دائمًا ما يكون إطلاق مشروع ناجح وقياس نجاحه أمرًا صعبًا.
ومع ذلك، فإن النمو كعمل تجاري يتطلب منك أن تتعلم كيفية تقييم المشاريع، وتحديد النجاحات، وتحويل حالات الفشل إلى دروس للمستقبل. مع أخذ ذلك في الاعتبار، دعنا نلقي نظرة على الأساس الذي يتعين عليك القيام به لإطلاق مشروعك التالي وإكماله بنجاح.
إليك ما سيعلمك إياه هذا الدليل:
- 9 أشياء لا غنى عنها لإدارة مشروعك
- السبب الكبير الذي يجعلك بحاجة إلى قياس نجاحك
- 5 خصائص مشتركة للمشاريع الناجحة
- 7 مطبات يجب تجنبها
قد يبدو هذا كثيرًا، ولكنك ستكتشف قريبًا أن كل شيء متصل بشكل جيد وأن أفضل الممارسات التي نناقشها لتشغيل مشروعك يمكن أن تساعدك على تجنب المشكلات من أجل إطلاق مشروع ناجح والحصول على المزيد من النتائج المفيدة.
9 خطوات أساسية لإدارة و إطلاق مشروع ناجح
إطلاق مشروع ناجح يبدأ بالأساس. اتبع أفضل الممارسات لتطوير فهم واضح للهدف، وما هو مطلوب للوصول إليه، وكيفية مشاركته مع فريقك.
1. افهم “سبب” إطلاق المشروع
الخطوة الأكثر أهمية لأي مشروع رقمي هي فهم الغرض من المشروع. ما الذي تحاول كسبه؟ هل تريد أن ترى زيادة في الإيرادات، أو حركة المرور على شبكة الإنترنت، أو الوعي بالعلامة التجارية، أو الاشتراك في النشرة الإخبارية؟
حدد الغرض من المشروع بأكبر قدر ممكن من الوضوح وتذكر أن معظمها له هدفان. على سبيل المثال، قد يكون الهدف الأساسي لمشروع إنشاء كتاب إلكتروني مجاني هو كتابة هذا الكتاب الإلكتروني وتصميمه ووضع اللمسات النهائية عليه. ومع ذلك، فإن الغرض من الكتاب الإلكتروني نفسه هو إعطاء زوار موقع الويب سببًا للتسجيل في رسالتك الإخبارية.
لذا، فإن السبب في مثال كتابنا الإلكتروني هو إنشاء شيء ذي قيمة لهذا التبادل.
2. فهم نطاق العمل الخاص بك
مع وضع الأهداف في الاعتبار، حان الوقت لتحديد نطاق العمل للمشروع. يغطي النطاق ما سيفعله مشروعك لتحقيق الهدف ويحدد النتيجة المرجوة للمشروع والعمل للوصول إلى هناك من أجل إطلاق مشروع ناجح. من خلال سرد العمل الذي يتطلبه المشروع، فإنك تساعد أعضاء الفريق على تجنب القيام بالكثير أو العمل على شيء خارج غرض مشروعك.
يحدد نطاق العمل مدى كبر أو صغر المشروع، ومن يحتاج للعمل عليه، والموارد المطلوبة. من الضروري استخدام النطاق لتعيين ميزانية المشروع وحدوده، حتى تتمكن من تجنب تجاوز التكلفة والوقت.
لذلك، بالنسبة لمثال الكتاب الإلكتروني، قد ترغب في تحديد طول ثابت، مما سيساعد في التحكم في تكاليف أي عمل كتابي أو تصميمي تقوم بالاستعانة بمصادر خارجية لمحترفين مستقلين عبر خدمات مثل منصة نفذلي.
3. قم بمطابقة أعضاء فريق العمل مع الأدوار
يتطلب إطلاق مشروع ناجح الفريق المناسب ونقاط الاتصال لمشروعك، خاصة إذا كنت تقوم بتسليم مشروع للعميل. تحويل نطاق العمل إلى قائمة المهام والأدوار والمتطلبات. قم بتعيين كل منها لعضو محدد في فريقك أو لمحترف مستقل. كل شخص سوف يزودك بمخرجاته.
إذا كنت تعتقد أن المشروع الحالي سيكون مشابهًا لتلك التي لديك في المستقبل، فكر في بناء شبكة أو فريق من الاتصالات. يمكن أن تساعد هذه المجموعة في ضمان تغطية جميع المتطلبات وتقديم رؤى ستفيدك أنت وشركتك.
4. احصل على انطلاقة ناجحة
غالبًا ما يتطلب إطلاق مشروع ناجح أن يبدأ كل شيء بالقدم الصحيحة. بالنسبة للمشاريع، يعني ذلك اجتماعًا تمهيديًا لفريقك والعملاء المحتملين. وذلك عندما تحدد الأدوار والمسؤوليات، وتحدد جدولك الزمني، وتتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة.
