تتطلب إدارة المشاريع قدرًا كبيرًا من التخطيط والتعاون والتركيز. ويمكن أن تُشكّل كيفية تنظيم المشروع لمنهجه في أي مشروع جديد الفارق بين نجاح المشروع وفشله. ومن الضروري لنجاح أي مشروع التأكد من معرفة أعضاء الفريق بأدوارهم، ومن يملك سلطة اتخاذ القرار النهائي، وما يمكن توقعه من أعضاء الفريق الآخرين.
يتمتع القادة ومديرو المشاريع الآن بمجموعة واسعة من الخيارات للتعامل مع المشاريع المعقدة. وتشمل هذه الخيارات الاستعانة بفرق ديناميكية، وفرق عن بُعد، وفرق هجينة. ومع ذلك، لتحديد نوع الفريق الأنسب، يجب على مديري المشاريع اتباع استراتيجية في تنظيم مشاريعهم.
تُعدّ هذه المقالة دليلًا للعناصر الأساسية في تنظيم المشروع، بما في ذلك عدة جوانب محددة يجب مراعاتها.
ما هو تنظيم المشروع؟
يشير تنظيم المشروع إلى كيفية تحديد مهام المشروع وجدوله الزمني. ويتطلب من مدير المشروع تنسيق أنشطة ومساهمات أعضاء الفريق عبر الأقسام. وهذا يضمن للشركة الاستفادة المثلى من مهارات أعضاء الفريق، وتوفير الوقت، وتحقيق النتائج المرجوة.
يعتمد تنظيم المشروع الجيد على اتفاق مشترك حول كيفية اتخاذ القرارات، وكيفية إنجاز العمل (وبأي ترتيب)، ومن المسؤول في مراحل التطوير المختلفة. وبينما يتولى مدير المشروع عادةً إدارة الموارد طوال دورة حياة المشروع، قد تتولى أقسام مختلفة مسؤولية مهام محددة في أوقات محددة.
3 أنواع من الهياكل التنظيمية
هناك عنصران رئيسيان يؤثران على نجاح تنظيم المشروع، ويجب على مديري المشاريع مراعاتهما عند بدء أي مشاريع جديدة: عملية إنجاز المشروع، وهيكل الفريق الذي سينفذ هذه العملية. ويتعلق جزء كبير من التوظيف الرقمي بكيفية ارتباط هذين العنصرين. إن وجود قائمة واضحة بالمهام، مع جدول زمني واضح بنفس القدر، مُحدد منذ بداية المشروع، يمكن أن يمنع حدوث مشاكل لاحقًا.
إن اختيار هيكل يُسهّل تحقيق النتائج في الوقت المناسب، على المدى القصير، وأهداف المشروع طويلة المدى، يُمكّن مديري المشاريع من تحديد أفضل توزيع لأعضاء الفريق مُسبقًا. يوفر تطبيق أحد الهياكل التنظيمية الثلاثة التالية مرونة في كيفية تنظيم المشروع:
1. الهيكل التنظيمي للمشروع
في هذا النوع من هيكلة وطريقة تنظيم المشروع، يعمل مديرو المشاريع كمديرين مباشرين لفريق تم تقييمه وتعيينه وفقًا لنقاط القوة الفردية، وليس بالضرورة بناءً على أدوار مُخصصة سابقًا. يُركز أعضاء الفريق فقط على المشروع، ويُقدمون تقاريرهم مُباشرةً إلى مدير المشروع، ويتشاركون خبراتهم مع أعضاء الفريق الآخرين.
2. الهيكل التنظيمي الوظيفي
في المشاريع الصغيرة أو الفرق الصغيرة، يُفضّل عادةً الهيكل التنظيمي الوظيفي لأنه يسمح لمدير المشروع وجميع أعضاء الفريق المتاحين بالعمل في نفس القسم أو المجال الوظيفي. ومن أمثلة الهيكل التنظيمي الوظيفي تنظيم المشروع إلى قسم العلاقات العامة أو التسويق، بحيث يكون جميع الخبراء الذين تحتاجهم في مكان واحد.
3. الهيكل التنظيمي المصفوفي
إذا احتاج موظفوك إلى توزيع جهودهم بين المهام الاعتيادية والمشروع قيد التنفيذ، فقد يكون الهيكل التنظيمي المصفوفي هو الخيار الأمثل. تُوزّع مسؤولية القيادة بين الإدارة الوظيفية ومدير المشروع في خطة إدارة المشاريع هذه. يتطلب النهج المصفوفي عادةً قدرًا كبيرًا من التفاوض في عملياته، حيث تُوزّع جهود الفريق على عبء العمل الاعتيادي لشركتك وتنظيم المشروع الجديد قيد التنفيذ.
6 جوانب يجب مراعاتها عند تنظيم المشروع
يعتمد تنظيم المشروع على التخطيط المسبق. على قادة الفرق الملتزمين بإنجاح أي مشروع مراعاة عدة أمور عند تنظيم نهج فريقهم. يمكن للاعتبارات الستة التالية أن تساعد في نجاح أي مشروع في أي هيكل تنظيمي.
1. متطلبات واضحة للمشروع
من أجل تنظيم المشروع بفعالية، سواءً كان ذلك بإنشاء مخطط تنظيمي مشترك أو اجتماع بسيط عبر تطبيق Zoom يوضح الأدوار بالتفصيل لفريق العمل بدوام كامل وجزئي، فإن تحديد متطلبات المشروع بوضوح مبكرًا أمرٌ أساسي لنجاحه. من أكبر التحديات التي تواجه أي قوة عاملة مرنة هو توحيد جهود الجميع حول مسار المشروع، وكيفية تحقيقه، ومن المسؤول عن كل شيء.
