إدارة المشاريع للمستقلين: أهم الطرق والأدوات التي تحتاجها لإتقان وتنظيم جدولك الزمني

لقد بدأتَ العمل المستقل، والأمور تسير على ما يرام. لكن العمل بدأ أيضًا يشعرك ببعض الإرهاق – لدرجة أنك لا تعتقد أنك ستتمكن من إفراغ بريدك الإلكتروني أبدًا. أو ربما استيقظتَ في منتصف الليل وأنت تتصبب عرقًا، متسائلًا عما إذا كنت قد حددتَ موعدًا نهائيًا لعميل بشكل صحيح. لذلك أنت بحاجة إلى احتراف فن إدارة المشاريع للمستقلين.

كل هذا طبيعي، ولكنه ليس مستدامًا على المدى الطويل. عندما تشعر بصعوبة إدارة عبء عملك المستقل، فهذه علامة على حاجتك إلى نظام إدارة مشاريع. لستَ مضطرًا للانتظار حتى تشعر بأن الأمور خرجت عن السيطرة. كلما بدأتَ نظام إدارة المشاريع الخاص بك مبكرًا، كان ذلك أفضل.

سواء كنتَ مستقلاً جديدًا بدأتَ تشعر بضغط الجدول الزمني أو كنتَ تعمل بشكل مستقل منذ سنوات، يمكنك الاستفادة من تعلم كيفية تحسين نهجك في إدارة المشاريع للمستقلين.

ما هو نظام إدارة المشاريع للمستقلين؟

يُعدّ نظام إدارة المشاريع للمستقلين وسيلةً لتتبع اتصالات العملاء، وتقدّم المشروع، وغيرها. عادةً ما تتضمن هذه الأنظمة حلولاً لما يلي:

تتبع المشاريع وتنظيم المهام

كحد أدنى، ستحتاج إلى أن يدعم تطبيق إدارة المشاريع الخاص بك إنشاء مشاريع مختلفة. ومن الناحية المثالية، ستدعم هذه المشاريع إدارة المهام وتحديد الأولويات، مما يُمكّنك من إنشاء قوائم تحقق خاصة بكل مُخرجات.

تخطيط السعة

تُعدّ أداة تخطيط السعة أو إدارة الموارد مفيدةً أيضًا. تُتيح لك هذه الأدوات عادةً تحديد ساعات العمل المتوقعة لمشاريع ومهام مختلفة، ثم مُقارنة إجمالي عبء العمل بالحد الأقصى الأسبوعي المُحدد. على سبيل المثال، يمكنك تحديد عمل عميلك بـ 30 ساعة أسبوعيًا. هذا يُتيح لك وقتًا كافيًا للتعامل مع مهام إدارة الأعمال ومعالجة أي أمور غير متوقعة قد تظهر.

إدارة الوقت

يُعد تتبع الوقت أمرًا أساسيًا لتحديد سعتك الأساسية، ومن ثم الحفاظ على جدول مشروعك ضمن حدود معقولة. كان تتبُّع كل دقيقة أقضيها في العمل – سواءً كان لمشروع عميل قابل للفوترة أم لا – من أهمّ جهود إدارة المشاريع للمستقلين التي تحتاج لبذل مجهود بها.

إدارة جهات الاتصال

تتضمن العديد من برامج إدارة المشاريع للمستقلين أيضًا أداةً أساسيةً لإدارة علاقات العملاء (CRM) تُمكّنك من تتبُّع معلومات الاتصال بالعملاء أو المقاولين من الباطن. من الجيد أن يكون لديك كل هذا في مكان واحد بدلًا من البحث عن رقم هاتف في توقيع بريد إلكتروني.

قد تتضمن أنظمة إدارة المشاريع المُصمّمة خصيصًا للمستقلين أدواتٍ لما يلي:

إنشاء العقود والفواتير

إذا كنت تعمل مع عملاء على منصة منصة نفذلي، فستتم إدارة العقود والفوترة نيابةً عنك. أما إذا كنت تعمل مع عميل غير مُسجّل على منصة نفذلي، فستحتاج إلى طريقة لإنشاء عقد وتحصيل الدفعة عند إنجاز العمل. يُعدّ دمج هذه الأداة في نظام إدارة المشاريع الخاص بك أمرًا مريحًا، ولكن لا بأس من استخدام نظام فوترة أو نظام توقيع مستندات منفصل.

