إن التواصل بين أعضاء فريق العمل عن بعد مليء بالتحديات بطبيعة الحال، حيث أنك تطلب من مجموعة من الأشخاص الذين لديهم شخصيات وخلفيات وخبرات فريدة أن يتعاونوا على الفور ويفهموا الفروق الدقيقة بين بعضهم البعض بشكل جيد بحيث يعملون بشكل متآزر معًا.
كثير من الناس الذين يعيشون في نفس الأسرة لا يستطيعون حتى القيام بذلك!
ثم هناك التعقيد الإضافي المتمثل في التواصل بين أعضاء فريق العمل عن بعد الذين قد يعملون في جميع أنحاء البلاد أو العالم.
لا يوجد شيء بديهي في التواصل عبر المناطق الزمنية مع أعضاء الفريق من ثقافات وأجيال مختلفة. ولكن هناك طرقًا لسد فجوات التواصل من أجل أيام عمل أقل إرهاقًا وأداء أفضل للفريق.
1. تحسين التواصل بين الفريق — شخصيًا وعن بعد
لم يعد بإمكانك الحديث عن تحسين تواصل فريق العمل عن بعد بعد الآن دون مخاطبة أعضاء الفريق شخصيًا وعن بعد، لأن حوالي نصف الشركات تتبنى شكلاً من أشكال مكان العمل المختلط حيث يعمل بعض أعضاء الفريق في الموقع والبعض الآخر عن بعد. وتعمل معظم الشركات مع محترفين مستقلين عن بعد.
تشير اتجاهات مكان العمل إلى أنه حتى لو كان مطلوبًا من الموظفين العمل في الموقع، فمن المحتمل أنك ستعمل مع بائع أو شريك أو مقاول يعمل من موقع مختلف.
قد يكون من المفيد التأكد من أن جميع عمليات الاتصال الخاصة بك تتناول الأعضاء الموجودين في الموقع والأعضاء البعيدين. على سبيل المثال، تتبنى بعض الشركات سياسة الاجتماع حيث يقوم كل حاضر في الموقع بتسجيل الدخول من مكاتبه إذا كان هناك شخص واحد يحضر عن بعد.
2. ابدأ الأسبوع باجتماع سريع
قبل أن تتراجع عن إضافة اجتماع آخر إلى التقويم الخاص بك، افهم أن جمع المجموعة معًا لتسجيل الوصول السريع يمكن أن يوفر لك الوقت طوال الأسبوع. وينبغي لهذه الاجتماعات:
- محاذاة الجميع على الأهداف والمهام اليومية.
- قم بتحديثهم بشأن المبادرات عبر الوظائف.
- إتاحة الفرصة للأعضاء للتعبير عن المشكلات المحتملة وتبادل الأفكار.
ليس من الضروري أن تكون الاجتماعات الأسبوعية طويلة، ربما من 15 إلى 30 دقيقة على الأكثر. إذا كان لديك أعضاء فريق بعيدين، ففكر في جعل إجراء مكالمات الفيديو ممارسة عامة. إن رؤية الوجوه تشجع الأشخاص على التواصل والمشاركة، مما قد يخفف من العزلة التي يميل فريق العمل عن بعد إلى الشعور بها.
قد ترغب في تسهيل المشاركة من خلال وجود كاميرا في سياسة الاجتماع الاسبوعي. على الرغم من أن لدينا هذه السياسة في نفذلي، إلا أننا ندرك أيضًا أن هناك أوقات يحتاج فيها أعضاء الفريق إلى إيقاف تشغيل الكاميرا، ولا بأس بذلك.
3. فهم أسلوب التواصل الفريد لكل شخص
التواصل الجيد يتعلق بكيفية التعبير عن نفسك خارجيًا بقدر ما يتعلق بكيفية إدراكك للمعلومات أثناء مشاركتها معك. إذا لم توفر طريقة للأعضاء لفهم أساليب التواصل المختلفة الخاصة بهم، فقد يصبحون حافزًا لسوء الفهم والصراع.
على سبيل المثال، يميل الأشخاص الذين يركزون على العمل إلى التركيز على المشكلات والتحديات. غالبًا ما تكون سريعة الخطى ومباشرة، وقد تطلق سلسلة من الأسئلة التوضيحية، والتي يتوقعون إجابات فورية قائمة على الحقائق. إنهم يريدون إنجاز الأمور وليس لديهم أي مشاكل في إخبارك بما عليك القيام به.
