ما هي الخدمات الاستشارية ولماذا تحتاج إليها؟

يتلقى مستشارو الإدارة في الولايات المتحدة كل عام أكثر من ملياري دولار مقابل خدماتهم. يدفع الكثير من هذه الأموال مقابل البيانات غير العملية والتوصيات التي تم تنفيذها بشكل سيء. لتقليل هذا الهدر، يحتاج العملاء إلى فهم أفضل لما يمكن أن تنجزه أي خدمات استشارية. إنهم بحاجة إلى طلب المزيد من هؤلاء المستشارين، الذين يجب عليهم بدورهم أن يتعلموا تلبية التوقعات الموسعة.

ما هي خدمات الاستشارات؟

بالنسبة للمهنيين العاملين في مجال الخدمات المهنية، غالبًا ما يتم استخدام المصطلحين “مستشار – consultant” و “مقدم نصيحة – advisor” بالتبادل. ماذا تعني هذه المصطلحات بالضبط؟

تُعرّف أي خدمات استشارية بأنها ممارسة تزويد طرف ثالث بالخبرة في مسألة ما مقابل رسوم محددة. قد تتضمن الخدمة خدمات استشارية أو تنفيذية. بالنسبة للمستشار، فإن اتخاذ موقف مستقل وغير متحيز بشأن قضية ما هو أمر أساسي لدوره / دورها.

يمكن للاستشاري، من حيث المبدأ، أن يخدم أي قطاع. ومع ذلك، على مدى العقود القليلة الماضية، أصبح المصطلح مرادفًا للاستشارات التجارية – والتي تركز في الغالب على استراتيجية الأعمال والإدارة والتنظيم والعمليات التشغيلية والتكنولوجيا.

بدأ تاريخ صناعة الاستشارات في أواخر القرن التاسع عشر بتأسيس أول منظمات استشارية حديثة في العالم، تُعرف أيضًا باسم الشركات الاستشارية للأعمال. في الأيام الأولى لصناعة الاستشارات (بدءًا من الولايات المتحدة ثم عبرت لاحقًا إلى أوروبا وبقية العالم) ركزت الشركات الاستشارية الأولى خدماتها الاستشارية بشكل أساسي على حل المشكلات الفنية والمالية.

اليوم، هناك أكثر من 6000 شركة استشارية في الهند وحدها، من المقرر أن تنمو حتى 9000 شركة تبلغ قيمتها حوالي 27000 كرور بحلول عام 2020. تقدم هذه الشركات جميع أنواع الخدمات المختلفة، والتي تمتد عبر عدد لا يحصى من المجالات والتخصصات والقطاعات.

حق الاستشاريين في التواجد داخل سوق العمل

على ماذا تستند الشركات التي تقدم خدمات استشارية في حقها في الوجود؟ تتمثل إحدى السمات الرئيسية لهذه الصناعة في ما يسمى بـ “الميزة المعرفية” التي تمتلكها الشركات الاستشارية فيما يتعلق بعملائها. يتم التعاقد مع الشركات الاستشارية لمساعدة عملائها في معضلة تتطلب خبرة أو معرفة متخصصة والتي تفتقر بخلاف ذلك من جانب العملاء.

ميزة أخرى هي أن الشركات الاستشارية تشكل حزباً مستقلاً، والذي يمكن أن يمنح العملاء منظورًا موضوعيًا للمشاكل التي تعاني منها مؤسستهم، ويمكن أن يقدم لهم حلولًا لحل المشكلة. يمكن أن يكون إشراك شركة استشارية أيضًا، في بعض الحالات، أكثر فعالية من حيث التكلفة مما لو كانت المنظمة ستوظف خبراء بنفسها. علاوة على ذلك، غالبًا ما لا تمتلك المؤسسة ببساطة القدرة الكافية لإدارة محفظة التغيير الخاصة بها، والتي يمكن القيام بها عن طريق الاستعانة بشركة استشارية خارجية بدلاً من ذلك.

