القائمة

إدارة الوقت: كمستقل كيف تتمكن من تنظيم وقتك؟

يترك معظمنا وظائفنا ويصبحون مستقلين بسبب جاذبية الحرية في إدارة الوقت. من الناحية التاريخية، كان العامل المستقل نوعًا ما من المرتزقة في العصور الوسطى. في زمن الولاء مدى الحياة، كانوا متحررين من أي سيد.

غالبًا ما يغير المرتزقة المعاصرون الذين يذبحون الكود أو يحاربون تنانين التصميم سيدًا واحدًا (رئيسهم السابق) مع العديد (عملائهم). ما لم نتوخى الحذر، من السهل جدًا التخلي عن الحرية المكتشفة حديثًا مقابل العديد من الأساتذة، وعادة ما يكون السبب الأكبر هو عدم القدرة على إدارة الوقت.

فيما يلي بعض الخطوات التي يمكن أن تساعدك في إعادة العمل الحر إلى العمل المستقل.

لماذا تعتبر إدارة الوقت مهمة للمستقلين؟

بصفتك مستقلاً، فأنت أساسًا رئيس نفسك في العمل. إذا لم تكن على اطلاع بالمواعيد النهائية الخاصة بك واحتفظت بخطوط اتصال مفتوحة مع عملائك، فقد تتسبب في حدوث فوضى حقيقية بسرعة وقد تكون نهاية شركتك المستقلة.

كل ما تفعله هو باسم شركتك وعندما يطلب شخص ما التحدث إلى مديرك، فأنت المدير!

من خلال عدم إنجاز مهامك في الوقت المحدد، قد تفقد العملاء وربما تواجه مشكلة في العثور على عملاء في المستقبل لأنك لن تحصل على شهادات قوية من الأشخاص الذين عملت معهم في الماضي.

قد يكون من الصعب جدًا إدارة الوقت كمستقل، خاصة عندما تعمل من المنزل كثيرًا. قد يكون سريرك أو أريكتك يناديك باسمك، وقد يكون من الصعب مقاومة الرغبة في أخذ قيلولة أو الخروج إلى مطعمك المفضل لبضع ساعات بدلاً من العمل.

أهم نصائح إدارة الوقت للمستقلين

قد يكون من الصعب متابعة إدارة وقت العمل في المنزل، خاصة إذا كنت قد بدأت للتو في عالم العمل الحر. استخدم نصائح إدارة المهام هذه للمستقلين وكن منتجًا خلال يوم العمل.

1. الحد من الحصول على المعلومات

تأتي المعلومات بأشكال عديدة. أحيانًا يكون الأمر تافهًا – مثل تصفح أخبار Hacker أو Reddit. في بعض الأحيان قد يبدو مهمًا، حيث يأخذ شكل مكالمة جماعية أو اجتماع. الحقيقة أنه يكاد يكون من المستحيل القيام بمهام متعددة.

المعلومات ليست سيئة بالضرورة، ولكن اتباع نظام غذائي فكرة رائعة. عندما تحاول العمل والتركيز على فعل ذلك بالضبط.

2. تخلص من المشتتات

البريد الإلكتروني، سكايب، تويتر. كل هذه عوامل تقتل الإنتاجية وتتسبب في إضاعة الوقت والتركيز. حاول قصر فحص البريد الإلكتروني على مرة أو مرتين يوميًا (صباحًا ومساءً). سيشجع هذا أيضًا عملائك على إدراك أنه ليس كل شيء في الحياة عاجلاً ويستحق الاستجابة الفورية.

تمكنت حضارتنا بطريقة ما من البقاء على قيد الحياة قبل ظهور الهواتف المحمولة والبريد الإلكتروني في كل مكان، ولا يزال بإمكانها ذلك.

المشتتات هي أحد أسوأ جوانب العمل عن بُعد. سواء كنت على الشاطئ وتفضل الذهاب للسباحة مع أصدقائك، أو كنت في المنزل، وتفضل مشاهدة الحلقة التلفزيونية الجديدة، يمكن أن تكون مصادر التشتيت مغرية حقًا.

