ربما أنت قائد تتطلع إلى تحسين أداء العمل الخاص بفريقك. أو ربما ترغب في تحسين جودة عملك الشخصية. في كلتا الحالتين، ستساعدك هذه النصائح على اتباع نهج شامل لتحسين الأداء والإنتاجية في العمل.
من تحديد الأهداف وإدارة الوقت إلى التخلص من الفوضى وقراءة المزيد من الكتب – في هذا الدليل، نناقش 13 طريقة قابلة للتنفيذ في تحسين أداء العمل لتصبح أكثر إنتاجية وتركيزًا وفعالية في عملك.
1. تقليل قائمة المهام الخاصة بك
تحب أدمغتنا قوائم المهام، لكن القوائم الطويلة المفرطة يمكن أن تأتي بنتائج عكسية وتمنعنا من إنجاز الأمور وتحسين أداء العمل. هل تريد إكمال المهام في كثير من الأحيان؟ قم بقطع قائمة المهام الخاصة بك.
تمنحنا قوائم المهام غير المحددة وغير ذات الأولوية اندفاعًا عشوائيًا، ولكنها في نهاية اليوم تساعدنا في تحقيق القليل جدًا. حدد أولوياتك وأضف فقط المهام الأكثر إلحاحًا وإلحاحًا إلى مهامك.
إذا كنت عالقًا حقًا، فيمكن أن تكون القاعدة 1-3-5 مفيدة. أضف شيئًا واحدًا كبيرًا إلى قائمتك يوميًا، وثلاثة أشياء متوسطة، وخمس مهام أصغر.
يمكن أن يساعدك هذا الاختراق الشائع في الإنتاجية على التعود على تحديد أولويات قائمتك ويساعدك في النهاية على صقل المهام التي تهمك حقًا وتحسين أداء العمل الخاص بك.
2. تعلم تفويض العمل بذكاء
كقائد، لا يمكنك (ولا يجب عليك!) أن تفعل كل شيء بنفسك. من السهل الوقوع في فخ كونك منشد الكمال أو الاعتقاد بأنك فقط تستطيع القيام بكل مهمة على طبقك. لكن، قد تعيق نفسك (وفريقك) من تحسين أداء العمل كما تتمنى.
تفويض العمل هو مهارة إدارية مهمة. إذا كنت تعاني من ذلك، عليك محاولة فهم السبب. يمكن أن يؤدي التخلي عن التحكم وتعيين المهام إلى زيادة إنتاجية فريقك وتقليل التوتر بين العمال وتحسين الحافز والرضا الوظيفي وفي النهاية يؤدي إلى تحسين أداء العمل الخاص بفريقك.
حتى لو كنت رائد أعمال أو صاحب مشروع منفرد، فقد لا تتمكن من القيام بكل شيء بنفسك. تعرف على كيفية تفويض العمل وإنجاز الأمور بشكل أسرع وأحيانًا أفضل مما تفعله بنفسك. قد ترغب حتى في توظيف شخص ما في نفذلي لمساعدتك في المهام التي ليس لديك الخبرة أو الوقت من أجلها.
3. حسن من طريقة إدارة وقتك
إذا كنت تشعر بأن الوقت ينفد دائمًا قبل الإنتهاء من قائمتك، فقد ترغب أيضًا في إلقاء نظرة على طريقة إدارة وقتك.
ابدأ بتتبع وقتك خلال أيام العمل. فهم الطريقة التي تقضي بها وقتك حاليًا سيمنحك رؤى أفضل حول كيفية تحقيق أقصى استفادة منه وعدم إهداره فيما بعد. قد تجد أن لديك بالفعل وقتًا في يومك أكثر مما كنت تعتقد.
هذا أيضًا هو المكان الذي يكون فيه التخطيط وتنظيم أيامك مفيدًا. تساعد الخطة على ضمان عدم انتقالك من مهمة إلى مهمة مع عدم وجود أهداف ثابتة في الاعتبار. يمكن أن يساعدك الروتين أو الهيكل المحدد على زيادة وقت عملك إلى أقصى حد وتحسين أداء العمل الخاص بك.
