تستمر شعبية العمل عن بعد في النمو بوتيرة سريعة. إذا كانت شركتك من بين 38٪ من الشركات التي تخطط للعمل مع المزيد من المهنيين المستقلين عن بُعد خلال العامين المقبلين، فقد تتساءل عن كيفية التنقل في هذا التحول. لقد قمنا بتجميع هذا الدليل لمساعدتك على التعاون بشكل أكثر فاعلية مع أعضاء فريق العمل عن بعد. قد يكون لديك بالفعل بعض هذه الأدوات والاقتراحات في مكانها الصحيح. إذا لم يكن كذلك، فقد حان الوقت للبدء.
باتباع الخطوات الواردة في هذا الدليل، فأنت على الطريق الصحيح نحو تحسين التعاون، ورؤية نتائج أكبر، وإطلاق العنان لمزيد من مزايا العمل عن بُعد.
جدولة اجتماعات الفريق المنتظمة
يسمح اجتماع الفريق المنتظم للجميع بفرص تقديم مدخلات حول المشاريع والبقاء متسقًا مع التحديثات الرئيسية. هذه الاجتماعات هي أيضًا طريقة رائعة لتعزيز الصداقة الجماعية.
عند جدولة اجتماع منتظم للفريق، من الجيد أن:
- جرب الطول المناسب وفترة التكرار لفريقك – ستحتاج بعض المجموعات إلى الاجتماع لمدة ساعة في الأسبوع، بينما يجد البعض الآخر أن تسجيل الوصول كل أسبوعين مناسب تمامًا
- ضع في اعتبارك المناطق الزمنية لجميع أعضاء الفريق
- حافظ على اتساق الاجتماعات وحاول تجنب إعادة الجدولة
- سجل الاجتماعات حتى يتمكن أعضاء الفريق من اللحاق بها بعد ذلك إذا لزم الأمر.
بدون اجتماعات الفريق المنتظمة، قد يشعر زملاؤك بالانفصال عن بعضهم البعض أو يبدأون في العمل في صوامع صغيرة.
جرب أنشطة الفريق
نظرًا لأن الفرق البعيدة لا تتعرف على بعضها البعض من خلال التفاعلات المكتبية غير الرسمية، فإن وضع الخطط وتخصيص الوقت لأنشطة بناء الفريق الافتراضية غالبًا ما يساعد على تعزيز الصداقة الحميمة. ضع في اعتبارك تضمين أنشطة بناء الفريق السريعة في اجتماعاتك المنتظمة أو جدولة جلسات اجتماعية خاصة للجميع للتفاعل والتعرف على بعضهم البعض بشكل أفضل. تشمل أنشطة بناء الفريق عن بُعد البسيطة ما يلي:
- تحديد موعد اجتماعي للجميع للدردشة على القهوة
- تنظيم جلسة أسئلة عامة للفريق حيث يشارك الجميع تفاصيل ممتعة عن أنفسهم
- إجراء مسابقة على غرار لعبة العرض
- لعب لعبة لوحة عبر الإنترنت معًا (نقاط إضافية إذا تطلب الأمر عملًا جماعيًا!)
عند عقد مؤتمرات الفيديو، حاول جدولة أنشطة بناء الفريق بحيث يتمكن الجميع من المشاركة. إذا كان ذلك ببساطة مستحيلًا بسبب تعارضات المنطقة الزمنية، فقد ترغب في محاولة الانخراط في أنشطة بناء الفريق غير المتزامنة مثل هذه:
- اطرح سؤالاً لكسر الجمود في قناة سلاك الاجتماعية واطلب من الجميع الإجابة
- ضع ورقة اختبار مع الأسئلة التافهة لأعضاء الفريق واكتشف من يعرف زملائهم بشكل أفضل
- اطلب من الجميع تسجيل مقطع فيديو قصير بعنوان Loom يتضمن حقائق ممتعة عن أنفسهم.