يُطلق على المحترفين العاملين في مجال الاستشارات عمومًا “مستشار – consultant” أو “مقدم نصيحة – advisor”. في كثير من الأحيان، يتم استخدام عناوين محددة للإشارة إلى معرفتهم بمجال استشاري معين أو قطاع الخبرة الخاص بكل منهم (على سبيل المثال، مستشار إستراتيجي، مستشار رعاية صحية، مستشار مشتريات).

على الرغم من أن مصطلح استشاري ليس عنوانًا محميًا – في جوهره يمكن لأي شخص أن ينسب إلى نفسه لقب مستشار من يوم إلى آخر – فإن المستشارين النشطين في الصناعة هم في الغالب من المهنيين المتعلمين تعليماً عالياً. لقد اكتسبوا خبراتهم في مجال معين، أو في قطاع معين، بعد سنوات من الدراسة والتدريب وكذلك من خلال بناء خبرة العمل.

من داخل مؤسستهم، يُنظر إلى الاستشاريين على أنهم يعملون بسلوك احترافي، ويحملون المؤهلات المناسبة وقادرون على تقديم مستوى عالٍ من الخدمة للعملاء. يمكن للمستشارين العمل في شركة استشارية، أو العمل كمستشار مستقل (مستقل – freelancer)، أو العمل كمستشار داخل مؤسسة خارج صناعة الاستشارات (“مستشار داخلي – internal consultant”).

أغراض الخدمات الاستشارية

1. توفير المعلومات اللازمة

ربما يكون السبب الأكثر شيوعًا لطلب المساعدة في أي خدمات استشارية هو الحصول على معلومات مفيدة. قد يتضمن تجميعها استطلاعات الرأي، ودراسات التكلفة، ودراسات الجدوى، واستطلاعات السوق، أو تحليلات الهيكل التنافسي للصناعة أو الأعمال التجارية. قد ترغب الشركة في الحصول على خبرة استشارية خاصة أو الحصول على معلومات أكثر دقة وحداثة يمكن أن تقدمها الشركة. أو قد لا تتمكن الشركة من توفير الوقت والموارد لتطوير البيانات داخليًا.

غالبًا ما يحتاج العميل فقط إلى الاستفادة بشكل أفضل من البيانات المتاحة بالفعل. على أي حال، لا يمكن لأي شخص خارجي تقديم نتائج مفيدة ما لم يفهم أو يفهم سبب طلب المعلومات وكيف سيتم استخدامها. يجب على الاستشاريين أيضًا تحديد المعلومات ذات الصلة المتوفرة بالفعل.

2. حل المشاكل الصعبة

غالبًا ما يعطي المديرون الاستشاريين مشاكل صعبة لحلها. على سبيل المثال، قد يرغب العميل في معرفة ما إذا كان سيصنع مكونًا أو يشتريه، أو يكتسب أو يتخلى عن خط أعمال، أو يغير استراتيجية تسويق. أو قد تسأل الإدارة عن كيفية إعادة هيكلة المنظمة لتكون قادرة على التكيف بسهولة أكبر مع التغيير ؛ السياسات المالية التي يجب اعتمادها؛ أو ما هو الحل الأكثر عملية لمشكلة في التعويض أو الروح المعنوية أو الكفاءة أو الاتصال الداخلي أو التحكم أو الخلافة الإدارية أو أي شيء آخر.

إن البحث عن حلول لمشاكل من هذا النوع هو بالتأكيد وظيفة مشروعة. لكن على الاستشاري أيضًا مسؤولية مهنية للتساؤل عما إذا كانت المشكلة كما تم طرحها هي أكثر ما يحتاج إلى حل. في كثير من الأحيان يحتاج العميل إلى المساعدة في تحديد المشكلة الحقيقية؛ في الواقع، تجادل بعض السلطات بأن المديرين التنفيذيين الذين يمكنهم تحديد جذور مشاكلهم بدقة لا يحتاجون إلى مستشارين إداريين على الإطلاق. وبالتالي فإن الوظيفة الأولى للاستشاري هي استكشاف سياق المشكلة. للقيام بذلك:

كيفية استكشاف سياق المشكلة

للوصول للحل يجب البدء بالسؤال الصحيح، مثل:

