تمنح الأساليب الحديثة لتطوير المشاريع، مثل منهجية Agile، الفرق القدرة على التكيف مع المشكلات والاحتمالات بشكل أسرع وأكثر كفاءة من أي وقت مضى. ولكن بغض النظر عن مدى التخطيط الجيد لخطتك الأساسية للمشروع، فإن بعض الأشياء تكون خارجة عن سيطرتك. لذلك أنت تحتاج إلى خطة الطوارئ، حيث يمكن أن تتسبب الكوارث الطبيعية وقضايا الميزانية ودوران العمال في خروج مخطط المشروع القوي عن المسار الصحيح.
تساعد خطة الطوارئ فرق إدارة المشاريع على الاستعداد للمجهول. إنها جزء حيوي من إدارة المخاطر. سيوضح لك هذا الدليل أهمية وجود خطة الطوارئ لمشروعك التالي. سنقدم لك أيضًا تعليمات خطوة بخطوة لوضع خطة وتنفيذها.
ما هي خطة الطوارئ؟
خطة الطوارئ للمشروع هي مجموعة ثابتة وعملية من الإجراءات التي سيتبعها فريقك إذا تحقق خطر محدد مسبقًا وجعل خطتك الأولية مستحيلة.
على سبيل المثال، يقوم فريق تطوير البرامج الخاص بك بتحديث موقع ويب لشركة بيع بالتجزئة. في منتصف المشروع، يقبل مطور الويب الرئيسي الخاص بك منصبًا في شركة أخرى. كيف سيستمر الفريق في المشروع؟ من سيتولى مسؤوليات إضافية؟ ما هو الإطار الزمني للعثور على بديل؟
تجيب خطة الطوارئ على هذه الأنواع من الأسئلة. إنها استراتيجية استباقية تساعد فريقك على الاستجابة للأحداث غير المتوقعة. ومع ذلك، ليست كل خطط الطوارئ مخصصة للأحداث السلبية أو التعافي من الكوارث. قد تقوم بوضع خطة طوارئ لأفضل استخدام للتمويل الإضافي إذا حصلت شركتك على مستثمر كبير.
العناصر الأساسية في خطة الطوارئ
تتلخص خطة الطوارئ في حماية موارد مشروعك ومساعدة عمليات عملك على المضي قدمًا أثناء السيناريوهات المزعجة. ولهذا السبب، قبل أن تبدأ في رسم خطط الاستمرارية، تحتاج إلى تحديد الموارد الأكثر قيمة لديك. وتشمل هذه الموارد العمال أو البرامج أو المعدات اللازمة لإكمال المشروع.
تحدد خطة الطوارئ المفيدة للمشروع الخطوات التي يجب اتخاذها للحفاظ على استمرارية المشروع ومتى ستكملها في موقف معين. وفيما يلي بعض العناصر التي يجب أن تتضمنها خطة الطوارئ الرائعة:
- حدث يضع الخطة في حيث التنفيذ. يمكن أن يكون هذا الحدث، “لقد غاب أحد أعضاء الفريق الرئيسيين عن العمل لمدة ثلاثة أيام متتالية.
- مسار عمل فوري للتخفيف من التأثيرات. ومن الأمثلة على ذلك إيقاف الإنتاج وجدولة اجتماع مع أصحاب المصلحة إذا تغيرت احتياجات العميل في منتصف مشروع تصميم موقع ويب.
- المهام الرئيسية لفريقك والجدول الزمني لإكمالها. ما المهام المحددة التي سيحتاج كل عضو في الفريق إلى القيام بها؟ على سبيل المثال، قد يكون لديك مطور واجهة أمامية ومطور واجهة خلفية يتعاونان لتحمل عبء عمل مطور كامل الحزمة الذي يترك فريقك.
- من الذي يجب الاتصال به عند حدوث الطوارئ. قد يكون هذا أعضاء معينين في الفريق، أو فريق العمل بالكامل، أو حتى الجمهور. قد يكون لديك قاعدة مفادها أنه يجب إخطار جميع أصحاب المصلحة إذا تجاوز بناء تطبيق ويب الميزانية.
6 خطوات لإنشاء خطة الطوارئ
ستغطي الأقسام القليلة التالية خطوات إنشاء خطة الطوارئ لمشروعك التالي. بالنسبة للأعمال التجارية العادية، تتعلق خطة الطوارئ بتخفيف المخاطر. وبينما قد لا تحتاج إلى خطة طوارئ، فمن الحكمة دائمًا أن يكون لديك واحدة. لا تريد أن تفاجأ إذا كان هناك شيء يجعل من الصعب إكمال خطط المشروع الأولية الخاصة بك.
