عندما تبدأ في رؤية كلمة “ركود” في الأخبار، فقد يكون ذلك مزعجًا – خاصةً إذا كنت صاحب شركة صغيرة. على الرغم من ذلك، فإن الانخفاضات والارتفاعات في الاقتصاد هي جزء طبيعي من الحياة، والشيء الأول الذي يمكنك القيام به هو الاستعداد للتقلبات ومعرفة كيفية خفض تكاليف المشروع الخاص بك.
إذا كنت تشعر بالقلق إزاء انخفاض المبيعات أو ارتفاع تكاليف ممارسة الأعمال التجارية في فترة الانكماش، فيمكن أن تساعدك هذه الإستراتيجيات الخمسة عشر البسيطة في خفض نفقات العمل، وزيادة الأرباح، والاستعداد للركود. هذه الاستراتيجيات نفسها مفيدة أيضًا في أي وقت يحتاج فيه عملك إلى التركيز على خفض التكاليف وتحسين النتيجة النهائية، بغض النظر عن السبب.
في ظل اقتصاد غير مؤكد، عندما يكون لكل قرش أهمية، يمكن أن تؤثر حتى أصغر زيادة في الإيرادات أو خفض التكاليف على ربحية الشركة. الخبر السار هو أن إجراء إصلاح شامل للشركة ليس ضروريًا. غالبًا ما تكون خطوات بسيطة ومنطقية ضمن إستراتيجية لخفض التكلفة تعمل على تحسين النتيجة النهائية، خاصة للشركات الصغيرة.
تعد نهاية العام وقتًا ممتازًا للتراجع والنظر بعناية في ممارسات عملك، ولكن في أي وقت من العام سيكون كافياً. خذ بعض الوقت في التفكير فيما تقوم به بشكل جيد وأين يمكنك تحسينه قبل تنفيذ إجراءات خفض التكاليف للأعمال.
يمكن أن يكون خفض التكاليف في الأعمال أمرًا صعبًا إذا كنت لا تعرف من أين تبدأ. استمر في القراءة لمعرفة كيفية خفض تكاليف العمل لتوفير المال على المدى الطويل.
1. تخلص من المنتجات التي لا تباع بشكل جيد
عند مواجهة الانكماش الاقتصادي، قد تميل إلى تقديم أكبر مجموعة ممكنة من المنتجات والخدمات على أمل أن تجذب المزيد من العملاء. عندما تتضخم تكاليف العمل، يكون من الأكثر فاعلية عادةً إلقاء نظرة نقدية على الأشياء التي لا تعمل بشكل جيد، وتقليصها. تعد هذه واحدة من أفضل استراتيجيات خفض تكاليف المشروع.
عند التخلص من المنتجات أو الخدمات التي لا يتم بيعها جيدًا، يمكنك استرداد المدخرات في شكل:
- تكاليف تسويق أقل.
- قضاء وقت أقل في إدارة المخزون للعناصر منخفضة الإيرادات.
- انخفاض تكاليف الإنتاج.
قد ترغب أيضًا في استبعاد المنتجات التي يتم بيعها جيدًا ولكن لها هامش ربح منخفض. ما لم يتم تعيين هؤلاء قادة الخسائر الذين ثبت أنهم يقودون مبيعات إضافية عالية الأرباح في عملك، ففكر في إزالتها من قائمة المنتجات الخاصة بك.
2. النظر في تجميع المنتجات والخدمات
يمكن أن يكون تجميع المنتجات والخدمات معًا طريقة أخرى لخفض التكاليف. تعد هذه واحدة من أفضل استراتيجيات خفض تكاليف المشروع. هناك عدة طرق لإنشاء الحزم التي تفيد عملك، مثل:
- إقران عنصر شائع بمنتج ذي صلة ولكنه منخفض الأداء ترغب في إخراجه من مخزونك.
- السماح للعملاء بإنشاء حزمهم الشخصية باستخدام أي منتجات أو خدمات تقدمها.