التخلص من المشتتات هو أحد أهم أجزاء العمل من إدارة الوقت في المنزل. ضع في اعتبارك استخدام سماعات مانعة للضوضاء، أو إغلاق باب منزلك، أو العمل في منطقة مختلفة من منزلك لتكون أكثر إنتاجية خلال ساعات عملك.

3. العمل على دفعات قصيرة

أسلوب بومودورو هو ما أستخدمه في العمل أو التدوين أو حتى البحث. الفكرة بسيطة: اعمل 25 دقيقة في كل مرة (ولا تفعل شيئًا سوى العمل)، ثم استراحة لمدة 5 دقائق.

تمدد، قم بعمل بعض الشاي أو القهوة، أو انظر من النافذة لهذه الدقائق الخمس، لكن لا تفكر في عملك. هذا يسمح لنا بفصل أنفسنا عن عملنا، وتشغيل أو إيقاف تشغيل عقولنا العاملة في أوقات فراغنا.

إذا كنت تعمل في مكتب، فستستفيد من فترات الراحة حتى تتمكن من التوقف والدردشة مع زملائك في العمل لمدة 15 دقيقة. لذلك، لا تنس أن تأخذ فترات راحة أثناء العمل بالقطعة أيضًا! هذه واحدة من أكثر نصائح إدارة الوقت التي يتم التغاضي عنها للمستقلين.

من أفضل الطرق لقضاء فترات الراحة هي التنزه في منطقتك أو الاتصال بصديق أو حتى أخذ قيلولة سريعة. إذا كنت تريد حقًا تذكير نفسك بأخذ فترات راحة، ففكر في استخدام طريقة بومودورو، التي تعمل فيها لمدة 25 دقيقة ثم خذ استراحة لمدة 5 دقائق، ثم ابدأ من جديد!

4. تدرب على قول “لا”

نريد جميعًا إرضاء الناس، لكن لا ينبغي لنا أن نضحي بسعادتنا للقيام بذلك. عادة الأشياء التي يجب القيام بها على الفور يمكن أن تنتظر قليلاً. أحترم شركات مثل Pivotal Labs لأن لديهم سياسة صارمة للغاية لساعات العمل من الساعة 9 صباحًا حتى 6 مساءً، ويرفضون القيام بأي شيء خارج تلك الساعات.

الكثير من المستقلين والمستشارين يقضون أوقات فراغهم المحددة، يضحون بوقتهم مع الأصدقاء والعائلة، من أجل تلبية رغباتهم. صدقني، الناس يحترمون أولئك الذين لا يجيبون بـ “إلى أي إرتفاع؟” عندما يطلب منهم القفز.

5. تعامل مع العمل الحر كوظيفة

ربما يبدو هذا سخيفًا، لكن اسمعني. لقد عمل الكثير من المستقلين قبلك مع العملاء لسنوات وقد مروا بالكثير من الأوقات الرائعة والكثير من التعويذات القاسية. عانت حياتهم العائلية في بعض الأحيان لأنهم كانوا يعانون من صعوبة بالغة في “مغادرة” العمل.

أنت تعمل من المنزل، ولديك جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بك وهو يمثل صندوق أدواتك، وتحمله معك في كل مكان. أنت هو عملك. قم بإعداد ساعات العمل مع عملائك، واشرح بثقة الطريقة التي تعمل بها ولماذا، والتزم بها كل يوم.

الطريقة الوحيدة لتحقيق الحرية كعامل مستقل هي إنشاء نظام وتثقيف عملائك حول كيفية عمله. بخلاف ذلك، سيستمر عملاؤك في التأثير عليك فيما يتعلق بالطريقة التي يريدون العمل بها. تذكر هذا: الوقت مثل المال. إذا لم تخصصها وتديرها كما تفعل مع ميزانيتك، فستختفي.

6. تتبع وقتك

غالبًا ما يكون تتبع الوقت للمستقلين أمرًا يتم تجاهله، خاصةً التصميمات. قد يكون من السهل الانغماس في العمل في مشروع واحد طوال اليوم حتى يتم الانتهاء منه، حتى لو كان ذلك يعني البقاء مستيقظًا حتى ترى شروق الشمس في اليوم التالي.

