مخطط سير عملية التوظيف هو تمثيل مرئي سهل المتابعة لعملية التوظيف، مما يزيد من كفاءتها ويضمن اتساقها لضمان عدم إغفال أي خطوة في فريق الموارد البشرية.
يغطي المخطط الأفراد والأقسام المعنية، بالإضافة إلى الأنشطة المختلفة، ونقاط اتخاذ القرار، والتفاعلات التي تُشكل كل خطوة من خطوات عملية التوظيف.
تسعى معظم الشركات إلى استقطاب أفضل الكفاءات. باستخدام مخطط سير عملية التوظيف لتوظيف موظفين جدد، بما في ذلك توظيف الكفاءات المستقلة، يمكن للشركات التركيز على استقطاب أفضل المرشحين للوظائف الشاغرة الحالية بدلاً من القلق بشأن تفاصيل عملية الاختيار.
يعتمد إعداد مخطط سير عملية التوظيف على عمليات وأولويات التوظيف الخاصة بمؤسستك.
تشرح هذه المقالة أهمية استخدام مخطط سير عملية التوظيف، والخطوات التي يجب اتباعها أثناء التوظيف، وبعض أفضل الممارسات لإنشاء مخطط سير عملية التوظيف. كما نقدم مثالاً على مخطط سير عملية التوظيف يمكنك تخصيصه واستخدامه لأغراض التوظيف في شركتك.
أهمية استخدام مخطط انسيابي في عملية التوظيف
يوفر مخطط انسيابي لعملية التوظيف عرضًا مرئيًا واضحًا لعملية التوظيف، مما يُمكّن الشركات من العثور على المرشحين المناسبين بسرعة دون إضاعة الوقت والمال اللذين قد يصاحبان اتباع نهج عشوائي.
في البحث المستمر عن موظفين جدد، يُساعد مخطط انسيابي لعملية التوظيف على تحقيق الاتساق، حيث يُغطي كل شيء بدءًا من الإعلان عن الوظائف الشاغرة واستقطاب المواهب وصولًا إلى عملية المقابلة والاختيار. يُمكن استخدامه لتحديد أوجه القصور والعقبات في عملية التوظيف وتقليل الأخطاء أو الإغفالات.
على سبيل المثال، لنفترض أن لديك عدة أشخاص مسؤولين عن تحديد مؤهلات الموظفين الجدد. في هذه الحالة، قد تُقرر تكليف شخص واحد بجمع المعلومات لتجنب تكرار الجهود. أو إذا تأخرت عملية التوظيف بسبب التحقق من المراجع، فقد تُكلف المزيد من الأشخاص بهذه المهمة.
إن عملية توظيف مُوثّقة ومنظمة جيدًا تُمكّن الشركات من تحسين سمعتها، وجذب مرشحين أفضل، وضمان الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية.
يتضمن الامتثال التزام شركتك بأحدث قوانين ولوائح العمل والتوظيف. على سبيل المثال، قد يتعين على شركتك اتباع اللوائح الحكومية التي تحكم بيئة العمل وظروف العمل، بما في ذلك الحد الأدنى للأجور ومستويات السن. سيتضمن المخطط الانسيابي خطوةً تعكس هذه المتطلبات في وصف الوظيفة وعروض العمل.
ثم هناك مسألة المساءلة في عملية التوظيف. يمكن لمخطط عملية التوظيف الانسيابي أن يوضح المسؤول عن كل خطوة، مما يضمن عدم إغفال أي مرحلة أو تكرارها.
يمكن أن تكون أشكال ورموز وألوان المخطط الانسيابي أسهل في التذكر من النص العادي. فهي تُسهّل على فريق التوظيف الالتزام بعملية تتبع المتقدمين حتى في ظل ضغوط المواعيد النهائية.
