ساعات عمل لا حصر لها؟ إحراز تقدم قليل جدًا؟ عندما يحدث ذلك في كثير من الأحيان، يمكن أن يساعد تعلم البقاء منظمًا في إخراجك من هذا الشق وزيادة الإنتاجية الخاصة بك إلى الحد الأقصى.
بغض النظر عما إذا كنت تعمل من المنزل أو في المكتب، هناك عدة خطوات يمكنك اتخاذها. تناقش هذه المقالة أهمية التنظيم وتشارك 10 نصائح حول كيفية زيادة الإنتاجية والبقاء منظمًا وفعالًا في العمل.
إن عاداتك الحالية غير المنتجة في عقلك وتعززها من خلال التكرار. وتغييرها يمكن أن يكون تحديًا.
الطريقة الأكثر مباشرة لوقف العادات السيئة هي من خلال مراقبة سلوكك عند حدوث هذه العادات غير المرغوب فيها، وفهم الموقف الذي يسببها. يمكنك بعد ذلك اتخاذ خطوات نشطة للحد من العادة السيئة.
يمكن أن تساعد النصائح هنا في تقليل الانحرافات وإرهاق عقلك حتى تتمكن من الحصول على أولوياتك بشكل مستقيم.
قد يكون من غير الواقعي تطبيق كل واحدة من هذه النصائح في وقت واحد. لذا بدلاً من ذلك، نوصيك باختيار عدد قليل من النقاط بأسلوب عملك وتبني تلك التي تعمل من أجلك. كل ذلك يعود إلى بعض التجربة والخطأ حول تجارب زيادة الإنتاجية.
ضع في اعتبارك أن تعلم المهارات التنظيمية لا يعني بطريقة سحرية أنك تنجز عملك. لا يزال يتعين عليك دفع نفسك للقيام بالعمل من أجل زيادة الإنتاجية الخاصة بك.
1. وضع خطط يوميًا وأسبوعيًا وشهريًا
معرفة أهدافك جزء أساسي من تحقيقها. خذ بعض الوقت للتفكير في أهدافك طويلة الأجل. أين تريد أن تكون في عام؟ في غضون خمس سنوات؟ ماذا عن 10؟
دعنا نقول أنك تريد بدء مشروعك الخاص خلال العام المقبل. يمكن أن يساعدك تقسيم هذا الهدف إلى الأهداف اليومية والأسبوعية والشهرية في وضع استراتيجية كيفية الوصول إلى هدفك وبالتالي زيادة الإنتاجية الخاصة بك.
يجب عليك أيضًا أن تناسب هذه الأهداف في جدولك مثل موعد الطبيب للتأكد من التمسك به.
يمكن أن يساعدك تقسيم أهدافك على المدى الطويل إلى خطط أصغر على المدى القصير على العمل بشكل مستمر على إنجازها. يمكن أن تجعل العملية الإجمالية أقل هائلة للتفكير. ناهيك عن أن الأهداف طويلة الأجل يتم إنجازها بسرعة أكبر.
على سبيل المثال، الكتابة لمدة ساعتين هذا الثلاثاء أقل شاقة من تذكير نفسك باستمرار بأن عليك الانتهاء من كتابة كتاب قبل انتهاء العام.
2. استخدم أدوات التخطيط الأسهل لك
لا يمكننا التأكيد على ذلك بما فيه الكفاية: كتابة الأشياء تساعد! إذا كنت تفضل كتابة الأشياء باليد، فيمكنك استخدام مخطط ورقي، أو إذا كنت تفضل الاحتفاظ بالأشياء الرقمية، فيمكنك استخدام أداة بسيطة مثل تقويم Google أو Evernote أو Notion.
يمكن للمخططين مساعدتك في البقاء على المسار الصحيح مع مشاريعك والتزاماتك المستمرة وبالتالي زيادة الإنتاجية الخاصة بك. يمكن أن يساعدك وجود تمثيل مرئي لجدولك ومهامك لإنجازه في الالتحاق بها بعقل هادئ ومركّز، حيث لا داعي للقلق بشأن نسيان أو فقدان أي مواعيد نهائية.
قد يساعد ذلك أيضًا في تلوين مهامك وفقًا للنوع والأهمية والتفضيل وما إلى ذلك.
3. قم بعمل قوائم المهام
قوائم المهام هي عدم التفكير. يمكنك اختيار المسار التقليدي واستخدام الملاحظات اللاصقة، أو تنزيل أحد زيادة الإنتاجية عبر الإنترنت العديدة. تتيح لك كتابة مهامك تصورها وتحديد أولوياتها حتى تتمكن من الحصول على أهم المهام أولاً.