اجعل الحفاظ على التوازن جزءًا من ثقافة الشركة
يكافح ما يقرب من 27٪ من العمال عن بُعد لفصلهم عن العمل عندما تصبح الخطوط الفاصلة بين المكتب والمنزل غير واضحة، لذا فإن التركيز على تسجيل الخروج والحفاظ على التوازن يعد أحد الاعتبارات المهمة. خلاف ذلك، قد يبدأ أعضاء الفريق البعيد في الشعور بالإرهاق.
عند إنشاء ثقافة التوازن بين العمل والحياة، ضع في اعتبارك كيف يمكن لشركتك أن تدعم وتشجع ما يلي:
- وضع الحدود بين العمل والحياة المنزلية
- احترام الاختلافات في المناطق الزمنية
- مناصرة نجاحات الفريق
- اظهار التقدير لعمل جيد
- طلب المساعدة عند الحاجة.
تعرف على موعد جدولة اجتماع مقابل إرسال بريد إلكتروني
على الرغم من أن اجتماعات الفريق المنتظمة فكرة رائعة، فمن المهم عدم المبالغة في اجتماعات Zoom أو المكالمات الجماعية. وفقًا لمراجعة إدارة MIT Sloan، يتم عادةً إنفاق ما يصل إلى 50 ٪ من وقت الاجتماع على المعلومات غير الأساسية. يمكن أن يؤدي عقد الكثير من الاجتماعات إلى إعاقة الجداول الزمنية وتقليل وقت العمل المركز.
للتأكد من أن الاجتماعات الافتراضية تساعد، لا تضر، إنتاجية الفرق البعيدة، غالبًا ما يكون وضع إرشادات واضحة حول موعد جدولة الاجتماعات ومتى يتم إرسال رسالة أمرًا مفيدًا. قد ترغب في:
- تعيين حدود زمنية: إذا كان الموضوع يتطلب أقل من 15 دقيقة للمناقشة، فاجعله بريدًا إلكترونيًا بدلاً من الاجتماع
- تعيين عتبة المشارك: إذا كان هناك أكثر من عدد معين من الأشخاص الذين يجب أن يشاركوا في مناقشة، فاجعلها اجتماعًا
- تقليل المدة الافتراضية للاجتماع في التقويم الخاص بك: إذا كانت شركتك تتخلف عن اجتماعات 60 دقيقة، فحاول جعل القاعدة نصف ساعة
- إنشاء مساحة للتحديثات السريعة: بدلاً من جدولة اجتماع جديد لكل تطوير، قم بإنشاء Loom أو استخدم قناة مخصصة في تطبيق الدردشة الذي تختاره.
ضع أهدافًا وأهدافًا واضحة لجميع الاجتماعات
عندما تحتاج إلى جدولة اجتماع، فإن الإعداد الجيد سيساعد في الحفاظ على الإنتاجية في ذروتها. قبل بدء الاجتماع، يجب أن يكون لديك ما يلي:
- الهدف – Objective: ما هو الغرض المقصود من الاجتماع؟
- الموضوع: ماذا ستناقش خلال الاجتماع؟
- الهدف – Goal: ماذا تريد أن تنجز بنهاية الاجتماع؟
بدون هذه الأساسيات، قد تجد أنه من الصعب إبقاء المحادثة على المسار الصحيح.
قد يكون من المفيد أيضًا القيام بما يلي عند جدولة اجتماعات الفريق عن بُعد:
ضع جدول أعمال مكتوبًا مسبقًا وشاركه مع المشاركين
وزع الشرائح والوثائق مسبقًا، بدلاً من قراءتها بصوت عالٍ أثناء الاجتماع
قم بإنشاء نظام لطرح الأسئلة، مثل استخدام أزرار التفاعل أو مربعات الدردشة أو خدمة تفاعلية مثل Slido.
