائف على مستوى الشركة.
- أدوات إدارة المشاريع. مراقبة الميزانيات وتخطيط المشاريع ومشاركة البيانات والمستندات وتتبع التقدم المحرز لكل عضو في الفريق.
- أدوات إنشاء المحتوى. أنشئ جميع أنواع المحتوى بشكل أسرع وتعاون مع الآخرين في الوقت الفعلي على المقالات والرسومات والموسيقى ومقاطع الفيديو والمزيد.
6. إعطاء الأولوية للتوازن بين العمل والحياة
سواء كان أعضاء الفريق في المكتب أو عن بعد، فإن دعم قدرتهم على الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة يمكن أن يقلل من الإرهاق، ومعدلات ترك العمل، وضغط الموظفين أثناء تنفيذ استراتيجية العمل عن بعد.
كلما كانوا أكثر سعادة وصحة في العمل، كلما كانوا أكثر سعادة في حياتهم الشخصية. فكلما شعروا بالسعادة على المستوى الشخصي، أصبحوا أكثر حماسًا وإنتاجية وإبداعًا في العمل.
فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها مساعدة جميع موظفيك على تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة:
- لا ترسل رسائل أو تتوقع ردودًا على رسائل البريد الإلكتروني بعد ساعات العمل
- تقديم جدولة مواعيد مرنة
- خذ أيام إجازة للفريق حتى لا يميل الأشخاص إلى تسجيل الدخول أو الشعور بالذنب بسبب كونهم خارج العمل
- توفير فوائد الصحة العقلية
- شجعهم على أخذ إجازة حسب الحاجة
- تحقق بانتظام لمعرفة ما إذا كان الموظفون يعانون وانظر كيف يمكنك المساعدة
- توفير موارد كافية لإبقاء أعباء العمل تحت السيطرة
7. تشجيع التعلم والتطوير المستمر
عندما توفر الشركات تعليمًا وتطويرًا عالي الجودة (L&D) في استراتيجية العمل عن بعد، يمكن للعاملين عن بعد الحفاظ على نموهم المهني وفعاليتهم ورضاهم عن وظائفهم. في الواقع، فإن الأجيال الشابة حريصة جدًا على معرفة أن فرص التعلم والتطوير تم تصنيفها كسبب رئيسي لاختيار وظائفهم، وفقًا لاستطلاع أجرته شركة ديلويت.
تأكد من الاستثمار في التكنولوجيا المناسبة لتوفير تدريب عالي الجودة لكل من العاملين عن بعد والعاملين شخصيًا. ابحث عن الأدوات التي تكيف التدريب مع أساليب التعلم المتعددة والعمل عن بعد.
إذا لم يكن لديك برنامج رسمي للتعلم والتطوير للفرق البعيدة، فيمكنك إنشاء ثقافة صديقة للتعلم تعزز الفضول. شجع أعضاء الفريق على تخصيص وقت خلال أسبوع العمل للتعلم من خلال مصادر مثل المقالات الصناعية والدورات التدريبية عبر الإنترنت الخاصة بالمهارات والندوات عبر الإنترنت.
كلما أمكن، قم بموازنة أعباء العمل الخاصة بهم حتى يتمكنوا من تخصيص الوقت للتعلم ضمن استراتيجية العمل عن بعد. إذا لم تكن لديك الموارد داخليًا، فيمكنك تقديم بعض العمل للمواهب المستقلة.
عندما يتعلم شخص ما معلومات قد تهم الفريق بأكمله أو تكون ذات صلة به، اطلب من الفرد مشاركة أبرز ما تعلمه. اسمح لهم باختيار الطريقة المريحة لهم. قد يفضل البعض كتابة قائمة منقطة بالنقاط المميزة على قناة Slack الخاصة بالفريق. قد يستمتع الآخرون بتقديم نظرة عامة خلال اجتماع الفريق المقرر بانتظام.