قد يتحرك الشخص الأكثر تحليلاً بشكل أبطأ ومنهجية. يجدون الاستقرار في العمليات ويفضلون الإجابة على الأسئلة بعد التفكير في الأمور. قد يشعرون أن الوتيرة السريعة للشخص الذي يركز على الفعل هي انتهازية ومتهورة للغاية، ويفسرون فظاظته على أنها متطلبة ومتعالية. وهذا قد يدفعهم إلى التراجع عن الأفكار ويكونون أقل تعاونًا.
يتضمن التواصل قدرًا كبيرًا من علم النفس، لذا فإن أفضل طريقة لفهم أساليب التواصل لدى بعضنا البعض هي من خلال مساعدة الخبراء.
يمكنك العثور على المساعدة التي تناسب مواردك واحتياجاتك. على سبيل المثال، يمكن لأعضاء فريق العمل عن بعد الحصول على الدورات الأساسية عبر الإنترنت من منصات التعليم مثل LinkedIn Learning وUdemy. أو يمكنك التعاقد مع متخصص في الموارد البشرية أو مدرب أعمال لتدريب الفريق بشكل شخصي.
يمكنك أيضًا أن تطلب من الجميع إجراء اختبار الشخصية مثل DISC. كما ترا أدناه، تستخدم جميع هذه الاختبارات والتقييمات إطار العمل الخاص بها، ولكنها توفر جميعها نفس الأهداف: المساعدة في حل النزاعات وزيادة الأداء في الفرق.
اختبار مايرز بريجز للشخصية
يعتمد إطار MBTI على الأنواع النفسية التي حددها الطبيب النفسي كارل يونج في عشرينيات القرن العشرين. يحدد الإطار كيفية إدراك الفرد للمعلومات، ومعالجة البيانات، واتخاذ القرارات، والتفاعل مع الآخرين.
اختبار أدوار فريق بيلبين
تحدد أدوار فريق Belbin نقاط القوة والضعف السلوكية داخل الفرق. وبناءً على هذه النتائج، فإنه يوفر لغة يمكن للأفراد استخدامها لتحسين التواصل والفهم.
تقييم DISC
تعمل ملفات تعريف DISC على تعميق فهم الفرد لكيفية ارتباطه بالآخرين، بناءً على تفضيلاته وميوله الخاصة. يتلقى كل شخص استراتيجيات قابلة للتنفيذ لمساعدتهم على تحسين تفاعلاتهم، وفي نهاية المطاف، أدائهم.
4. أرسل استطلاعات لمساعدة فريق العمل عن بعد على التحسن
من النادر أن تتم عملية التواصل بين فريق العمل عن بعد بشكل صحيح في المرة الأولى. لكي نكون صادقين، قد لا تنتهي أبدًا لأنك ستحتاج على الأرجح إلى إجراء تعديلات مع انضمام أعضاء جدد في الفريق ومع تغير العمل. توفر الاستطلاعات طريقة فعالة لتحديد ما يحتاج إلى التغيير والتبديل وكيفية القيام بذلك.
ليس عليك قضاء الكثير من الوقت أو المال في إنشاء الاستطلاعات. العديد من الأدوات مجانية، مثل Google Forms وSurveyMonkey، مع ميزات السحب والإفلات البديهية حتى تتمكن من إنشاء استطلاع في غضون دقائق.
فيما يلي بعض الطرق لتحقيق أقصى استفادة من استطلاعاتك:
- اجعلها مجهولة حتى يشعر المشاركون بالأمان عند المشاركة بصراحة.
- حدد هدفًا للاستبيان للحفاظ على تركيز الأسئلة. اجعلها محددة. بدلاً من القول، أريد أن أعرف ما إذا كانوا يحبون أداة إدارة المشروع الجديدة. اهدف إلى شيء مثل، أريد أن أفهم سبب استمرارهم في الاعتماد على جداول البيانات القديمة.