تتبع النفقات

مرة أخرى، ليس من الضروري أن يكون هذا جزءًا من نظام إدارة المشاريع للمستقلين لديك – فالعديد من المستقلين يفضلون استخدام QuickBooks، على سبيل المثال. في كلتا الحالتين، ستحتاج إلى طريقة لتتبع النفقات المتعلقة بعملك ومشاريعك.

إنشاء بوابات للعملاء

هذا أمر شخصي، ولكن بعض برامج إدارة المشاريع للمستقلين تتيح لك إنشاء بوابات للعملاء يمكنك من خلالها التواصل ومشاركة المستندات.

إنشاء سير عمل

تتيح لك العديد من أفضل أدوات إدارة المشاريع للمستقلين إنشاء سير عمل تُبسط الإجراءات المتكررة. على سبيل المثال، عند وضع علامة على اكتمال مهمة، قد يُحدّث التطبيق تلقائيًا أحد أصحاب المصلحة أو يُرسل بريدًا إلكترونيًا إلى المتعاونين الرئيسيين.

هل يحتاج المستقلون المنفردون إلى نظام إدارة المشاريع للمستقلين؟

نعم! لستَ بحاجة إلى فريق للاستفادة من تطبيق إدارة المشاريع. باستثناء توظيف مستقلين من حين لآخر على منصة نفذلي، أعمل بمفردي، ولا أدير أعضاء الفريق… وقد لاحظتُ فوائد إنتاجية من تطبيق نظام إدارة المشاريع.

يكمن السر في إيجاد حل لإدارة المشاريع يوفر الميزات التي تحتاجها دون مبالغة. العديد من تطبيقات إدارة المشاريع الشائعة، مثل Asana، مصممة مع مراعاة الفرق. يمكنك استخدام هذه الأدوات كمستقل منفرد، ولكن ستحتاج إلى تعديل إعداداتها لتناسب سير عملك بشكل أفضل.

إذا كنتَ ترغب في تهيئة تطبيق لتلبية احتياجاتك، فقد ترغب في تجربة بناء نظام إدارة مشاريعك الخاص من الصفر في Notion أو Airtable. تستخدم هذه التطبيقات قواعد البيانات لتنظيم المعلومات، ويمكنك إنشاء لوحات معلومات مخصصة بالكامل تعرض جميع أنواع مقاييس العمل.

هل إدارة المشاريع للمستقلين مفيدة إذا لم يكن العمل المستقل وظيفتك الوحيدة؟

لا يزال بإمكانك الاستفادة من نظام إدارة المشاريع للمستقلين إذا كان العمل المستقل هو مصدر دخلك الأساسي.

إذا كنت تعمل بدوام كامل بالإضافة إلى عملك المستقل، فقد يكون من المفيد رؤية “وظيفتك اليومية” ومهامك المستقلة في مكان واحد. فقط تأكد من عدم المساس بخصوصية أيٍّ من الوظيفتين! قد يعني هذا أنك بحاجة إلى إضافة مشاريع العمل إلى تطبيق إدارة مشاريع العمل المستقل، أو حجز وقت في جدول أعمالك عندما تعلم أنك ستحتاج إلى التركيز على العمل المستقل.

إذا كانت وظيفتك بدوام كامل هي رعاية أطفالك، فيمكنك إضافة أطفالك وأفراد عائلتك كـ “مشاريع” في تطبيق إدارة المشاريع الذي تختاره. قد يبدو إنشاء مشروع لطفلك أمرًا سخيفًا بعض الشيء، لكن هذا سيتيح لك إضافة المواعيد المتكررة، وعناصر المهام، وحتى تفاصيل الاتصال المهمة إلى نفس النظام الذي تستخدمه لإدارة عمل العملاء.