واحدة من أفضل الأدلة الخاصة بك هي مصفوفة RASCI. توضح هذه المصفوفة مسؤوليات الفرد، مما يضمن أنه مسؤول عن مهمة محددة ونتائجها والتقدم المحرز في بقية المشروع. يمكن لـ RASCI توضيح العديد من الأسئلة المتعلقة بالمسؤولية وإعداد التقارير، مما يجعل المشروع يسير بسلاسة.
5. التواصل المستمر مع الفريق والشركاء
من أجل إطلاق مشروع ناجح، يعد التواصل المستمر أمرًا بالغ الأهمية. أبقِ فريقك وأصحاب المصلحة على علم بتقدم المشروع والتأخيرات. توضح الشفافية أنك تعتبر رضا أصحاب المصلحة لديك أولوية. ويساعد هذا أيضًا على ضمان الثقة بين عملائك وفريقك للمضي قدمًا.
من المرجح أن يعمل فريقك معك وينجز ما تحتاجه إذا قمت بتوصيل الاحتياجات بوضوح، مما يؤدي إلى تسليمات ذات جودة أعلى.
6. التزم بالجدول الزمني
يعد الالتزام بالجدول الزمني الخاص بك أمرًا مهمًا من أجل إطلاق مشروع ناجح، لأنه يضع مشروعك كأولوية. قم بتعيين جدول زمني واستخدم الاجتماعات المنتظمة للتحقق من أن المشروع يسير على الطريق الصحيح. تساعد أدوات إدارة المشروع بشكل كبير من خلال السماح للأشخاص بتحديث تقدم المهمة، مما يمنح الجميع رؤية في الوقت الفعلي لحالتها العامة.
7. إطلاق المشروع في التوقيت المثالي
إن إطلاق مشروع ناجح هو مناسبة بالغة الأهمية. ومع ذلك، لا يتم الإطلاق فقط عند الانتهاء من جميع مهام تطوير المشروع. ستحتاج إلى مراجعة المشروع مع فريقك وعميلك، وتحديد ما إذا كنت مسؤولاً عن أي إعلانات، وإبلاغ الجميع بموعد التسليم النهائي.
ارجع إلى جذور اتصالاتك القوية واجعل الجميع على نفس الصفحة قبل الإطلاق. أثناء قيامك بتأسيس بعض هذه المعلومات في مراحل التخطيط، من الجيد دائمًا الرجوع إلى الوراء وتذكير الأشخاص بالالتزامات أو نطاق عملك قبل تسليم المنتج النهائي وإطلاقه.
8. مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية – KPIs
مع إطلاق مشروع ناجح، احتفل، ثم قم بمراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك بصورة مستمرة. تتيح لك هذه المقاييس تحديد مدى نجاح مشروعك أثناء تطويره ووضع اللمسات النهائية عليه وإطلاقه.
إذا كانت شركتك تتحكم في نتائج المشروع – مثل كتاب إلكتروني تم إعداده لفريق مبيعات شركتك – فيجب على مؤشرات الأداء الرئيسية أيضًا تتبع مدى تلبية المشروع لـ “السبب” المحدد في خطوتك الأولى.
يحتاج مديرو المشاريع إلى النظر إلى مؤشرات الأداء الرئيسية لتقييم تفاصيل هذا المشروع والعناصر الأوسع التي تنطبق على المشاريع المستقبلية. وتشمل العناصر العامة مدى جودة عمل الأشخاص معًا، ومن كان في الوقت المحدد، والاختناقات التي حدثت، وقدرات حل المشكلات.
9. مشاركة التحديثات مع الشركاء
بعد اكتمال مشروعك، يمكنك الآن مشاركة حالة مشروعك مع الشركاء. يتيح لك ذلك شرح مزايا وعيوب مشروعك. على الرغم من أن النجاح دائمًا مثالي، إلا أن السلبيات توفر دروسًا قيمة حول ما لا يجب فعله للمستقبل والمجالات التي يمكنك تحسينها من أجل إطلاق مشروع ناجح.
لماذا يعتبر قياس الأداء ضروريا في إدارة المشاريع؟
من السهل التفكير في قياس نجاح المشروع باعتباره العنصر الأخير في قائمة مراجعة إطلاق مشروع ناجح: هل تم إنجاز كل شيء؟ افحص بدقة. هل التزمت بالميزانية؟ افحص بدقة. إذا كان المشروع ناجحًا.
هناك ما هو أكثر من ذلك بقليل، والنظر إلى ما هو أبعد من خط الأساس يمكن أن يساعدك على توليد قيمة كبيرة من عملية المشروع، وليس فقط نتائجه. إن التعمق في نجاح المشروع لتقييم العمل الجماعي ومتطلبات العمل وسير العمل نفسه يُعلم العمل الجديد ويسهل على الآخرين في فريقك قيادة الخطوة التالية.
النجاح والفشل كلاهما معلمين قيمين. ستمنحك نظرة ثاقبة حول ما يناسب مؤسستك، وما لا يصلح، والأشخاص أو الأدوات اللازمة لمساعدة الأمور على السير بسلاسة.