- امزج بين الأسئلة المفتوحة والمغلقة لتجنب إرهاق الاستطلاع وجمع البيانات النوعية والكمية. على سبيل المثال، قد يكون السؤال المفتوح: ما الذي تعتقد أنه يمكننا القيام به بشكل مختلف لتحسين XYZ؟
- يمكن أن تتضمن الأسئلة ذات النهايات المغلقة تقييمات وأسئلة الاختيار من متعدد مثل، ما هو عدد الساعات التي توفرها في الأسبوع مع البرنامج الجديد؟
- استخدم كلمات بسيطة وواضحة وجمل قصيرة. بدلاً من السؤال، هل كان التدريب غير جيد؟ خذ بعين الاعتبار: كيف تقيم التدريب بشكل عام؟
- انتبه إلى كيفية صياغة الأشياء لتجنب التحيز. على سبيل المثال، بدلًا من السؤال، ما هي المشكلات التي تواجهها في تنسيق اجتماعنا الأسبوعي؟ فكر في شيء مثل ما هي أفكارك حول اجتماعاتنا الأسبوعية؟
كن منفتحًا لسماع التعليقات الفنية والتنظيمية والثقافية. ثم كن شفافًا من خلال الإبلاغ عما تعلمته والخطوات التي ستتخذها بعد ذلك. يشعر فريق العمل عن بعد بأنهم مسموعون ومقدرون عندما تغلق حلقة التعليقات بهذه الطريقة، مما قد يشجعهم على مشاركة مخاوفهم وأفكارهم في الاستطلاع التالي.
5. استخدم أدوات الاتصال الصحيحة
يتضمن استخدام أدوات الاتصال الصحيحة معرفة الأداة التي يجب استخدامها لأي نوع من الاتصالات مع فريق العمل عن بعد. يمكنك اختيار المستوى المناسب من قنوات الاتصال البسيطة مقابل الوسائط الغنية وقنوات الاتصال المتزامنة مقابل غير المتزامنة. يتم الاتصال المتزامن في الوقت الفعلي، مثل مكالمة الفيديو. غير المتزامن لا يتطلب استجابة فورية، مثل البريد الإلكتروني.
والخبر السار هو أنك تفعل معظم هذا دون التفكير فيه. على سبيل المثال، إذا كنت تفعل شيئًا مباشرًا مثل التحقق من استلامك لملف، فيمكنك إرسال تأكيد عبر Slack (بسيط وغير متزامن). إذا كان الموقف يتضمن تواصلًا أقل وضوحًا، مثل جلسة عصف ذهني جماعية، فمن المحتمل أن تختار محادثة فيديو (غنية ومتزامنة).
الفكرة هنا هي أن تكون على دراية باختياراتك، حتى لا تتخلف عن المألوف. بدلاً من ذلك، أنت تختار الأفضل، مثلاً عند اتخاذ قرار:
هل يجب عليك استخدام Slack أو إرسال بريد إلكتروني؟
يمكن أن تغمر الطلبات هاتين القناتين بسهولة. نظرًا لأن Slack والبريد الإلكتروني يعتبران من الوسائط الأصغر حجمًا، فيمكن استخدام البريد الإلكتروني للتواصل الأقل فورية أو شيء يتطلب من المستلم تقديم استجابة أطول وأكثر تفكيرًا.
على سبيل المثال، إذا كان لديك اجتماع خلال 20 دقيقة ولا يمكنك الحضور، فيمكنك إرسال رسالة سريعة للطرف الآخر على Slack تطلب فيها إعادة الجدولة.
إذا كانت لديك أسئلة حول تقرير قد يتطلب من المستلم تقديم بعض الأبحاث أو الوثائق الإضافية، فقد ترغب في إرسالها بالبريد الإلكتروني. يمنحهم البريد الإلكتروني الوقت للتفكير في الأمور ومساحة للشرح.
هل يجب أن تلتقي أو ترسل بريدًا إلكترونيًا؟
الاجتماعات مهمة، لكنها ليست ضرورية دائمًا. يمكن للاجتماعات – حتى الدردشة المرئية السريعة – أن تعطل إنتاجية فريق العمل عن بعد، لأن كل دقيقة تقضيها في الاجتماع حول العمل هي وقت عدم إنجاز العمل. ثم يجب عليهم العمل أيامًا أطول لتعويض الوقت الذي يقضونه في الاجتماعات. وهذا يشبه تشحيم عجلات سيارة تنزلق نحو الإرهاق.
عندما تقرر بين عقد اجتماع أو إرسال بريد إلكتروني، اسأل نفسك:
- هل يمكن حل طلبك أو مشكلتك بشكل مرضي عبر البريد الإلكتروني؟
- هل تجتمع فقط للتأكد من أنهم يقومون بالعمل؟ (نحن لا نحكم هنا، ولكن هذا الأمر يشبه الإدارة التفصيلية).