بالنسبة للعملاء، تكمن جاذبية الحزمة في الخصم الذي يتلقونه من خلال إقران اثنين أو أكثر من المنتجات أو الخدمات معًا. سوف يفيد التجميع أيضًا عملك، على الرغم من ذلك، من خلال:
- السماح لك ببيع العناصر بطيئة الحركة بشكل أسرع.
- تقليل المبلغ الذي يتم إنفاقه على التسويق من خلال الترويج لحزمة واحدة بدلاً من منتجات فردية متعددة.
- يمنحك ميزة تنافسية على الشركات الأخرى التي لا تقدم خصومات على منتجات أو خدمات مماثلة.
3. توقف مؤقتًا عن الامتيازات
عندما تصبح الموارد المالية للعمل ضيقة حقًا، قد تحتاج إلى التوقف مؤقتًا عن الامتيازات مثل وجبات غداء الفريق والأحداث خارج الموقع. بينما قد يكون من الصعب نقل هذه الأخبار إلى فريقك، أخبرهم أنه مجرد تغيير قصير المدى سيسمح لك بمواصلة العمليات التجارية أثناء الانكماش الاقتصادي. تعد هذه واحدة من أفضل استراتيجيات خفض تكاليف المشروع.
قد ترغب أيضًا في التفكير في استبعاد أو تقليل ترفيه العميل وسفر العمل حتى يكون لديك دخل تقديري أكبر في ميزانية عملك.
4. جرب العمل عن بعد – Remote Work
إذا كانت عملياتك التجارية تتم عبر الإنترنت بشكل أساسي – ولا تحتاج إلى مساحة مكتبية لبيع المنتجات أو الخدمات للعملاء – ففكر في نموذج العمل عن بُعد. تعد هذه واحدة من أفضل استراتيجيات خفض تكاليف المشروع. من خلال توزيع عملياتك، يمكنك:
- قلل تكلفة تعيين أعضاء الفريق الجدد الذين يمكنهم توسيع نطاق عملياتك.
- من السهل إشراك خدمات المهنيين المستقلين.
- إعادة تخصيص الأموال التي يتم إنفاقها على عقد إيجار لتحسين العمليات التجارية والتدريب.
- قم بتوسيع وتحسين مزايا فريقك، مثل التأمين الصحي.
ومع ذلك، فإن الانتقال إلى نموذج موزع لا يخلو من التكاليف والتحديات الخاصة به، بما في ذلك إعادة التفكير في شكل ثقافة مكان العمل. قد تحتاج إلى الاستثمار في أدوات برمجية تعاونية جديدة، وستحتاج أيضًا إلى إعادة التفكير في كيفية إدارة عملياتك اليومية. قد لا يكون الخيار الأفضل لفريق موزع هو أكثر ما يكون منطقيًا في المكتب.
5. ابحث عن مصادر جديدة للتمويل
عندما تخفض تكاليف العمل قدر المستطاع، فقد يكون الوقت قد حان للبحث عن مصادر تمويل جديدة لنشاطك التجاري. تعد هذه واحدة من أفضل استراتيجيات خفض تكاليف المشروع. يمكن أن يشمل ذلك:
- زيادة الأسعار تدريجياً.
- حملات التمويل الجماعي.
- المنح المالية.
- رأس المال الاستثماري.
يمكن أن يساعدك مستشارو التمويل الجماعي ورأس المال الاستثماري في اكتشاف أفضل الاستراتيجيات لجمع الأموال، بينما يمكن لكتاب المنح كتابة تطبيقات عالية الجودة تجعل شركتك خيارًا رائعًا لتلقي الأموال.
6. تحليل كفاءة عملك
تقارن كفاءة الأعمال ناتج المنتجات والخدمات مقابل المدخلات أو التكلفة المطلوبة لإنشاء هذا الناتج. إذا كنت تنفق 150 دولار لإنشاء منتج يبيع بمبلغ 15 دولارات، فإن كفاءتك (وأرباحك!) منخفضة للغاية. ومع ذلك، إذا كنت تنفق 150 دولار أمريكي لإنشاء 15 منتجات بيع كل منها 20 دولارًا، فستكون كفاءتك عالية. تعد هذه واحدة من أفضل استراتيجيات خفض تكاليف المشروع.
