تعمل ساعات لا حصر لها؟ تحرز تقدم قليل جدًا؟ لقد كنا هناك وفعلنا ذلك. عندما يحدث ذلك في كثير من الأحيان، يمكن أن يساعد تعلم تنظيم العمل المستقل في إخراجك من هذا الشق وزيادة إنتاجيتك إلى الحد الأقصى.
بغض النظر عما إذا كنت تعمل من المنزل أو في المكتب، يمكنك اتخاذ خطوات استباقية متعددة لتحسين إنتاجيتك. تناقش هذه المقالة أهمية التنظيم وتشارك 13 نصيحة حول كيفية تنظيم العمل المستقل وزيادة فعّالة في إنتاجية العمل.
أهمية تنظيم العمل المستقل
تصور هذا: تستيقظ مبكرًا لإكمال بعض الأعمال قبل الساعة 6 مساءً. موعد التسليم النهائي. لكنك تقضي جزءًا من اليوم في التسكع داخل المنزل.
في الساعة 5 مساءً، تمكنت من الوصول إلى مكتبك في المنزل.
تقضي 45 دقيقة في العمل بشكل محموم، 10 دقائق في ابتلاع كبريائك لطلب التمديد في موعد التسليم، وخمس دقائق في صياغة بريد إلكتروني للاعتذار بشكل احترافي.
تقضي أمسيتك خلف الكمبيوتر في محاولة لتجاهل أصوات عائلتك التي تقضي أمسية ممتعة بدونك أو لأصدقائك يرسلونك لمقابلتهم في مطعمك المفضل.
تذهب إلى الفراش تشعر بالإرهاق والانزعاج لأنك بالكاد قد أنجزت المهمة، ولم تعمل على أي أهداف شخصية، وغاب عن الوقت الثمين مع الأصدقاء والعائلة.
لقد قضينا جميعًا تلك الأيام.
ومع ذلك، فإن المنافسة المتزايدة في العمل المستقل تتطلب أن نكون أفضل وأسرع وأكثر كفاءة. يمكن أن يؤدي تحسين الإنتاجية إلى هوامش الربح أعلى بنسبة 30-50 ٪ من المنافسين الأقل إنتاجية.
يصبح تحقيق أهدافك وتوازنًا صحيًا بين العمل والحياة عند العمل تجاههم بطريقة منهجية. لمساعدتك، قمنا بتجميع هذه القائمة المكونة من 13 نصيحة يمكنك متابعتها لزيادة إنتاجيتك خلال يوم العمل من أجل تنظيم العمل المستقل الخاص بك.
13 نصائح لمساعدتك في تنظيم العمل المستقل
إن عاداتك الحالية غير المنتجة في عقلك وتعززها من خلال التكرار. تغييرها يمكن أن يكون تحديًا.
وفقًا للمراجعة السنوية لعام 2022 لعلم النفس، فإن الطريقة الأكثر مباشرة لوقف العادات السيئة هي من خلال مراقبة سلوكك عندما تحدث هذه العادات غير المرغوب فيها وفهم الموقف الذي يسببها. يمكنك بعد ذلك اتخاذ خطوات نشطة للحد من العادة السيئة.
يمكن أن تساعد النصائح هنا في تقليل الانحرافات وإرهاق عقلك حتى تتمكن من الحصول على أولوياتك بشكل مستقيم.
قد يكون من غير الواقعي تطبيق كل واحدة من هذه النصائح في وقت واحد. لذا بدلاً من ذلك، نوصيك باختيار عدد قليل من الرئاسة بأسلوب عملك وتبني تلك التي تعمل من أجلك. كل ذلك يعود إلى بعض التجربة والخطأ.
عند تنظيم العمل المستقل، ضع في اعتبارك أن تعلم المهارات التنظيمية لا يعني بطريقة سحرية أنك تنجز عملك. لا يزال يتعين عليك دفع نفسك للقيام بالعمل.