1. تقييم المخاطر المحتملة
حدد التهديدات المحتملة الأكثر احتمالاً والتي قد تواجه مشروعك. خذ بعض الوقت مع فريقك لمناقشة تقييم المخاطر من خلال تبادل الأفكار حول القضايا التي قد تعطل مشروعك.
بعد تدوين جميع الأفكار، حدد أي من هذه القضايا هي الأكثر احتمالاً للحدوث والتي سيكون لها التأثير الأكبر على قدرتك على إكمال مشروعك. هذه هي المواقف التي تريد وضع خطة الطوارئ لها.
لنفترض أن فريقك مكلف بإنشاء محتوى مدونة لحملة تسويق رقمية لشركة إدارة علاقات العملاء (CRM). أعطاك العميل قائمة بـ 10 مقالات يجب كتابتها مع مراعاة تحسين محرك البحث (SEO) وإصدارها (على موقعه على الويب) بحلول تاريخ محدد.
قبل يومين من تاريخ التسليم، يرسل العميل بريدًا إلكترونيًا يطلب مقالتين إضافيتين (مستحقتين في تاريخ الاستحقاق الأصلي). وهذا يمثل زيادة في نطاق المشروع. إن خطة الطوارئ لزيادة النطاق من شأنها أن تحدد الاستراتيجيات اللازمة لإدارة توقعات العميل وإيجاد الأصول اللازمة لإنجاز المهمة.
تتضمن أنواع المشكلات التي قد تحتاج إلى خطة الطوارئ لها ما يلي:
- تجاوز الميزانية أو نقصها. تحتاج إلى معرفة كيفية إدارة الأموال إذا تجاوز مشروعك الميزانية أو نقصها.
- التأخيرات من أنواع مختلفة. يمكن أن تتسبب أشياء مثل سوء التواصل في تأخير جدول الإنتاج الخاص بك.
- تغيير متطلبات المشروع. قد تتغير احتياجات العميل أثناء تشغيل المشروع. تجتمع فرق Agile مع أصحاب المصلحة عدة مرات طوال عمر المشروع لتقليل هذا الخطر.
- أفعال المنافسين. قد تضطر إلى إعادة تصميم منتج برمجي ينتهك براءة اختراع شركة أخرى أو تغيير المواعيد النهائية للتنافس مع المنافسين.
- تحولات السوق. تتغير احتياجات المستهلكين بمرور الوقت. قد تشير بياناتك إلى أن منتجك الرقمي يحتاج إلى ميزات لم تخطط لها في الأصل.
- التحولات الاقتصادية. يمكن للتغيرات في الاقتصاد أن تغير أشياء مثل القدرة على تحمل تكلفة المنتج الرقمي. في الأوقات الاقتصادية السيئة، قد يكون من الصعب إقناع الشركات بالاستثمار في برامج باهظة الثمن.
- التحولات السياسية. إذا كنت تعمل على مشروع حكومي (مثل موقع ويب للمساعدات الفيدرالية)، فقد تغير القيادة المنتخبة حديثًا نطاق المشروع أو أهدافه.
- التحولات التنظيمية. قد تؤدي القوانين الجديدة أو الرقابة الحكومية إلى جعل أجزاء من مشروعك أكثر تكلفة أو حتى غير قانونية.
- التحول في السمعة. يمكن أن تتسبب الأخطاء أو الشكاوى في تدهور الرأي العام لمنظمتك.
2. تحديد الموارد اللازمة لمعالجة المخاطر
ما هي المواد التي ستحتاجها للرد على مشكلة ما إذا نشأت وكيف ستحصل على هذه الموارد؟ دعنا نراجع مثال التسويق الرقمي الخاص بنا لتوضيح كيف قد يبدو هذا. فيما يلي بعض الأشياء التي قد تحتاجها لإكمال المقالين الإضافيين اللذين طلبهما عميلك:
- كاتب محتوى. ستحتاج إلى شخص ما لكتابة مقالاتك. يمكنك أن تطلب من أعضاء فريقك كتابة المحتوى إذا كان لديهم التوافر والمهارات اللازمة. إذا لم يكن الأمر كذلك، فيمكن لمنصة المواهب عن بعد مثل منصة نفذلي مساعدتك في العثور على كاتب محتوى مستقل مؤهل. إذا لم يكن لديك الوقت للعثور على محترف بنفسك، فيمكن أن يساعدك سوق الخدمات المستقلة على موقع نفذلي في المشاريع المحددة مسبقًا.
- مخطط المحتوى. من المحتمل ألا يكون لدى كاتبك اتصال مباشر مع عميلك. سينقل المخطط إرشادات ومعايير المحتوى الخاصة بعميلك إلى الكاتب.