- يمكنك الانتظار بضع ساعات للحصول على الرد؟
إذا كنت تتعامل مع محادثة صعبة أو قضية عاجلة ومعقدة، فمن الأفضل أن تعقد اجتماعًا.
ولكن إذا كنت تشارك المعلومات فقط، أو أن المشكلة ليست عاجلة، فقد يكون البريد الإلكتروني أفضل. ومن ثم يستطيع الشخص الآخر الاستجابة دون مقاطعة تدفق إنتاجيته.
وهناك ملاحظة ذات صلة…
حاول عدم “استخدام Zoom بشكل زائد”
كما تعلم العالم خلال عام 2020، ليس من الضروري أن يكون كل اجتماع عبر تطبيق Zoom. إن رؤية الوجوه على الشاشات يمكن أن تخفف من الشعور بالوحدة والعزلة التي يشعر بها فريق العمل عن بعد في كثير من الأحيان، مما قد يزيد من التفاعل. لكن إحدى الدراسات وجدت أنه يمكن أن يكون له تأثير معاكس عند المبالغة فيه.
حتى إذا كنت تستضيف أنشطة ممتعة مثل محادثات القهوة الافتراضية، فإنها تضيف وقتًا أمام الكاميرا، مما قد يؤدي إلى إجهاد أعضاء الفريق. وجدت الدراسة:
- أشار 65% إلى أن التواجد عبر الفيديو هو الأفضل لمشاركة الفريق، ولكن 11% فقط من اجتماعات الفيديو الخاصة بهم يتم استخدامها لهذا الغرض.
- 58% من الانطوائيين و40% من المنفتحين سئموا من الظهور أمام الكاميرا.
6. الاستفادة من برامج إدارة المشاريع
تتضمن المشاريع الكثير من التفاصيل والأجزاء المتحركة، مما قد يجعل من الصعب أن تظل منظمًا عند إدارة مشاريع متعددة أو معقدة. إن اعتماد برنامج إدارة المشروع المناسب يمكن أن يقلل من الارتباك ويضمن عدم حدوث أي شيء من خلال توضيح من يفعل ماذا، وكيف يؤثر تقدمهم على المهام المعلقة الأخرى، وكيف يتم تتبع المشروع بشكل عام.
توفر معظم برامج إدارة المشاريع، بما في ذلك Trello وHive وAsana، ميزات تعمل على تبسيط الاتصال وتسهيل التعاون مع فريق العمل عن بعد بما في ذلك:
- دردشة مدمجة
- مشاركة الملفات
- تطبيق الجوال
- التكامل مع أدوات الانتقال الخاصة بك مثل Zoom وSlack
- فرق قابلة للتخصيص وأذونات الأدوار.
على الرغم من أن هذه الأدوات يمكن أن توفر ساعات من الوقت الذي تقضيه في البحث عن المعلومات وتحديث جداول بيانات متعددة، إلا أنك لا تزال بحاجة إلى إنسان حقيقي لإعداد خطة اتصالات لإدارة المشروع وقيادة كيفية تطور المشروع.
لكن كل ذلك لا يجب أن يقع على عاتقك؛ يمكنك التعاقد مع مدير المشروع عند الطلب. تمكنك ميزة البحث القوية في منصة نفذلي من العثور على محترف يتمتع بنوع الصناعة والخبرة والمهارات التقنية لإطلاق أي مشروع ودفعه بنجاح إلى خط النهاية.
7. تطوير نظام مشاركة وثائق فريق العمل عن بعد
إصدارات متعددة من المستندات، ومجلد لا يتضمن الملف الذي تبحث عنه، ومعلومات مجزأة من عدة مصادر، وأشخاص يطلبون نفس المعلومات مرارًا وتكرارًا… لقد كنا جميعًا هناك. إنه ليس محبطًا فحسب، بل إنه يهدر الوقت أيضًا ويزيد من فرص سوء الفهم.
قد يساعد برنامج إدارة المشاريع في الحفاظ على المستندات منظمة ويمكن الوصول إليها، ولكن هذا عادةً ما يكون مخصصًا للمشروع فقط. بالنسبة لجميع المستندات الأخرى التي تتم مشاركتها بين أعضاء فريق العمل عن بعد وعبر الوظائف، نقترح إنشاء مصدر واحد للحقيقة.
