ما هو KPI؟ تعلم قياس أدائك مقابل أهداف العمل الرئيسية

تعريف مؤشرات الأداء الرئيسية KPI

مؤشر الأداء الرئيسي هو قيمة قابلة للقياس توضح مدى فعالية الشركة في تحقيق أهداف العمل الرئيسية. تستخدم المنظمات مؤشرات الأداء الرئيسية على مستويات متعددة لتقييم نجاحها في الوصول إلى الأهداف.

قد تركز مؤشرات الأداء الرئيسية عالية المستوى على الأداء العام للأعمال، بينما قد تركز مؤشرات الأداء الرئيسية منخفضة المستوى على العمليات في أقسام مثل المبيعات والتسويق والموارد البشرية والدعم وغيرها.

1. ما الذي يجعل KPI فعالة؟

الآن بعد أن علمنا أن KPI تعني مؤشر الأداء الرئيسي، فإنها لا تقل قيمة عن الإجراء الذي تلهمه.

في كثير من الأحيان، تتبنى المؤسسات بشكل أعمى مؤشرات الأداء الرئيسية المعترف بها في الصناعة، ثم تتساءل لماذا لا تعكس مؤشرات الأداء الرئيسية أعمالها الخاصة وتفشل في التأثير على أي تغيير إيجابي.

واحدة من أهم جوانب مؤشرات الأداء الرئيسية، ولكن غالبًا ما يتم تجاهلها، هي أنها شكل من أشكال الاتصال.

على هذا النحو، فهم يلتزمون بنفس القواعد وأفضل الممارسات مثل أي شكل آخر من أشكال الاتصال. المعلومات الموجزة والواضحة وذات الصلة من المرجح أن يتم استيعابها والتصرف بناءً عليها.

 

فيما يتعلق بتطوير إستراتيجية لصياغة مؤشرات الأداء الرئيسية، يجب أن يبدأ فريقك بالأساسيات ويفهم ماهية أهدافك التنظيمية، وكيف تخطط لتحقيقها، ومن يمكنه التصرف بناءً على هذه المعلومات.

يجب أن تكون هذه عملية تكرارية تتضمن تعليقات من المحللين ورؤساء الأقسام والمديرين.

عندما تعمل على مهمة تقصي الحقائق هذه، ستحصل على فهم أفضل لعمليات الأعمال التي يجب قياسها باستخدام لوحة معلومات مؤشرات الأداء الرئيسية ومع من يجب مشاركة هذه المعلومات.

2. كيفية تحديد KPI

قد يكون تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية عملاً صعبًا.

كلمة التشغيل في KPI هي ”مفتاح“ لأن كل KPI يجب أن يكون مرتبطًا بنتيجة أعمال معينة مع مقياس أداء. غالبًا ما يتم الخلط بين مؤشرات الأداء الرئيسية ومقاييس العمل.

على الرغم من استخدامها غالبًا بنفس الروح، إلا أن مؤشرات الأداء الرئيسية تحتاج إلى تحديدها وفقًا لأهداف العمل الأساسية أو الحاسمة.

اتبع هذه الخطوات عند تحديد KPI:

• ما هي النتيجة المرجوة؟
• لماذا هذه النتيجة مهمة؟
• بأي طريقة ستقيس التقدم؟
• كيف يمكنك التأثير على النتيجة؟
• من المسؤول عن نتائج الأعمال؟
• كيف ستعرف أنك حققت نتيجتك؟
• كم مرة سوف تراجع التقدم نحو النتيجة؟

كمثال، لنفترض أن هدفك هو زيادة إيرادات المبيعات هذا العام. ستقوم بتسمية هذا بمؤشر الأداء الرئيسي لنمو المبيعات.

