يستخدم العديد من المديرين خطة تحسين الأداء لمشاركة التعليقات البناءة وإيصال التوقعات إلى أعضاء فريقهم المستقل. تحتوي هذه الخطط على تعليمات محددة حول كيفية تحسين فريق العمل المستقل لأدائهم والنجاح في أدوارهم الحالية.
خطة تحسين الأداء يمكن أن تفيد الشركات والمستقلين بشكل متبادل عندما يتم تنفيذها بشكل جيد. ستجيب هذه المقالة على العديد من الأسئلة الأكثر شيوعًا حول خطط تطوير فريق العمل المستقل قبل أن ترشدك إلى كيفية إنشاء خطط العمل الخاصة بك على مدار العام.
ما هي خطة تحسين الأداء؟
خطة تحسين الأداء هي وثيقة رسمية من صفحة إلى صفحتين تحدد المخاوف أو الفجوات المحددة في أداء المستقل. يمكن للخطة أيضًا إعادة تقديم توقعات القسم وتوفير الأهداف الرئيسية أو مقاييس النجاح لتحديد التحسن أو التقدم في العمل داخل شركتك.
الخطة عبارة عن دليل للموظف لمساعدته على فهم مكان التركيز بوضوح وكيفية إجراء التغييرات والتحسينات.
أثناء قيامك بإنشاء خطة لتحسين الأداء، تأكد من أنك محدد بشأن الإطار الزمني الذي تتوقع فيه رؤية التغييرات في تصرفات الموظف أو إنجازاته. اشرح ما هو الأداء الذي سيتطلب المزيد من التدخل التصحيحي، مثل سوء سلوك الموظف أو الفشل المستمر في تلبية التوقعات المطلوبة.
كيف يمكن لخطة تحسين الأداء أن تفيد شركتك؟
يمكن لخطة تحسين الأداء أن تفيد الموظفين والشركات بشكل إيجابي. في بعض المنظمات، يتلقى جميع الموظفين خطط إدارة الأداء حتى عندما تكون الإجراءات والمخرجات الحالية مرضية. تعمل هذه الخطط كطريقة منظمة لجميع العاملين لمواصلة التطوير في مناصبهم.
لدى العديد من الموظفين تصورات سلبية عن خطة تحسين الأداء. ويعتقدون أن يتم إصدار خطة تحسين الأداء كإجراء تأديبي بسبب ضعف الأداء أو سوء السلوك. يمثل هذا المنظور رؤية محدودة للغرض من خطط تحسين الأداء.
لا ينبغي للموظفين أن يعتقدوا أنهم في ورطة إذا أعطاهم المدير خطة لتحسين الأداء. الهدف ليس جعل الموظف يشعر بعدم الكفاءة ولكن إعادة تنظيم التوقعات بين الطرفين لضمان استمرار التقدم والنمو.
فوائد خطة تحسين الأداء المحتملة لفريق العمل
1. فهم التوقعات بوضوح
يمكن لخطة تحسين الأداء توضيح متطلبات الوظيفة الأساسية للموظف. يمكن للموظفين فهم الخطوات التي يجب عليهم اتخاذها للوفاء بالمعايير المطلوبة.
2. الدعم والتوجيه
تقدم خطة تحسين الأداء أيضًا موارد لمساعدة الموظفين على النمو وحل مشكلات الأداء. قد تشمل الأمثلة التدريب الإضافي والتوجيه والتعليقات من المشرفين.
3. التقدم الوظيفي في المستقبل
عندما يقوم الموظفون بحل مشكلات العمل وتحسين مجموعات مهاراتهم، فمن المرجح أن يحصلوا على الاعتبار لفرص الترقية والتقدم المستقبلية.
4. الثقة
قد يشعر الموظفون بثقة أكبر في إنتاجهم حيث يقومون بحل المشكلات والمساهمة بشكل أكبر في الشركة.
المزايا التي تحصل عليها الشركات عند مشاركة خطط تحسين الأداء
1. زيادة الإنتاجية
يمكن لخطط تحسين الأداء أن تعزز إنتاجية الموظفين وكفاءتهم، مما يفيد المنظمة بأكملها.