حاول جدولة المهام المختلفة التي تحتاج إلى إكمالها قبل نهاية اليوم. يمنحك هذا إطارًا زمنيًا محددًا ويمكن أن يساعد في منع التسويف.
4. أولويات فرز المهام من أجل زيادة الإنتاجية
الفرز هو مصطلح يستخدم عادة في سياق طبي عندما يحتاج الكثير من المرضى إلى الحضور. يعين الأطباء درجات من الإلحاح لكل مريض حتى يتمكنوا من الالتحاق بأكثر الأمراض أولاً.
إذا لم يعط الأطباء أولوية للمرضى، فقد يواصل شخص مصاب بسكتة دماغية شديدة الانتظار أثناء علاج شخص آخر مصاب ببرد شائع.
بالطبع، نحن لا نتحدث عن أماكن المستشفى. نحن نوصيك بالفرز قائمة المهام الخاصة بك. قم بإدراج جميع مهامك، ثم تصنيفها بحيث تتم المهام الأكثر أهمية أولاً.
خلاف ذلك، قد تقضي خمس ساعات في مشروع ذي أولوية منخفضة، ولا تمنح نفسك وقتًا كافيًا لشيء أكثر إلحاحًا. يساعدك الفرز على البقاء على رأس المهام الأساسية وزيادة الإنتاجية الخاصة بك.
5. تفويض العمل بذكاء
لا يمكن لأي شخص أن يفعل ما تفعله، لذا رتب أولويات المهام التي تحتاج إلى الاهتمام بها شخصيًا. لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة وتجنب تحمل الكثير من أجل زيادة الإنتاجية في عملك، ضع في اعتبارك تفويض الوظائف التي لا تتطلب مستوى خبرتك إلى الأشخاص من حولك.
قدم إرشادات مفصلة وملاحظات حول المهام التي تحددها، حتى يعرف الأشخاص الذين يقومون بها كيفية القيام بذلك بأفضل طريقة ممكنة.
يمكن أن تكون هذه العملية أكثر صعوبة قليلاً عند العمل من المنزل بدلاً من العمل في المكتب. لحسن الحظ، هناك العديد من أدوات الإنتاجية مثل Slack أو Trello لمساعدة الفرق البعيدة على تبسيط العمل وتبسيطه.
6. تجنب كابوس تعدد المهام
عندما يتراكم العمل، نحاول غالبًا شطب شيئين أو أكثر في وقت واحد. على سبيل المثال، قد تحضر اجتماعًا عبر الهاتف أثناء مراجعة وإضافة ملاحظات إلى مقالة كاتبك. بينما قد تعتقد أنك تحقق الكفاءة من خلال تعدد المهام، فإنك في الواقع تفعل العكس وذلك يعوق زيادة الإنتاجية خاصتك في العمل.
يبالغ الأفراد في تقدير قدرتهم على القيام بمهام متعددة. تشير دراسة حديثة إلى أن الدماغ البشري يقوم بمهام متعددة من خلال إنشاء واستخدام التمثيلات العقلية المشتركة لتلك المهام. افترضت الدراسة أنه حتى لو قمنا بزيادة موارد الدماغ المخصصة للمهام، فإن كفاءة نظام تعدد المهام لا تزيد، لأنه يعتمد بشكل أساسي على مخطط مشاركة الموارد الذي ينفذه الدماغ – وهذا المخطط غير فعّال.
فكر في الأمر على هذا النحو: عندما يكون جهاز الكمبيوتر الخاص بك به العديد من علامات التبويب المفتوحة، فإنه يبطئ، أليس كذلك؟ وبالمثل، عندما نقوم بأكثر من شيء في وقت واحد، ينقسم انتباهنا، مما يقلل من كفاءة وجودة عملنا وبالتالي تقل فرص زيادة الإنتاجية في العمل.
في دراسة حديثة أخرى، وجد أن مدى انتباه الإنسان قد انخفض من 12 ثانية في عام 2000 إلى ثماني ثوان اليوم. كلما زاد عدد الأشخاص الذين يقومون بمهام متعددة، زاد اندفاعهم للقيام بمهام متعددة — مما يؤدي إلى نتائج سلبية على قدرتنا على التعلم والتركيز وحتى التعاطف مع الآخرين.