تحديد عناصر العمل العاجل
عند توصيل التحديثات إلى القوى العاملة عن بُعد، سواء في اجتماع أو عبر البريد الإلكتروني، فإن ذكر عنصر العمل وما هو إعلامي صارم سيضيف وضوحًا قيمًا. احرص دائمًا على:
قم بتمييز وتعيين عناصر العمل الرئيسية
التواصل الجداول الزمنية والمواعيد النهائية
حدد العناصر ذات الأولوية الأعلى والأدنى
قدم معلومات أساسية ضرورية
بدون هذا الوضوح، قد يبدأ أعضاء الفريق في العمل على العناصر غير الأساسية. بمرور الوقت، يمكن أن يؤدي ذلك إلى حدوث ارتباك واندفاع لإنهاء العمل في المواعيد النهائية المقصودة.
توحيد أدوار المشروع مع DACI و RACI
إن معرفة موعد جدولة اجتماع قائم على المشروع ما هو إلا جزء من معادلة الإنتاجية. من المهم أيضًا معرفة من يحتاج حقًا إلى حضور الاجتماع. خلاف ذلك، قد يكون لديك الكثير من الأشخاص الذين يقضون الوقت في الجلوس بهدوء في الاجتماعات بدلاً من التركيز على مشاريعهم الأساسية.
DACI و RACI هما إطاران مفيدان جدًا لتحديد من يحتاج إلى دعوة للاجتماع.
DACI تعني:
- السائق: من الذي سيوجه الفريق نحو اتخاذ القرار؟
- الموافق: من له الكلمة الفصل؟
- مساهم: من الذي يشارك في العمل في هذا المشروع؟
- على علم: من سيتلقى التحديثات بعد كل اجتماع؟
وبالمثل، فإن RACI تعني:
- المسؤول: من هو عضو الفريق المسؤول عن المشروع؟
- مسؤول: على من ستعتمد في هذا المشروع؟
- تمت الاستشارة: أي من أعضاء الفريق يحتاجون إلى تقديم مدخلات بشأن المشروع؟
- على علم: من سيتلقى إخطارات حول تحديثات المشروع؟
سواء كنت تفضل استخدام تسميات DACI أو RACI، فإن نتائج تنفيذ كل إطار عمل متشابهة:
- السائقون والأطراف المسؤولة ينظمون الاجتماعات
- يحضر المساهمون وأعضاء الفريق الاستشاري ويقدمون المدخلات
- يقوم الشركاء أو المعتمدون الخاضعون للمساءلة بالتوقيع على القرارات
- يحصل أعضاء الفريق المطلعين على آخر المستجدات بعد انتهاء الاجتماع.
استخدم أدوات العمل عن بعد
لا تتم جميع اتصالات الفريق عبر البريد الإلكتروني أو الاجتماعات. تعد أدوات التعاون والإنتاجية عن بُعد طريقة رائعة للحفاظ على توافق أعضاء فريقك باستمرار وعلى تواصلهم. قد تحدث محادثات التحديث السريع التي ربما حدثت مرة واحدة في مدخل مكتب في Slack أو مباشرة داخل مستند.
على الرغم من اختلاف الإمكانات المحددة لكل نظام أساسي للتعاون الجماعي، إلا أن العديد من الأدوات تتضمن ميزات مثل:
- تاريخ الإصدار
- التعليقات والعلامات
- المراسلة داخل التطبيق
- أدوار المستخدمين
- ادارة فريق
تعتبر أدوات التعاون عن بُعد التي تدعم الاتصال في الوقت الفعلي وغير المتزامن مثالية. بهذه الطريقة، يشعر جميع أعضاء فريقك بالدعم، حتى لو كانوا يعملون في مناطق زمنية مختلفة. تشمل الخيارات الشائعة ما يلي:
- برامج اتصالات الفريق القائمة على الدردشة مثل Slack و Discord
- برنامج مؤتمرات الفيديو مثل Zoom أو Microsoft Teams
- خدمات التحرير التعاونية مثل محرر مستندات Google و Dropbox Paper
- تطبيقات إدارة المشاريع مثل Hive و Asana
- السبورة البيضاء الافتراضية وأدوات العصف الذهني مثل FigJam و Miro.
