تمتلك فرق إدارة المشاريع اليوم العديد من خيارات البرامج للاختيار من بينها. تتضمن معظم التطبيقات ميزات تعاون تساعد في زيادة إنتاجية الفريق. توفر أداة الكل في واحد مثل Notion لفرق المشروع نظامًا أساسيًا للتخطيط والكتابة والتعاون والتنظيم. باستخدام حل واحد، يقومون بتدوين الملاحظات وإضافة المهام وإدارة المشاريع وإنشاء التقارير.
توفر إدارة مشروع Notion للفرق مساحة عمل نظيفة حيث يمكنهم إنشاء تخطيطهم الخاص لتخطيط وتنفيذ وتتبع مشاريعهم. يمكنهم الاختيار من بين أدوات مثل مواقع wiki ولوحة Kanban والجداول والقوائم والتقويمات لتخصيص مهام سير العمل.
الأهم من ذلك كله، أنه يوفر للمستخدمين تعاونًا في الوقت الفعلي يسمح للفرق بمشاركة المهام وتعيينها بالإضافة إلى التعليق عليها لتوفير اتصال سياقي.
ما هو Notion؟
Notion هي مساحة عمل الكل في واحد للفرق. إنها إحدى الأدوات الممتازة التي يستخدمها الناس في مشاريع مختلفة، من مشاريع المدارس التعليمية إلى إدارة المشاريع وأتمتة الأعمال. Notion هي أداة قوية لتعاون الفريق، وإدارة المشاريع، والمهام، ودعم العملاء، والملاحظات، وتنظيم العمليات، وتبادل المعلومات، وما إلى ذلك.
تتمثل إحدى مزايا Notion في أنها تتيح العمل مع أي نوع من المشاريع بقوالب ووظائف متنوعة. بالإضافة إلى ذلك، هناك العديد من عمليات التكامل مع الوسائل القيمة الأخرى.
Notion هو أحد تطبيقات الإنتاجية الأسرع نموًا حاليًا مع المستخدمين. لقد جمعت أكثر من 4 ملايين مستخدم في آخر إحصاء وهذا ينمو باستمرار كل يوم، بفضل الطبيعة المرنة لقواعد بيانات Notion القوية والصفحات سهلة الاستخدام وتحسينات السرعة.
تخيل هيكل ليغو. يوفر Notion اللبنات الأساسية ويمكنك إنشاء التخطيطات الخاصة بك ومجموعة الأدوات لإنجاز العمل. يشير العديد من الأشخاص إلى Notion على أنها “ويكي داخلي” يسمح للفرق والأفراد بتخطيط مشاريعهم وعملهم وأهدافهم.
تتيح لك مساحة العمل هذه الكتابة في مساحة نظيفة وجميلة، وإنشاء موقع wiki الشخصي الخاص بك (مع طبقات لا حصر لها من المحتوى)، والتخطيط باستخدام طريقة عرض كانبان، أو تقويم أو عرض قائمة بسيط، وأخيراً، وليس آخراً، التقاط مهام سير العمل و تسجيل كل شيء لإنشاء جداول البيانات وقواعد البيانات. يعمل Notion عبر جميع الأنظمة الأساسية بما في ذلك Android و iOS و Mac و Windows و Web.
يوفر Notion وظائف الفريق للتعاون في الوقت الفعلي ويوفر القدرة للفرق على مشاركة المهام والتذكيرات والتعليق عليها وتعيينها. وبقدر ما يمكن للأفراد والمهنيين استخدام الفكرة، يمكن للفرق أيضًا استخدامها.
كيف يعمل Notion؟
يقرأ الشعار الرسمي “مساحة عمل الكل في واحد لملاحظاتك ومهامك ومواقع wiki وقواعد بياناتك”. وهذا صحيح تمامًا! ليس من المستغرب أن يقارنه الناس بمزيج من مستندات Google و Evernote و Trello و Todoist.
من الواضح أن القدرة على القيام بكل هذه الأشياء باستخدام تطبيق واحد فقط هي ميزة تنافسية قوية.
يعمل Notion مع الكتل (blocks) ويمكن أن تكون كل ما تريد: نص، صورة، قائمة تحقق، نقاط نقطية، كود، سمها ما شئت. يمكنك بسهولة كتابة جملة ثم تحويلها إلى صفحة مستقلة أو قاعدة بيانات كاملة، الاحتمالات (تقريبًا) لا حصر لها.