4. استخدم أدوات الأتمتة من أجل تحسين أداء العمل
وفقًا لماكينزي، “تعمل الأتمتة والذكاء الاصطناعي (AI) على تحويل الأعمال وستساهم في النمو الاقتصادي من خلال المساهمة في الإنتاجية”.
بالنسبة لمعظمنا، هذا ليس مفاجأة. لكن الأتمتة لا تتعلق فقط بالروبوتات. يتعلق الأمر أيضًا بدمج الأدوات في عملنا والتي تساعدنا على أتمتة عمليات العمل وتبسيطها لنكون أكثر إنتاجية وكفاءة من أجل تحسين أداء العمل الخاص بنا كل يوم.
يمكن أن تؤدي أتمتة العمليات التجارية المتكررة بمساعدة الأدوات المناسبة إلى توفير وقتك للتركيز على المزيد من العمل الاستراتيجي.
على سبيل المثال، تستخدم معظم الشركات برامج التسويق عبر البريد الإلكتروني. بدلاً من إرسال بريد إلكتروني ترحيبي يدويًا في كل مرة يقوم فيها عميل جديد بالتسجيل، من السهل بناء البرنامج لأتمتة هذه العملية باستخدام تسلسل بريد إلكتروني ترحيبي.
فكر في مهامك اليومية وفكر في المكان الذي يمكنك فيه دمج الأدوات لتبسيط وأتمتة عملك. سواء كان الأمر يتعلق بأتمتة النشر على وسائل التواصل الاجتماعي أو تبسيط عملية التوظيف بمساعدة حل بديل للتوظيف مثل منصة نفذلي – كن منفتحًا على الأدوات التي يمكنها تحسين أداء العمل وستجعل العمل أفضل وأسهل بالنسبة لك.
5. إدارة وقت اجتماعك بحكمة
قد تكون عمليات تسجيل الوصول المنتظمة مع أعضاء الفريق أو أولئك الذين تديرهم مهمة، ولكن ضع في اعتبارك مقدار الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات. يقول 67٪ من الموظفين إن قضاء الكثير من الوقت في الاجتماعات يصرف انتباههم عن القيام بعملهم.
كقائد، أعد النظر في اجتماعاتك لترى كيف يمكنك تحسينها أو حتى إزالتها حيثما أمكن ذلك. إذا تمت دعوتك إلى اجتماع، فاطلب دائمًا جدول أعمال حتى تتمكن من ضمان قضاء وقتك في الاجتماع في تحقيق نتيجة فعلية.
الاجتماعات ليست كلها سيئة، ولكن استمر في التركيز على جعلها منتجة وموجهة نحو الهدف. ربما يكون الاجتماع هو الأفضل إذا كنت تتعامل مع محادثة صعبة أو مشكلة ملحة ومعقدة. ولكن إذا كنت تشارك المعلومات فقط، أو إذا لم تكن المشكلة عاجلة، فقد يكون البريد الإلكتروني أفضل من أجل تحسين أداء العمل.
6. كن منفتحًا على التعليقات والتقييم
يعد إعطاء الملاحظات وتلقيها أمرًا أساسيًا في مكان العمل. يقدر أعضاء الفريق الملاحظات البناءة المنتظمة. فهو يتيح لهم معرفة ما إذا كان أداؤهم يلبي التوقعات وأين يمكنهم تحسينها.
يعد نقص التعليقات البناءة أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل العمال يتركون وظائفهم وتقلل من فرص تحسين أداء العمل.
سترغب أيضًا في أن تسأل عن التعليقات وتكون منفتحًا لتلقيها. تحقق من عملائك أو مديرك أو أعضاء فريقك بانتظام واطلب منهم الحصول على تعليقات حول كيفية تحسين أداء العمل الخاص بالفريق. اطرح أسئلة محددة للحصول على ملاحظات بناءة وقابلة للتنفيذ.
7. الاستثمار في التطوير المهني
الموظفون المندمجون هم موظفون ذوو أداء عمل أفضل. أحد مفاتيح تحسين أداء العمل هو تقديم فرصة للموظفين لترقية مجموعة مهاراتهم والنمو في الوظيفة ومجال عملهم.