2. الحفاظ على فريق العمل
قد يكون لديك موظفين ماهرين يعانون في مجال واحد أو مجالين محددين. يمكن أن تساعد خطط تحسين الأداء الموظفين على الحد من أوجه القصور التي تنتقص من مواهبهم وتقلل من قيمتهم بالنسبة للشركة، الأمر الذي قد يؤدي إلى إنهاء الخدمة أو الاستقالة.
3. الحفاظ على الموارد
يعد إنهاء العمل وتوظيف شخص جديد أمرًا مكلفًا من حيث الموارد المالية والوقت الضائع. يمكن أن تساعدك خطط تحسين الأداء على منع المساهمين من مغادرة الشركة وتجنب التكاليف المرتبطة بمعدل دوران العمل.
4. الروح المعنوية
مع قيام الموظفين بتحسين أداء عملهم، قد تزداد حماستهم، وكذلك معنويات فريقك.
5. التوثيق القانوني
يمكن أن تعمل الخطة كدليل إذا أصبح اتخاذ إجراء تأديبي مثل خفض الرتبة أو إنهاء الخدمة ضروريًا.
متى يجب استخدام خطة تحسين الأداء؟
تصدر بعض الشركات خطة تحسين الأداء لجميع الموظفين، وقد تقوم شركات أخرى بإنشاء خطة تحسين الأداء للموظفين في وظائف جديدة أثناء الإعداد. ومع ذلك، فإن العديد من المؤسسات تستخدم خطة تحسين الأداء فقط حسب الحاجة للموظفين المتعثرين.
نحن نغطي بعض الظروف التي قد تكون فيها خطة تحسين الأداء مفيدة:
1. لم يستجب الموظف للملاحظات السابقة
إذا كنت قد شاركت تعليقات بناءة مع أحد الموظفين أثناء مراجعة الأداء وما زلت لا ترى أي تغيير، فقد تكون خطة تحسين الأداء ذات قيمة.
2. لاحظت انخفاضًا حادًا في الإنتاجية
إذا انخفضت جودة الموظف أو إنتاجيته مؤخرًا، فقد يكون الوقت قد حان لوضع خطة لتحسين الأداء.
3. تؤثر تصرفات الموظف على الآخرين
السلبية معدية. فكر في خطة لتحسين الأداء إذا شعرت أن سلوك الموظف يؤثر سلبًا على زملائه أعضاء الفريق.
4. لم يتم تحقيق الأهداف المحددة
إذا كانت لديك أهداف على مستوى الشركة أو على مستوى الأقسام لم يتمكن الموظف من الوصول إليها، فلا يمكنك ترك السلوك دون معالجة.
5. مهمة محددة تسبب المتاعب
إذا فشل الموظف في أداء وظيفة أساسية لدوره، يمكنك استخدام خطة تحسين الأداء لزيادة مهاراته.
6. أنت تدرك الحاجة إلى مزيد من المشاركة
إذا لم يركز الموظف على الإجراءات المطلوبة في وظيفته، فقد تحتاج إلى استخدام خطة تحسين الأداء لإعادته إلى المسار الصحيح.
يجب أن تعالج عملية خطة تحسين الأداء المكان الذي فشل فيه الموظف في الماضي وتوفر خطوات واضحة وقابلة للتنفيذ ليتبعها الموظف لتلبية التوقعات في المستقبل.
كيفية إنشاء خطة لتحسين الأداء في 6 خطوات
توضح الخطة الفعّالة لتحسين الأداء مواضع فشل الموظفين وتشرح بوضوح الأهداف والمعايير المستقبلية التي يجب عليهم تحقيقها.
ضع في اعتبارك كل خطوة من الخطوات الست التالية عند إنشاء خطة لموظفيك.
1. توضيح الأداء الحالي
عبر عن تصورك لمستوى أداء الموظف الحالي. قم بتضمين المقاييس والبيانات حيثما أمكن ذلك. يمكن أن يكون التصور متحيزًا، لكن الإحصائيات القابلة للقياس توفر دليلاً ملموسًا على إنتاجية الموظف وجودته. ركز على المجالات التي يكون فيها أداء الموظف ضعيفًا لأنها ستكون أساسية لبقية الخطة.
قد تتضمن عبارات المثال ما يلي:
- كثيرًا ما يصل الموظف متأخرًا إلى العمل، مما يؤدي إلى إزعاج الموظفين في الوردية السابقة وتكاليف العمل الإضافي للشركة.