عملية التوظيف الناجحة في 6 خطوات سهلة
ستحتاج إلى استخدام استراتيجية التوظيف الخاصة بمؤسستك كأساس لإنشاء مخطط انسيابي لعملية التوظيف. يمكنك اتباع خطوات عملية التوظيف الأساسية الموضحة أدناه وتكييفها مع احتياجات مؤسستك الخاصة.
1. تحديد احتياجاتك من فريق العمل
يتطلب اختيار المرشح المناسب لتلبية احتياجاتك من الموظفين أولًا تحديد هذه الاحتياجات. ما الدور الذي سيشغله، وما المهارات المحددة التي يتطلبها المنصب؟
لجمع هذه المعلومات، قد يحتاج فريق الموارد البشرية إلى التواصل مع القسم أو مدير الفريق المعني لتحديد المتطلبات، بما في ذلك تحديد المهام التي سيؤديها الموظف الجديد، وتوضيح المؤهلات والخبرات المهمة، وجمع أي معلومات أخرى ذات صلة بالوظيفة.
لأي موظف جديد، حدد المؤهلات الأساسية والمؤهلات التي يُنصح بامتلاكها. يجب على المرشح سد فجوة المواهب في مؤسستك، لذا من الضروري تحديد هذه الفجوة.
أثناء قيامك بذلك، راجع الهيكل التنظيمي لشركتك لتحديد المهارات والمؤهلات المتوفرة حاليًا في فريقك وكيفية اندماج الموظف الجديد.
يمكنك إعداد ملف تعريفي مثالي للمرشحين لوظيفة شاغرة لمقارنة المرشحين المحتملين.
2. أنشئ وصفًا واضحًا عن الوظيفة
يُحدد وصف الوظيفة بوضوح واجبات ومسؤوليات الدور، ويصف جميع متطلبات الوظيفة، مما يجعله خطوةً أساسيةً في استقطاب الكفاءات. يُمكن أن يُساعدك الوصف الوظيفي المُحكم على جذب المُرشحين المُناسبين من خلال إيصال رسالة للمُهتمين بالوظيفة مفادها أن شركتكم هي الشركة التي يُفترض بهم العمل بها.
بالإضافة إلى ذلك، قد يتجاوز وصف الوظيفة الراتب المُتوقع، ويُعطي فكرةً واضحةً عن طبيعة العمل في شركتك، بما في ذلك أي مزايا أو امتيازات خاصة. إذا كانت لديك أهداف مُحددة تُريد من الموظف الجديد المُساعدة في تحقيقها، فأخبرهم بذلك في وصف الوظيفة.
يتضمن وصف الوظيفة عادةً ما يلي:
- مسمى الوظيفة الشاغرة والقسم التابع له.
- موقع العمل.
- ما إذا كانت الوظيفة مكتبية أو عن بُعد.
- نوع العمل (دوام كامل، دوام جزئي، نوبات عمل، أو عمل مستقل).
- ملخص للأهداف والمسؤوليات.
- أي متطلبات دنيا.
- المؤهلات والخبرات المُفضلة.
- التعويضات والمزايا.
3. اجذب المرشحين المحتملين
الخطوة التالية هي عرض وصف الوظيفة على الأشخاص المناسبين. يمكنك القيام بذلك بعدة طرق، منها:
- صفحة وظائف على موقع شركتك الإلكتروني.
- قنوات التواصل الاجتماعي، وخاصةً لينكدإن.
- المنشورات على منصات التوظيف المختلفة.
- إعلانات الوظائف في وسائل الإعلام التقليدية.
- زيارات لمعارض التوظيف وفعاليات التوظيف في الجامعات.
تبحث العديد من الشركات عن مساعدة في التعاقد والعمل المستقل لشغل الوظائف الشاغرة. من خلال منصة نفذلي، يمكنك العثور على أفضل المواهب المستقلة التي تحتاجها في مجالات مثل التطوير وتكنولوجيا المعلومات، والتصميم والإبداع، والمبيعات والتسويق.
