إن العمود الفقري لأي عمل تجاري ناجح هو إنتاجية فريق العمل. إن الطريقة التي يعملون بها، ومستويات إنتاجيتهم، وخبرتهم، ومعرفتهم، وأدائهم العام، كلها أمور حيوية للحفاظ على سير العمل بسلاسة وكفاءة.
في هذا الدليل، سنستكشف ما هي إنتاجية فريق العمل، وكيفية قياسها، والعوامل التي يمكن أن تؤثر عليها، والاستراتيجيات لتعزيزها. وسنسلط الضوء أيضًا على بعض الأدوات والتقنيات لمساعدة عملك على تحسين إنتاجية فريق العمل الخاص بك.
ما هي إنتاجية فريق العمل؟
تقيس إنتاجية فريق العمل ناتج الموظف فيما يتعلق بكمية الوقت والموارد التي يستثمرها في عمله. إنه مقياس أساسي يشير إلى مدى كفاءة الموظف وفعاليته في إكمال المهام والمساهمة في أهداف الشركة.
تعد إنتاجية فريق العمل أمرًا بالغ الأهمية لنجاح الشركة لأنها تؤثر بشكل مباشر على النتيجة النهائية. يمكن للعاملين في المكاتب ذوي الإنتاجية العالية إكمال المهام بكفاءة أكبر، مما قد يؤدي إلى خفض التكاليف وزيادة الإيرادات. على النقيض من ذلك، يمكن أن يؤدي انخفاض الإنتاجية إلى تفويت المواعيد النهائية وانخفاض جودة العمل وانخفاض الكفاءة الإجمالية.
لا تتعلق الإنتاجية فقط بإكمال المهام بسرعة ولكن أيضًا بإنتاج عمل عالي الجودة. لذلك، من الضروري قياس الإنتاجية بدقة من خلال النظر في جودة العمل المنتج والوقت والموارد المستثمرة.
كيف تقيس إنتاجية فريق العمل الخاص بك؟
يعد قياس إنتاجية فريق العمل الخاص بك خطوة مهمة في تحسين أداء العمل وتحقيق الأهداف التنظيمية. ومع ذلك، ستحتاج إلى قياسها بدقة دون إدارة الموظفين بشكل دقيق.
وفقًا لبحث من Harvard Business Review، تتمتع الشركات المنتجة بهوامش تشغيلية أعلى بنسبة 30% إلى 50% من المنافسين الأقل إنتاجية. ولكن كيف تقيس إنتاجية الموظفين وتحدد ما إذا كنت بحاجة إلى زيادة إنتاجية فريق العمل أو إذا كنت على المسار الصحيح؟
تتضمن بعض النصائح لقياس الإنتاجية الفعّالة ما يلي:
1. تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
يمكن لمؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) قياس تقدم الموظف نحو تحقيق أهداف محددة. يمكن للشركات تتبع بعض مؤشرات الأداء الرئيسية لتقييم الإنتاجية الإجمالية للموظف، بما في ذلك عدد المهام المكتملة، وكمية الوقت المستغرق في كل مهمة، وجودة العمل المنتج، ومساهمة الموظف في الأهداف الإجمالية للشركة.
2. استخدام أدوات تتبع الوقت
يمكن لأدوات تتبع الوقت مثل Toggl أو RescueTime مساعدة الشركات في مراقبة مقدار الوقت الذي يقضيه الموظفون في مهام محددة. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص للعاملين عن بُعد أو العمل الهجين حتى يتمكن المديرون من البقاء على اطلاع بكيفية إنفاق وقت الموظفين. أدوات إنتاجية الويب أيضًا توفير رؤى حول مقدار الوقت الضائع في الأنشطة غير المنتجة.
3. إجراء تقييمات أداء منتظمة
يمكن أن توفر تقييمات الأداء المنتظمة ملاحظات قيمة للموظفين مع منح المديرين نظرة ثاقبة حول مستويات إنتاجية فريق العمل. يجب أن تكون الملاحظات بناءة، وتسلط الضوء على مجالات التحسين والتعرف على نقاط القوة.
4. تحديد أهداف وتوقعات واضحة
يمكن أن يساعد تحديد الأهداف والتوقعات الواضحة الموظفين على التركيز على المهام الأكثر أهمية وتجنب عوامل التشتيت. يجب أن تكون الأهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا (SMART).