- موعد نهائي ممتد. إذا لم تتمكن من إنجاز العمل الإضافي في الوقت المحدد، فقد تضطر إلى مقابلة أصحاب المصلحة لمعرفة ما إذا كان يمكن تمديد الموعد النهائي.
3. تأكد من أن لديك الموارد اللازمة للاستجابة لسيناريوهات معينة
قد تجد أنه يمكنك تقليل بعض المشكلات أو حتى تجنبها تمامًا من خلال إضافة مهارات جديدة إلى مجموعة مهارات فريقك. قم بعمل جرد للأشخاص في فريقك. قارن قدراتهم بالقدرات التي ستحتاجها للتعامل مع مشكلة ما والعودة إلى العمليات الطبيعية. إذا وجدت أي فجوات في المهارات، فقد تتمكن من سدها من خلال تعيين عضو مستقل في الفريق على أساس المشروع.
على سبيل المثال، لنفترض أنك تدير فريقًا يعقد مؤتمرًا. سيسجل الآلاف من الأشخاص في المؤتمر. أحد المخاوف الكبيرة هو أن خادمك قد يتعطل، مما يتسبب في حدوث تأخيرات وعملاء غير راضين.
ومع ذلك، يمكنك تعيين مطور برامج (على أساس عقد) لإنشاء قاعدة بيانات للتسجيل وتوصيلها بموقع الويب الخاص بك باستخدام البرمجة من جانب الخادم (على سبيل المثال، Python وPHP). سيسمح هذا للأشخاص بالتسجيل عبر الإنترنت والقضاء على خطر فشل خادمك بسبب حركة المرور.
4. وضع الخطط والإجراءات اللازمة لاستخدام الموارد في أحداث معينة
ما هو الاستخدام الأكثر فعالية لجميع مواردك عندما تتعامل مع حالة طارئة؟ ضع في اعتبارك أعضاء فريقك وأي موارد مادية تحت تصرفك في خطة الطوارئ.
على سبيل المثال، إذا كان أحد أعضاء الفريق غير قادر على العمل، فمن من زملائه سيتولى المهمة وما هي المهام المحددة التي سيحتاجون إلى القيام بها؟ على سبيل المثال، إذا أصيب خبير التسويق لمشروع تطوير موقع الويب الخاص بك بالأنفلونزا، فقد يتعين على أعضاء الفريق الآخرين القادرين القيام بمهام تسويقية مثل اختبار A/B أو تحديث منصات الوسائط الاجتماعية، مثل فيسبوك.
5. شارك الخطط مع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق الأساسيين
اطلب من فريقك قراءة خطة الطوارئ والتوقيع عليها. إن مشاركة خطتك مع الأشخاص في مؤسستك لا يساعدهم على الاستعداد فحسب، بل يمنحك أيضًا فرصة الاستفادة من اقتراحاتهم.
قد يكون لدى أعضاء مختلفين في فريقك أو شركتك خبرة في مجالات لا تمتلكها. على سبيل المثال، قد يقدم محلل الأمان أدوات أفضل لحماية أنظمة المعلومات الخاصة بك في حالة حدوث خرق للأمن السيبراني مثل هجوم البرامج الضارة.
6. دمج الملاحظات والتحديث بانتظام
ابحث عن أي فرصة لتحديث خطة الطوارئ. قد تعقد اجتماعات لمراجعة بعض خططك الأكثر أهمية مع أعضاء فريقك بشكل منتظم لمعرفة ما إذا كان يمكن إجراء أي تحسين.
قد تتعلم ببساطة عمليات جديدة للتعامل مع سيناريو ما بمرور الوقت. من المحتمل أيضًا أن تتمكن من إعادة تقييم خطة الطوارئ بعد استخدامها. في الواقع، سيمنحك اتباع الخطة منظورًا أفضل لمعرفة ما ينجح وما لا ينجح.
الخلاصة
اعتمادًا على نطاق المشروع، قد تتطلب عملية التخطيط قدرًا هائلاً من التفكير المسبق والدقة. ومع ذلك، فإن وجود خطة طوارئ بديلة في حالة فشل الخطة أ قد يكون الفارق بين إبقاء المشروع على المسار الصحيح وتركه ينهار عندما تحدث أحداث غير متوقعة.
عندما يحدث ما لا يمكن التنبؤ به، استعن بالمتخصصين المستقلين المهرة على منصة نفذلي لمساعدتك في التعامل مع إدارة الأزمات. إن ضمان حصول فريقك على الموارد المناسبة والمهارات الأساسية هو جانب أساسي لنجاح المشروع.