1. قم بعمل قوائم المهام في الليلة السابقة
قوائم المهام هي عدم التفكير بشأن ما تحتاج للقيام به. يمكنك اختيار المسار التقليدي واستخدام الملاحظات اللاصقة، أو تنزيل أحد تطبيقات الإنتاجية عبر الإنترنت العديدة. تتيح لك كتابة مهامك تصورها وتحديد أولوياتها حتى تتمكن من الحصول على أهم المهام أولاً.
عند تنظيم العمل المستقل، حاول جدولة المهام المختلفة التي تحتاج إلى إكمالها قبل نهاية اليوم. يمنحك هذا إطارًا زمنيًا محددًا، ويساعد على تحسين إدارة الوقت، ويمنع التسويف حتى تتمكن من إنجاز الأمور.
2. أولويات فرز المهام
الفرز هو مصطلح يستخدم عادة في سياق طبي عندما يحتاج الكثير من المرضى إلى الحضور. يعين الأطباء درجات من الإلحاح لكل مريض حتى يتمكنوا من الالتحاق بأكثر الأمراض أولاً. إذا لم يعط الأطباء أولوية للمرضى، فقد يواصل شخص مصاب بسكتة دماغية شديدة الانتظار بينما يتلقى شخص آخر مصاب بنزلة برد شائع العلاج.
بالطبع، نحن لا نتحدث عن أماكن المستشفى. نحن نوصيك بالفرز قائمة المهام الخاصة بك. قم بإدراج جميع مهامك وتصنيفها حتى تتم المهام الأكثر أهمية أولاً. خلاف ذلك، قد تقضي خمس ساعات في مشروع ذي أولوية منخفضة ولا تمنح نفسك وقتًا كافيًا لشيء أكثر إلحاحًا. يساعدك فرز المهام على البقاء على رأس المهام الأساسية.
يمكنك أيضًا استخدام أدوات مثل مصفوفة Eisenhower لمساعدتك في تحديد أولويات مهامك بشكل فعّال.
3. وضع الخطط اليومية والأسبوعية والشهرية
معرفة أهدافك جزء أساسي من تحقيقها. خذ بعض الوقت للتفكير في أهدافك طويلة الأجل. أين تريد أن تكون في غضون عام؟ في غضون خمس سنوات؟ ماذا عن 10؟
دعنا نقول أنك تريد نشر كتابك الأول خلال العام المقبل. يمكن أن يساعدك تقسيم هذا الهدف إلى الأهداف اليومية والأسبوعية والشهرية في وضع استراتيجية كيفية الوصول إلى هدفك. إذا كنت ترغب في إكمال الكتابة في الأشهر الستة الأولى، فكم عدد الكلمات أو الصفحات التي ستحتاج إلى إكمالها في الشهر، وكم عدد الساعات التي ستقضيها في الأسبوع؟
يجب عليك أيضًا أن تناسب هذه الأهداف في جدولك مثل موعد الطبيب للتأكد من التمسك به.
عند تنظيم العمل المستقل، يمكن أن يساعدك تقسيم أهدافك على المدى الطويل إلى خطط أصغر على المدى القصير على العمل بشكل مستمر على إنجازها. يمكن أن تجعل العملية الإجمالية أقل هائلة للتفكير. نظرًا لأنها أسهل في معالجة القطع، سيتم إنجاز أهدافك طويلة الأجل بسرعة أكبر.
بعد كل شيء، فإن الكتابة لمدة ساعتين هذا الثلاثاء أقل شاقة من تذكير نفسك باستمرار بأن عليك الانتهاء من كتابة كتاب قبل انتهاء العام.
4. استخدام مخطط رقمي أو ورقي
لا يمكننا التأكيد على ذلك بما فيه الكفاية: كتابة الأشياء تساعد! إذا كنت تفضل كتابة الأشياء باليد، فيمكنك استخدام مخطط ورقي. إذا كنت تفضل الاحتفاظ بالأشياء الرقمية، فيمكنك استخدام أداة بسيطة مثل تقويم Google أو Evernote.