إليك كيفية تحديد KPI:

• لزيادة إيرادات المبيعات بنسبة 20٪ هذا العام
• سيسمح تحقيق هذا الهدف بأن تصبح الأعمال مربحة
• سيقاس التقدم على أنه زيادة في الإيرادات تقاس بالدولار الذي يتم إنفاقه
• من خلال تعيين موظفين مبيعات إضافيين، من خلال تشجيع العملاء الحاليين على شراء المزيد من المنتجات
• كبير مسؤولي المبيعات هو المسؤول عن هذا المقياس
• ستزداد الإيرادات بنسبة 20٪ هذا العام
• سيتم مراجعتها على أساس شهري

3. ما هو SMART KPI؟

تتمثل إحدى طرق تقييم أهمية مؤشر الأداء في استخدام معايير SMART. تُؤخذ الأحرف عادةً لتقف على أنها محددة، وقابلة للقياس، ويمكن تحقيقها، وذات صلة، ومحددة زمنياً. بعبارة أخرى:

• هل هدفك محدد؟
• يمكنك قياس التقدم نحو هذا الهدف؟
• الهدف قابل للتحقيق بشكل واقعي؟
• مدى صلة الهدف بمؤسستك؟
• ما هو الإطار الزمني لتحقيق هذا الهدف؟

4. أن تكون أكثر ذكاءً بشأن مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك

يمكن أيضًا توسيع معايير SMART لتكون أكثر ذكاءً مع إضافة التقييم وإعادة التقييم.

هاتان الخطوتان مهمتان للغاية لوضع مؤشر الأداء الرئيسي KPI، حيث أنهما تضمن لك التقييم المستمر لمؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك ومدى صلتها بعملك.

على سبيل المثال، إذا كنت قد تجاوزت هدف الإيرادات الخاص بك للعام الحالي، فيجب عليك تحديد ما إذا كان ذلك بسبب تعيين هدفك منخفضًا للغاية أو إذا كان ذلك يرجع إلى عامل آخر.

5. كيفية كتابة وتطوير مؤشرات الأداء الرئيسية

عند كتابة أو تطوير KPI، تحتاج إلى التفكير في كيفية ارتباط KPI بنتيجة أو هدف عمل معين.

تحتاج مؤشرات الأداء الرئيسية إلى تخصيصها لتناسب وضع عملك ويجب تطويرها لمساعدتك على تحقيق أهدافك.

اتبع هذه الخطوات عند كتابة KPI:

1. اكتب هدفًا واضحًا لمؤشر الأداء الرئيسي الخاص بك

تعد كتابة هدف واضح لمؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك أحد أهم – إن لم يكن الأكثر أهمية – جزء من تطوير مؤشرات الأداء الرئيسية.

يجب أن يرتبط مؤشر الأداء الرئيسي بشكل وثيق بهدف العمل الرئيسي. ليس مجرد هدف تجاري، أو شيء قد يعتقد شخص ما في مؤسستك أنه مهم. يجب أن يكون جزءًا لا يتجزأ من نجاح المنظمة.

وإلا فإنك تهدف إلى هدف يفشل في معالجة نتيجة العمل. هذا يعني أنك، في أحسن الأحوال، تعمل على تحقيق هدف ليس له تأثير على مؤسستك.

في أسوأ الأحوال، سيؤدي ذلك إلى إضاعة عملك للوقت والمال والموارد الأخرى التي كان من الأفضل توجيهها إلى مكان آخر.

الخلاصة الرئيسية هي: يجب أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية أكثر من مجرد أرقام عشوائية.

إنهم بحاجة إلى التعبير عن شيء استراتيجي حول ما تحاول مؤسستك القيام به. يمكنك (أو يجب أن تكون قادرًا على) تعلم الكثير عن نموذج أعمال الشركة بمجرد النظر إلى مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بها.

بدون كتابة هدف واضح، سيضيع كل شيء.

2. شارك KPI مع فريق العمل

يكون مؤشر الأداء الرئيسي الخاص بك عديم الفائدة إذا لم يتم توصيله بشكل صحيح.