نقل الموارد المشتركة إلى السحابة
يجب أن تعيش جميع الموارد المشتركة في التخزين السحابي، مما يسمح لأعضاء الفريق بالوصول إلى أحدث إصدار من المستندات الأساسية في أي وقت. تمنح السحابة على مستوى المؤسسات وخدمات مشاركة الملفات مثل Google Workspace الأولوية للأمان والاستقرار. عند استخدام هذه الخدمات، ستقوم عادةً بما يلي:
- منح أو تقييد الوصول إلى الملف
- تتطلب تسجيل دخول مجال الشركة
- تمكين المصادقة متعددة العوامل
- إنشاء مستودعات المعرفة
- تعاون مع الزملاء في المستندات المشتركة
- تنظيم الوثائق حسب القسم أو المشروع
- عرض إحصائيات حول كيفية استخدام الفرق للسحابة والملفات.
بدون نظام سحابي، يمكن للموظفين حفظ مستندات الشركة الحساسة أو نسخها إلى محركات الأقراص الثابتة الخاصة بهم لسهولة استردادها. لسوء الحظ، غالبًا ما تؤدي هذه الممارسة المضللة إلى اختراق أمان المعلومات، وفقدان الملفات، وبيانات مكررة أو قديمة.
قم بعمل وثائق العملية
عندما تبدأ في تقديم أدوات واستراتيجيات جديدة لسير عمل فريق العمل عن بعد، سترغب في الحفاظ على توافق الجميع. توثيق العملية هو مساعدة كبيرة. من خلال التوثيق الواضح للخطوات التي يجب على الفرق اتباعها – والأدوات التي يجب عليهم استخدامها – عند إجراء العمل، فمن المرجح أن تحافظ على تبسيط العمليات.
عند إنشاء وثائق العملية، تأكد من:
- حدد بوضوح الخطوات الرئيسية للعمليات القابلة للتكرار
- اذكر متى يجب استخدام العملية
- حدد من يجب أن يشارك في عمليات محددة (مع DACI أو RACI)
- وضح متى قد تكون هناك استثناءات أو تعديلات على العمليات
- تخزين الوثائق في خدمة سحابية
- أنشئ مستندًا مرجعيًا أو مجلدًا به روابط للملفات والأدوات المهمة
- قم بتوفير منتدى أو قناة لأعضاء الفريق لطرح الأسئلة المتعلقة بالعمليات.
بدون هذه الوثائق، قد يعود أعضاء الفريق تدريجيًا إلى الأساليب القديمة لإجراء العمل أو تطوير عمليات بديلة تستغرق وقتًا أطول من اللازم.
تعزيز شفافية الفريق
يعد إنشاء العمليات خطوة واحدة على الطريق إلى مزيد من الشفافية في جميع أنحاء مؤسستك. من خلال تشجيع أعضاء فريق العمل عن بعد على التحلي بالشفافية بشأن عملهم، فإنك تعزز ثقافة الشركة التي تقدر الصدق وطرح الأسئلة. بدون الشفافية، قد تجد أن الفرق تبقى منعزلة ومنفصلة للغاية. غالبًا ما يؤدي هذا النوع من التقسيم إلى حدوث ارتباك وتراكم وتكرار العمل وحتى الاستياء بين الفرق التي تشعر أنها “خارج الحلقة”.
حاول كسر الصوامع وتشجيع الشفافية من خلال:
- عقد اجتماعات منتظمة مع إتاحة الوقت للإجابة على الأسئلة
- الصراحة والصدق مع أعضاء الفريق بشأن تغييرات الشركة
- تشجيع الفرق على التعبير عن مخاوفهم والسؤال “لماذا؟” بدلا من مجرد قبول الوضع الراهن
- توفير مكان لأعضاء الفريق لتبادل الملاحظات
- احتفال الشركة يفوز كجهد جماعي.