تستخدم معظم الشركات مركزًا قائمًا على السحابة حيث يتم تخزين المستندات ومشاركتها وتوفير التعاون في الوقت الفعلي عبر المؤسسة. يمكن لأعضاء فريق العمل عن بعد الوصول إليها على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، مما يمكنهم من الحفاظ على إنتاجيتهم، بغض النظر عن مكان عملهم أو الوقت من اليوم. ويمكنك تعيين أذونات الرؤية للحفاظ على أمان المستند.
اعتمادًا على متطلبات الأمان الخاصة بك، والتوافق مع أدواتك الأساسية، وأنواع الملفات المشتركة، قد تستفيد من أدوات متعددة. على سبيل المثال، يمكن لفريق هندسي إنشاء التعليمات البرمجية ومشاركتها عبر Bitbucket، واستخدام Google Drive في كل شيء آخر.
تتضمن أدوات مشاركة الملفات الشائعة ما يلي:
- Google Drive: جيد إذا كنت معتادًا على Google Workspace.
- Dropbox Business: جيد إذا كنت تحتاج فقط إلى نظام إدارة لتخزين المستندات ومشاركتها ولا تحتاج إلى ميزات التشغيل الآلي لتبسيط سير العمل.
- Microsoft OneDrive: جيد إذا كنت معتادًا على منتجات Microsoft.
- Egnyte: يوفر مساحة تخزين أقل مقارنة بالبرامج الأخرى، ولكنه يحتوي على الكثير من الميزات المفيدة.
- Bitbucket: إحدى خدمات استضافة المستودعات المخصصة للمطورين.
- WeTransfer: خدمة نقل ملفات مجانية بدون زخرفة وبدون تخزين سحابي.
- iCloud: جيد إذا كنت على دراية بمنتجات Apple.
8. إجراء التدريب على التواصل
على المستوى الكلي، يساعد التدريب على التواصل في إنشاء أسلوب اتصال يتوافق مع العلامة التجارية وثقافة العمل. يتضمن ذلك كيفية التحدث مع العملاء والبائعين والكلمات المستخدمة في التسويق.
على المستوى الجزئي، يساعد التدريب على التواصل فريق العمل عن بعد على تحقيق أهدافهم. وقد يتعلمون مهارات مثل كيفية الحصول على دعم المدير لمشروع جديد أو كيفية التعامل بشكل منتج مع المحادثات الصعبة مع أحد الزملاء.
فيما يلي بعض العلامات التي يمكن أن يستفيد منها فريق العمل عن بعد من التدريب على التواصل:
- إنهم يكافحون من أجل إثارة حماسة الناس لفكرة ما.
- الشعور بالإحباط عند تفويض المهام.
- يشعرون بسوء الفهم والعزلة.
- يشعرون أن العمل بمفردك أسهل من العمل مع فريق.
- إنهم يتجنبون بعض الأشخاص لأنهم يبدون “أقوياء” للغاية أو لأنهم “ثرثارون”.
- لا يشعرون بأنهم مسموعون أو محترمون.
- يغادرون الاجتماعات معتقدين أنها مضيعة للوقت.
إذا لم يكن لديك خبير داخلي لتصميم وتقديم برنامج تدريبي، ففكر في عرض العمل على متخصص تدريب مستقل.
يمكن لمتخصصي التدريب المستقلين أن يوضحوا لأعضاء فريق العمل عن بعد كيفية تحسين مهاراتهم في التعامل مع الآخرين لزيادة التعاون، وصقل أساليب العرض التقديمي الخاصة بهم لتوصيل الرسائل بوضوح وتأثير أكبر، وتحسين قدرتهم على الاستماع لتقليل سوء الفهم وتعزيز العلاقات.
9. قم بعقد اجتماعات فردية منتظمة
تتيح لك جدولة عمليات تسجيل الوصول المنتظمة مع كل عضو في فريق العمل عن بعد التعامل مع المخاوف قبل أن تؤثر على عمل عضو الفريق وحياته العملية. كما ذكرنا سابقًا، من السهل على أولئك الذين يعملون عن بعد أن يشعروا بالعزلة والوحدة. قد يؤدي هذا حتى إلى كبار الموظفين إلى الانفصال عن العمل بمرور الوقت والبحث عن فرص عمل في مكان آخر.