كيف من المفترض أن يتابع موظفوك – الأشخاص المكلفون بتنفيذ رؤيتك للمؤسسة – أهدافك إذا كانوا لا يعرفون ما هي؟

أو ربما الأسوأ من ذلك: عدم مشاركة مؤشر الأداء الرئيسي قد يؤدي إلى نفور وإحباط موظفيك وأصحاب المصلحة الآخرين غير القادرين على رؤية الاتجاه الذي تتجه إليه مؤسستك.

لكن مشاركة مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك مع أصحاب المصلحة هو شيء واحد (على الرغم من أن هذا أمر تفشل العديد من المؤسسات في القيام به). وأكثر من ذلك، يجب أن يتم التواصل معهم على الفور.

تحتاج مؤشرات الأداء الرئيسية إلى سياق لتكون فعالة. لا يمكن تحقيق ذلك إلا إذا أوضحت ليس فقط ما تقيسه، ولكن سبب قياسك له. وإلا فهي مجرد أرقام على الشاشة ليس لها أي معنى لك أو لموظفيك.

اشرح لموظفيك سبب قياسك لما تقيسه

أجب عن أسئلة حول سبب اختيارك لمؤشر أداء رئيسي على آخر.

وتعرف ما الأهم من ذلك كله؟ استمع. مؤشرات الأداء الرئيسية ليست معصومة من الخطأ. ولن تكون بالضرورة واضحة لجميع المعنيين. سيساعدك الاستماع إلى موظفيك على تحديد الأماكن التي لا يتم فيها توصيل الأهداف الأساسية لمؤسستك بشكل صحيح

لنفترض أنك تتلقى الكثير من الأسئلة حول سبب عدم اعتبار الربح كمؤشر أداء رئيسي KPI لشركتك. إنه اعتقاد معقول لدى موظفيك. يعد كسب المال، بعد كل شيء، جزءًا أساسيًا مما يفعله أي عمل تجاري.

ولكن ربما لا تكون الأرباح هي كل شيء، بل قد لا تكون النهاية هي كل شيء بالنسبة لمؤسستك في وقت معين. ربما كنت تتطلع إلى القيام باستثمارات كبيرة في البحث والتطوير أو تكون في فترة استحواذ كبيرة.

يعد الحصول على الكثير من الأسئلة مثل هذه علامة على أنك بحاجة إلى القيام بعمل أفضل في توصيل مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك والأهداف الاستراتيجية التي تقف وراءها.

ومن يدري: قد يقدم لك موظفوك بعض الأفكار حول كيفية تحسين مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك.

3. قم بمراجعة KPI على أساس أسبوعي أو شهري

يعد التحقق من مؤشرات الأداء الرئيسية بانتظام أمرًا ضروريًا لصيانتها وتطويرها.

من الواضح أن تتبع تقدمك مقابل KPI يعد أمرًا مهمًا (ما هو الهدف الآخر من وضعه في المقام الأول؟) ولكن من الضروري أيضًا تتبع تقدمك حتى تتمكن من تقييم مدى نجاحك في تطوير KPI في المقام الأول.

ليست كل مؤشرات الأداء الرئيسية KPI ناجحة. البعض لديه أهداف غير قابلة للتحقيق (المزيد عن ذلك أدناه). يفشل البعض في تتبع هدف العمل الأساسي الذي كان من المفترض أن يحققوه. 

فقط من خلال تسجيل الوصول بانتظام، يمكنك تحديد ما إذا كان الوقت قد حان لتغيير مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك ام لا.

4. تأكد من أن مؤشر الأداء الرئيسي قابل للتنفيذ

إن جعل مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك قابلة للتنفيذ هي عملية من خمس خطوات:

1. مراجعة أهداف العمل
2. حلل أدائك الحالي
3. ضع أهدافًا قصيرة وطويلة المدى لمؤشرات الأداء الرئيسية
4. قم بمراجعة الأهداف مع فريقك
5. راجع التقدم وأعد تعديله

لقد انتهينا من معظم هذا بالفعل، لكن الأمر يستحق التركيز على الحاجة إلى تطوير أهداف على المدى القصير والطويل.