ما هي مواصفات المشروع الناجح؟
فيما يلي بعض الخصائص المشتركة للمشاريع والقيادة الناجحة التي يجب وضعها في الاعتبار أثناء المضي قدمًا:
- تحديد الأولويات لما هو مهم.
- التواصل بشكل واضح وفي كثير من الأحيان.
- توثيق العمليات والمتطلبات والنتائج.
- تحديد جدول زمني واضح.
- استخدام مؤشرات أداء رئيسية مميزة تساعد الجميع على تقييم المشروع.
قياس نجاح مشروعك: 3 مؤشرات أداء رئيسية مهمة
بمجرد الانتهاء من المشروع، يجب عليك الآن تحليل النتائج النهائية من أجل إطلاق مشروع ناجح. هناك بعض المعايير القياسية لتقييم المشروع، ويجب أن تنطبق هذه المعايير الثلاثة على معظم العمل الذي تقوم به.
1. مراجعة تأثير مشروعك الرقمي
هل حقق مشروعك أهداف العمل (“لماذا”) التي حددتها في البداية؟ هل كان لها تأثير إيجابي أم سلبي على العمل بشكل عام؟
في كثير من الحالات، ستستخدم التغييرات في الإيرادات لفهم التأثير. يجب أن تدر المشاريع أموالاً أكثر، أولاً، من تكلفة إنشائها، وثانياً، من الإيرادات التي كانت تحققها شركتك قبل إطلاق مشروع ناجح.
ومع ذلك، هناك طرق أخرى عديدة للحكم على نجاح مشروعك الرقمي. أدوات المبيعات التي تعمل على تحسين كفاءة أداء المشروع الرقمي، ومشاريع الخدمة التي تقلل من شكاوى العملاء، وحتى المشاريع الداخلية التي تقلل من المهام اليدوية المتكررة، يمكن أن تضيف قيمة لشركتك. عندما يكون ذلك ممكنًا، اربط النتائج بتغيير ملموس.
2. هل كان مشروعك على الطريق الصحيح للوصول للهدف؟
بعد ذلك، تريد تقييم ما إذا كان مشروعك هو أفضل طريقة لتحقيق الأهداف المذكورة في منطق “السبب”. فهل كان هذا المشروع هو الطريقة الأفضل لمقابلتهم، أم كان من الممكن القيام بشيء آخر؟
عند الانتهاء من المشروع، تريد تقييم المكاسب المتوقعة ومعرفة ما إذا كنت قد أنجزتها أم لا من أجل إطلاق مشروع ناجح. ثم قم بمراجعة عمليات إدارة المشروع الخاص بك لمعرفة ما إذا كان نطاق العمل قد تغير لتحقيق الأهداف بشكل أفضل.
قارن النتائج بهذه التوقعات وناقشها مع فريقك. بغض النظر عن تأثير المشروع على الأعمال، يجب على فريقك مشاركة وجهات نظرهم المستقلة حول نتائج مشروعك وتقديم مدخلات، وهو أمر مهم يجب مراعاته في المشاريع المستقبلية.
3. هل نتائج المشروع قابلة للتكرار؟
إذا نجحت في إطلاق مشروع ناجح في نهاية المطاف، فسيكون السؤال التالي هو ما إذا كانت النتائج قابلة للتكرار. لاحظ ما الذي نجح بشكل أفضل وساعد فريقك على النجاح. افهم وأدرج الأدوات والمهارات والمواهب والأشخاص المطلوبين لمساعدتك على عكس هذا النجاح في المستقبل، بالإضافة إلى توليد دروس حول ما لم ينجح في مشروع غير ناجح.
7 أخطاء يجب تجنبها من أجل إطلاق مشروع ناجح
تنشأ مشاكل في كل مشروع. أنت تريد أن تفهم أهم التهديدات حتى تكون مستعدًا لمعالجتها عند حدوثها من أجل إطلاق مشروع ناجح. فيما يلي بعض الأشياء الأساسية التي يجب الانتباه إليها:
- تواصل ضعيف
- تغيير هدف المشروع
- أدوار ومسؤوليات غير واضحة
- تخطيط ناقص للميزانية
- نطاق عمل غير محدد
- أعضاء الفريق غير راضين
- تحريك الجداول الزمنية
أسهل طريقة للتعامل مع معظم هذه الأمور هي إنشاء خطة ووضع أكبر عدد ممكن من العناصر في الحجر. بعد ذلك، اعمل مع فريقك والشركاء عند ظهور المشكلات، وكن مرنًا مع التغييرات التي لا تؤثر على هدف المشروع. يحتاج جميع أعضاء الفريق إلى التواصل بإيجاز وكفاءة حتى لا يكون هناك أي ارتباك بين فريقك بشأن مدخلاتهم والنتائج المرجوة من أجل إطلاق مشروع ناجح.
يمكن للشركات قياس الفعالية بطرق عديدة، وحتى المشاريع الأقل نجاحًا يمكن أن توفر دروسًا مهمة للمستقبل. لذا، طالما أنك تضع هدفك النهائي في الاعتبار وتوفر تواصلًا واضحًا، فلديك القدرة على النجاح.