عند تنظيم العمل المستقل، يمكن للمخططين مساعدتك في البقاء على المسار الصحيح مع مشاريعك والتزاماتك المستمرة. يمكن أن يساعدك وجود تمثيل مرئي لجدولك ومهامك لإنجازه في الالتحاق بها بعقل هادئ ومركّز لأنك لا داعي للقلق بشأن نسيان أو فقدان أي مواعيد نهائية.
قد يساعد ذلك أيضًا في تلوين مهامك وفقًا لنوعها وأهميتها وإلحاحها وما إلى ذلك لتفضيلات أخرى.
5. تفويض مهام العمل عند الاستطاعة
لا يمكن للجميع أن يفعلوا ما تفعله، لذا فإن إعطاء الأولوية للمهام التي تحتاج إلى تميل إلى شخصياً. لزيادة الكفاءة إلى الحد الأقصى وتجنب أخذ الكثير، فكر في تفويض الوظائف التي لا تتطلب مستوى خبرتك للأشخاص من حولك.
عند تنظيم العمل المستقل، تقديم إرشادات مفصلة وردود الفعل للمهام التي يعينها حتى يعرف الأشخاص الذين يقومون بها كيفية القيام بذلك بأفضل طريقة ممكنة. على الرغم من أن هذا قد يستغرق وقتًا أطول في البداية، إلا أنه سيؤدي إلى تمييز الوقت على المدى الطويل حيث يتعلم زملائه في الفريق أو أفراد الأسرة كيفية أداء المهام دون دعم ضئيل أو معدوم.
يمكن أن تكون هذه العملية أكثر تحديا بقليل عند العمل من المنزل بدلاً من وضع مكتب. لحسن الحظ، هناك العديد من أدوات الإنتاجية مثل Slack أو Trello لمساعدة الفرق البعيدة على تبسيط العمل وتبسيطه.
6. تجنب تعدد المهام
عندما يتراكم العمل، نحاول غالبًا العمل على شيئين أو أكثر في وقت واحد. على سبيل المثال، يمكنك حضور اجتماع الهاتف أثناء مراجعة وإضافة ملاحظات إلى مستند ما. على الرغم من أنك قد تعتقد أنك فعّال من خلال تعدد المهام، إلا أنك تقوم بالفعل بالعكس.
الأفراد يبالغون في تقدير قدرتهم على المهام المتعددة. تشير دراسة حديثة إلى أن مهام الدماغ البشرية تنشأ من خلال إنشاء واستخدام تمثيلات عقلية مشتركة لتلك المهام.
تشير الدراسة إلى أنه حتى لو قمنا بزيادة موارد الدماغ المخصصة للمهام، فإن كفاءة نظام تعدد المهام لا تزيد، حيث يعتمد في المقام الأول على مخطط مشاركة الموارد المستخدمة من قبل الدماغ-وهذا المخطط غير فعّال.
عند تنظيم العمل المستقل، فكر في الأمر على هذا النحو: عندما يكون جهاز الكمبيوتر الخاص بك يفتح الكثير من علامات التبويب، فإنه يبطئ، أليس كذلك؟ وبالمثل، عندما نفعل أكثر من شيء واحد في وقت واحد، يتم تقسيم انتباهنا، مما يقلل من كفاءة ونوعية عملنا. بمعنى آخر، الجميع متعدد المهام، لكن لا أحد يستطيع التركيز المتعدد.
في دراسة حديثة أخرى، تبين أن فترة الاهتمام البشري كانت قبل 12 ثانية قبل عقدين من الزمن، لكنها انخفضت إلى ثماني ثوانٍ فقط اليوم. كلما زاد عدد المهام المتعددة، كلما تم نقلهم إلى المهام المتعددة – مع النتائج السلبية على القدرة على التعلم والتركيز وحتى التعاطف مع الآخرين.