استخدم أداة تتبع الوقت، أو حتى استخدم ساعة الإيقاف على هاتفك إذا كنت ترغب في الحصول على أفضل إدارة للوقت للموظفين المستقلين.

هذا مناسب لأنه يمكنك بعد ذلك معرفة ما إذا كنت تقضي بالفعل وقتًا طويلاً في مشروع قد لا تحصل على الكثير من المال من أجله. أو، إذا كنت تستغرق وقتًا طويلاً جدًا لإنهاء مهمة ما.

7. امنح نفسك ساعات عمل محددة

يعاني المستقلون الجدد وذوي الخبرة على حد سواء من هذه النصيحة، وهو أمر مفاجئ. قد يكون من المغري الرد على بريد إلكتروني أو رسالة من أحد عملائك في عطلة نهاية الأسبوع، حتى لو لم يكن ذلك عندما تريد العمل.

لذا، امنح نفسك ساعات عمل محددة، سواء كانت من 9 صباحًا إلى 5 مساءً. مثل موظف مكتب عادي أو حتى من 10 صباحًا إلى 3 مساءً فقط. إذا كان هذا هو الوقت الذي تعمل فيه بشكل أفضل. أنت تعمل بشكل حر، لذا فأنت مسؤول عن نفسك.

طالما أنك منتج خلال ساعات العمل التي تحددها وتفي بالمواعيد النهائية لعملائك، فلا حرج في تقصير ساعات العمل كل يوم. إنها إحدى الفوائد الحقيقية للعمل عن بُعد، لذا استفد منها.

فقط تأكد من أنك تأخذ الوقت الكافي للتواصل مع عملائك بشأن ساعات عملك حتى لا يتساءلوا لماذا لا ترد على بريدهم الإلكتروني في الساعة 11 مساءً يوم السبت. التواصل هو المفتاح.

8. تحديد أولويات المهام الخاصة بك

إذا كانت لديك مهمة ضخمة تستحق في غضون يومين، فمن الواضح أن هذه هي المهمة التي يجب أن تقضي وقتك فيها بدلاً من المهمة المستحقة في غضون أسبوع. تأكد من تحديد الأولويات بناءً على تاريخ الاستحقاق ومقدار الوقت الذي تعتقد أن المهمة ستستغرقه حتى لا تتأخر عن المواعيد النهائية.

يمكن أن تكون أنظمة إدارة المشاريع أو حتى المخطط المادي ذات صلة لمساعدتك في تحديد أولويات مهامك بحيث تظل على اطلاع دائم بمواعيدك وتثير إعجاب عملائك.

9. ضع في اعتبارك الاستعانة بآخرين لمساعدتك

إذا وجدت أنك تواجه مشكلة في مواكبة جميع المواعيد النهائية الخاصة بك، فقد يكون الوقت قد حان لتوظيف عدد قليل من المستقلين لمساعدتك. تتضمن بعض الأماكن للبحث عن عمال عن بُعد والتي ستكون رائعة بالنسبة لك لمشاركة فرص العمل الخاصة بك، مواقع مثل نفذلي و Upwork.

عندما تقوم بتعيين شخص آخر لمساعدتك على الوفاء بمواعيد الاستحقاق وإدارة وقتك بشكل أفضل، فقد تضطر إلى رفع أسعارك الشخصية حتى تتمكن من دفع مبلغ مناسب للعاملين معك. سيتعين عليك أيضًا التفكير في الوقت الذي ستقضيه الآن في تفويض المهام وإعداد العمال الجدد.

10. تناول وجبات الطعام لمدة 30 إلى 60 دقيقة كما تفعل في المكتب

عند العمل كمستقل، لا تنس أن تأخذ استراحة وجبة خفيفة أو غداء. حاول الامتناع عن تناول الطعام من مكتبك لإنجاز المهام في الوقت المحدد وإلا فقد تفسد توازن عملك / حياتك دون أن تدرك ذلك.

ضع في اعتبارك إجراء مكالمة غداء مع أحد أصدقائك المقربين كل يوم لمساعدة أنفسكم على أخذ استراحة غداء خالية من الإلهاء. يساعد هذا أيضًا في إعادة الحياة الاجتماعية التي غالبًا ما تكون مفقودة من الحياة المستقلة.