يتم تحفيز الموظف للعمل بشكل أفضل عندما يشعر أنه يتعلم وينمو في الوظيفة. هذا لأن الموظف يشعر أن الشركة تستثمر في تنميته الشخصية.
وجدت جالوب أن جيل الألفية يفكر بشكل أساسي في الوظائف كفرص للتعلم والنمو. ربما تكون رغبتهم القوية في التنمية هي أكبر فارق بينهم وبين جميع الأجيال الأخرى في مكان العمل.
بالإضافة إلى ذلك، مع تغير مكان العمل في المستقبل، سيحتاج الموظفين إلى تعلم مهارات جديدة للازدهار وتحسين أداء العمل الخاص بهم. سيكون تدريب وإعادة تدريب كل من العاملين في منتصف العمر والأجيال الجديدة على التحديات القادمة أمرًا حتميًا.
على المستوى الشخصي، ستحتاج أيضًا إلى الاستثمار في التطوير المهني الخاص بك. تعلم مهارات جديدة وابق على اطلاع بأحدث الاتجاهات في مجال عملك. سواء كنت تفضل حضور الدورات أو قراءة الكتب أو الاستماع إلى البودكاست أو أي شيء آخر – فقط استمر في التعلم.
يُوصف تعلم مهارات جديدة للبقاء في المنافسة على أنه أهم طريقة يمكن للعمال من خلالها إثبات أنفسهم في المستقبل ضد اضطرابات القوى العاملة وتحسين أداء العمل الخاص بهم بصورة مستمرة.
8. تعلم كيفية إدارة المُشتات
في المتوسط، تتم مقاطعة الموظفين كل 6 إلى 12 دقيقة! تعد عوامل التشتيت والانقطاع عن العمل جزءًا طبيعيًا من يوم عمل الجميع.
ولكن إذا سمحت لهم بتولي المسؤولية، فقد يكون ذلك ضارًا بإنتاجيتك وطريقة تحسين أداء العمل الخاص بالفريق. يمكن أن تؤدي المقاطعات إلى العبث بتركيزك وتقليل أداء عملك.
خصص وقتًا للعمل العميق والمركّز. هذا يعني أنك قد تحتاج إلى إيقاف تشغيل (أو كتم) جميع إشعاراتك مؤقتًا على تطبيقات الوسائط الاجتماعية أو أدوات المراسلة الفورية مثل Slack.
قد ترغب أيضًا في ترك هاتفك في غرفة أخرى حتى لا تشتت انتباهك بالمكالمات الهاتفية غير المهمة.
إذا كنت تعمل من المنزل مع وجود أطفال في الجوار، فضع بعض القواعد الأساسية. ذكّرهم أنك عندما تعمل، فأنت تعمل ولا يُسمح لهم بمقاطعتك.
9. قل “لا” مرات أكثر
تعلم أن تقول لا أكثر في العمل. قد يكون من المغري محاولة القيام بكل شيء. قد تكره حتى أن تخذل الآخرين. لكن قد يؤدي قول “نعم” إلى نتائج عكسية وتقليل فرص تحسين أداء العمل الخاص بك.
عندما تقول نعم للآخرين، فأنت في كثير من الأحيان تقول لا لعملك، وبالتالي لا لإنتاجيتك.
يجب أن تحدد أولويات وقتك وطاقتك وأن تتعلم أن تقول لا بشكل استراتيجي لتقليل التوتر وفتح نفسك لفرص أكبر وأفضل.
تساعد عبارة “لا” البسيطة أيضًا على ضمان قضاء الوقت في العمل والفرص التي تهمك حقًا.
10. تحسين مساحة العمل الخاصة بك
بيئة عملك لها تأثير كبير على تحسين أداء العمل الخاص بك. تظهر أدمغتنا مثل النظام والبحث أن التذكيرات المرئية المستمرة بالفوضى تستنزف مواردنا المعرفية وتقلل من قدرتنا على التركيز.
لا يؤثر المكتب أو منطقة العمل المزدحمة على التركيز فحسب، بل يمكن أن يؤثر أيضًا على ذاكرتك العاملة. غالبًا ما يؤدي التحفيز المفرط من الفوضى إلى إبعاد الانتباه عن العمل ويؤثر على الإنتاجية وتحسين أداء العمل بشكل سلبي.