8. تطوير سياسة العمل عن بعد
تحدد سياسة العمل عن بعد داخل استراتيجية العمل عن بعد قواعد وتوقعات كل من صاحب العمل والموظف. قد تحمي الاتفاقية أيضًا الشركة والعامل في حالة ظهور مشكلة حول العمل.
لاحظ أن سياسة العمل عن بعد الخاصة بك تنطبق بالإضافة إلى سياسات الشركة العادية. تنطبق القواعد المتعلقة بأشياء مثل الإجازة المرضية وقواعد السلوك والسرية بنفس الطريقة على الأشخاص الذين يعملون من المنزل وفي المكتب.
يعتمد ما يتم تضمينه في سياسة العمل عن بعد على عملك وصناعتك والقوانين المعمول بها. اهدف إلى الشفافية والوضوح حتى يعرف الجميع ما هو متوقع منهم وحقوقهم وكيف سيؤدون واجباتهم عندما يعملون من المنزل. تتضمن معظم السياسات هذه الأساسيات:
- من يمكنه العمل عن بعد. ما هي الأدوار التي يمكن وما لا يمكن؟ هل يعتمد ذلك على الأداء السابق أو السنوات التي قضاها في الشركة؟
- حيث يمكنهم العمل. هل يمكنهم العمل في مدينة أو دولة أخرى؟ هل يمكنهم العمل من الأماكن العامة؟
- عندما يُتوقع منهم العمل. هل لديهم ساعات محددة؟ هل يعملون في المكتب في أيام معينة؟
- استخدام المعدات. هل يمكنهم استخدام أجهزة الكمبيوتر المحمولة الشخصية أو أجهزة الكمبيوتر العامة؟ هل يدفعون ثمن الإنترنت الخاص بهم؟
- متطلبات الأمن السيبراني. هل يمكنهم العمل من الأماكن العامة؟ هل يجب عليهم دائمًا تسجيل الدخول عبر VPN؟
- التوقعات حول الاتصالات. ما هي الأدوات التي ينبغي عليهم استخدامها؟ ما مدى سرعة الرد على الرسائل؟
- إساءة استخدام السياسة. هل العمل عن بعد امتياز؟ هل يعودون إلى المكتب إذا لم يحققوا التوقعات؟
- تصنيف العمال. هل تم تصنيف جميع العاملين عن بعد بشكل صحيح بموجب قوانين العمل في ولاياتهم القضائية؟
إذا كنت تعمل بانتظام مع مواهب خارجية عن بعد، مثل المستشارين والعاملين المستقلين، فقد ترغب في تضمينهم في استراتيجية العمل عن بعد الخاصة بك.
وتذكر أن التكنولوجيا وقوانين التوظيف واحتياجات الموظفين والأعمال تتغير، لذا تأكد من مراجعة سياسة العمل عن بعد بشكل منتظم.
9. احتضان التنوع والشمول
يتيح العمل عن بعد للشركات البحث عن أشخاص خارج مجموعات المواهب النموذجية الخاصة بهم، مما يمنحهم المزيد من الإمكانات للوفاء بالتزاماتهم بالتنوع والشمول. وإذا تعاقدت مع مواهب مستقلة، فإن أسواق العمل المستقل مثل منصة نفذلي تحتوي على أدوات مدمجة للشركات لإدارة تنوع مورديها.
التنوع أمر بالغ الأهمية داخل استراتيجية العمل عن بعد لأن كل شخص لديه تجارب وخلفيات مختلفة، مما يجعلهم يرون العالم ويظهرون فيه بشكل مختلف. عندما تتمتع الشركة بثقافة تحتضن هذا التنوع، وتلتزم بجعل الجميع يشعرون بأنهم مشمولون، فإن الأعمال تستفيد.