يستغرق إجراء محادثات فردية منتظمة وقتًا، خاصة عندما يكون لديك فريق أكبر، ولكن يمكن أن تكون محادثات سريعة مدتها 15 دقيقة ويتم إجراؤها مرة واحدة في الشهر. الهدف هو عقدها بانتظام وتوفير الوقت للأفراد ليشعروا بالاستماع والتقدير والدعم.
10. وضع جداول أعمال ونتائج واضحة للاجتماعات
عندما يكون لديك اجتماعات، اجعلها ذات صلة وموجزة لاحترام وقت الجميع. يمكنك الحفاظ على تركيز الاجتماعات من خلال:
- جلب فقط أعضاء فريق العمل عن بعد ذوي الصلة بالجانب المحدد من المشروع الذي تمت مناقشته.
- تضييق نطاق الاجتماعات بحيث يكون هناك وقت للخوض في التفاصيل حول كل قضية.
- يجتمع بشكل متكرر كما تتطلب الجداول الزمنية وتعقيد المشروع.
بالنسبة للاجتماعات الأسبوعية، قد ترغب في الاحتفاظ بجدول أعمال قيد التشغيل في مستند مشترك. يتيح ذلك للحاضرين رؤية ما سيتم مناقشته والتحضير وفقًا لذلك.
إذا كنت تعقد اجتماعات فيديو، ففكر في تسجيلها. يتيح القيام بذلك للأشخاص الذين لم يتمكنوا من الحضور فرصة اللحاق بالركب. وتمكن التسجيلات الأشخاص من الرجوع إلى الاجتماعات السابقة.
11. القيام بأنشطة بناء الفريق غير القائمة على العمل
سواء كنت تعمل عن بعد أو في الموقع، لا تزال أنشطة بناء فريق العمل عن بعد واحدة من أفضل الطرق لتعزيز العلاقات، وهو مسار سريع لبناء الثقة. إذا كان ذلك مناسبًا، فكر في تضمين محترفين مستقلين مشاركين في العمل. إنه يظهر أنك تقدر مساهماتهم وأن الوقت الذي تقضيه معًا قد يحسن علاقات العمل بين المواهب الداخلية والخارجية.
عندما يتفاعل أعضاء فريق العمل عن بعد خارج بيئة العمل النموذجية، فإنهم يتعلمون عن بعضهم البعض بما يتجاوز مهاراتهم وأدوارهم. قد يؤدي هذا إلى اتصالات أعمق، لذلك عندما يعودون إلى مكاتبهم، قد يشعرون بالراحة في التحدث بحرية ويكونون على استعداد لحل المشكلات قبل أن تتحول إلى صراع. وقد يكونون أكثر استعدادًا لتقديم المساعدة لبعضهم البعض.
لا يجب أن تكون الأحداث خيالية أو تدوم طوال اليوم. يمكن أن يكون بعضها أحداثًا جماعية افتراضية. إذا كنت تبحث عن بديل للساعة السعيدة الافتراضية المبالغ فيها، فإن العديد من الشركات، مثل Airbnb وTeamBuilding، توفر بديلاً فعالاً للغاية.
توفر التجارب الافتراضية المنظمة أنشطة ممتعة لبناء الفريق للفرق البعيدة والموجودة في الموقع.
12. تطوير نماذج القبول للمشاريع
إذا كانت طلبات المشاريع تتدفق من عدة اتجاهات، فقد يكون من الصعب تحديد المشاريع التي سيتم العمل عليها وأيها يجب تحديد أولوياتها. يمكن أن توفر نماذج القبول الوضوح والتنظيم من خلال إنشاء نظام موحد لتقديم الطلبات. الاتساق الناتج:
- يجعل العمل أسرع لتحديد أولويات المشاريع وتحديد الموارد.
- يقلل من خطر فقدان المعلومات ويحافظ على التفاصيل منظمة.
- يوفر جميع المعلومات مقدمًا، لذلك لن تتكرر مطالبة مقدمي الطلبات بالتفاصيل.
- يمكّنك من توفير الوقت عن طريق أتمتة المهام الإدارية المتكررة.
- يبقيك على اطلاع دائم بأعباء العمل، حتى تتمكن من إدارة أحمال الضغط والإرهاق.
