تفويض العمل هو مجموعة من المهارات التي لا تأتي بشكل طبيعي لكثير من الناس. لا تقسو على نفسك إذا كنت مديرًا جديدًا أو صاحب مشروع تجاري وتجد صعوبة في تفويض العمل لفريق العمل معك. الخبر السار هو أنه يمكنك التدرب والتحسين بمرور الوقت.
كلما حصلت على تفويض العمل بشكل أفضل، أصبحت أكثر نجاحًا كقائد. تقدم هذه المقالة بعض النصائح التي يمكنك استخدامها في تفويض العمل بفعالية وزيادة العمل الجماعي وتحسين إنتاجية فريقك.
أهمية تفويض العمل
تفويض العمل هو مهارة إدارية مهمة. إنها أيضًا أداة قيّمة يستخدمها رواد الأعمال والمديرون للقيادة بفعالية. كقائد، لا يمكنك (ولا يجب عليك!) أن تفعل كل شيء بنفسك. انظر إلى تفويض العمل كجزء من رحلة قيادتك – الانتقال من كونك مساهمًا فرديًا إلى مدير.
يمكن أن يؤدي التخلي عن التحكم وتعيين المهام إلى زيادة إنتاجية فريقك إلى الحد الأقصى، وتقليل التوتر بين العمال وتحسين الحافز والرضا الوظيفي. ببساطة، تزدهر الأعمال عندما يتشارك أعضاء الفريق في السلطة والمسؤوليات.
تشمل المزايا الأخرى للتفويض ما يلي:
- يمنحك القدرة على التركيز على الأنشطة التي يمكن أن تحقق أعلى العوائد وتنمو الشركة.
- يمنح أعضاء فريقك فرصًا لتعلم مهارات جديدة وتطويرها.
- يحافظ على مشاركة أعضاء فريقك ويعزز الروح المعنوية.
- يساعد على تحسين التواصل والثقة بين أعضاء الفريق.
- يظهر لفريقك أنك تحترم قدراتهم وتثق في قراراتهم.
- يساعد على تحسين الكفاءة والإنتاجية وإدارة الوقت.
- يساعد في تقليل الضغط على الإدارة / القيادة على المدى الطويل.
5 قواعد أساسية في تفويض العمل
افهم أن تفويض العمل ليس مجرد تفريغ مهمة مرهقة على أحد أعضاء فريقك. عندما تفوض العمل، فإنك تنقل مهام محددة إلى أخرى، وتوكل إليها وتمكنها. بالطبع، قد تكون هناك مهام لا يمكن لأحد سواك القيام بها، مثل التوظيف ومراجعة الأداء.
من أجل تفويض العمل بشكل فعّال، تحتاج إلى معرفة نقاط القوة والضعف لدى كل عضو في الفريق. بهذه الطريقة، يمكنك أن تكون واثقًا في تعيين المهام ونقل المسؤولية عن الأنشطة والنتائج النهائية إلى عضو الفريق المناسب.
في كثير من الأحيان، يضيع القادة وقتهم وطاقتهم سواء من القيام بمهمة بأنفسهم أو من تكليفها ولكن من خلال الإدارة الدقيقة للعملية. كلا النهجين يقللان من إنتاجية الفريق، ويحدان من فعالية أعضاء الفريق، وقد يزيدان من تكاليف التشغيل.
ضع في اعتبارك هذه القواعد لتحديد متى يجب تفويض مهمة معينة:
1. تفويض مهام العمل المتكررة التي لا تحتاج إلى لمستك الشخصية
انظر إلى قائمة المهام الخاصة بك وسلم المهام التي لا تتطلب خبرتك. وتشمل هذه المهام الأصغر مثل الحجز وجدولة اجتماعاتك.
حتى إذا كنت تستمتع بفعل هذه الأشياء، عليك أن تدرك أن الوقت الذي تقضيه في تنسيق جدولك الزمني هو الأفضل لك في التعامل مع الأمور التي لا يمكنك القيام بها سواك.
2. تفويض مهام العمل الشاقة
يأتي كل دور مع مجموعته الخاصة من المهام الشاقة والمستهلكة للوقت. قد لا تتمكن من تفويض العمل والتمشيط خلال ميزانية كل مشروع، ولكن يمكنك تعيين مهام مثل النشر والرد على التعليقات على حسابات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك.
يعد التسجيل مهمة أخرى تستغرق وقتًا طويلاً ويمكنك إلغاء تحميلها بسهولة.
3. تفويض مهام العمل التي تسمح لأعضاء فريقك بتعلم مهارات جديدة
تحقق من الجدول الزمني الخاص بك وحدد الأنشطة التي يمكنك تخصيصها للأشخاص المناسبين لدفع المشاريع والمبادرات إلى الأمام. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى استشارة كل خطوة من المشروع ومراجعتها والموافقة عليها، فابحث عن طريقة تمكنك من تفويض العمل بحيث تكون أقل مشاركة في كل التفاصيل الصغيرة.