4. فرز وتقييم المتقدمين
الآن، حان وقت تقييم المرشحين المحتملين. بما أنك ربما تلقيت العديد من الطلبات، ستحتاج إلى تضييق نطاق قائمتك لتحديد من يستحق الانضمام إلى عملية المقابلة.
يمكنك البدء بمراجعة مؤهلات المرشحين وخبراتهم، بما في ذلك مستواهم التعليمي، لمعرفة مدى ملاءمتها لمتطلبات الوظيفة. قد تُطلب من بعض الشركات التحقق من خلفية المتقدمين، بما في ذلك التحقق من السجل الائتماني والجنائي.
يمكن أن يساعدك فحص المرشحين المحتملين عبر الهاتف في التأكد من توفر المرشح ومعرفة ما إذا كان لديه أي مؤهلات أخرى ذات صلة غير مذكورة في سيرته الذاتية. يمكنك بعد ذلك إجراء مقابلات شخصية، سواء كانت مقابلة شخصية أو مقابلة افتراضية، مع المرشحين الواعدين.
أثناء المقابلة، من الجيد طرح أسئلة، غالبًا ما تكون سلوكية، لتقييم مدى ملاءمة المرشح للوظيفة. أضف أسئلة أخرى تتعلق بشخصية المرشح لتقييم مدى ملاءمته للفريق وثقافة العمل في شركتك.
غالبًا ما تُعتبر مرحلة المقابلة أهم جزء في عملية التوظيف. لذا، يجب أن تكون على دراية بطلب المرشح وخلفيته لطرح الأسئلة الصحيحة، بما في ذلك الأسئلة المتعلقة بأي ثغرات ملحوظة في مهاراته وخبراته.
ينبغي أن يكون لديك أسئلة موحدة تطرحها على جميع المرشحين لضمان الإنصاف في تقييم مدى ملاءمتهم للوظيفة. ومن الجيد تدوين إجاباتهم لمقارنة المرشحين المؤهلين، مما يساعدك على اتخاذ قرارك النهائي.
5. التحقق من المراجع
تحقق من مراجع أفضل المرشحين، سواءً قبل المقابلات أو بعدها. يمكن أن يساعد ذلك في التحقق من خبرة المرشحين العملية وأدائهم، والتأكد من مؤهلاتهم وملاءمتهم للوظيفة، بالإضافة إلى مدى ملاءمتهم لأعضاء الفريق المستهدفين.
عند التواصل مع مرجع، تأكد من:
- ما هي علاقة العمل بين المرجع والمرشح.
- أسباب ترك الشخص لوظيفة سابقة.
- ما هي نقاط قوة الشخص وضعفه.
6. قدّم عرض عمل
إذا وجدتَ مرشحًا قويًا، يُنصح بتقديم عرض سريع لإظهار الاهتمام ومنع أي صاحب عمل آخر من استقطابه. يتضمن العرض التفاوض على شروط التوظيف، بما في ذلك الراتب والمزايا ويوم بدء العمل وأي معلومات أخرى ذات صلة. تتضمن العديد من الوظائف فترة اختبار لتقييم مدى ملاءمة المرشح قبل قبوله للعمل بدوام كامل.
إذا تردد المرشح في قبول عرض العمل، فابحث عن السبب وذكّره بمدى ملاءمة الوظيفة لأهدافه المهنية.
إذا قبل المرشح الوظيفة، فقد تشمل عملية التوجيه تزويده بالأدوات والمعلومات اللازمة لأداء عمله وتعريفه بفريقه.
على سبيل المثال، في حالة العمل في الموقع، يمكنك أخذ الموظف الجديد في جولة في المكتب. أو في حالة العمل عن بُعد، يمكنك تزويده ببرنامج تعليمي رقمي حول استخدام نظام إدارة المشاريع الخاص بفريقه.
