بغض النظر عن الصناعة أو المشروع الرقمي المعني، فإن عمل ميزانية الشركة الرقمية يعد أمر حيوي. إن القدرة على توقع نفقات الشركة الرقمية بدقة وتخصيص الأموال بشكل صحيح عبر مهام المشروع المختلفة هو ما يمكّن الشركات من الحفاظ على أرباحها النهائية سليمة وإسعاد أصحاب المصلحة.
آخر شيء يريده أي محترف في إدارة المشاريع هو أن يجد نفسه في موقف حيث تكون تكلفة مشروعه الحالي إما غير معروفة أو خارجة عن السيطرة تمامًا، أو يُتركون يتدافعون لتأمين الأموال لأعضاء الفريق لإكمال عملهم.
يجب أن تبدأ ميزانية الشركة الرقمية أثناء تطوير خطة المشروع. إذا تم تنفيذها بشكل جيد، فيجب أن تنتهي تقديرات التكلفة الأولية بالقرب من التكاليف الفعلية النهائية.
ستوضح هذه المقالة كيفية إنشاء ميزانية الشركة الرقمية بشكل دقيق حيث تتضمن فئات نفقات مختلفة للحصول على تقدير شامل للتكلفة النهائية للمشروع.
ما هي ميزانية الشركة الرقمية؟
ميزانية الشركة الرقمية هي التكلفة المقدرة لاستكمال المشروع. إنها نظرة شاملة لما يجب استثماره ماليًا لإكمال كل مرحلة من مراحل المشروع داخل العالم الرقمي. ومع ذلك، فهي ليست صفقة واحدة. سوف تتطور ميزانية المشروع مع تغير متطلبات المشروع. كما تُبقي ميزانية المشروع أصحاب المصلحة على علم بما هو مطلوب ومتى.
غالبًا ما تكون المشاريع الأكثر تعقيدًا أكثر صعوبة عندما يتعلق الأمر بإدارة ميزانية الشركة الرقمية، وقد تجد أنه من المفيد إنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS) لتحديد التسليمات المهمة، وتطوير جدول زمني مناسب للمشروع، وإجراء تقدير أولي للتكلفة.
تكاليف المشروع التي يجب مراعاتها في ميزانية الشركة الرقمية
فيما يلي بعض فئات التكلفة التي يتم تقييمها عادةً عند إنشاء ميزانية الشركة الرقمية:
1. تكاليف العمالة
يتضمن ذلك الأجر بالساعة وعلى أساس المشروع لأي مستقل أو موظف يشكل جزءًا من فريق العمل عن بعد.
2. تكاليف الموارد
إذا كان المشروع يتطلب تصنيع عناصر أو إنشاء تسليمات مادية، فستحتاج إلى إضافة تكاليف جميع المواد المرتبطة. حتى المشاريع التي تتكون أساسًا من العمل المعرفي يمكن أن تتكبد تكاليف مادية مرتبطة بالبرامج اللازمة أو البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات.
3. النفقات العامة
تشير هذه الفئة في المقام الأول إلى التكاليف غير المباشرة مثل تلك المتعلقة بإدارة الشركة وتلك التي قد تنطبق عبر مشاريع متعددة. يمكن أن يشمل ذلك أشياء مثل المساحات المكتبية والخدمات السحابية والكهرباء.
4. الخدمات المهنية
أي عمل يتم الاستعانة بمصادر خارجية لمحترفين آخرين مثل الملفات القانونية أو مراجعات الأمن السيبراني يندرج تحت هذه الفئة.
5. احتياطيات الطوارئ
عند إنشاء ميزانية الشركة الرقمية، ستحدد أولاً خط الأساس للتكلفة الإجمالية. ومع ذلك، فإن تقديرات الميزانية الأولية لا تتطابق أبدًا مع النفقات النهائية.
في كثير من الأحيان هناك تكاليف لا يمكن توقعها في وقت مبكر. يمكنك وضع ميزانية لما هو غير متوقع من خلال تخصيص الأموال في احتياطي الطوارئ للمشروع.