في هذا السيناريو، يمكنك أن تكون حاضرًا في مرحلة التخطيط للمشروع. بعد ذلك، قم بتعليم وتعيين أحد أعضاء الفريق لمراجعة الأنشطة اليومية التي لا تتطلب انتباهك. يمكنك حتى تعيين شخص آخر للموافقة على شراء المستلزمات والمواد.
4. تفويض وطلب المساعدة عندما تحتاج إليها
ببساطة، إذا لم يكن لديك الوقت لإكمال مهمة عن طريق القيام بها بنفسك، فاطلب من فريقك المساعدة. ابحث عن طرق لتفويض العمل والمهام الحساسة للوقت لأعضاء آخرين في فريقك.
تخطيط الحدث هو مثال على مهمة حساسة للوقت. نظرًا لأن هذا النشاط يحتوي على الكثير من الأجزاء المتحركة، يمكنك تجنيد شخص آخر للتعامل مع المهام المتكررة.
5. تفويض المهام التي يمكن لفريقك القيام بها بشكل أفضل وأسرع
يجب عليك أيضًا تفويض العمل والمهام التي لا تجيدها للآخرين ممن لديهم مهارات أفضل. قد تكون الأمثلة هي إنشاء تصميم جرافيك لمنشورات وسائل التواصل الاجتماعي وتحديد مصادر الصور لموقعك على الويب.
عندما تقوم بتفويض هذه المهام إلى أفراد مهرة في الفريق، فقد يتم إكمال المهام بسرعة وكفاءة أكبر ومن المرجح أن تكون النتائج أفضل.
7 نصائح للمديرين حول تفويض العمل
القادة الفعالون ينتجون قادة عظماء ضمن فرقهم. دورك كمدير وقائد هو توجيه فريقك وتحقيق النتائج. ليس من المفترض أن تفعل كل شيء بينما ينتظر زملائك في الفريق أوامرك بشأن ما يجب القيام به بعد ذلك.
فيما يلي بعض الإرشادات التي يمكن أن تساعدك على تفويض العمل بشكل فعّال.
- تعرف على نقاط القوة والضعف لكل عضو في الفريق.
- اختر الشخص المناسب للمهمة الصحيحة.
- قدم السياق والنتائج المرجوة.
- توفير الموارد والتدريب المناسب.
- اسمح بالفشل والتعلم من التجربة.
- تقديم الملاحظات وطلبها بصورة مع الفريق.
- امنح الائتمان والثقة لفريقك.
1. تعرف على نقاط القوة والضعف لكل عضو
إن معرفة نقاط القوة والضعف الفردية لفريقك هو جوهر تفويض العمل الفعّال. يصبح التفويض أسهل عندما تستفيد من نقاط قوة العاملين لديك وتستغلها. سيقدر زملاؤك في العمل أن يتم تكليفهم بالمهام التي يعرفون أنهم يتفوقون فيها.
2. اختر الشخص المناسب للمهمة
من أهم جوانب تفويض العمل الناجح اختيار الشخص المناسب للوظيفة. ضع في اعتبارك خبرة زملائك ومهاراتهم، ولكن ضع في اعتبارك أيضًا ما إذا كان لديهم الوقت للتدريب والتعرف على المهمة التي تريد منهم القيام بها.
أنت تنقل السلطة والمسؤولية عند تفويض العمل، لذلك من المهم ملاحظة أسلوب العمل المفضل لكل شخص وخطة التطوير المهني.
على سبيل المثال، من المرجح أن يستفيد الشخص الذي يبحث عن خبرة إدارية من الإشراف على مشروع معين. يجب عليك أيضًا التفكير فيما إذا كانت إضافة هذه المهمة إلى لوحة فريق العمل لديك قد تعني الحاجة إلى إعادة تعيين مسؤولياتهم الأخرى لتجنب الإرهاق.
3. توفير السياق للمناسب للنتائج المرجوة
تفويض العمل الجيد هو مجموعة مهارات تتطلب تواصلًا واضحًا. عند تفويض العمل، ابدأ بالصورة الكبيرة وقدم تفاصيل واضحة عن الغرض من المهمة والنتائج المرجوة.
ستكون أيضًا أكثر نجاحًا إذا أعطيت الشخص بعض السياق حول سبب اختيارك له. أخبرهم لماذا تعتقد أن هذه فرصة عظيمة لهم لينمووا أو يتعلموا مهارات جديدة.
قدم مخططًا زمنيًا والمقاييس التي ستستخدمها لقياس نجاحهم. امنح الوقت المناسب للتدريب المناسب، والأسئلة، وفرص المتابعة، وإعادة العمل إذا لزم الأمر.
4. توفير الموارد والتدريب
كما ذكرنا سابقًا، يجب عليك أيضًا نقل عملية اتخاذ القرار عند تفويض العمل. توفير موارد وتدريب وافر للشخص الذي يتولى المسؤولية. قد تحتاج إلى أن تكون متاحًا لتقديم التوجيه والطمأنينة في المرة الأولى التي تقوم فيها بتعيين مهمة، ولكن بمرور الوقت يجب أن يشعر الفرد المفوض بالعمل بشكل مستقل ويتم تمكينه من ذلك.