بالطبع، هذا مثال مبسط للغاية – ستعتمد كفاءة عملك الفعلية على عدة عوامل، بما في ذلك:
- تكلفة إنتاج المنتجات المادية.
- استثمار الوقت ورأس المال البشري في تطوير الخدمة.
- عائد الاستثمار التسويقي.
- تكلفة الطاقة المطلوبة لتشغيل العمليات التجارية.
- السرعة التي يدفع بها العملاء والعملاء الفواتير.
يمكنك البدء في تكوين فكرة أفضل عن كفاءة عملك من خلال العمل مع محلل أعمال. سيساعدك هؤلاء المحترفون في تقييم المدخلات والمخرجات وإنشاء مجالات محددة يمكنك من خلالها تحسين الكفاءة والعمل على خفض التكلفة. يمكن لمحلل الأعمال أيضًا إعداد تقارير التنبؤ التي ستساعدك على التخطيط للمستقبل.
7. تجميع النفقات
عند تقييم النفقات، ترقب ليس فقط النفقات التي يمكنك التخلص منها، ولكن أيضًا للنفقات التي يمكن تجميعها. تعد هذه واحدة من أفضل استراتيجيات خفض تكاليف المشروع. إذا كانت شركتك بها عدة أقسام، فقد تجد ما يلي:
- تقدم العديد من الإدارات طلبات مماثلة مع نفس المورد، ولكنها لا تلبي الحد الأدنى للحصول على خصم كبير على المواد.
- تستخدم الإدارات شركات شحن مختلفة لشحن البضائع، عند استخدام خدمة شحن واحدة قد تسمح لك بالتفاوض على أسعار أقل.
- تميل الفرق إلى جدولة التدريبات وخارج المواقع في أوقات مختلفة، بدلاً من مزامنة خططهم للحصول على أسعار أفضل.
من خلال دمج مثل هذه النفقات، يمكنك تقليل التكاليف التشغيلية وتحسين كفاءة الأعمال.
8. ابحث عن بدائل موفرة للتكاليف
بالإضافة إلى دمج نفقات المكتب، يمكنك أيضًا تحسين الكفاءة من خلال البحث عن بدائل موفرة للتكلفة للأدوات والمستلزمات التي تستخدمها حاليًا.
- إذا كنت تشتري لوازم مكتبية تحمل علامة تجارية، ففكر في التبديل إلى علامة تجارية لمتجر أو علامة تجارية عامة يقدمها المورد. تقدم هذه المنتجات عادةً نفس الجودة بسعر أقل.
- تسوق وقارن الأسعار بين البرمجيات ومقدمي الخدمات. قد تتمكن من العثور (أو التفاوض!) على سعر أقل على برامج مسك الدفاتر والتطبيقات الأخرى، وخطط الهاتف، وخدمة الإنترنت، والتأمين، والكهرباء، ومعالجة بطاقات الائتمان.
- إذا كان عملك يعتمد على العقود الورقية، ففكر في التبديل إلى برنامج غير ورقي مثل DocuSign أو PandaDoc. قد تكون تكلفة التراخيص لفريقك أقل من تكلفة الطابعة ومسحوق الحبر والطوابع البريدية – بالإضافة إلى أنك ستوفر وقتًا ثمينًا من خلال تسريع عملية العقد.
- إذا كانت ميزانيتك التسويقية ترتفع بشكل كبير، فحاول الابتعاد عن الوسائط التقليدية المدفوعة والإعلانات المدفوعة عبر الإنترنت. بدلاً من ذلك، ركز الجهود على محتوى الوسائط الاجتماعية العضوي والإعلان الشفهي.