5. الاستفادة من التكنولوجيا
يمكن للشركات استخدام التكنولوجيا لقياس إنتاجية الموظفين وتسهيل العمل عن بُعد. على سبيل المثال، يمكن لبرامج إدارة المشاريع المستندة إلى السحابة أو الأدوات أو التطبيقات مثل Asana وTrello مساعدة الموظفين على التعاون وإدارة سير العمل والبقاء على رأس مهامهم. يمكن أن تساعد تطبيقات مؤتمرات الفيديو والمراسلة مثل Zoom وSlack وGoogle Meet أعضاء الفريق على التواصل بشكل فعال.
العوامل المؤثرة على إنتاجية فريق العمل
لتحسين إنتاجية فريق العمل، يجب أن تكون الشركات على دراية بالعوامل في صناعتها والتي من المرجح أن تؤثر على إنتاجية الموظفين. فيما يلي بعض العوامل الرئيسية:
1. بيئة العمل
يمكن أن تؤثر بيئة العمل بشكل كبير على إنتاجية فريق العمل. يمكن أن تؤثر مستويات الضوضاء والإضاءة ودرجة الحرارة وتخطيط المكتب على تركيز الموظف وتحفيزه.
2. التوازن بين العمل والحياة
يعد التوازن الصحي بين العمل والحياة أمرًا ضروريًا للحفاظ على مستويات عالية من الإنتاجية في مكان العمل. من المرجح أن يعاني الموظفون المرهقون أو المجهدون من الإرهاق وانخفاض مستويات الإنتاجية.
3. التطورات التكنولوجية
يمكن للتطورات التكنولوجية تحسين أداء العمل ووظائف سير العمل من خلال أتمتة المهام المتكررة وتحسين التواصل والعمل الجماعي. ومع ذلك، يمكن أن تكون التكنولوجيا مصدر إلهاء، حيث يقضي الموظفون الكثير من الوقت على وسائل التواصل الاجتماعي أو المهام الأخرى غير المرتبطة بالعمل.
4. صحة الموظفين النفسية ورفاهيتهم
تعتبر صحة الموظفين النفسية ورفاهيتهم أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على مستويات عالية من الإنتاجية. يمكن للشركات دعم صحة الموظفين ورفاهيتهم من خلال برامج العافية وترتيبات العمل المرنة وموارد الصحة العقلية.
5. ثقافة الشركة
يمكن أن تؤثر ثقافة المنظمة على إنتاجية فريق العمل بعدة طرق. يمكن أن تساعد الثقافة الإيجابية التي تشجع على التواصل المفتوح والتفاعلات الإيجابية والتعاون وتنمية الموظفين في زيادة الإنتاجية والاحتفاظ بالموظفين. في المقابل، يمكن أن تؤدي الثقافة السامة إلى انخفاض الروح المعنوية، وارتفاع معدل دوران الموظفين، وانخفاض الإنتاجية.
6. العمل عن بعد
وجد 32% من المديرين أن العمل عن بعد يزيد من الإنتاجية. يمكن أن يوفر العمل عن بعد العديد من المزايا لإنتاجية الموظفين، مثل تقليل التوتر الناتج عن التنقل وتقليل المقاطعات من الزملاء.
التحديات التي تواجه إنتاجية فريق العمل
على الرغم من الجهود المبذولة لتحسين إنتاجية فريق العمل، لا تزال هناك العديد من التحديات في مكان العمل والتي يمكن أن تعيق مستويات الإنتاجية. بعض التحديات التي تعيق الإنتاجية العالية تشمل:
1. عوامل تشتيت الانتباه في بيئة العمل
يمكن أن تؤثر عوامل تشتيت الانتباه في مكان العمل مثل وسائل التواصل الاجتماعي وإشعارات البريد الإلكتروني والزملاء الصاخبين على مستويات التوتر لدى الموظفين. وفقًا للبحث، يستغرق الأمر في المتوسط 23 دقيقة لاستعادة التركيز بعد تشتيت الانتباه. وبعد فقدان التركيز هذا، أبلغ العمال عن إجهاد أعلى بشكل ملحوظ وإحباط أكبر، وإدراك زيادة عبء العمل والجهد والضغط.
2. الإرهاق
يقول أكثر من 75٪ من الأشخاص إنهم عانوا من الإرهاق في وظائفهم الحالية، مما يساهم في انخفاض مستويات الإنتاجية. الموظفون الذين يعملون لساعات طويلة أو يتعرضون للإجهاد هم أكثر عرضة للإرهاق، مما يؤدي إلى انخفاض المشاركة وزيادة التغيب وانخفاض الإنتاجية.