7. جدولة فترات الراحة على مدار اليوم
مثل تعدد المهام، قد يوفر الجري بين الاجتماعات دون انقطاع الوهم بأنك تقوم بإلغاء الكثير من قائمة مهامك بسرعة، ولكنها تأتي بنتائج عكسية. تشير الدراسات إلى أن الحصول على قسط كافٍ من الراحة وأخذ فترات راحة يساعد الناس على البقاء في مهامهم ومشاركتهم.
إذا كنت تعمل على جهاز كمبيوتر، فاستخدم هذه الفواصل لإعطاء عينيك بضع دقائق بعيدًا عن الشاشة. إذا كنت مستلقيًا على مكتبك لمدة ساعتين، فاستخدم هذا الوقت للتمدد أو المشي لمدة 15 دقيقة.
على الرغم من أن هذا قد يبدو مضيعة للوقت، إلا أنه بالضبط ما يحتاجه عقلك لتجديد شبابه والبقاء في حالة تأهب من أجل زيادة الإنتاجية خاصتك في العمل.
8. إنشاء روتين صحي يومي
يساعدك اتباع روتين يومي على تحويل مهامك اليومية إلى عادات يومية وصحية. تمامًا مثلما تغسل أسنانك كل صباح دون تفكير ثانٍ، فإن وجود روتين عمل ثابت يمكن أن يساعدك على البقاء منظمًا ويجعل أيام عملك أسهل وبالتالي يسهل عليك زيادة الإنتاجية الخاصة بك في عملك.
على سبيل المثال، يمكنك تعويد نفسك على التحقق من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا في الساعة 9 صباحًا. بمجرد أن يصبح هذا الأمر عادة، سيكون من الصعب المماطلة حول قراءة رسائل البريد الإلكتروني.
9. تنظيف مساحة العمل الخاصة بك بانتظام
يعد التركيز والتحفيز في بيئة فوضوية أمرًا صعبًا. تشير الأبحاث إلى أن الكثير من الفوضى تميل إلى الإضرار بالإنتاجية، ولكن القليل منها يمكن أن يكون جيدًا، خاصة بالنسبة للأشخاص المبدعين. يعتمد ما إذا كنت بحاجة إلى مكتب نظيف تمامًا على شخصيتك ووظيفتك.
إذا وجدت أن هذه الفوضى تشتت انتباهك وتحتاج إلى إجراء تغيير للحصول على نتائج أفضل، فحاول الاحتفاظ بمساحة عمل مرتبة من أجل زيادة الإنتاجية في العمل. إذا كنت شخصًا مبدعًا ولديك أشياء على المكتب لتتعامل معها، فلا بأس بذلك – ولكن احتفظ بها تحت السيطرة، لأن الكثير سيكون له آثار سلبية.
10. جدولة يوم عملك في مجموعات من الوقت
تشير الدراسات إلى أن أفضل طريقة للتأكد من كفاءتك هي من خلال جدولة فترات زمنية. احتفظ ببعض هذه الكتل الزمنية للقيام بمهام محددة دون تشتيت الانتباه.
لذلك، على سبيل المثال، إذا قمت بجدولة جزء من الوقت لإكمال بعض الأعمال، فيجب عليك إبعاد هاتفك، وإغلاق العديد من علامات التبويب الأخرى التي فتحتها، وتجنب الرد على رسائل البريد الإلكتروني. هذا يسمى العمل العميق.
توصي مدرسة فكرية أخرى – تقنية بومودورو – بحجز الوقت في أجزاء مدتها 25 دقيقة، متبوعة بفواصل مدتها خمس دقائق. هذه الطريقة جيدة للأشخاص الذين يميلون إلى التشتت أثناء العمل، أو الذين يجدون أنفسهم يفشلون في أداء المهام المتعددة بشكل جيد. نجح العديد من الكتاب والمصممين والمبرمجين والطلاب باستخدام هذه التقنية في زيادة الإنتاجية الخاصة بهم في العمل.
ابق منظمًا وقم بإنشاء روتين عمل يساعدك في زيادة الإنتاجية
يمكن أن يساعدك تنفيذ بعض هذه النصائح على البدء في اليوم التالي بعقلية حرة وجديدة. قم بإنشاء نظام تخطيط عملي وروتين عمل يومي لجعل تحقيق أكبر الأهداف أقل ترويعًا.
إذا وجدت، بعد تنفيذ هذه النصائح، أن لديك بضع ساعات إضافية كل يوم، فلماذا لا تقوم ببعض الأعمال المستقلة الإضافية؟ يتيح لك نفذلي العمل في أي وقت ومن أي مكان. تصفح الوظائف المستقلة المتاحة اليوم.
نصائح رائعه شكرا لكم