• ما الحلول التي تمت تجربتها في الماضي، وما هي النتائج؟
• الخطوات التي لم تتم تجربتها تجاه الحل والتي يفكر فيها العميل؟
• الجوانب ذات الصلة بأعمال العميل التي لا تسير على ما يرام؟
• إذا تم “حل” المشكلة، كيف سيتم تطبيق الحل؟
• ما الذي يمكن فعله لضمان أن يلقى الحل قبولًا واسعًا؟

يجب ألا يرفض المستشار الإداري أو يقبل الوصف الأولي للعميل بسهولة شديدة. لنفترض أن المشكلة مقدمة على أنها معنويات منخفضة وأداء ضعيف في قوة العمل بالساعة. قد يقضي المستشار الذي يشتري هذا التعريف عن الإيمان الكثير من الوقت في دراسة الأعراض دون الكشف عن الأسباب. من ناحية أخرى، فإن المستشار الذي يرفض بسرعة كبيرة هذه الطريقة في وصف المشكلة سينهي عملية استشارية قد تكون مفيدة قبل أن تبدأ.

عندما يكون ذلك ممكنًا، فإن الدورة التدريبية الأكثر حكمة هي هيكلة اقتراح يركز على قلق العميل المعلن على مستوى واحد بينما يستكشف العوامل ذات الصلة – أحيانًا مواضيع حساسة يكون العميل على دراية بها جيدًا ولكن يواجه صعوبة في مناقشتها مع طرف خارجي.

بينما يعمل الطرفان معًا، قد يتم إعادة تعريف المشكلة. قد يتحول السؤال من، مثل، “لماذا لدينا مواقف وأداء ضعيف كل ساعة؟” إلى “لماذا لدينا نظام جدولة عمليات ضعيف ومستويات منخفضة من الثقة داخل فريق الإدارة؟”.

وبالتالي، فإن عملية خدمات الاستشارات المفيدة تتضمن العمل مع المشكلة كما حددها العميل بطريقة تظهر تعريفات أكثر فائدة بشكل طبيعي مع استمرار المهمة. نظرًا لأن معظم العملاء – مثل الأشخاص بشكل عام – متناقضون بشأن حاجتهم للمساعدة في حل مشكلاتهم الأكثر أهمية، يجب على الاستشاري الاستجابة بمهارة لاحتياجات العميل الضمنية.

يجب أن يفهم مديرو العملاء حاجة المستشار إلى استكشاف مشكلة قبل الشروع في حلها ويجب أن يدركوا أن تعريف المشكلة الأكثر أهمية قد يتغير مع تقدم الدراسة. حتى أكثر العملاء نفاد صبرًا من المرجح أن يوافقوا على أنه لا حل للمشكلة الخاطئة أو الحل الذي لن يتم تنفيذه مفيدًا.

3. التشخيص الفعال للمشاكل

تكمن قيمة الكثير من الاستشاريين الإداريين في خبرتهم كأخصائيي التشخيص. ومع ذلك، فإن العملية التي يتم من خلالها تكوين تشخيص دقيق تؤدي أحيانًا إلى إجهاد العلاقة بين المستشار والعميل، نظرًا لأن المديرين غالبًا ما يخشون الكشف عن المواقف الصعبة التي قد يُلامون عليها.

يتطلب التشخيص الكفء أكثر من مجرد فحص البيئة الخارجية وتكنولوجيا واقتصاديات العمل وسلوك الأعضاء غير الإداريين في المنظمة. يجب على الاستشاري أيضًا أن يسأل لماذا اتخذ المدراء التنفيذيون خيارات معينة تبدو الآن على أنها أخطاء أو تجاهلوا بعض العوامل التي تبدو مهمة الآن.

لذا من الواضح أنه عندما يشارك العملاء في عملية التشخيص، فمن المرجح أن يعترفوا بدورهم في المشاكل ويقبلون إعادة تحديد مهمة الاستشاري. لذلك، تنشئ الشركات الكبرى آليات مثل فرق عمل مشتركة بين الاستشاريين والعملاء للعمل على تحليل البيانات وأجزاء أخرى من عملية التشخيص. مع استمرار العملية، يبدأ المديرون بشكل طبيعي في تنفيذ الإجراءات التصحيحية دون الحاجة إلى انتظار التوصيات الرسمية.