إن وجود اتفاق على مستوى الفريق حول أهداف المشروع العامة يسمح لأعضاء الفريق بالتعرف على المدير التنفيذي للمشروع. كما يسمح هذا للعاملين بمعرفة مسارات التصعيد لأي مهمة معينة وتجنب النتائج المكررة أو غير الفعالة.
2. التوافق بين أصحاب العمل
من أجل تنظيم المشروع بفعالية، يجب أن يكون كل جزء من المشروع مهمًا لجميع أصحاب العمل. هذا يعني أن المستثمرين وأعضاء الفريق والمديرين بحاجة إلى التواصل الجيد والمستمر.
إحدى الطرق التي يمكن لمديري المشاريع من خلالها تحقيق ذلك هي إسناد مهام مرتبطة بأهداف مؤسسية أكبر. على سبيل المثال، إذا كانت وكالتك الإعلانية تتولى مشروعًا كبيرًا لعميل جديد رفيع المستوى، فتأكد من أن الجميع، من كاتب النصوص الإعلانية إلى مصمم المواقع الإلكترونية، يدركون أهميتهم من خلال إرسال مهام مرفقة بملاحظات حول أهمية كل مهمة على حدة بالنسبة للصورة الأكبر.
إن ربط فريقك بالتأثير العام للمهام التي ينجزونها كل يوم لا يمنحهم فقط شعورًا بالهدف، بل يعزز أيضًا شعورًا أكبر بالانتماء إلى مجتمعهم.
3. الموارد المتاحة والمطلوبة
من أجل تنظيم المشروع بفعالية، يُعد تحديد ما لديك وما تحتاجه خطوة أساسية في أي هيكل إدارة مشروع ناجح. يجب تقييم كل شيء، من الميزانية إلى فجوات المهارات، بدقة وفي أقرب وقت ممكن لتجنب اختناق المهام والجداول الزمنية.
يمكن أن يساعد الاطلاع على الأدوات والقوالب التي يقدمها معهد إدارة المشاريع (PMI) مديري المشاريع على تنظيم تقييمات الاحتياجات.
4. تخطيط التواصل
من أجل تنظيم المشروع بفعالية. بغض النظر عن نوع الهيكل التنظيمي الذي تختاره كمدير مشروع. فإن جعل التواصل أولوية قصوى منذ البداية سيوفر عليك الكثير من التوتر.
قد تتطلب أنواع المشاريع المختلفة تفاعلات يومية أكثر أو أقل بين أعضاء الفريق. يُعدّ اختيار نظام لكل قسم وظيفي لمشاركة التقدم والتحديثات والاستراتيجيات والمشاكل خطوةً أساسيةً نحو نجاح المشروع. قد يكون هذا الجزء من تخطيط مشروعك بسيطًا كإنشاء قناة Slack مُخصصة للمشروع. أو مُتعمقًا كعقد اجتماعات أسبوعية على مستوى الفريق مُخصصة لتفاعلات أكثر تحديدًا بين المجموعات.
ابحث دائمًا عن طرق لتعزيز التعاون عند اختيار طريقة التواصل. وتأكد من إبقاء كلٍّ من الموظفين بدوام كامل وجزئي على اتصال وثيق طوال مدة المشروع لتحقيق أقصى استفادة.
5. عملية المراجعة والتقييم
من أجل تنظيم المشروع بفعالية. يُعيق سير العمل في أي مشروع عندما لا يُدرك أعضاء الفريق ما يسير على ما يُرام وما يحتاج إلى تحسين. يحتاج مديرو المشاريع إلى نظام قوي للتقييمات السريعة والبنّاءة يشمل جميع الأقسام الوظيفية.
يمكن تصميم المراجعة والتقييم كميزة تلقائية ضمن خطة التواصل المشتركة لفريقك. أو يمكن إجراؤها على مستوى فردي عبر لوحات كانبان لمراقبة التقدم. والتي يرسلها قادة الفرق بشكل خاص إلى كل عضو في الفريق أسبوعيًا. تذكر أن التركيز الرئيسي للمراجعة والتقييم هو تجنب تكرار المشاكل، والتركيز على تقديم الحلول، وعدم الاكتفاء بالنقد الفارغ.
6. ما قد يحدث من أخطاء وحلول ممكنة
من أجل تنظيم المشروع بفعالية. يمكن لتقييم عمليات المشروع، في البداية. تحسبًا لأي مشاكل محتملة أن ينقذ فريقك من الذعر والارتباك لاحقًا. هذا الجزء من إدارة المشاريع الهادفة ليس تنبؤًا بالمستقبل. بل مجرد استشراف للمستقبل. إن تخصيص الوقت للتفكير في مواطن المشاكل المحتملة في خطة إدارة مشروعك. وأي أعضاء الفريق قد يواجهون تحديات، وكيفية التعامل معها، يسمح لك بالتفكير بهدوء أكبر في الحلول قبل الحاجة إليها فعليًا.
إن امتلاك المهارات المناسبة للقوى العاملة اليوم يعني أن تكون مرنًا في التغيير. وبارعًا في توجيه أعضاء الفريق خلال اللحظات غير المتوقعة.
نظّم مشروعك بالعمل مع المواهب المستقلة المناسبة
يجب أن تكون خطة تنظيم المشروع الفعّالة بمثابة خارطة طريق لفريقك لتحقيق أهداف المشروع. قليل من التخطيط يُجنّبك الكثير من المتاعب المتعلقة بالمواعيد النهائية، وإنجاز المهام، واتخاذ القرارات.
أما بالنسبة للباقي، فهناك منصة نفذلي. تضم نفذلي مجموعة عالمية من المحترفين المستقلين المهرة في جميع مجالات الخبرة تقريبًا. ما يُمكّن فريقك من الحفاظ على سير أي مشروع على المسار الصحيح.