3. نقص مشاركة الموظفين وتحفيزهم
وجد تقرير جالوب عن حالة مكان العمل العالمي أن 15٪ فقط من الموظفين منخرطون في عملهم. الموظفون غير المنخرطين أو الذين يفتقرون إلى الحافز هم أكثر عرضة لإنتاج عمل منخفض الجودة ويساهمون بشكل أقل في أهداف الشركة.
4. العمليات والإجراءات غير الفعّالة
يمكن أن تؤدي العمليات والإجراءات غير الفعّالة إلى إهدار الوقت والموارد، مما يقلل من مستويات الإنتاجية. يجب على قادة الأعمال مراجعة سير العمل والإجراءات الخاصة بهم بانتظام لتحديد مجالات التحسين.
5. الإدارة والقيادة الضعيفة
يمكن أن تؤدي الإدارة والقيادة الضعيفة إلى انخفاض الروح المعنوية، والافتقار إلى الاتجاه، وانخفاض مستويات الإنتاجية.
6. عدد كبير من الموظفين
قد يكون إدارة عدد كبير من الموظفين أمرًا صعبًا، خاصة فيما يتعلق بالتواصل والتعاون والتنسيق. مع نمو المنظمات، يصبح من الصعب بشكل متزايد التأكد من أن الجميع على نفس الصفحة، مما يؤدي إلى عدم الكفاءة وسوء الفهم وقسم الموارد البشرية المثقل بالأعباء.
5 استراتيجيات لتعزيز إنتاجية فريق العمل
إن التغلب على التحديات التي تواجه إنتاجية الموظفين أمر ضروري لنجاح أي منظمة.
نتناول هنا بعض النصائح والاستراتيجيات للمساعدة في تحسين إنتاجية فريقك.
1. تحديد الأهداف بعناية ومتابعتها باستمرار
يساعد تحديد الأهداف في توفير اتجاه واضح وتركيز لعمل الموظفين. فالموظفون الذين لديهم أهداف محددة وقابلة للقياس هم أكثر عرضة للبقاء متحفزين ومنخرطين وملتزمين بتحقيق أهدافهم.
تتمثل إحدى الطرق الفعّالة لتحديد الأهداف في استخدام إطار أهداف SMART. يساعد هذا الإطار الموظفين على إنشاء أهداف واضحة وموجزة وقابلة للتحقيق مع جدول زمني محدد للإكمال.
إن متابعة الموظفين مهمة بنفس القدر في مساعدتهم على البقاء على المسار الصحيح وتحقيق هذه الأهداف. ومع ذلك، فإن عمليات التحقق المنتظمة لا تعني الإدارة التفصيلية. بل يمكن أن تكون مناقشة سريعة للتأكد من أن الموظفين لديهم الأدوات والموارد لإكمال مهامهم وأن الجداول الزمنية لا تزال قابلة للتحقيق.
2. تحديد الأولويات وإدارة الوقت بفاعلية
ألق نظرة على هذه الحقائق:
- في المتوسط، يقضي الموظفون أكثر من نصف يوم عملهم (51%) في مهام لا تقدم أي قيمة للمنظمة، مما قد يؤثر بشكل كبير على الإنتاجية.
- يقضي الموظف حوالي 12% من يوم عمله بشكل غير منتج باستخدام وسائل التواصل الاجتماعي، وهو مصدر رئيسي للتشتيت في مكان العمل.
- يؤجل الموظف العادي أكثر من ساعتين يوميًا، مما يؤدي إلى تفويت المواعيد النهائية وعدم التركيز على المهام الحرجة.
توضح هذه الإحصائيات أن إدارة الوقت تشكل مشكلة رئيسية في القوى العاملة اليوم.
ومع ذلك، عندما يكون لدى الموظفين توقعات واضحة بشأن الأولويات وأدوات إدارة الوقت الفعّالة، يمكنهم إدارة أعباء العمل بشكل أفضل، وتقليل التوتر، وتحقيق أهدافهم. تساعد التوقعات الواضحة الموظفين على التركيز على المهام ذات الأولوية، مما يسمح لهم بتخصيص وقتهم ومواردهم بشكل أكثر فعالية.