أفضل 10 أدوات لإدارة المشاريع للعمل المستقل

تتضمن برامج إدارة المشاريع للمستقلين في هذه القائمة أدواتٍ محبوبة لدى العديد من المستقلين الذين أعرفهم. العديد من هذه التطبيقات متوفرة بإصدارات مجانية أو بمستويات أسعار مختلفة بناءً على الوظيفة التي تحتاجها.

1. Notion

تطبيق Notion منصةٌ للمستندات وقواعد البيانات، تتيح لك كتابة المستندات، وإنشاء جداول البيانات، وبناء لوحات معلومات تخطيط المشاريع، وغيرها الكثير. يتميز التطبيق بتعدد استخداماته، ولكنه قد يتطلب تعلمًا مكثفًا. مع ذلك، تتوفر العديد من الموارد على الإنترنت، ويُعد Notion خيارًا جيدًا لمن يرغبون في تتبع مهامهم وأهدافهم الشخصية إلى جانب إنجازاتهم في العمل.

2. Airtable

يشبه Airtable نوشن في إمكانية استخدامه لإنشاء قواعد بيانات وعرض تلك المعلومات بطرق مختلفة. مع أنني لم أعد أستخدم Airtable في مشاريعي المستقلة، إلا أنني أستخدم تطبيق الهاتف المحمول لمراقبة أداء خلايا النحل، مما يُظهر إمكانية تكييف Airtable مع أي احتياجات تقريبًا.

3. جداول بيانات جوجل ومايكروسوفت إكسل

لستَ بحاجة إلى تطبيق مُصمم خصيصًا لإنشاء نظام إدارة المشاريع للمستقلين. لا مانع من استخدام الأدوات المُتاحة لديك. إذا كان عبء العمل على مشروعك خفيفًا نسبيًا، ولا تحتاج إلى مُتتبع نفقات أو نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، فقد تجد أن جدول بيانات بسيط وسهل الاستخدام من جوجل يُفي بالغرض.

4. Streak

يُعتبر ستريك نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) من الناحية التقنية، ولكن يُمكنك استخدامه لتتبع المشاريع أثناء مرورها بمراحل مُختلفة. على سبيل المثال، يُمكنك تتبع عملية تحويل العميل المُحتمل إلى عقد مُوقع، ثم تتبع المشروع من الاجتماع الأول وحتى التسليم. يتم كل شيء في حساب Gmail الخاص بك أيضًا، لذا يُعد ستريك رائعًا لمن يُفضلون العمل من صندوق الوارد.

5. Trello

تريلو أداة إدارة مشاريع سهلة الاستخدام مبنية على نظام كانبان. ما عليك سوى نقل بطاقات المشاريع بين أعمدة الحالة لتتبع تقدمك. كما يُمكنك إضافة مهام فرعية إلى المشاريع. هذا تطبيق جيد آخر لمن يرغبون في إدارة مهامهم الشخصية والعملية، إذ يُمكّنهم من إنشاء لوحات متعددة لمختلف جوانب حياتهم.

6. Asana

يتشارك أسانا بعض الميزات المشابهة لـ Trello، بما في ذلك لوحات كانبان بالسحب والإفلات وإدارة المهام الفرعية. نستخدم أسانا لتتبع محتوى مشاريع فريق نفذلي، ومن السهل جدًا وضع علامات على المتعاونين الآخرين وإرفاق ملفات جوجل درايف بالمهام.

7. Bonsai

بونساي أداة لإدارة المشاريع والأعمال الصغيرة للمستقلين. يُمكنك استخدامها كمستقل منفرد أو مالك وكالة. هذه المنصة ليست مُناسبة لتتبع المهام الشخصية مثل بعض التطبيقات الأخرى في هذه القائمة، ولكنها تتضمن حلولاً للفوترة وإدارة العقود وجدولة الفريق وغيرها.

8. ClickUp

كليك أب تطبيق شامل آخر لإدارة جوانب مُختلفة من عملك الحر. بينما يُركز Bonsai بشكل أكبر على إدارة العملاء والعقود، يتبنى ClickUp نهجًا مشابهًا لـ Notion من خلال لوحات المشاريع والمستندات وأدوات الذكاء الاصطناعي والمحادثات والسبورات البيضاء الرقمية.