إيجابيات وسلبيات استخدام Notion لإدارة المشاريع
تساعد أداة إدارة المشاريع هذه في تنفيذ المشاريع بشكل أسرع وأكثر كفاءة. ولكن، بالطبع، كما هو الحال مع جميع الأدوات الأخرى، هناك إيجابيات وسلبيات لاستخدام Notion. بناءً على تجربتنا ومراجعاتنا التي قرأناها، سنشارك جميع مزايا وعيوب استخدام Notion مع فريق للعمل.
إيجابيات استخدام Notion لإدارة المشاريع
1. المرونة
يمكن للمستخدمين اختيار نوع وأسلوب النظام الأساسي الذي يحتاجون إليه للعمل. علاوة على ذلك، يمكن للفرق الحصول على الكثير من الأشياء التي يحتاجونها: جدول، مستند، كانبان، والكثير من الخيارات. من الممكن إنشاء واستخدام الأشياء الأساسية ببضع نقرات فقط.
2. أداة عقلانية وبأسعار معقولة
إنه يوفر أموال الشركة التي تحتاج إلى أدوات كثيرة لإدارة المشاريع الخاصة بها، ويعمل مع قواعد بيانات CRM، وما إلى ذلك.
3. سهل الاستخدام
تحتاج الفرق إلى وقت قصير لتعتاد عليه ودليل سريع لاستخدامه وإنشاء صفحاتهم الأولى. بالإضافة إلى ذلك، حتى الأشخاص الذين ليس لديهم الكثير من الخلفية التقنية يمكنهم كتابة الأشياء هناك.
4. يمكن أن تحل محل عدة تطبيقات مختلفة
من الممكن استخدام Notion باعتباره تطبيق الكل في مكان واحد بدلاً من التطبيقات المفيدة الأخرى. على سبيل المثال، يمكن أن تحل Notion محل مستندات Google و Google Sheets و Evernote و Pocket وتقويم Google وما إلى ذلك.
5. الكثير من الميزات المختلفة
يطلق الناس على Notion النظام الأساسي متعدد الإمكانات لأنه يمكن أن يساعد في تنفيذ المشاريع الصغيرة والكبيرة مع العديد من الاحتياجات. علاوة على ذلك، إذا كانت الشركة تتعامل مع قواعد المعرفة الداخلية، وضرورة ويكي الشركة، ومعلومات العميل، وإدارة وتنظيم الفرق، وما إلى ذلك، فإن الفكرة هي الخيار المناسب لهم.
6. يتكيف مع أجهزة مختلفة
يمكن الوصول إلى Notion للمستخدمين من تطبيقات Windows و Mac و IOS للهاتف المحمول و Android.
7. التكامل مع الأدوات الأخرى
هناك بعض إمكانيات التكامل لتطبيق Notion مع تطبيقات وأدوات الأعمال الأخرى. من الممكن دمج Notion مع بعض الخوادم مثل Discord. يعد استخدام Notion مباشرة على Discord مفيدًا للغاية لأنه يوفر الوقت والجهد لتبديل اللوحات، وما إلى ذلك. علاوة على ذلك، فإن الروبوتات مثل Orli Daily Standup bot، تجعل عملية التكامل سريعة ومباشرة.
8. أداة تعاون جيدة
من السهل مشاركة المستندات وجميع القوالب المضافة. نتيجة لذلك، Notion هي أداة رائعة للويكي الداخلي. إلى جانب ذلك، فإن الواجهة الخاصة بإمكانيات بناء الويكي مريحة للغاية أيضًا.
9. الملاحظات والمستندات
تسمح لك Notion Notes باستخدام أكثر من 30 نوعًا من ملفات الوسائط. من الصوت والفيديو إلى الملفات والصور، ستكون ملاحظاتك أكثر بكثير من مجرد نص أساسي. يمكنك أيضًا إضافة ملاحظات إلى نص آخر لعمل تذكيرات لنفسك أو ملاحظة شيء تريد إعادة زيارته لاحقًا.
عند الانتهاء، يمكنك مشاركة هذه الملاحظات مع الأعضاء الآخرين في فريقك. تحتوي أداة Notion Notes على العديد من الميزات، فلا تتفاجأ إذا استخدمتها لاستبدال محرر مستندات Google أو Evernote.