7. فترات راحة مجدولة
مثل تعدد المهام، قد يوفر الركض بين الاجتماعات دون استراحة الوهم بأنك تتجاهل كثيرًا من قائمة المهام الخاصة بك بسرعة، ولكنها تؤدي إلى نتائج عكسية. تشير الدراسات إلى أن كونك مستريحًا جيدًا وأخذ فترات راحة يساعد الناس على البقاء في المهمة والمشاركة.
عند تنظيم العمل المستقل، إذا كنت تعمل على جهاز كمبيوتر، فاستخدم هذه الفواصل لإعطاء عينيك على بعد دقائق قليلة من الشاشة. إذا كنت تتراجع على مكتبك لمدة ساعتين، فاستخدم هذه المرة لتمتد أو التجول لمدة 15 دقيقة.
على الرغم من أن هذا قد يبدو وكأنه مضيعة للوقت، إلا أنه بالضبط ما يحتاجه عقلك لتجديد شبابه والبقاء في حالة تأهب. أنت تقوم بتجديد الطاقة التي فقدتها حتى تتمكن من الاستمرار في أن تكون منتجات وإكمالها طوال يوم عملك.
8. إنشاء روتين عمل ثابت
عند تنظيم العمل المستقل، يساعدك وجود روتين يومي في تحويل المهام اليومية إلى عادات يومية. تمامًا مثلما تستخدم فرشاة أسنانك كل صباح دون التفكير الثاني، فإن وجود روتين عمل ثابت يمكن أن يساعدك على البقاء أكثر تنظيماً وجعل أيام العمل أسهل.
على سبيل المثال، يمكنك التعود على التحقق من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم في الساعة 9 صباحًا. بمجرد أن تصبح هذه العادة، سيكون من الصعب المماطلة. لن تحتاج إلى الكثير من الدافع للبدء في مهامك المهمة لأن سير العمل الخاص بك سيشعر ببساطة طبيعيًا وتلقائيًا.
هناك طريقة أخرى لإنشاء روتين تتمثل في إنشاء قالب قابل لإعادة الاستخدام يعمل على أتمتة العمل المتكرر. قد يكون هذا قالب بريد إلكتروني تستخدمه كاختصار، لذا لا يتعين عليك كتابة الرسالة بأكملها في كل مرة أو قالب جدول أعمال الاجتماع الذي يسهل ملؤه بسرعة بناءً على العناصر المحددة التي تريد مناقشتها.
9. قم بتنظيف مساحة العمل الخاصة بك بانتظام
إن التركيز في بيئة فوضوية أمر صعب. تشير الأبحاث إلى أن الكثير من الفوضى يميل إلى إيذاء الإنتاجية، ولكن يمكن أن يكون بعض الشيء على ما يرام، خاصة بالنسبة للأشخاص المبدعين. سواء كنت بحاجة إلى مكتب خالٍ من الفوضى تمامًا يعتمد على شخصيتك ووظائفك.
عند تنظيم العمل المستقل، إذا وجدت أن الفوضى تصرف انتباهك وتحتاج إلى إجراء تغيير للحصول على نتائج أفضل، فحاول الحفاظ على مساحة عمل أكثر تنظيمًا. استخدم خزانات الإيداع أو أنظمة الإيداع للتأكد من أن جميع العناصر لها موقع مخصص عندما لا تستخدمها. إذا كنت شخصًا مبدعًا ولديك أشياء على المنضدة لتململ بالمساعدة، فهذا جيد – ولكن إبقائها تحت السيطرة، لأن الكثير من الآثار السلبية سيكون لها آثار سلبية.
وبعبارة أخرى، فإن أكثر ما يهم لا يتبع نهج أسلوب عمل ملفات تعريف الارتباط والذي قد لا يكون الأفضل لك. ما يهم هو امتلاك الوعي الذاتي الكافي لمعرفة البيئة التي تحتاجها من أجل أن تكون في أفضل حالاتك وأن تقوم بعمل أفضل.