بمجرد أن تحدد هدفًا بجدول زمني أبعد في المستقبل (على سبيل المثال الأرباع القليلة القادمة، أو السنة المالية)، يمكنك حينئذٍ العمل بشكل عكسي وتحديد المعالم التي ستحتاج إلى تحقيقها في الطريق إلى هناك.

لنفترض، على سبيل المثال، أنك تريد 1500 مشترك في الرسائل الإخبارية في الربع الأول من العام. ستحتاج إلى تحديد أهداف شهرية أو نصف شهرية أو حتى أسبوعية للوصول إلى هناك. بهذه الطريقة ستتمكن من إعادة تقييم المسار وتغييره باستمرار حسب الحاجة في طريقك لتحقيق الهدف على المدى الطويل.

يمكنك تقسيم الأهداف بالتساوي وفقًا لكل شهر. في هذه الحالة سيكون 500 اشتراك في يناير و 500 في فبراير و 500 في مارس. ومع ذلك قد ترغب في الحصول على مزيد من التحديد.

هناك عدد أكبر من الأيام في كانون الثاني (يناير) ومارس (آذار) مقارنة بشباط (فبراير)، لذلك ربما ترغب في تحديد هدف قدره 600 في تلك الأشهر.

أو ربما تحصل عادةً على المزيد من حركة المرور على موقع الويب في فبراير (ربما يكون لعملك وجود في معرض تجاري كبير) لذلك قررت تحديد هدف 800 في ذلك الشهر.

مهما كان الأمر، تأكد من تقسيم أهداف مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك لتحديد أهداف قصيرة المدى.

5. طور KPI لتلائم الاحتياجات المتغيرة للأعمال

يمكن أن تصبح مؤشرات الأداء الرئيسية التي لا يتم تحديثها أبدًا قديمة.

لنفترض، على سبيل المثال، أن مؤسستك بدأت مؤخرًا خط إنتاج جديد أو توسعت في الخارج. إذا لم تقم بتحديث مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك، فسيستمر فريقك في مطاردة الأهداف التي لا تلتقط بالضرورة التغيير في الاتجاه التكتيكي أو الاستراتيجي.

قد تعتقد، بناءً على نتائجك، أنك تواصل الأداء بمستوى عالٍ. وعلى الرغم من ذلك، قد تقوم بتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية التي تفشل في التقاط التأثير الذي تحدثه جهودك على الأهداف الإستراتيجية الأساسية.

ستمنحك مراجعة مؤشر الأداء الرئيسي KPI الخاصة بك على أساس شهري (أو، بشكل مثالي، أسبوعي) فرصة لضبط – أو تغيير المسار بالكامل.

قد تجد أيضًا طرقًا جديدة وربما أكثر فاعلية للوصول إلى نفس الوجهة.

6. تحقق من أن مؤشر الأداء الرئيسي يمكن تحقيقه

يعد تحديد أهداف قابلة للتحقيق لفريقك أمرًا ضروريًا. الهدف الذي يمثل خطورة عالية للغاية يستسلم فريقك حتى قبل أن يبدأوا.

ضع هدفًا منخفضًا للغاية وستجد نفسك سريعًا تتساءل عما يجب أن تفعله بنفسك بمجرد تحقيق أهدافك السنوية بعد شهرين من السنة التقويمية.

تحليل أدائك الحالي ضروري. بدون هذا يُترك لك البحث بشكل أعمى عن الأرقام التي ليس لها جذر في الواقع. يعد أداؤك الحالي أيضًا نقطة انطلاق جيدة لتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.

ابدأ بالتجذير في البيانات التي جمعتها بالفعل لتعيين أساس لما أنجزته في الماضي. تعتبر أدوات مثل Google Analytics رائعة لهذا الغرض، ولكن هناك أيضًا أدوات محاسبة تقليدية تتعقب الإيرادات والهامش الإجمالي.