10. جداول البيانات وقواعد البيانات
إذا كنت تريد أن تكون منتجًا، فيجب أن تكون منظمًا. أدخل جداول بيانات الفكرة. باستخدام هذه الأداة، يمكنك التعاون في الوقت الفعلي مع زملائك في الفريق أو العملاء مع الاحتفاظ بجميع المستندات المهمة مخزنة في مكان واحد.
11. المهام والمشاريع
من خلال بضع نقرات فقط، يمكنك تفويض المهام أو تغييرها لتناسب فريقك. يمكن لفريقك تمكين إشعارات سطح المكتب، لذا سيكون الجميع على دراية بأي تغيير تجريه.
سلبيات استخدام Notion لإدارة المشاريع
بالطبع، Notion هي أداة رائعة لإدارة المشاريع. لكن لها أيضًا بعض العيوب. دعونا نناقشهم واحدًا تلو الآخر.
1. يستغرق إعداد النظام الأساسي وقتًا طويلاً
يعد التعلم باستخدام Notion أمرًا سهلاً نسبيًا، ولكن ضبط النظام الأساسي وإعداده لبدء استخدامه قد يستغرق بعض الوقت (عادةً عدة ساعات لإنشاء الهيكل الرئيسي) والجهد. بالطبع، يمكن أن يتم الدفع لها في المستقبل، لكن قد يقلق بعض الناس بشأن هذه النقطة.
2. من الصعب التوجه داخله
تحتاج الفرق إلى وقت للتعود على الفكرة والبدء في الشعور بهيكلها وميزاتها لاستخدامها. ومع ذلك، يستغرق الأمر وقتًا حتى تتمكن جميع أدوات إدارة المشروع من التنقل في لوحاتهم بسهولة والتعامل مع مزاياها أثناء الاستخدام.
3. تظهر مشاكل أثناء التنسيق
يشتكي بعض الموظفين من أن العمليات المختلفة مثل نسخ المستندات الخارجية ولصقها أو تنسيقها ليست مريحة ومحدودة. هذه معقدة بعض الشيء، وقد تظهر على أنها بعض الأخطاء في Notion. ومع ذلك، فإن الآخرين موافقون على هذه الميزة. وبالتالي، فإنه قابل للجدل بعض الشيء.
4. Notion’s API
يعد توفر التكامل والوصول عبر واجهة برمجة التطبيقات أمرًا معقدًا بعض الشيء. ومع ذلك، فإن Notion تتطور باستمرار، والمزيد والمزيد من التطبيقات والشركات تقدم التكامل مع Notion. علاوة على ذلك، أطلقت نسخة بيتا عامة مطورة حديثًا وطورتها لجعل المستخدمين أكثر مرونة ومساعدة.
5. فوضى في المحتوى
يوفر Notion فرصة لإنشاء الكثير من الصفحات والمستندات والقوائم وما إلى ذلك. ونتيجة لذلك، قد يكون من الصعب الحفاظ على كل هذه الأشياء منظمة ومنظمة بشكل جيد.
أسباب محتملة
يؤدي الترسيم بين الصفحات العامة والمشتركة والخاصة إلى إرباك المستخدمين أحيانًا. أحد الأسباب هو أن الأذونات لها مظهر مختلف لهذه الأنواع من المشاركات. وبالتالي، من الممكن أن يكون هناك موقف عندما يشارك المستخدمون عن طريق الخطأ شيئًا خاصًا بشكل عام، أو العكس، يقفلون المستندات التي يحتاجون إلى فتحها وإتاحة الوصول إليها للآخرين.
6. التنقل بين الصفحات
إذا زاد عدد الصفحات التي تم إنشاؤها بسرعة، بمرور الوقت، قد تلاحظ أن التنقل بينها يصبح معقدًا بعض الشيء. بالطبع، لا يزال الأمر شخصيًا. نفس الشيء يمكن أن يقوله الرجل عن أي أداة مماثلة.