أفضل الممارسات لاستخدام مخطط انسيابي في عملية التوظيف
لكي يكون مخطط انسيابي لعملية التوظيف مفيدًا، يجب أن يعكس أولويات عملك واستراتيجية التوظيف، وأن يتطور مع تطور شركتك. من أفضل الممارسات:
- البساطة. قد تكون عملية التوظيف معقدة، لذا يجب أن يكون المخطط الانسيابي سهل الفهم. قسّم العملية إلى خطوات محددة بوضوح، باستخدام أيقونات وألوان التصميم للإشارة إلى المراحل المهمة، وخطوات هذه المراحل، ونقاط القرار التي يمكنك من خلالها توجيه العملية في اتجاهات مختلفة.
- أنشئ تسلسلًا منطقيًا. تعمل عملية التوظيف بشكل أفضل إذا اتبعت الخطوات خطوة بخطوة. لذا، حدد هذه الخطوات واستخدمها كركائز أساسية لمخطط انسيابي لعملية التوظيف.
- ضع قواعد التكوين الأساسية في اعتبارك. يجب أن يكون لكل مخطط انسيابي نقطة بداية ونهاية محددة. فكر في التسلسل من الأعلى إلى الأسفل، مع ربط الخطوط بين المربعات.
- استخدمه كأداة للتواصل. شارك المخطط الانسيابي مع المرشحين للوظائف وأصحاب المصلحة الداخليين ليتمكنوا من فهم ما هو متوقع في مراحل معينة بشكل أفضل.
- حدد مجالات التحسين. على سبيل المثال، قد يحتوي مخططك الانسيابي على قسم واحد فقط لعملية التوظيف المؤقت، مع عملية أكثر تفصيلاً ضمن التعيينات المنتظمة. ولكن إذا كان عدد التعيينات المتزايدة من الموظفين المؤقتين والمستقلين والمتعاقدين، فيمكنك إضافة المزيد من الخطوات ضمن هذه الفئة.
- حدد أصحاب العمل الرئيسيين. يجب أن يغطي مخططك الانسيابي عمليات ومراحل التوظيف المختلفة، وأن يوضح أصحاب العمل الرئيسيين المعنيين، مثل مسؤولي التوظيف ومديري التوظيف وموظفي الموارد البشرية.
- حدِّثه بانتظام. تتغير عمليات التوظيف الجيدة مع تكيفها مع أفضل الممارسات الجديدة والتغييرات التنظيمية. تأكد من أن مخططك الانسيابي يعكس هذه التغييرات.
- حافظ على قناة مفتوحة للتوظيف الداخلي. لا يأتي أفضل المرشحين للوظائف دائمًا من الخارج. قد تستوعب عملية التوظيف ومخططك الانسيابي البحث عن مرشحين داخليين للوظائف.
- اختر طريقة الإنشاء المناسبة. إذا كانت عملية التوظيف لديك بسيطة، يمكنك إنشاء مخطط انسيابي يدويًا. ومع ذلك، يمكنك استخدام أداة إنشاء مخططات انسيابية رقمية مزودة بقوالب مدمجة للمخططات الأكثر تعقيدًا.
اجعل عملية التوظيف أسهل مع نفذلي
يهدف مخطط سير عملية التوظيف إلى تبسيط عملية التوظيف بأكملها وجعلها أكثر فعالية. بالعمل مع فريق أوسع في شركتك، يمكنك وضع مخطط سير عمل يعكس بدقة مراحل ومتطلبات عملية التوظيف.
يمكنك أيضًا تبسيط عملية التوظيف من خلال الاستعانة بخدمات وموارد منصة نفذلي. يمكننا مساعدتك في سد أي ثغرات في قسم الموارد البشرية لديك.
يمكن للخبراء المستقلين على موقع نفذلي مساعدتك في أي مرحلة من مراحل عملية التوظيف، بما في ذلك وضع سياسات التوظيف، والبحث عن المرشحين، والتركيز على منصات توظيف محددة مثل LinkedIn، وفحص السير الذاتية، ودمج الموظفين الجدد.