- يحتوي عمل الموظف في كثير من الأحيان على أخطاء واقعية ونحوية تخلق تصورا سيئا لدى العملاء المحتملين.
- يفتقر الموظف إلى المهارات التقنية اللازمة للوفاء بعنصر رئيسي [محدد] من دوره. يتم تأخير بعض المهام أو عدم إكمالها على الإطلاق.
2. تحديد المستوى المثالي للأداء
اشرح ما تتوقع رؤيته من الموظف للمضي قدمًا. تجد بعض فرق الموارد البشرية أن إنشاء نموذج تقييم بمعايير استثنائية ومرضية وضعيفة مفيد. شجع الموظفين على جعل هدفهم هو التحرك نحو المستوى المثالي للأداء في كل فئة.
وبالنظر إلى الأمثلة المذكورة أعلاه، نوضح كيف يمكنك إعادة تشكيل الانعكاس الحالي للأداء إلى معيار مثالي:
- سيصل الموظف إلى العمل في الوقت المحدد كل يوم. وإذا كان عليهم الوصول متأخرًا بسبب ظروف غير متوقعة، فيجب عليهم التواصل مع مشرفهم مسبقًا.
- يجب على الموظف تخصيص وقت كافٍ لمراجعة العمل قبل تقديمه. يجب أن يكون من الضروري إجراء القليل من المراجعة للعمل المقدم.
- يجب على الموظف أن يفهم كيفية أداء المهام الوظيفية الرئيسية بمستوى أعلى من المتوسط. إذا كانوا لا يعرفون كيفية القيام بشيء ما، فيجب عليهم طلب المساعدة بدلاً من الاعتماد على حكمهم الخاص.
3. العمل مع الموظف لإنشاء خطوات قابلة للتنفيذ لتحسين الأداء
وضح ما يجب على الموظف القيام به لرفع أدائه ليتوافق مع توقعات الشركة ومعاييرها. حدد مواعيد نهائية لكل هدف للسماح للموظفين بمعرفة الوقت الذي تتوقع فيه رؤية التقدم أو التحسن.
تأكد من أن جميع الخطوات قابلة للتنفيذ وسهلة القياس بشكل موضوعي. فكر في البحث عن أهداف SMART واستخدام المعلومات لإنشاء أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق.
يمكن أن تتضمن الأهداف المحتملة هذه الأنواع من العبارات:
- باستخدام تحليل السبب الجذري، يجب على الموظف فهم أسباب التأخير المزمن وتصحيحها. سيقوم الموظف بإبلاغ مشرفه فور وصوله إلى العمل لتأكيد السرعة ومتابعة المهام لهذا اليوم.
- سيقوم الموظف بمراجعة كل مشروع مرتين قبل تقديمه للعثور على الأخطاء وإصلاحها، وبالتالي ضمان الجودة. وقد يفكرون أيضًا في استخدام تطبيق عبر الإنترنت للتحقق من الأخطاء الإملائية والنحوية.
- سيقوم الموظف بإكمال وحدتين تدريبيتين عبر الإنترنت خلال هذا الربع بهدف تحسين مهاراته الفنية. وسيحددون موعدًا لعقد اجتماع مع مشرفهم لمناقشة ما تعلموه.
4. التقِ بالموظف واجمع ملاحظاته
في أول اجتماع لك مع الموظف، شارك ملاحظاتك وملاحظاتك حول أدائه الوظيفي واشرح سبب ضرورة التغيير للمستقبل.
اجعلهم على دراية بالإجراءات التي سيتعين عليهم اتخاذها للتحسين ومتى يجب عليهم إكمال هذه الإجراءات. تحديد وتيرة عمليات التحقق من العملية. كن صريحًا بشأن الخطوات التي ستتخذها إذا لم يلب الموظف التوقعات.
يعد هذا أيضًا وقتًا ممتازًا للسماح للموظفين بمشاركة أفكارهم حول أدائهم الوظيفي والخطة الجديدة التي تشاركها معهم. اطرح أسئلة مفتوحة لمعرفة ما يشعر به الموظفون تجاه أدوارهم وإنتاجهم. اسمح لهم بالتحدث عن أي أدوات أو موارد قد تساعدهم على التفوق في دورهم.