هل Notion هو الحل المناسب لك؟
لدى Notion قاعدة عملاء متنامية مع احتياجات العمل ومهام سير العمل الفريدة من نوعها للحلول الحالية. يختارون الحل البرمجي لأنه يسمح لهم بإنشاء أدوات بسيطة أو معقدة بالقدر الذي يحتاجون إليه. علاوة على ذلك، توفر إدارة مشروع Notion للفرق الرؤية عند حدوث التغييرات. يحصلون على تحديثات الحالة في الوقت الفعلي باستخدام نظام أساسي واحد مع جميع الأدوات التي يحتاجها كل عضو في الفريق لإبقاء المشاريع على المسار الصحيح.
برامج إدارة المشروع الأخرى الموصى به
ما الذي أبحث عنه عند اختيار أفضل برنامج مجاني لإدارة المشاريع؟ فيما يلي ملخص لمعايير التقييم الأهم:
- واجهة المستخدم (UI): ما نوع التخصيص الذي يوفره البرنامج؟ هل التنقل وواجهة المستخدم منظمان جيدًا؟ هل هناك الكثير من المميزات والخيارات لعملك؟ ما مدى سهولة استخدام جانب التنقل؟
- سهولة الاستخدام: هل من السهل التعلم والإتقان؟ هل تقدم الشركة دعمًا فنيًا جيدًا ودعمًا للمستخدم ودروسًا تعليمية وتدريبًا؟ يقدم الإصدار المجاني أدوات كافية أو ميزات متميزة لجعل البرنامج مفيدًا لعملك أو لفريقك؟ هل يوجد تطبيق جوال؟ ماذا عن الأتمتة البديهية؟
- عمليات الدمج: ما مدى سهولة الاتصال بأدوات أخرى؟ هل هناك تكاملات مسبقة الصنع؟ كم عدد تطبيقات الطرف الثالث التي يمكن للبرنامج أن يتكامل معها؟ هل هناك تكامل للرسائل؟
- القيمة المقدمة مقابل المال: ما مدى ملاءمة الخطة المجانية للميزات والإمكانيات، فيما يتعلق بحالة الاستخدام الخاصة بك؟ هل يتضمن ميزات مفيدة لإدارة المشاريع مثل تتبع الوقت أو الجداول الزمنية أو الحقول المخصصة للإنشاء؟
1. ClickUp
ClickUp هي أداة برمجية لإدارة المشاريع مع ميزات قوية لإدارة واستكمال جميع مشاريع فريقك في نظام أساسي واحد. سواء كنت شركة صغيرة أو مؤسسة كبيرة، يمكنك تخطيط المشاريع وجدولة المهام وإدارة تبعيات المهام وتخصيص الموارد في مساحة عمل مركزية، بالإضافة إلى التواصل والتعاون مع أعضاء الفريق والضيوف.
تتضمن ميزات إدارة المهام إدارة قائمة المهام، والمهام المتكررة، وقوالب المهام، بالإضافة إلى القدرة على تصفية المهام وفرزها والبحث عنها وإعادة ترتيبها وعرضها بسهولة بالطريقة الأكثر ملاءمة للفريق. يمكن للمستخدمين أيضًا إنشاء مخططات جانت والتقويمات والجداول الزمنية لتصور المهام في تطبيق إدارة المشروع هذا.
يتضمن ClickUp أيضًا ميزات للإنشاء والمشاركة والتحرير التعاوني لمواقع Wiki والمستندات. يمكن للمستخدمين التعليق على المستندات والمهام وتعيين التعليقات والدردشة مع أعضاء الفريق الآخرين لزيادة التواصل والتعاون الجماعي. تتضمن ميزات إعداد التقارير القدرة على إنشاء لوحات معلومات مخصصة، بالإضافة إلى ستة أنواع تقارير مضمنة لتقارير الفريق.
تقدم ClickUp تكاملات أصلية مع Slack و G Suite و Dropbox والعديد من الأدوات الأخرى، بالإضافة إلى أكثر من 1000 تكامل من خلال Zapier.
تعتبر خطة ClickUp المجانية قوية وتتضمن جميع الميزات الأساسية. تبدأ الخطة غير المحدودة بسعر 5 دولارات شهريًا لكل مستخدم وتوفر وظائف إضافية.
2. Wrike
Wrike هو برنامج إدارة مشروع حائز على جوائز لفرق من خمسة إلى عدد غير محدود من المستخدمين. تتيح الأداة للمستخدمين تخصيص مهام سير العمل ولوحات المعلومات والتقارير ونماذج الطلبات والحصول على رؤى متقدمة باستخدام أدوات إعداد التقارير وإدارة الموارد والتخصيص.