يمكن لأدوات إدارة الوقت الفعّالة أن تساعد الموظفين في تحديد أولويات المهام وإدارة أعباء العمل بكفاءة أكبر. تتراوح هذه الأدوات من قوائم المهام الأساسية إلى برامج إدارة المشاريع الأكثر تقدمًا التي تتبع المهام والمواعيد النهائية ومسؤوليات أعضاء الفريق. يمكن أن يساعد استخدام هذه الأدوات الموظفين على البقاء منظمين وتقليل احتمالية تفويت المواعيد النهائية أو نسيان المهام، مما يؤدي إلى مستويات إنتاجية أعلى.
3. تقدير فريق العمل وتمكينهم
يمكن أن يكون تمكين الموظفين والاعتراف بإنجازاتهم وسيلة قوية لتعزيز الإنتاجية في مكان العمل. الموظفون الذين يشعرون بالتقدير والتقدير لمساهماتهم هم أكثر عرضة للشعور بالتحفيز والمشاركة.
تتمثل إحدى الطرق الفعّالة لتمكين الموظفين في تقديم الحوافز، مثل المكافآت أو الترقيات أو أشكال أخرى من التقدير، لتحقيق الأهداف أو تجاوزها. يمكن أن يساعد هذا في خلق ثقافة الشركة للتقدير والمساءلة، وتشجيع الموظفين على السعي لتحقيق التميز وتحقيق أهدافهم.
يعني تمكين الموظفين أيضًا منحهم الاستقلال والسلطة لاتخاذ القرارات وتولي مسؤولية عملهم. يمكن أن يساعد هذا في خلق شعور بالملكية والمسؤولية حتى يشعروا بالاستثمار الكامل في فريقهم ونجاح الشركة.
4. فرص التعلم والتطوير
إن الاستثمار في تطوير مهنة الموظف قد يؤدي إلى بقاء 94% من الموظفين في الشركة لفترة أطول. كما أن الموظفين الذين يشعرون بالدعم في نموهم المهني هم أكثر عرضة للتحفيز والانخراط في عملهم.
إن إحدى الطرق لإشراك الموظفين في التعلم والتطوير هي من خلال خطط تطوير الموظفين. تحدد هذه الخطط أهداف الموظف وأهدافه للنمو والتطوير المهني ويمكن أن تشمل برامج تدريبية محددة أو توجيه أو أشكال أخرى من فرص التعلم.
إن إنشاء خطة تطوير الموظفين ينطوي على تحديد أهداف وغايات واضحة، وتحديد المهارات والمعرفة المطلوبة لتحقيق هذه الأهداف، وإنشاء خريطة طريق لاكتساب هذه المهارات والمعرفة. يجب أن تكون الخطة مصممة لتناسب احتياجات الموظف ومراجعتها بانتظام للحفاظ على أهميتها وفعاليتها.
5. التواصل والتعاون الفعّال
عندما يشعر الموظفون بأنهم مسموعون ويفهمون التوقعات بوضوح، يمكنهم التركيز بشكل أفضل على مهامهم والمساهمة في نجاح المنظمة. يؤثر التواصل الفعال على كفاءة مهام الموظفين، مما يسلط الضوء على الدور الحاسم الذي يلعبه التواصل في تعزيز إنتاجية فريق العمل.
وفقًا للأبحاث، يمكن للفرق المترابطة جيدًا زيادة إنتاجيتها بنسبة 20% إلى 25%. ولتعزيز التواصل والتعاون الفعالين، يمكن لقادة الأعمال تشجيع التواصل المفتوح والصادق، وتقديم ملاحظات منتظمة، واستخدام الأدوات والتكنولوجيا لتسهيل التعاون، مثل برامج إدارة المشاريع وأدوات مؤتمرات الفيديو.
تعزيز إنتاجية فريق العمل الخاص بك بمساعدة نفذلي
يعد تعزيز إنتاجية فريق العمل أمرًا بالغ الأهمية لنجاح أي عمل تجاري، وهناك العديد من الاستراتيجيات والأدوات المتاحة للمساعدة في تحقيق هذا الهدف. من التواصل والتعاون الفعال إلى إدارة الوقت وتطوير الموظفين، يمكن للشركات اتخاذ مجموعة متنوعة من الخطوات لتعزيز مستويات الإنتاجية.
ومع ذلك، فإن تنفيذ هذه الاستراتيجيات واستخدام الأدوات المناسبة قد يكون أمرًا صعبًا. وهنا يأتي دور منصة نفذلي. بصفتها حلًا رائدًا للمواهب المستقلة عبر الإنترنت، توفر منصة نفذلي للشركات إمكانية الوصول إلى مجموعة من المحترفين المهرة الذين يمكنهم المساعدة في تحسين إنتاجية الموظفين وأدائهم.