بينما يشير بعض الأشخاص إلى كونهم أكثر إبداعًا في مساحة مزدحمة، إذا وجدت نفسك غير مركز أو غير منتج في مساحة عملك، فحاول الترتيب ومعرفة ما إذا كان لذلك تأثير على أداء عملك.
11. إنشاء طقوس عمل يومية
قم ببناء طقوس صغيرة في روتين عملك اليومي. تشير الأبحاث الحديثة إلى أن الطقوس قد تكون أكثر عقلانية مما تبدو عليه.
لماذا؟ لأنه حتى الطقوس البسيطة يمكن أن تكون فعالة للغاية في تحسين أداء العمل الخاص بك. في الآونة الأخيرة، كشفت سلسلة من التحقيقات التي أجراها علماء النفس عن نتائج جديدة مثيرة للاهتمام توضح أن الطقوس يمكن أن يكون لها تأثير سببي على أفكار الناس ومشاعرهم وسلوكياتهم.
سواء كان الذهاب في نزهة كل صباح قبل العمل، أو تخصيص وقت لتناول وجبة فطور مغذية، أو قضاء الوقت في الهواء الطلق مع أطفالك في نهاية اليوم أو أي شيء آخر.
هذه الطقوس الصغيرة عادة ما تكون مريحة، وتساعد على إبعاد عقلك عن العمل، وتجعلك عاملاً أكثر إنتاجية عن طريق تقليل مستويات التوتر العام لديك وبالتالي تحسين أداء العمل الخاص بك على المدى البعيد.
12. السعي وراء مصالح غير العمل
أفاد أكثر من نصف المشاركين في دراسة أمريكية كبرى أنهم يشعرون بالإرهاق. يتجلى الإرهاق في الشعور بالإرهاق العاطفي والجسدي، بالإضافة إلى الشعور باليأس وبالتالي تقليل فرص تحسين أداء العمل الخاص بهم.
تتمثل إحدى طرق منع الإرهاق واحتراق الشغف في القيام بأكثر من مجرد العمل. لا تقتصر إنتاجيتك في العمل على المدة التي تقضيها في مكتبك فقط.
السعي وراء اهتمامات أخرى خارج العمل. قد يعني هذا ممارسة رياضة أو العثور على هواية جديدة أو الانضمام إلى نادٍ. هذه الاهتمامات تحقق التوازن في حياتك وهي جيدة لرفاهيتك بشكل عام.
13. تنمية عادة القراءة لديك
كتب جوزيف أديسون ذات مرة: “القراءة بالنسبة للعقل هي التمرين بالنسبة للجسد”.
القراءة عادة لتحسين الذات ستؤتي ثمارها في كل مجال من مجالات حياتك، بما في ذلك تحسين أداء العمل الخاص بك.
يمكن أن تكون القراءة مفيدة لصحتك العقلية والجسدية. تشير مجموعة متزايدة من الأبحاث إلى أن القراءة تقوي عقلك. يمكن أن يحسن أيضًا قدرتك على التعاطف، وتحسين مفرداتك اللغوية، وتقليل التوتر بشكل عام.
على غرار ممارسة التأمل واليقظة، تعزز القراءة قدرتك على التركيز والحضور. سواء كنت تقرأ القصص الخيالية أو الواقعية، يمكن أن تكون القراءة مفيدة في واجهة العمل بأكثر من طريقة في تحسين أداء العمل الخاص بك.
هناك دائمًا فرصة جيدة من أجل تحسين أداء العمل
الإنتاجية وتحسين أداء العمل هو عمل مستمر لمعظمنا. ستساعدك نصائحنا على تحسين عاداتك وتغيير طريقة تفكيرك حتى تصبح عاملاً أفضل وأكثر كفاءة في مجالك.
كقائد، سيساعدونك أيضًا على فهم نقاط فشل فريقك وما يمكنك القيام به لمساعدتهم على تحقيق المزيد وتحسين أداء العمل الخاص بهم. إذا كنت بحاجة إلى يد إضافية لتفويض العمل أثناء قيامك بتحسين أداء عمل فريقك، يمكن أن يكون نفذلي المكان المثالي للعثور على محترف مستقل وتوظيفه.