اضبط خطة تحسين الأداء حسب الحاجة، مع تضمين الاقتراحات المفيدة التي قد تكون لديهم. احصل على التزامهم بالمضي قدمًا في الخطة النهائية. بشكل عام، سيقوم كل من المشرف والموظف بالتوقيع على الوثيقة، ويحتفظ كل منهما بنسخة.
5. قياس التقدم المحرز في تحسين الأداء
قم بإعداد مقاييس لتتبع نمو الموظفين وقياس التحسن بمرور الوقت. اختر العدد المناسب ونوع المقاييس للتأكد من أنك تقيس الإحصائيات الأساسية المتعلقة بدور الموظف.
تتضمن بعض المقاييس التي يمكنك تتبعها في خطة تحسين الأداء ما يلي:
- الحضور. يجب أن يكون الموظفون في العمل باستمرار (وفي الوقت المحدد) للقيام بعملهم بفعالية وإحراز تقدم للشركة.
- آراء العملاء. يمكن أن يساعدك تتبع مراجعات العملاء الخاصة بالموظف في فهم متى يقدم الموظفون خدمة ممتازة ومتى تترك تفاعلاتهم شيئًا ما دون المستوى المطلوب.
- إنتاجية الموظف. يمكن للموظفين الذين لديهم إحساس أعمق بالهدف ورضا وظيفي أكبر أن يحصلوا على إنتاج أعلى.
- معدل الإنجاز في الوقت المحدد. يمكنك استخدام هذا المقياس لتقييم عدد المرات التي يكمل فيها الموظفون المشاريع عند استحقاقها. تعمق أكثر في المواعيد النهائية الفائتة لفهم سبب عدم إنهاء الموظف عمله في الوقت المحدد.
- جودة العمل. ابحث عن طرق لقياس جودة مخرجات الموظف، مثل العيوب لكل وحدة أو معدل قبول العميل.
6. عقد اجتماعات المتابعة
حدد أوقاتًا للقاء موظفك ومناقشة التقدم الذي يحرزه. يجب أن تستمر الاجتماعات حتى تشعر بالرضا عن تحسينات الموظف وإنتاجه.
اطرح هذه الأنواع من الأسئلة أثناء تسجيل الوصول:
- ما نوع التقدم الذي تحرزه نحو أهدافك؟
- أين حققت النجاح حتى الآن؟
- ما هي التحديات التي كشفت عن نفسها؟
- الموارد أو الدعم الإضافي الذي يمكن أن يساعدك في تحقيق هذه الأهداف؟
- هل تحتاج إلى تعديل الخطة لمساعدتك في الوصول إلى هذه الأهداف بشكل أفضل؟
- كيف ستستمر في العمل على تحقيق هذه الأهداف؟
- كيف تؤثر خطة تحسين الأداء على أدائك الوظيفي؟
- ما الذي يمكنني فعله لمساعدتك في تحقيق أهداف الأداء هذه؟
لا تنس التحقق من صحة جهود الموظف والاحتفال بأي إنجازات يحققها خلال عمليات تسجيل الوصول هذه. يمكن أن يحفز التقدير موظفك على مواصلة المضي قدمًا مع تعزيز العلاقة التي تشاركها.
ابحث عن أفضل المواهب لفريقك على نفذلي
عندما يتم تنفيذ خطة تحسين الأداء بشكل جيد، يمكن أن توفر قيمة هائلة للموظفين والشركات. إنها أداة ممتازة للمديرين لتوصيل المعايير والتوقعات مع الموظفين. يمكن للموظفين أن يفهموا بشكل أفضل ما يأمل المديرون في رؤيته للمضي قدمًا، ويمكنهم تعديل تصرفاتهم لتحقيق أداء وظيفي أفضل.
قم بتعيين متخصص في إدارة الأداء اليوم للبدء
تعد مطابقة المرشحين المناسبين للمناصب المفتوحة أيضًا مصدر قلق كبير بين العديد من المنظمات الناجحة. يساعدك موقع نفذلي في العثور على أفضل المواهب وتوظيفها من خلال سوق المواهب القوي عبر الإنترنت. يمكنك التواصل مع الأفراد المؤهلين الذين يتمتعون بالكثير من المهارات والمواهب الممثلة للارتقاء بشركتك إلى المستوى التالي.