4. التوصية بالإجراءات الصحيحة

تنتهي المهمة بشكل مميز بتقرير مكتوب أو عرض تقديمي شفهي يلخص ما تعلمه الاستشاري ويوصي بشيء من التفصيل بما يجب على العميل القيام به. تكرس الشركات قدرًا كبيرًا من الجهد لتصميم تقاريرها بحيث يتم تقديم المعلومات والتحليل بوضوح وتكون التوصيات مرتبطة بشكل مقنع بالتشخيص الذي تستند إليه.

قد يقول الكثير من الناس أن الغرض من المشاركة يتحقق عندما يقدم المحترف خطة عمل متسقة ومنطقية من الخطوات المصممة لتحسين المشكلة التي تم تشخيصها. يوصي الاستشاري، ويقرر العميل ما إذا كان سيتم التنفيذ وكيفية ذلك.

على الرغم من أن هذا قد يبدو وكأنه تقسيم معقول للعمل، إلا أن هذا الإعداد من نواح كثيرة تبسيطي وغير مرضٍ. عدد لا يحصى من التقارير التي تبدو مقنعة على ما يبدو، والتي يتم تقديمها بتكلفة كبيرة، ليس لها تأثير حقيقي لأن العلاقة تتوقف عند صياغة توصيات سليمة من الناحية النظرية لا يمكن تنفيذها – بسبب قيود خارج نطاق الكفالة المفترض للاستشاري.

في مثل هذه الحالات، يلوم كل طرف الآخر. يتم تقديم الأسباب مثل “يفتقر موكلي إلى القدرة أو الشجاعة لاتخاذ الخطوات اللازمة” أو “لم يساعد هذا المستشار في ترجمة الأهداف إلى أفعال”. وكثيرًا ما يلوم المستشارون العملاء على عدم امتلاكهم الحس الكافي للقيام بما هو مطلوب بوضوح. لسوء الحظ، قد يقود هذا التفكير العميل للبحث عن مرشح آخر للعب اللعبة مرة أخرى. في أنجح العلاقات، لا يوجد تمييز صارم بين الأدوار؛ يجب ألا تحتوي التوصيات الرسمية على مفاجآت إذا ساعد العميل في تطويرها وكان الاستشاري معنيًا بتنفيذها.

5. تنفيذ التغييرات المطلوبة

إن الدور المناسب للاستشاري في اي خدمات استشارية في التنفيذ هو موضوع نقاش كبير في المهنة. يجادل البعض بأن الشخص الذي يساعد في وضع التوصيات موضع التنفيذ يتولى دور المدير وبالتالي يتجاوز الحدود المشروعة للاستشارة. يعتقد البعض الآخر أن أولئك الذين يعتبرون التنفيذ على أنه مسؤولية العميل فقط يفتقرون إلى الموقف المهني، لأن التوصيات التي لم يتم تنفيذها (أو التي يتم تنفيذها بشكل سيئ) تعد مضيعة للمال والوقت.

ومثلما يمكن للعميل المشاركة في التشخيص دون التقليل من قيمة دور الاستشاري، فهناك العديد من الطرق التي قد يساعد بها الاستشاري في التنفيذ دون اغتصاب وظيفة المدير.

سيطلب المستشار غالبًا مشاركة ثانية للمساعدة في تثبيت نظام جديد موصى به. ومع ذلك، إذا لم تكن العملية حتى هذه النقطة تعاونية. فقد يرفض العميل طلبًا للمساعدة في التنفيذ لمجرد أنه يمثل مثل هذا التحول المفاجئ في طبيعة العلاقة. يتطلب العمل الفعال بشأن مشاكل التنفيذ مستوى من الثقة والتعاون يتم تطويره تدريجياً خلال المشاركة.

في أي مشاركة ناجحة. يسعى الاستشاري باستمرار لفهم الإجراءات. إذا تمت التوصية بها، التي من المحتمل تنفيذها وأين يكون الناس مستعدين للقيام بالأشياء بشكل مختلف. قد تقتصر التوصيات على تلك الخطوات التي يعتقد الاستشاري أنها ستنفذ بشكل جيد.