يعتمد ما تقوم بتضمينه في نموذج قبول المشروع على وظيفتك واحتياجات فريق العمل عن بعد. إليك بضعة أفكار لمساعدتك على البدأ:
- من يطلب المشروع؟
- من (عضو الفريق) سيشرف عليه؟
- ما هو نوع المشروع؟
- ما هي التسليمات؟
- كيف سيتم استخدام العمل؟
- ما هو هدف المشروع؟
- من هو الجمهور؟
- ما هي المواعيد النهائية؟
- هل سيدعم هذا مشروعًا أكبر؟
13. كن على دراية بالمناطق الزمنية المختلفة
مع ازدياد راحة العالم مع أماكن العمل المختلطة (الأشخاص الذين يعملون عن بعد وفي الموقع)، والقوى العاملة الهجينة (الموظفين والمهنيين المستقلين)، قد تتعامل مع فروق زمنية تمتد لأكثر من ثلاث ساعات بين السواحل الشرقية والغربية.
العثور على الوقت المناسب لاجتماعات المجموعة وأنشطة بناء فريق العمل عن بعد الافتراضية قد يكون أمرًا صعبًا. تعمل أدوات تحويل الوقت مثل World Time Buddy على العمل بسرعة للعثور على وقت يمكن تنفيذه للجميع.
وعندما تخطط لأنشطة بناء فريق العمل عن بعد، قد ترغب في اختيار شيء مناسب لجميع المناطق الزمنية. قد يكون حدث عبر الإنترنت حول خلط الكوكتيلات ممتعًا لأولئك الذين أنهوا يوم عملهم، ولكن ربما ليس لأولئك الذين بدأوا يومهم للتو.
14. تطوير حلقة التقييم لتشجيع الشفافية
تعد الشفافية أمرًا بالغ الأهمية لتحسين التواصل بين أعضاء فريق العمل عن بعد – خاصة عندما يعمل البعض عن بعد، حيث لا يمكنهم رؤية ما يحدث وقد يخطئون في الصمت على أنه عدم اتخاذ إجراء.
على سبيل المثال، لنفترض أن أحد الأعضاء جاء إليك ولديه مشكلة. خلال الأسابيع القليلة المقبلة، ستقوم بجمع المعلومات وصياغة حل على أمل تنفيذه قريبًا. في هذه الأثناء، لم يسمع منك عضو الفريق منذ أسابيع، لذلك يفترض أنك لم تهتم بما يكفي لاتخاذ الإجراء. وهذا يشوه مدى شعورهم بالتقدير، مما يضعف شغفهم قليلاً. ويقررون أنه في المرة القادمة التي تكون لديهم فيها مخاوف، من الأفضل الاحتفاظ بها في الداخل لأنه لن يتغير شيء على أي حال.
يمكنك منع مثل هذه المواقف من خلال جعل الشفافية عادة. عندما يطرح فريق العمل عن بعد مخاوفه، أظهر لهم أنك تعالجها بفعالية. تحدث بصراحة عن المخاوف المثارة والخطوات التي تتخذها لحلها، وقدم التحديثات حسب الاقتضاء. وبعد إرسال الاستبيانات، فكر في مشاركة النتائج ومتابعة دائمًا ما تقول أنك ستفعله.
يتطلب هذا المستوى من الانفتاح أن تكون عرضة للخطر، وهو الأمر الذي قد لا يكون سهلاً في البداية. ولكن كلما استمعت واستجابت بشكل منفتح لاحتياجات فريقك، كلما زاد اتحادهم وتعاطفهم معك ومع بعضهم البعض.
لاحظ أن حلقات التقييم يمكن أن تتضمن أيضًا تحديثات حول ما يحدث مع المشاريع والأهداف والنجاحات الأخرى داخل القسم والعمل. إن الحصول على مثل هذه المعرفة يوفر للجميع رؤية أكبر لكيفية مساهمة عملهم في تحقيق أهداف العمل الأكبر. مما قد يساعدهم على الشعور بارتباط أكبر بالعمل بشكل عام.
الخلاصة
البشر جميعًا أفراد فريدون ومعقدون، لذا فإن تحسين التواصل بين أعضاء فريق العمل عن بعد يتطلب جهدًا متعمدًا على عدة جبهات: من العمليات التكتيكية إلى تطوير المهارات الشخصية للفرد.
قد تؤدي جهودك إلى تكوين فريق عالي الأداء يعمل بكامل طاقته، ولكن قد لا تكون هذه هي المكافأة الحقيقية. قد تمتد دروس التواصل التي يتعلمونها في العمل إلى حياتهم الشخصية، حتى يتمكنوا من الاستمتاع بعلاقات أكثر إرضاءً في كل مكان.