11. جرب حظر الوقت (Time-Blocking)

يعد حظر الوقت طريقة رائعة لمحاولة إدارة وقتك كمستقل. كل صباح، اجلس على مكتبك وافتح تطبيقًا مثل تقويم Google وحظر فترات زمنية للمهام المختلفة التي يتعين عليك إكمالها كل يوم.

حاول أن تلتزم بالأوقات التي حددتها لنفسك لترى إلى أي مدى يمكنك حقًا تجاوز كل كتلة من هذه الكتل الزمنية. هذه هي الطريقة المثلى لمعرفة مقدار الوقت الذي يستغرقه المشروع حقًا، ويساعد أيضًا في الحفاظ على استمرار الكرة في جميع المهام التي يجب عليك القيام بها.

12. ابحث عن ساعاتك الأكثر إنتاجية واستخدمها لصالحك

يجد الكثير من الأشخاص أنهم أكثر إنتاجية في الصباح، أو حتى في وقت متأخر من الليل، لذا اكتشف ما إذا كنت في مأزق واستخدم ذلك لصالحك.

خلال ساعات العمل الأكثر إنتاجية لديك، تأكد من القيام بجميع المهام الأصعب أو الأكثر استهلاكا للوقت خلال ذلك الوقت – بدلاً من رسائل البريد الإلكتروني أو اجتماعات العملاء.

13. لا تفرط في حجز نفسك (أهم شيء عندما يتعلق الأمر بإدارة الوقت)

أعتقد أن كل مستقل يمر بهذا مرة واحدة على الأقل. تعتقد أنه يمكنك التعامل مع عملاء أكثر مما كنت تعتقد في البداية، والذي قد يكون من الصعب مواكبة ذلك. ستفقد النوم وحياتك الاجتماعية، وقد تبدأ في كره كونك عاملاً مستقلاً بشكل عام.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تنخفض جودة عملك – مما يؤثر على العقود المستقبلية.

اقضم فقط بقدر ما يمكنك مضغه. إذا كنت تعلم أنه يمكنك التعامل مع حوالي 5 مشاريع فقط في كل مرة، فلا تدع نفسك تأخذ المزيد. في بعض الأحيان، يجب أن تقول “لا” للعملاء المحتملين، ولكن لا بأس بذلك.

14. خذ يوم عطلة إذا كنت بحاجة له

غالبًا ما ينسى المستقلون أن يأخذوا إجازة، وأحيانًا تكون أيام الصحة الشخصية هي كل ما تحتاجه لكي تحب عملك فجأة أكثر وتكون أكثر إنتاجية كل يوم. حتى لو كان ذلك يعني منح نفسك عطلة نهاية أسبوع طويلة، فافعل ذلك!

عندما تأخذ يوم عطلة، تأكد من التواصل مع عملائك مسبقًا حتى يعرفوا أنك لن تكون متاحًا للتحدث معهم في ذلك اليوم في حالة ظهور شيء ما.

بالطبع، إذا انتهى بك الأمر إلى إصابتك بالمرض، فلا توجد طريقة للتعبير عن ذلك مسبقًا، ولكن تأكد دائمًا من وجود خط اتصال مفتوح مع عملائك.

سيعطي العديد من المستقلين أنفسهم يوم محدد في الأسبوع لتجاوز جميع الخدمات اللوجستية لأعمالهم طوال الأسبوع، سواء كان ذلك يعني التخطيط لكل شيء، أو جدولة وسائل التواصل الاجتماعي لأعمالهم الخاصة، أو إرسال العقود أو الفواتير، أو مجرد متابعة رسائل البريد الإلكتروني.

هناك شيء واحد يجب مراعاته في أيام الإدارة وهو أنه لا يجب جدولة اجتماعات أو مكالمات العميل في هذا اليوم ؛ بدلاً من ذلك، استخدم اليوم بأكمله للتركيز على عملك.

تأكد من أن عملائك يعرفون أنك غير متاح للمكالمات أو الاجتماعات كل يوم إثنين (أو أي يوم تختاره)، لكنك سترد على رسائل البريد الإلكتروني.