قد يعتقد البعض أن هذه الحساسية ترقى إلى إخبار العميل فقط بما يريد سماعه. في الواقع، المعضلة المتكررة للاستشاريين ذوي الخبرة هي ما إذا كان ينبغي أن يوصوا بما يعرفون أنه صحيح أم أنه سيتم قبول ما يعرفونه. ولكن إذا كانت أهداف المهمة تتضمن بناء الالتزام وتشجيع التعلم وتطوير الفعالية التنظيمية، فلا فائدة من التوصية بالإجراءات التي لن يتم اتخاذها.

مشكلة منتشرة الحدوث

إن اعتبار التنفيذ مصدر قلق مركزي يؤثر على سلوك المهني في جميع مراحل المشاركة الخاصة بأي خدمات استشارية. عندما يطلب العميل معلومات، يسأل المستشار كيف سيتم استخدامها وما هي الخطوات التي تم اتخاذها بالفعل للحصول عليها. ثم يحدد هو أو هي، جنبًا إلى جنب مع أعضاء منظمة العميل. الخطوات التي تكون الشركة على استعداد لاتباعها وكيفية إطلاق المزيد من الإجراءات. يبني المستشار الدعم باستمرار لمرحلة التنفيذ من خلال طرح أسئلة تركز على العمل. ومناقشة التقدم المحرز بشكل متكرر، وتضمين أعضاء المنظمة في الفريق.

ويترتب على ذلك أن المديرين يجب أن يكونوا مستعدين لتجربة إجراءات جديدة أثناء المشاركة. وعدم الانتظار حتى نهاية المشروع قبل البدء في تنفيذ التغيير. عندما تثبت الابتكارات نجاحها. يتم إضفاء الطابع المؤسسي عليها بشكل أكثر فاعلية مما لو تم التوصية بها دون إظهار بعض قيمتها. لكي يكون التنفيذ فعالًا حقًا. يجب تطوير الاستعداد والالتزام بالتغيير، ويجب أن يتعلم أعضاء العميل طرقًا جديدة لحل المشكلات لتحسين الأداء التنظيمي. يعتمد مدى جودة تحقيق هذه الأهداف على مدى فهم الطرفين لعملية المشاركة بأكملها وإدارتها بشكل جيد.

من المرجح أن يستخدم الناس الابتكارات التي أثبتت نجاحها. وإضفاء الطابع المؤسسي عليها أكثر بكثير من التوصيات الواردة فقط على الورق. حققت التجارب التي أجريت على تنفيذ الإجراءات أثناء سير المشروع. وليس بعد الانتهاء من المهمة نتائج جيدة جدًا. بشكل عام، يتطلب التنفيذ الفعال الإجماع والالتزام وتقنيات وأساليب إدارة جديدة لحل المشكلات.

الخلاصة

بالطبع، يجب أن تستمر المنظمة في تتبع الفوائد التي يقدمها المستشار. مع نمو الشركة، قد يصبح تقديم الخدمات التي يقدمها استشاري داخليًا أكثر فعالية من حيث التكلفة. لذلك يجب مراقبة القيمة بشكل روتيني.

يوفر وجود موظفين بدوام كامل فوائده الخاصة مثل خبرة صناعية محددة. والقدرة على أداء واجبات تنظيمية متنوعة، ووجود بدوام كامل في الموقع. وراتب محدد.

ومع ذلك، بالنسبة للعديد من الشركات. يمكن أن تكون المرونة التي يوفرها مستشار خارجي هي الخيار الأكثر فعالية من حيث التكلفة. والأكثر قيمة لتطوير الأعمال ونمو الإيرادات.

إذا كانت لديك استشارة خاصة بمشروعك قادم وترغب في الحصول على أفضل خدمات استشارية لمشروعك التجاري، يمكنك نشر تفاصيل مشروعك على منصة نفذلي وتوظيف أحد أفضل مقدمي الاستشارات في مجال عملك لمساعدتك في مشروعك التالي.