9. تحسين التدفق النقدي – Cash Flow
بالإضافة إلى خفض التكاليف، سترغب في محاولة تسريع أو تحسين طريقة الدفع لنشاطك التجاري. تعد هذه واحدة من أفضل استراتيجيات خفض تكاليف المشروع. إذا أظهر تحليل كفاءة عملك مهلة طويلة بين وقت إرسال الفواتير ووقت دفعها، فقد ترغب في التفكير في:
- تقليص الشروط الصافية لكل فاتورة والمطالبة بتسريع عملية الدفع.
- إقناع العملاء بالعقود الجديدة التي تعود بفائدة مالية أكبر على عملك.
- فرض (وإنفاذ!) غرامة تأخير على جميع المدفوعات المتأخرة.
- تعديل تواريخ تحصيل المدفوعات لتتماشى بشكل أفضل مع الدورة التي يجب على عملك فيها إرسال الأموال ودفع الأموال للبائعين.
- البحث عن بطاقة ائتمان تجارية تقدم معدل فائدة أقل وشروط دفع أفضل واسترداد نقدي أكبر.
ستحتاج أيضًا إلى التأكد من زيادة ساعات الفوترة. من خلال تتبع وقت أعضاء فريقك، يمكنك تقييم عدد الساعات القابلة للفوترة – والتأكد من أنه يتم إصدار الفواتير بشكل صحيح لكل ساعة.
10. تقليل العمل اليدوي مع الأتمتة – Automation
يمكن أن يساعدك إدخال الأتمتة في عملية عملك على توفير الوقت والمال – ولا يعني ذلك أنك ستستبدل كل شخص بإنسان آلي! بدلاً من ذلك، يمكنك تنفيذ العمليات المؤتمتة بشكل انتقائي في عملك بطريقة:
- يقلل من العمل اليدوي، مثل إرسال تذكيرات فردية بالدفع للعملاء.
- تعمل الدُفعات بطرق جديدة لتحسين الكفاءة، مثل تشغيل التقارير بين عشية وضحاها حتى تكون جاهزة لفريقك لمراجعتها في الصباح.
من خلال القيام بذلك، يمكنك تقليل مقدار الوقت الذي يقضيه أعضاء فريقك في “العمل المشغول”. سيكونون عندئذٍ أحرارًا في التركيز على الأنشطة المحفزة للربح والابتكار.
11. تحديث جهودك التسويقية
بالطبع، لا تريد التخلص من الإعلانات المدفوعة التي تعمل؛ ومع ذلك، قد يكون من المفيد البحث عن بدائل أرخص لمساعدتك على خفض تكاليف العمل.
- قم ببناء قائمة البريد الإلكتروني للعملاء وتنفيذ برنامج الإحالة. يمكن أن تؤدي التوصية من العميل الحالي إلى عملية بيع أكثر من التسويق التقليدي. قم بإنشاء حملات تسويق عبر البريد الإلكتروني ستذهل عملائك. امنحهم خصومات وكوبونات خاصة للاشتراك فقط.
- تواصل أكثر، وأعلن أقل. من المرجح أن يقوم العملاء بتوظيف شركة ذات وجه يتعرفون عليه. إنهم يريدون أن يسمعوا المزيد عن قصة علامتك التجارية وما يحدث وراء الكواليس أكثر مما تبيعه لمنتج. خذ الوقت الكافي لتكوين علاقة قوية مع عملائك.
- زيادة استخدام وسائل التواصل الاجتماعي وتقليل التسويق التقليدي. ضع في اعتبارك جذب عملاء جدد بمحتوى قيم يتعلق بعملك على منصات مثل Instagram أو Facebook أو Twitter أو YouTube.
12. استخدم استراتيجيات الوقت الفعالة
يساعد تحسين الإنتاجية بشكل فعال في خفض التكاليف في الأعمال. تذكر أن الوقت الضائع يساوي دولارات ضائعة. تعد هذه واحدة من أفضل استراتيجيات خفض تكاليف المشروع.
- قلل من عوامل التشتيت باستخدام تطبيقات مثل Focus Booster أو Rescue Time لمساعدة الموظفين على التركيز والاستمرار في المهمة.