6 خطوات لإنشاء ميزانية الشركة الرقمية بدقة عالية
يجب أن يتم إنشاء ميزانية الشركة الرقمية بأكبر قدر ممكن من الدقة. الدقة مهمة لأن ميزانية الشركة الرقمية ليست مكتفية ذاتيا. ويؤثر على أجزاء أخرى من المشروع، مثل الجدول الزمني للمشروع.
إذا كانت ميزانية الشركة الرقمية غير دقيقة، فقد لا يتمكن فريقك من إكمال التسليمات في الوقت المحدد. وتمثل ميزانية المشروع الدقيقة أيضًا التكاليف المتوقعة وغير المتوقعة، مما يمنع تجاوز التكاليف.
تعتبر الخطوات التالية بمثابة إرشادات وتنطبق على معظم سيناريوهات إعداد ميزانية الشركة الرقمية.
1. مراجعة بيانات التكلفة من المشاريع السابقة
أحد أفضل الأماكن للبدء عند إنشاء ميزانية الشركة الرقمية هو الاطلاع على المشاريع السابقة والبيانات التاريخية. حاول التعرف على المشاريع المشابهة أو المشاريع التي تحتوي على مهام مماثلة.
انظر إلى تقديرات الميزانية الأولية لتلك المشاريع ونفقات المشروع النهائية. تعتبر بيانات التكلفة النهائية الفعلية من مشاريع مماثلة ذات قيمة كبيرة لأنها ستشمل النفقات التي لم تكن متوقعة.
ستسمح لك الرؤى التي تم الحصول عليها من هذه البيانات بإجراء تقديرات أفضل للميزانية لجميع المشاريع المستقبلية المماثلة. احتفظ بهذه البيانات في متناول يدك أثناء انتقالك إلى الخطوات التالية لإنشاء الميزانية.
إذا لم يكن لديك إمكانية الوصول إلى البيانات التاريخية، أو لم يكن لهذا المشروع بالذات أي مشاريع سابقة مماثلة، فقد يتم تركك للبدء من الصفر. تأكد من الاحتفاظ بسجلات مفصلة لحساباتك وتضمين ملاحظات حول التكاليف النهائية الفعلية حتى يكون المشروع بمثابة مرجع للمساعي المستقبلية بمجرد اكتماله.
2. قم بتقسيم مشروعك إلى أجزاء أصغر
من خلال تقسيم مشروعك إلى الأجزاء المكونة له، يمكنك تحديد التكاليف المرتبطة بكل منها بشكل أفضل. يعد إنشاء ميزانية مقسمة إلى أجزاء أصغر أحد الأساليب ولكن هناك العديد من الطرق الأخرى أيضًا. يجد العديد من مديري المشاريع أن برامج إدارة المشاريع الجيدة يمكن أن تساعد في هذه العملية.
لنفترض، على سبيل المثال، أن المشروع المعني يتضمن تطوير تطبيق برمجي جديد. عند تقسيم هذا المشروع، ستحتاج إلى تحديد أعضاء الفريق الذين ستكون هناك حاجة إليهم، وما هي الأدوات والتكنولوجيا التي يجب توفيرها في عملية التطوير، وما إذا كان هناك حاجة إلى أي تدريب، وما إذا كنت ستحتاج إلى استشارة الخبراء أو الاستفادة من السحابة المُدارة الخدمات، وما تستلزمه عمليات الاختبار والنشر، وما إلى ذلك.
بالنسبة لكل زيادة في المشروع تحددها، قم بتدوين ساعات العمل المطلوبة وقيود التكلفة وتبعيات المهام وأي تفاصيل أخرى ذات صلة. إذا أمكن، قم بتدوين البيانات التاريخية للزيادات المماثلة من المشاريع الأخرى أيضًا.
3. تقدير التكاليف المرتبطة بكل هدف رئيسي
بعد تقسيم مشروعك إلى زيادات وتجميع الملاحظات حول ما هو مطلوب لكل منها، فقد حان الوقت للبدء في تقدير التكاليف لكل مرحلة من مراحل المشروع.