شجع مسؤولية الفريق
الشفافية تدعم المساءلة. عندما تشجع الصدق والملكية، قد يشعر أعضاء فريق العمل عن بعد بمزيد من التمكين للتجربة والمحاولة والفشل والتعلم على الطريق نحو أداء أفضل وتحقيق انتصارات. تشمل ممارسات تشجيع المساءلة ما يلي:
- استخدام أدوات مثل متتبعات الوقت لاكتساب البيانات والرؤى لتحسين العملية، وليس “لمراقبة” أعضاء الفريق الفرديين
- مطالبة أعضاء الفريق بالأفكار والمدخلات
- تمكين أعضاء الفريق بالأدوات والموارد التي يحتاجون إليها لاستكشاف طرق جديدة للعمل
- توفير الموارد والتدريب والدعم لأعضاء الفريق الذين يحتاجون إليها.
ثق بفريقك (وحاول ألا تتدخل في التفاصيل الدقيقة)
عندما تشجع فريق العمل عن بعد على أن تكون أكثر قابلية للمساءلة، سترغب في تجنب الإدارة الدقيقة لجهودهم. ثق في مهارات أعضاء فريقك وقدراتهم على اتخاذ القرار. تذكر أن:
- تفويض المهام لأعضاء الفريق – لست مضطرًا للتعامل مع كل شيء بنفسك
- ثق بأعضاء فريقك لإنجاز المهمة في الوقت المحدد، حتى لو كانوا بحاجة إلى المرونة في جداولهم اليومية
- تواصل مع أعضاء فريقك حتى يعلموا أنك تثق في قدراتهم
- احتفل واحتفل بالاختلافات في أساليب العمل
- اسأل أعضاء فريقك عن اهتماماتهم وشغفهم.
التواصل بوضوح
تقريبا كل جانب من جوانب العمل عن بعد الفعال ينطوي على اتصال واضح. بدونها، قد يتطور الاحتكاك والارتباك. بمرور الوقت، يمكن أن يقلل هذا من الإنتاجية والروح المعنوية. تعزيز اتصالات أكثر فعالية من خلال:
- وضع إرشادات حول الوقت الذي يجب أن يقدم فيه أعضاء الفريق أو يتوقعون تلقي استجابة للاتصالات غير المتزامنة
- تشجيع الاتصال عن بعد من خلال قنوات متعددة مثل البريد الإلكتروني والدردشة و Loom ومكالمات الفيديو
- الحفاظ على مجموعة صغيرة أو اجتماعات فردية مع أعضاء الفريق لمناقشة أسئلة ومخاوف محددة قد تكون لديهم
- تذكير الموظفين بانتظام متى وأين يمكنهم طرح الأسئلة أو الوصول إلى الموارد المفيدة
غالبًا ما يؤدي ضمان توافق الجميع إلى تحسين الكفاءة والتعاون بشكل أفضل.
استمع لفريقك
الاستماع هو عنصر أساسي للتواصل الواضح. إذا لم يشعر أعضاء فريق العمل عن بعد أنهم مسموعون، فقد لا يدركون أنهم جزء مهم من القوة العاملة. هذا الشعور بالتجاهل يمكن أن يسبب احتكاكًا بمرور الوقت.
عند التواصل مع فرقك، تذكر ما يلي:
- خصص وقتًا للأسئلة والمحادثة أثناء اجتماعات الفريق
- قم بإنشاء قناة لأعضاء الفريق لطرح الأسئلة أو تقديم الأفكار بشكل مستمر
- اعترف بهذه الأفكار أو الاستفسارات أو المخاوف
- تابع بمعلومات وإجابات إضافية حسب الحاجة
- اطلب من الفرق الحصول على تعليقات حول تجاربهم في العمل عن بُعد.
العمل عن بعد مع نفذلي
يجعل موقع نفذلي من السهل جدًا التعاون بفعالية مع فريق العمل عن بعد. تحتوي منصتنا على الأدوات – والأشخاص – الذين تحتاجهم للتحكم في عملك والعمل بشكل أكثر استراتيجية. قم بإنشاء حساب على منصة نفذلي اليوم لبدء بناء فريقك البعيد.