7. قم بتحديث أهداف KPI الخاصة بك حسب الحاجة

مؤشرات الأداء الرئيسية KPI ليست ثابتة. إنهم بحاجة دائمًا إلى التطوير والتحديث والتغيير حسب الحاجة.

إذا كنت تقوم بإعداد ونسيان مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك، فإنك تخاطر بمطاردة الأهداف التي لم تعد ذات صلة بعملك.

اعتد على تسجيل الوصول بانتظام، ليس فقط لمعرفة كيفية أدائك مقابل مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك، ولكن على مؤشرات الأداء الرئيسية التي يجب تغييرها أو إلغائها تمامًا.

بالنسبة لشخص لم يطور مؤشر أداء رئيسي من قبل، قد يبدو كل هذا مرهقًا.

ولكن إليك الأخبار السارة: بمجرد الانتهاء من هذه العملية عدة مرات، سيكون من الأسهل جدًا استخدامها مرة أخرى في المستقبل.

6. هل مؤشرات الأداء الرئيسية لا تزال ذات صلة؟

غالبًا ما يكون لمؤشرات الأداء الرئيسية دلالة سلبية مرتبطة بها.

لسوء الحظ، بدأ العديد من مستخدمي الأعمال في رؤية مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية كممارسة قديمة. هذا لأن مؤشرات الأداء الرئيسية تقع ضحية لمعظم المشاكل البشرية: نقص التواصل.

الحقيقة هي أن مؤشرات الأداء الرئيسية KPI لا تقل أهمية عن قيمتها التي تصنعها. تتطلب مؤشرات الأداء الرئيسية الوقت والجهد وحسن التعامل الموظفين للارتقاء إلى مستوى توقعاتهم العالية. 

أثار برنارد مار – المؤلف الأكثر مبيعًا وخبير أداء المؤسسات – محادثة شيقة حول هذا الموضوع في مقالته ”?What the heck is a KPI“ يوضح المقال أنه في حين أن مؤشرات الأداء الرئيسية قد لا تكون مؤيدة (حسب من تسأل)، تظل قيمتها المحتملة في أيدي أولئك الذين يستخدمونها.

إذن لماذا تعتبر مؤشرات الأداء الرئيسية مهمة جدًا؟

عادةً ما يحدث تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية للمؤسسة أثناء مرحلة التخطيط الاستراتيجي، سواء كنت تفعل ذلك سنويًا أو ربع سنويًا أو حتى بشكل أكثر تكرارًا، والهدف هو التأكد من أن المنظمة بأكملها تتماشى مع نفس الأهداف.

تخيل قارب تجديف كبير به عشرة أشخاص، إذا اعتقد 3 أشخاص أن القارب يتجه يسارًا، يعتقد 5 أشخاص أنه من المفترض أن يتجه القارب إلى اليمين ويعتقد شخصان أنه من المفترض أن يستدير القارب. ماذا يحدث للقارب؟

سيبدأ القارب بالدوران. لذلك، فإن ضمان المواءمة من أعلى المنظمة على طول الطريق إلى موظفي الخطوط الأمامية هو الفرق بين القارب الذي يتحرك للأمام في انسجام والقارب الذي لديه قدرة على الوصول إلى أي مكان.

الخلاصة

تعد مؤشرات الأداء الرئيسية بشكل عام أداة أساسية لقياس نجاح عملك وإجراء التعديلات المطلوبة لإنجاحه.

ومع ذلك، فإن فائدة مؤشرات الأداء الرئيسية الفردية لها حدودها.

أهم جزء في أي مؤشر أداء رئيسي KPI هو فائدته.

بمجرد أن تنتهي فائدته، يجب ألا تتردد في إلقائه والبدء في أشياء جديدة تتماشى بشكل أفضل مع أهداف عملك الأساسية.