الهدف من تفويض العمل هو توفير وقتك والتخلص من العمل. قم بإعداد عملية تفويض تتيح لك تعيين المهام الصحيحة وتسجيل الوصول دون الحاجة إلى الكثير من المحادثات.
قد تستفيد من تقنيات مثل تطبيقات إدارة المهام. كن على استعداد للاستثمار في الموارد التي يمكن أن تجعل التفويض والتعاون أسهل.
5. السماح للفشل
عند تفويض العمل، فإنك تمنح الشخص التحكم في اتخاذ القرار والأساليب التي سيستخدمها لإنجاز المهمة. كل من يتولى المهمة قد يكون لديه طريقة مختلفة للقيام بذلك عنك.
بدلاً من إجبار فريقك على القيام بالأشياء على طريقتك، دعهم يصوغون مساراتهم الخاصة، مما يتيح مجالًا للفشل العرضي ونأمل النجاح على المدى الطويل.
هذا لا يعني أن زملائك في الفريق سوف يفشلون، ولكن لديهم إذن منك للتجربة واتخاذ نهج جديد للقيام بالأشياء. إن السماح لموظفيك بالقيام بالأشياء بطريقتهم يمكّنهم أيضًا لأنه يعني أنك تثق في حكمهم.
ومع ذلك، على الرغم من أنك تفويض العمل ومعه السلطة واتخاذ القرار والمسؤولية، لا تزال بحاجة إلى الحفاظ على المساءلة الشاملة. ستحتاج أيضًا إلى مساعدة أعضاء الفريق على التعلم والتعافي من الفشل دون إدارة دقيقة.
6. تقديم الملاحظات وطلبها
قدم ملاحظاتك كلما سنحت لك الفرصة للتحقق من تقدم العاملين لديك. والأهم من ذلك، أخبرهم برأيك بعد الانتهاء من المهمة أو المشروع. بالطبع، سيقدر فريقك كثيرًا التعليقات الإيجابية.
عند الضرورة، قدم ملاحظات بناءة حتى يعرف فريقك التغييرات التي يجب إجراؤها في المرة القادمة التي تقوم فيها بتعيين مهمة مماثلة لهم وتفويض العمل. من أفضل الطرق لتقديم ملاحظات بناءة التركيز على التفاصيل.
على سبيل المثال، لا يمكنك إخبار أحد أعضاء الفريق أن عمله يحتاج إلى تحسين وتركه عند هذا الحد. بدلاً من ذلك، يمكنك القول إن الطريقة التي نظموا بها عرضهم كانت ممتازة، لكنها كانت تفتقد إلى أجزاء قليلة من المعلومات الأساسية. ثم حدد ما يحتاجون إلى تضمينه وأين.
أخيرًا في مجال التعليقات، اطلب من فريقك تقديم أي مدخلات حول كيفية تفويض العمل الخاص بك حتى الآن. اسألهم عما إذا كانوا يعتقدون أنك أعطيت تعليمات واضحة وما إذا كنت تمنح وقتًا كافيًا لإكمال المهام.
استخدم الأسئلة المفتوحة لاستخلاص أفكارهم حول كيفية التحسين. يمكنك أيضًا أن تسأل عما إذا كانوا سعداء بتولي نفس المهام أو مهام مماثلة في المستقبل. إذا قدموا لك ملاحظات بناءة، فتأكد من الاستماع إلى اقتراحاتهم وإجراء التغييرات المناسبة.
7. منح الفضل
إن منح الفضل لا يعني مجرد قول “عمل رائع” أو “عمل جيد” – على الرغم من أن فريقك قد يقبل على الأرجح مجاملة ذات مغزى. يعني منح الائتمان حقًا تقدير مساهمة فريقك من خلال الاعتراف بأنك قد حققت نجاحًا بفضل عملهم. تأكد من تضمين فريقك عندما تدعي النجاح.
تابع تعلم كيفية تفويض العمل وزيادة إنتاجية فريقك
تحسين مهارات تفويض العمل الخاص بك له فوائد عديدة. لا يؤدي تفويض العمل الفعّال إلى تعزيز إنتاجية فريقك فحسب، بل يتيح لك أيضًا الاستفادة من نقاط القوة والقدرات لكل عضو في فريق العمل. في المقابل، تقوم بتطوير موظفين ملتزمين يثقون بقيادتك.
دعنا نذهب قليلاً، ولا تخافوا من تفويض العمل والمسؤولية والسلطة. كلما زاد عدد القادة لديك في فريقك، كان ذلك أفضل لعملك.
احصل على الأشخاص المناسبين الذين يعملون في مشاريعك لتحقيق النتائج التي تريدها. تواصل مع المهنيين المستقلين الموهوبين على نفذلي اليوم.