15. تغيير مكان عملك

في بعض الأحيان، قد تكون زيادة الإنتاجية أمرًا بسيطًا مثل تغيير إعدادات مكان عملك. ضع في اعتبارك الحصول على عضوية في مساحة عمل مشتركة محلية، أو التوجه إلى مقهى، أو العمل في منزل أحد الأصدقاء بحيث يمكنك الحصول على القليل من التفاعل الاجتماعي.

إذا كان منزلك أو شقتك تسمح بذلك، فحرك مكتبك كل شهر لتبديل محيطك. يمكن حقًا أن تحدث فرقًا كبيرًا عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية!

أفضل 5 أدوات لإدارة الوقت للمستقلين

لحسن الحظ، نحن نعيش في القرن الحادي والعشرين، لذلك هناك الكثير من أدوات إدارة الوقت التي تجعل العمل الحر أسهل. فيما يلي بعض من أفضل وأعلى أدوات إدارة الوقت الموصى بها للمستقلين.

1. Clockify

Clockify هي أداة لتتبع الوقت وهي حقًا واحدة من أهم أجزاء عمل المستقلين التي تساعدهم على البقاء على المسار الصحيح.

يمكنك إنشاء مشاريع مختلفة من خلال Clockify، مثل إعداد المشاريع لكل عميل من عملائك حتى تتمكن من معرفة مقدار الوقت الذي تقضيه بالضبط على كل عنصر في قائمة المهام الخاصة بك.

ما يجعل Clockify أحد أفضل أدوات إدارة الوقت للموظفين المستقلين هو أنه يقدم أيضًا تقارير ومخططات ممتعة يمكنك الاطلاع عليها، بحيث يمكنك بسهولة معرفة مقدار الوقت الذي تقضيه على العميل أ مقابل العميل ب.

هذه هي الطريقة المثالية لمعرفة ما إذا كنت تدفع المبلغ المناسب لمشاريعك أيضًا. إذا كان هناك شيء ما يأخذ 80٪ من وقتك، فقد يكون من المفيد رفع سعر هذا النوع من المشاريع في المستقبل.

هناك إصدار مدفوع ومجاني من Clockify، ولكن بصفتك مستقلاً، فأنت تحتاج فقط إلى الإصدار المجاني. لساعة الوقت بشكل أسرع، تأكد من تنزيل إما ملحق Clockify Chrome أو التطبيق. تأكد من توصيله بأنظمة إدارة المشاريع الخاصة بك أيضًا.

2. Toggl

Toggl، مثل Clockify، هي أداة لتتبع الوقت يستخدمها الكثير من الناس. لا يقدم العديد من ميزات إعداد التقارير مثل Clockify، ولكنه يقدم عمليات تكامل بما في ذلك مع Todoist و Asana و Basecamp و Trello حتى تتمكن من تسجيل وقتك بسهولة أثناء العمل والتحقق من الأشياء من قائمة المهام الخاصة بك.

نظرًا لأن Toggl لا يحتوي على العديد من الميزات الأخرى، فمن السهل جدًا استخدامه إذا كنت جديدًا في أدوات تتبع الوقت. يمكنك إنشاء مشاريع لعملاء مختلفين كما هو الحال مع Clockify، وكل ما عليك فعله هو النقر على زر البدء والإيقاف للبدء. النسخة المجانية مثالية للمستقلين.

3. Asana

Asana سهل الاستخدام للغاية، وله واجهة نظيفة، ويسمح لك بإضافة ضيوف في حالة رغبتك في تشغيل أشياء معينة من قبل عملائك للموافقة عليها قبل الجدولة (مثل تقاويم محتوى الوسائط الاجتماعية).

باستخدام Asana، يمكنك إنشاء أنواع مختلفة من المشاريع، ورؤية جميع العناصر التي يجب عليك إكمالها، وحتى الاتصال بتقويم Google. يحتوي Asana أيضًا على إعداد عرض التقويم الخاص به مما يجعل من السهل معرفة مقدار ما لديك على لوحتك في أي وقت.

ضمن كل مهمة تقوم بإنشائها على Asana، يمكنك أيضًا إنشاء مجموعة كاملة من المهام الفرعية وإضافة ملاحظات وحتى الاتصال بـ Clockify أو Toggl لتتبع وقتك.