10. جدولة يوم عملك في بلوكات من الوقت
تشير الدراسات إلى أن أفضل طريقة للتأكد من أنك فعّال هي من خلال جدولة كتل الوقت. حجز بعض هذه الكتل للقيام بمهام محددة دون إلهاء. على سبيل المثال، إذا قمت بجدولة مجموعة من الوقت لإكمال بعض الأعمال المحددة، فيجب عليك وضع هاتفك بعيدًا، وإغلاق علامات التبويب الأخرى التي تفتحها، وتجنب الإجابة على رسائل البريد الإلكتروني. وهذا ما يسمى العمل العميق.
تميز مدرسة الفكر الأخرى-تقنية بومودورو-وقتًا في منع الوقت في قطع مدتها 25 دقيقة، تليها فترات راحة مدتها خمس دقائق. هذه الطريقة جيدة للأشخاص الذين يميلون إلى الانتباه أثناء العمل أو الذين يجدون أنفسهم في تعدد المهام بدلاً من القيام بعمل عميق. حقق العديد من الكتاب والمصممين والمبرمجين والطلاب نجاحًا في هذه التقنية.
11. احتفل بالإنجاز الصغير
أثناء تنفيذ الخطوات في هذه المقالة، ستجد نفسك تنجز المزيد في وقت أقل. قد تشعر بالإغراء للحفاظ على التقدم في المهام دون التوقف عن الاعتراف بما أنجزته. ومع ذلك، من المهم التوقف وتستغرق وقتًا للاحتفال بتقدمك.
هذا لا يساعدك فقط على الشعور بالتحسن تجاه نفسك، على الرغم من أنك ستحصل بالتأكيد على دفعة عقلية من إعطاء نفسك مجازيًا مكافأة صغيرة. عند تنظيم العمل المستقل، يساعدك الاحتفال بالفوز في الحفاظ على إنتاجيتك من خلال إظهار ما أنجزته وتذكيرك بالمدى الذي وصلت إليه. أنت تقوم ببناء حلقة إيجابية في العادة في نهاية إكمال الهدف أو المهمة التي ستساعدك على الحفاظ على الزخم والدافع للاستمرار.
بالإضافة إلى ذلك، فأنت تقوم ببناء الفعّالية الذاتية والثقة الخاصة بك بطريقة تعمل على تحسين نهجك في العمل والحياة في المستقبل. كما علمنا تيد لاسو، عندما تؤمن بنفسك، لا يوجد حد لما يمكنك إنجازه.
12. تعيين المواعيد النهائية
في وقت سابق من هذه المقالة، قدمنا مصفوفة Eisenhower، أو الخيارات التي نواجهها غالبًا في عملنا بين المهام المهمة المتنوعة. ومع ذلك، فإن العديد من مسؤولياتنا ذات الإجراءات العالية الأكثر أهمية لا تأتي مع مواعيد نهائية أو تواريخ مستحقة. قد يكون إحراز تقدم في هذه المناطق أمرًا صعبًا لأن العمل سهل التأجيل.
عند تنظيم العمل المستقل، يمكننا مكافحة هذه القضية من خلال وضع المواعيد النهائية. عندما نفعل ذلك، فإننا نلتزم بأنفسنا (وربما للآخرين، إذا شاركنا هذه المواعيد النهائية مع شخص آخر) بأننا سنقوم بمهمة وقت محدد. القيام بذلك يزيد من الإلحاح والدافع لإنجاز العمل.