9. Moxie

تطبيق Moxie هو منصة شاملة للمستقلين وأصحاب الأعمال. يشترك التطبيق في العديد من الميزات المشابهة لـ Bonsai، بما في ذلك أدوات إدارة المشاريع، والفوترة، وتتبع الوقت، والعقود.

10. Wrike

تطبيق Wrike هو نظام آخر قابل للتخصيص بدرجة عالية لإنشاء لوحات معلومات وسير عمل لتتبع المشاريع. صُمم مع مراعاة منهجية Agile، وهو الأنسب للأشخاص الذين يرغبون في تتبع مشاريع العمل بشكل منفصل عن المهام الشخصية.

نصائح لتحقيق أقصى استفادة من نظام إدارة المشاريع للمستقلين

عند بدء استخدام تطبيق جديد لإدارة مشاريع العمل المستقل، قد تميل إلى تخصيص كل جانب من جوانبه. قد يؤدي هذا سريعًا إلى إضاعة كل وقتك في جعل التطبيق “مثاليًا” – بدلًا من التركيز على قائمة مهام عملائك المتنامية.

بدلًا من ذلك، جهّز الميزات الأساسية التي تحتاجها في التطبيق فقط. في Asana وTrello، قد يكون ذلك إنشاء لوحة أو مساحة عمل لتسجيل مهام مشروعك. في Bonsai وMoxie، قد يبدو الأمر أشبه بإعداد ملفات تعريف العملاء، ثم إضافة المشاريع والمهام الفرعية.

إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ، فجرب:

• إنشاء أعمدة أو تسميات لحالة جهات الاتصال، بما في ذلك العميل المحتمل الجديد، وتم الاتصال به، وإرسال العرض، وتوقيع العقد، وفوز العميل المحتمل، وفقدان العميل المحتمل.
• إعداد تسميات لحالة المشروع مثل: معلق، قيد التنفيذ، قيد المراجعة، ومكتمل.
• تخصيص متتبع الوقت الخاص بك باستخدام الأسعار بالساعة، وحالة الفواتير، وأسماء مشاريع العملاء.
• تحديد سعتك الأسبوعية، بما في ذلك إجمالي الساعات التي ترغب في العمل بها. في كل مرة تضيف فيها مهمة جديدة، خصص وقتًا يُحتسب ضمن إجمالي وقتك.
• بناء سير عمل وتقارير أساسية – إذا كنت تعلم أنك ترسل تحديثات للعملاء كل ثلاثاء، فأضف مهمة متكررة وجدول تنزيل تقرير تلقائيًا إذا كان تطبيقك يدعم هذه الميزة.

مع بدء استخدام التطبيق في سير عملك اليومي، ستكتشف المزيد من الميزات، وتحدد ما تجده أكثر فائدة (أو لا تجده)، وتبدأ في تطوير نظام تصنيف يناسبك ويناسب جدولك الزمني. ستبدأ أيضًا في معرفة عدد الأفكار التي يمكنك استخلاصها من تتبع وقتك ومشاريعك، مثل:

• مقارنة وقت مشروعك المقدر بالوقت المسجل.
• ما إذا كان العميل يميل إلى التأخر في الدفع أو طلب التمديد بشكل متكرر.
• حدد مقدار وقتك الذي تقضيه في المهام الإدارية أسبوعيًا.
• ما هي المشاريع الأسهل والأسرع بالنسبة لك لإنجازها؟

طوّر مسار مشاريعك مع نفذلي

للاستفادة القصوى من تطبيق إدارة المشاريع للمستقلين، ستحتاج إلى تدفق مستمر من العملاء المحتملين والعملاء الحاليين لديك. يمكنك تحديث مسار مشاريعك باستمرار من خلال إرسال عروض الأسعار وتقديم الاستشارات على منصة نفذلي.

مع إمكانية الوصول إلى أدوات مثل أدوات نفذلي وشارات المواهب على الموقع الخاص بنا، ورسائل نفذلي للتواصل بشكل فعّال، بالإضافة إلى حماية كل عمليات الدفع الخاصة بك، يمكنك لفت الانتباه إلى مهاراتك وبناء علاقات آمنة مع عملاء متميزين. سجّل دخولك أو اشترك في منصة نفذلي للبدء.