إذا كنت مصمم رسومات، فإن Asana لديها أيضًا أدوات سهلة لك لتخزين موارد معينة لعملائك – مثل الخطوط ولوحات الحالة المزاجية والرموز السداسية ذات الصلة بالعلامة التجارية.

هناك نسخة مجانية ومدفوعة، لكني اكتشفت أن الإصدار المجاني يناسب جميع احتياجاتي. مع نمو عملك المستقل وتبدأ في تعيين بعض المساعدين لمساعدتك، قد ترغب في الارتقاء إلى خطة العمل المدفوعة.

4. ClickUp

ClickUp هي أداة لإدارة المشاريع / الوقت وهي ممتازة أيضًا مثل Asana ولكنها تحتوي على منحنى تعليمي أكثر قليلاً.

يحتوي ClickUp بالتأكيد على خيارات أكثر من Asana، ولكن قد يكون من الصعب معرفة الفرق بين اللوحات المختلفة. بمجرد إتقانها، فهي حقًا أداة قوية وهذا هو سبب وجودها في هذا الدليل لإدارة الوقت.

يمكنك إنشاء لوحات مختلفة للمشروع وتقاويم المحتوى والقوائم والمزيد.

هناك أيضًا أكثر من 50 نموذجًا مختلفًا يمكنك استخدامها بسهولة إذا كنت لا تريد أن تأخذ الوقت الكافي لإعداد كل لوحة بنفسك بالكامل. هناك لوحات لإدارة تحسين محركات البحث ومشاركات المدونات وتقويمات وسائل التواصل الاجتماعي وإدارة المشاريع والمزيد.

لدى ClickUp إصدار مجاني، ولكن اعتمادًا على الميزات التي تريد استخدامها، قد تضطر إلى التغيير إلى الإصدار المدفوع. لسوء الحظ، على عكس Asana، لا توجد فترة تجريبية مجانية لك لمعرفة ما إذا كنت ترغب في شراء الإصدار المدفوع.

5. تقويم Google

من المثير للدهشة أن تقويم Google هو أحد أفضل الأدوات لإدارة وقت العمل في المنزل. إنه مجاني تمامًا للاستخدام ويمكن أن يكون مهمًا عندما يتعلق الأمر بجدولة الاجتماعات وحظر يومك باستخدام طريقة حظر الوقت.

كل صباح، ضع في اعتبارك تحديد يومك وحجب الفترات الزمنية للمهام المختلفة. بهذه الطريقة، لن تقضي اليوم بأكمله عن طريق الخطأ في مشروع واحد. تأكد من دمج تقويم Google مع الأدوات الأخرى التي تستخدمها لتحقيق أقصى استفادة منه.

الخلاصة

تعد إدارة الوقت من أكثر الأشياء أهمية لكونك مستقلاً، ويعود الأمر حقًا إلى البقاء على اطلاع بالمواعيد النهائية من خلال العديد من الأدوات والتطبيقات المختلفة التي يمكن استخدامها مجانًا تمامًا.

عليك حقًا أن تجد أفضل ما يناسبك، وهذا يمكن أن يعني الكثير من التجربة والخطأ عند البدء لأول مرة! آمل أن تكون هذه القائمة قد ساعدتك في إعطائك بعض الأفكار الجيدة لعملك المستقل.

أضف تعليقك

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

بطاقة الموضوع
تاريخ النشر
التعليقات
كاتب الموضوع
خالد علي
كاتب محتوى
منصة نفذلي هي منصة عربية تساعد رواد الأعمال وأصحاب المشاريع على الوصول إلى أفضل المستقلين المحترفين من مطوري المواقع، تطبيقات الجوال، مصممي الجرافيك والهوية البصرية، الموشن جرافيك، صناعة المحتوى الى محترفي التسويق الإلكتروني وغيرها من التخصصات في شتى المجالات، لتوظيفهم عن بعد وطلب خدماتهم بسهولة. كما تساعد المبدعين على تقديم خدماتهم وإنجاز المشاريع في التخصصات السابقة مع ضمان كامل حقوق الطرفين.
تابعنا