على سبيل المثال، تخيل أن شركتك تريد إلقاء نظرة ثانية على بيان مهمتها. يعد تطوير بيان مهمة واضح ومقنع جزءًا حيويًا من أي مؤسسة، لكنه عادةً ليس مشروعًا مرتبطًا بالوقت. إذا كنت ترغب في التأكد من إنجاز هذا الأمر، فربما تقرر تحديد موعد لقاء فريق حيث ستتخطى التغييرات المقترحة في بيان المهمة. إن إنشاء موعد نهائي لكل شخص سيساهم في بيان المهمة يزيد من احتمال إحراز تقدم.
يمكنك استخدام هذا النهج للمهام الفردية أيضًا، مثل كتابة كتاب، أو إطلاق مشروع جديد، أو إنشاء خدمة جديدة لإضافتها إلى كتالوج المشروع الخاص بك على منصة نفذلي.
13. القضاء على المشتتات من حولك
يكاد يكون من المستحيل إنجاز العمل إذا كنت تتوقف باستمرار للتحقق من إشعاراتك أو قراءة الأخبار على وسائل التواصل الاجتماعي. وعلى الرغم من أنها ممارسة جيدة للتحقق من صندوق بريدك الإلكتروني عدة مرات يوميًا، فمن المحتمل ألا تكون فكرة رائعة للتحقق من ذلك كل خمس دقائق.
عند تنظيم العمل المستقل، إذا كنت ستبدأ في العمل، فستحتاج إلى معرفة كيفية القضاء على المشتتات. ابدأ بوضع هاتفك على “عدم الازعاج” حتى لا ينفجر في كل مرة تحصل فيها على اشعار Instagram جديد أو رسالة. فكر في اتخاذ خطوات لجعل مواقع التواصل الاجتماعي أكثر صعوبة في الوصول عندما تحاول إنجاز عمل مهم. على سبيل المثال، سيجعل تسجيل الخروج من حساب Facebook الخاص بك أكثر صعوبة في النقر على زر الاعجاب.
في النهاية، سيؤدي القضاء على المشتتات إلى تحسين تركيزك ويساعدك على أن تكون أكثر تعمدًا واستباقية في كيفية قضاء وقتك خلال يوم العمل.
قائمة تنظيم العمل المستقل
يمكنك استخدام قائمة المراجعة التالية لتحسين سير العمل والتأكد من أنك تحرز تقدمًا في أهم مهامك.
على أساس روتيني، تحقق مرة أخرى مع هذه القائمة وتأكد من أنك تنفذ كل مهمة لمساعدتك على البقاء منظمًا ومنتجًا.
- كتابة قوائم المهام
- وضع أولويات فرز المهام
- وضع خطط يوميًا وأسبوعيًا وشهريًا
- استخدم مخطط المهام عبر الإنترنت أو الورق
- تفويض العمل قدر الاستطاعة
- تجنب تعدد المهام
- استراحة مجدولة
- إنشاء روتين عمل ثابت
- قم بتنظيف مساحة العمل الخاصة بك بانتظام
- حدد موعد يوم عملك في بلوكات من الوقت
- احتفل بالإنجاز الصغير في يوم عملك
- وضع المواعيد النهائية
- القضاء على المشتتات
بالإضافة إلى ذلك، ستنشئ التطورات المستمرة في الذكاء الاصطناعي (AI) المزيد من الأدوات التي يمكن أن تساعدك على تحسين إنتاجيتك.
ركز على البقاء منظمًا في عملك المستقل
يمكن أن يساعدك تنفيذ بعض هذه النصائح في البدء في اليوم التالي بعقلية حرة وعذبة من أجل تنظيم العمل المستقل. قم بإنشاء نظام تخطيط عملي وروتين عمل يومي لجعل تحقيق أكبر أهداف أقل تخويفًا.
بعد تنفيذ هذه النصائح، تجد نفسك مع بضع ساعات أخرى كل يوم، فلماذا لا تأخذ بعض الأعمال المستقلة الإضافية؟ يتيح لك موقع نفذلي العمل في أي وقت ومن أي مكان. تصفح الوظائف المستقلة المتاحة اليوم.