ابدأ بتحديد المعالم الرئيسية للمشروع ثم قم بمحاذاة كل زيادة في المشروع مع الحدث الرئيسي الذي يدعمه. استخدم البيانات التاريخية لإنشاء تقديرات التكلفة إذا كانت لديك. إذا لم يكن لديك أي بيانات تاريخية، فاستشر الشركاء في المشروع أو أعضاء الفريق ذوي المعرفة للمساعدة في تحديد الأسعار.
عندما يكون ذلك ممكنًا، قم بتقدير تكاليف المشروع لكل من السيناريوهات الأفضل والأسوأ حتى يكون لديك نطاق من القيم للعمل بها. يمكنك تسجيل متوسط التقدير لكل مرحلة، ولكن معرفة نطاق التكاليف المحتملة سيساعدك على تحديد ميزانية الشركة الرقمية للطوارئ لاحقًا.
4. تقدير التكاليف الإجمالية للمشروع
عند تقسيم المشروع إلى أجزاء مكونة وتقدير تكلفة كل منها، قد تتجاهل التكاليف المرتبطة بالمشروع ككل. قد يشمل ذلك أشياء مثل النفقات العامة وتكاليف التوظيف وما إلى ذلك. تشاور مع أعضاء فريق المشروع وابذل جهدًا لتحديد جميع النفقات الأخرى القائمة على المشروع ومحاولة تحديد تقديرات دقيقة لكل منها.
قد تجد أنه من المفيد استخدام نموذج ميزانية الشركة الرقمية أثناء هذه العملية. يمكن بسهولة العثور على هذه القوالب عبر الإنترنت أو يمكن تضمينها في برنامج إدارة المشروع الذي تختاره.
5. قم بدمج تقديرات المكونات في إجمالي الميزانية
بمجرد الانتهاء من العمل الشاق المتمثل في تشريح مشروعك إلى الأجزاء المكونة له، وتقدير تكلفة كل قطعة، ومقارنة هذه التقديرات حسب المعالم، وتقييم ما إذا كانت هناك أي نفقات إضافية على مستوى المشروع، يمكنك تجميع كل أرقامك في تقدير ميزانية الشركة الرقمية الإجمالية.
قارن تقديراتك بالمشاريع السابقة ذات الحجم والنطاق المماثل. إذا كانت هناك اختلافات كبيرة في تقديراتك والتكلفة النهائية للمشاريع السابقة المماثلة، فاستغرق بعض الوقت لمحاولة التوفيق بين الاختلافات.
نظرًا لأن كل مشروع يختلف عن الآخر، فقد يختلف مدى ثقتك بشأن دقة تقديراتك المالية. من المفيد تدوين ملاحظات حول مصادر الخطأ المحتملة، بما في ذلك ما إذا كنت تشعر أن بعض القيم قد تكون أقل من قيمتها أو مبالغ فيها ومقدارها تقريبًا. سيبقيك هذا على استعداد لتغييرات ميزانية الشركة الرقمية مع تقدم المشروع ويضمن تشغيل مشروع ناجح.
6. اترك مجالًا للطوارئ والمخاطر غير المرئية
يمكن حساب الأخطاء في تقدير ميزانيتك الأولية من خلال تضمين مساحة للطوارئ والنفقات غير المتوقعة. استخدم ملاحظاتك حول حسابات ميزانيتك لتعرف مقدار التمويل الإضافي الذي يجب أن تخصصه لهذا المشروع حتى تكون واثقًا نسبيًا من أنك ستحصل على كل ما تحتاجه.
ابحث عن المهنيين المستقلين المناسبين لأي ميزانية شركة رقمية
تتطلب المشاريع الناجحة إدارة مجتهدة، وميزانية دقيقة، ومحترفين يتمتعون بالمهارات اللازمة لإنجاز المهمة.
إذا كنت بحاجة إلى تعزيز فرق مشروعك بمواهب إضافية، فيمكن أن يساعدك نفذلي.
تفضل بزيارة منصة نفذلي اليوم للعثور على محترفين مستقلين ماهرين وتوظيفهم بأسعار تتناسب مع أي قيود تتعلق بميزانية شركتك الرقمية.