- استخدم برامج مثل Connecteam و Toggl لتتبع استخدام وقت الموظف والوقت الذي يقضيه في أنشطة أو مشاريع العمل المختلفة والساعات القابلة للفوترة.
- ضع توقعات لفترة زمنية معقولة لإكمال أنشطة أو مهام معينة. قدم حوافز لتلبية أو تجاوز تلك التوقعات.
- قم بجدولة الأنشطة التجارية وشجع الموظفين على الالتزام بالجدول اليومي أو الأسبوعي.
- جدولة فترة محددة مسبقًا من الوقت للاجتماعات. أوضح أنك تتوقع أن يحضر المشاركون في الوقت المحدد، ويلتزمون عن كثب بجدول الأعمال، وينتهوا في الوقت المحدد.
13. خفض التكاليف مع التكنولوجيا الافتراضية
أضف تقنية افتراضية إلى استراتيجية خفض التكلفة الخاصة بك. أظهرت آثار جائحة COVID-19 مدى فاعلية الشركات من خلال العمل عن بُعد. تساعد الاجتماعات الافتراضية في تقليل نفقات السفر، ويمكن للمكاتب الافتراضية أن تلغي الحاجة إلى مساحة فعلية.
على الرغم من أننا بالتأكيد لا نريد استبعاد الاتصال الشخصي تمامًا، فاحفظه للحالات التي يكون فيها مفيدًا للغاية. تستخدم العديد من المؤسسات أدوات مثل Microsoft Teams و Slack للتواصل طوال يوم العمل وعقد اجتماعات افتراضية على تطبيقات الفيديو مثل Zoom و Google Meet و Cisco Webex. تعد هذه واحدة من أفضل استراتيجيات خفض تكاليف المشروع.
تعمل تقنيات مثل Google Drive و Microsoft Sharepoint على إضفاء الطابع المركزي على مستندات الشركة والتعاون في المنتج كبديل للمستندات الورقية والاجتماعات. من خلال خفض التكلفة مع مشاركة المستندات الافتراضية، يمكنك التوفير إلى حد كبير في أساسيات المكتب مثل الحبر وورق الطابعة وحتى رسوم البريد.
14. ضيق تركيزك
تضييق نطاق تركيز العمل هو أحد أكثر الاستراتيجيات فعالية لخفض التكاليف في الأعمال التجارية. من خلال الحد من أنواع الخدمات التي أقدمها والمشاريع التي أقبلها، ستكون أكثر إنتاجية وتنتج عملاً بجودة أعلى.
هناك طريقة أخرى لتضييق نطاق تركيز عملك وهي التعاقد من الباطن subcontract. بدلاً من رفض الأعمال، قم بزيادة قدرتك عن طريق التعاقد من الباطن مع القطع كلما أمكن ذلك. المزيد من المشاريع يساوي المزيد من الإيرادات، في حين أن التعاقد من الباطن يساوي نفقات أقل.
15. استفد إلى أقصى حد من المساحة
حلل استخدامك الحالي للمساحة المادية. فائض التخزين، والكثير من الإمدادات، وأكوام الملفات الورقية، وعدم كفاءة وضع الأثاث والمعدات، كلها أمور شائعة في إهدار المساحات.
قم بتوحيد أو مركزية الوظائف أو الأقسام المختلفة لعملك. استخدم مساحة لأغراض مزدوجة. على سبيل المثال، يمكن استخدام غرفة الاجتماعات كغرفة استراحة أو غرفة تخزين تحتوي على آلات تصوير. ستختلف الفرص حسب طبيعة عملك.
الخلاصة
عندما يتعلق الأمر بخفض تكاليف العمل، فقد تحتاج إلى إنفاق الأموال لتوفير المال. وفي بعض الأحيان، تفوق فوائد استمرار عملياتك كما هي (مثل اكتساب أعمال جديدة من السفر إلى العملاء أو الترفيه عنهم) تخفيضات التكلفة الأولية التي قد تراها من إجراء التغييرات.