تتيح واجهة Wrike البسيطة للمستخدمين التبديل بين لوحات Kanban، ومخططات Gantt بالسحب والإفلات، وطرق عرض عبء العمل التقليدية. يتميز Wrike أيضًا بقوائم المهام والمهام الفرعية والجداول ومهام سير العمل المشتركة ومشاركة الملفات والتواصل والتعاون في الوقت الفعلي.
من السهل التنقل في Wrike بواجهة تحتوي على مساحات مميزة للمجلدات والمهام. يمكنك التبديل بين الشاشة الرئيسية والجداول الزمنية ولوحات المعلومات والتقويمات والتقارير والدفق (للإشعارات والرسائل). لدى Wrike أيضًا مركز مساعدة مخصصًا يتضمن تدريبًا تفاعليًا ومقاطع فيديو ودليل “الخطوات الأولى” ومنتدى.
يقدم Wrike أيضًا مجموعة متنوعة من الحلول المحددة اعتمادًا على نوع الفريق أو المنظمة – بما في ذلك فرق التسويق وفرق الخدمة الاحترافية، وتقدم الأداة مجموعة متنوعة من النماذج للعمليات التنظيمية الشائعة.
يقدم Wrike أكثر من 400 عملية تكامل أصلية مسبقة الصنع، بما في ذلك أكثر برامج إدارة الملفات شيوعًا من Microsoft و Google و Dropbox، إلى جانب برامج المبيعات والتسويق من Salesforce و Marketo.
Wrike Free هي أفضل خطة برامج إدارة عمل مجانية في السوق. يمكن لمن لديهم خطة مجانية أن يكون لديهم عدد غير محدود من المستخدمين على حساباتهم، ومع عمليات التحرير والتحديثات في الوقت الفعلي، وتكامل التطبيقات والتخزين السحابي، وإدارة المهام الفرعية المضافة حديثًا.
بالنسبة للشركات ذات الاحتياجات الإضافية أو التي ترغب في المزيد من التخصيص، تقدم Wrike أربع خطط مدفوعة لتناسب أي مؤسسة بحجم، بدءًا من 9.80 دولارًا لكل مستخدم في الشهر. من المؤسسات الصغيرة إلى المؤسسات الكبيرة، يساعد Wrike جميع الفرق على القيام بأفضل عمل في حياتهم.
3. TeamGantt
تُعد TeamGantt، التي تستخدمها Amazon و Netflix، أداة لإدارة المشاريع بإصدار freemium للمجموعات والفرق الأصغر التي لا تحتاج بعد إلى ترقية إلى خطة مدفوعة. من الواضح أن TeamGantt متخصص في مخططات جانت وإمكانيات تخطيط المهام الأخرى، لكنها تتعقب أيضًا أعباء العمل وتوافر الفريق، وتقدم ميزات تعاونية مثل الدردشة ووضع العلامات، وتقدم تنبيهات قابلة للتخصيص.
يحدك الإصدار المجاني من هذه الأداة من 3 مستخدمين ومشروع واحد، وهو قيد يجب على المستخدمين إدراكه. قد يكون التنقل في التبعيات أمرًا صعبًا بعض الشيء، فكلما زاد عددهم، زاد احتمال أن تؤدي الخطوة الخاطئة إلى تغيير كل ما قمت به.
حقق TeamGantt نتائج جيدة في قسم قابلية الاستخدام لمعايير التقييم، لأنه مرن بشكل لا يصدق في الاستخدام. تستوعب الأداة مع ذلك قد ترغب في إعداد وتتبع مشاريعك، بغض النظر عن هيكلها أو قيودها. بالإضافة إلى ذلك، فإن توفير عنوان URL سهل “للقراءة فقط” يجعله أمرًا رائعًا للمشاركة مع أطراف خارجية للإدخال.
TeamGantt مجاني للاستخدام لما يصل إلى 3 مستخدمين.
الخلاصة
باختصار، يمكننا أن نذكر أن كل شخص وكل مستخدم فريد وله تفضيلاته. يجب أن يحاول الشخص استخدام برنامج أو أداة قبل أن يقرر ما إذا كان يناسب احتياجاته ومتطلباته. ومع ذلك، نأمل أن تساعدك هذه المقالة في اتخاذ القرار بسهولة.