قد تظهر الفوائد في صورة مستويات أعلى من الإبداع، واتصالات أقوى مع العملاء، ومشاركة أكبر للموظفين. ولنتأمل هنا دراسة هارفارد بيزنس ريفيو (HBR) التي توضح كيف تعمل الشمولية على إبراز إمكانات الناس. في الدراسة، كانت الفرق التي تضم قادة شاملين هي:
- 17% أكثر احتمالاً للإبلاغ عن أنهم يتمتعون بأداء عالٍ
- من المرجح أن يقول 20% أنهم يتخذون قرارات عالية الجودة
- 29% أكثر عرضة للإبلاغ عن التصرف بشكل تعاوني
وبغض النظر عن الفوائد التجارية، يجب أن تحتضن استراتيجية العمل عن بعد التنوع والشمول لأنه الشيء الأخلاقي والمعنوي الذي يجب القيام به.
10. الاستعداد لمستقبل العمل عن بعد
تنوي الأجيال الشابة جعل العمل عن بعد خيارًا دائمًا. من المعروف أن جيل الألفية وجيل Z يعطون الأولوية للتوازن والمرونة بين العمل والحياة، ويعتقدون أن العمل عن بعد هو أحد أفضل الطرق لتحقيق هذه الأهداف.
إذًا كيف سيبدو مستقبل استراتيجية العمل عن بعد؟ تشير الأبحاث إلى أن الشركات قد تستخدم المزيد من الموظفين المستقلين، ومعظمهم يعملون عن بعد. مثلما تتوقع الأجيال الشابة المرونة في مكان وزمان العمل، فإنها تتمتع أيضًا بالمرونة في تحديد من يقوم بالعمل.
ستستمر التكنولوجيا في لعب دور حاسم في العمل عن بعد. في الواقع، العاملين عن بعد يميلون إلى أن يكونوا من أوائل المتبنين لأحدث التقنيات. كلما احتضنت الشركة العمل عن بعد، زاد احتضانها لجيل الذكاء الاصطناعي.
ستظل ثقافة الشركة هي الجسر الذي يربط بين العمال والفرق الملهمة، لذا اعتني بثقافتك كثيرًا داخل استراتيجية العمل عن بعد. وضع سياسات وعمليات تدعم العمل الافتراضي حتى يشعر الجميع بالشمول. وتوفير الأدوات والتدريب لمساعدة الجميع – سواء شخصيًا أو عن بعد – على العمل بسلاسة معًا.
تنفيذ استراتيجية العمل عن بعد بفعّالية مع نفذلي
تبحث الفرق الحديثة عن بيئة عمل توفر لها كل شيء. إنهم يريدون المرونة والاستقلالية لتحقيق التوازن بين العمل والحياة. إنهم يريدون ثقافة الشركة حيث يشعر الجميع بالاندماج ولديهم فرص متساوية للنمو الوظيفي. وهم يريدون كل ذلك أثناء العمل من المنزل بدوام جزئي أو كامل.
يتطلب تحقيق بيئة عمل توفر كل شيء تحديثًا للعمليات والمجموعات التقنية والعقليات. نعم، يتطلب الأمر القليل من العمل مقدمًا، لكن الدراسات تظهر أنه عندما تقوم الشركات بذلك بشكل صحيح، تنتج الفرق عملاً عالي الجودة، ويكون الموظفون أكثر سعادة وأكثر ولاءً، ويكون العملاء أكثر رضاً.
يمكن أن يساعدك موقع نفذلي في الوصول إلى المتخصصين المهرة المستعدين لتنفيذ استراتيجية العمل عن بعد وفقًا لشروطك. اختر الخبير المستقل الذي تحتاجه. ثم تختار كيف تريد العمل معه. يمكنك حجز استشارة، أو شراء مشروع جاهز، أو التعاقد مع خبير لمشروع معين.
ومن المزايا الإضافية أن هؤلاء المستقلين المحترفين حسب الطلب معتادون على العمل عن بعد. لذلك، قد يقدمون رؤى ونصائح تمكنك من إنشاء أفضل تجربة عن بعد لفرقك.
