زيادة الإنتاجية: إليك حيل لا يعرفها الكثيرون

هل انتهيت من يوم عملك يومًا وأنت تشعر وكأنك لم تكن قادرًا على إنجاز كل شيء في قائمتك؟ تبدأ بخطة، قائمة، هدف ولكن في نهاية اليوم، تجد أن قائمة مهامك أطول. سأخبرك في هذا المقال عن بعض النصائح من أجل زيادة الإنتاجية في عملك.

قد يكون من الصعب أن تكون منتجًا في العمل. تعد إدارة وقتك بطرق تساعد على إنتاجيتك أمرًا أساسيًا، ولكن قد يكون من الصعب أحيانًا معرفة من أين تبدأ.

تخيل أن تغلق كل يوم عمل بتنهيدة راضية، مع العلم أنك كنت مثمرًا لدرجة أنك أنجزت كل شيء في قائمتك. ومعرفة أنك كنت في قمة لعبتك الإبداعية – أنجزت مهامك بكفاءة وبشكل جيد. هل ترى نفسك صفيرًا وأنت تبتعد عن العمل؟

يمكنك أن تكون النجم في هذا الفيلم فيما يتعلق بالإنتاجية، بدلاً من الإصدار البديل حيث تنهي اليوم متعبًا ومنخفضًا خلف مكتب مكدس بمشروعات غير مكتملة. إذا لم تعجبك الطريقة التي يسير بها يوم عملك المعتاد، فهناك طريقة لتغييره.

معظمنا ليس منتجًا بالقدر الذي نرغب فيه لسببين: لدينا عادات سيئة تتداخل مع إنتاجيتنا في مكان العمل ونحن نتفاعل معها بدلاً من أن نكون استباقيين، ونطفئ الحرائق بدلاً من إحراز تقدم نحو أهدافنا.

الحل بسيط، وإن لم يكن سهلاً دائمًا. يمكننا استبدال عاداتنا السيئة وأنماطنا التفاعلية بعادات جيدة تجعلنا استباقيين، ونتولى مسؤولية أيام العمل الخاصة بنا. اتبع هذه النصائح حول كيفية زيادة الإنتاجية لتصبح نفسك الأفضل والأكثر إنتاجية في العمل.

1. توقف عن تعدد المهام

قد يكون من المغري أن تقوم ببعض المهام في وقت واحد، خاصة إذا كانت تبدو صغيرة أو سهلة. لكنها ببساطة لا تعمل. وفقًا لأستاذ علم الأعصاب إيرل ك. ميللر “تعدد المهام ليس ممكنًا من الناحية البشرية”.

نحن نخدع أنفسنا عندما نقول إنه يمكننا التوفيق بين المكالمات الهاتفية والعروض التقديمية وتناول الغداء بسهولة. ركز على مهمة واحدة في كل مرة، وسوف ينتهي بك الأمر في الواقع إلى إكمالها بشكل أسرع. سيساعدك هذا في زيادة الإنتاجية الخاصة بك يوميًا.

تعدد المهام قاتل للإنتاجية في يوم عملك. تظهر الأبحاث أنه يمكن تقليل الإنتاجية بنسبة تصل إلى 40٪ بسبب العوائق الذهنية التي تنشأ عند تبديل الأشخاص للمهام. والأمر الأكثر إثارة للدهشة، في دراسة أجرتها جامعة لندن، أن معدل الذكاء انخفض بمقدار 15 نقطة لبعض الرجال متعددي المهام.

هل تحتاج إلى مزيد من الأدلة؟ تشير دراسة من جامعة ساسكس في المملكة المتحدة إلى أن تعدد المهام قد يؤذي عقلك فعليًا. وجدت الدراسة أن المشاركين المدمنين على استخدام أجهزة متعددة في وقت واحد لديهم كثافة أقل للمادة الرمادية في منطقة دماغية تسمى القشرة الحزامية الأمامية، والتي ترتبط بالتحكم العاطفي واتخاذ القرار والتعاطف واستجابة الدماغ للمكافآت.

لذا توقف عن محاولة القيام بكل شيء مرة واحدة. بدلاً من ذلك، قم بزيادة الإنتاجية بشكل كبير من خلال منح اهتمامك الكامل لمهمة واحدة في كل مرة. عندما تبدأ عيناك ويديك في الانجراف نحو شيء آخر، فكر في مدى أهمية الاحتفاظ بكل خلاياك الرمادية الصغيرة.

2. خذ فترات راحة

قد نعتقد أن العمل لساعات أطول يعني أننا ننجز المزيد، لكننا لا نعمل أبدًا عندما نكون منهكين. تشير الدراسات إلى أن أخذ فترات راحة منتظمة يساعد على التركيز ويعزز مزاجك. قم بالمشي لمدة خمس دقائق في المكتب، أو اقض 15 دقيقة في تناول قهوة منتصف بعد الظهر. سيساعدك هذا في زيادة الإنتاجية الخاصة بك يوميًا

3. ضع أهدافًا صغيرة

في بعض الأحيان، قد يكون النظر إلى أهدافنا أمرًا مربكًا. قد تكون مشاهدة عدد قليل من المشاريع الكبيرة في تقويمنا أمرًا مرهقًا. ولكن إذا قسمتها إلى مهام أصغر، فستشعر بمزيد من التحكم وستكون أكثر إنتاجية.

بدلاً من كتابة “إنهاء المشروع بالكامل”، قسّم ذلك إلى جميع المهام التي سيتطلبها. سيبقيك هذا على المسار الصحيح في حياتك اليومية ويجعل المشاريع الأكبر تبدو أقل صعوبة. سيساعدك هذا في زيادة الإنتاجية الخاصة بك يوميًا

4. اعتن بأكبر المهام عندما تكون في حالة تأهب قصوى

في بعض الأحيان نتجاهل الأهداف الكبيرة لأننا لسنا واثقين من أننا سنحققها، وبحلول الوقت الذي نصل إليه، نكون منهكين للغاية من يومنا لنمنحها الاهتمام الذي تحتاجه. هذه هي الطريقة التي ينتهي بها المطاف بالمشاريع في النزف في أيام إضافية، مما يجعلك تشعر بأن الإنتاجية لديك قد اختفت.

يعد فهم متى وكيف تعمل بشكل أفضل هو المفتاح لإنجاز تلك المشاريع الكبيرة في الوقت المحدد. لا يوجد جدول زمني محدد يناسب الجميع. إذا كنت من محبي الصباح، فقم بمعالجة المهام الكبيرة أول شيء في يومك. سيساعدك هذا في زيادة الإنتاجية الخاصة بك يوميًا

هناك نصائح لا حصر لها للناس بعدم القيام بمهام الحمأة الذهنية مثل الرد على البريد الإلكتروني أو الأعمال الروتينية في الصباح، ولكن البدء بدلاً من ذلك في القيام بأي مهام تتطلب قدرًا أكبر من الإبداع – وهو أمر رائع إذا كنت تعمل صباحًا.

ينصح خبير الإنتاجية توني وونغ “استغل صباحك للتركيز على نفسك، ابدأ يومك على الفور بتجاهل رسائل البريد الإلكتروني في الصباح والحصول على وجبة فطور جيدة أو قراءة الأخبار أو التأمل أو التمرين. سيضمن هذا حصولك على الوقود اللازم ليوم منتج”. المهم هو أن تقوم بالمهام الأكثر تطلبًا للتركيز في وقت ذروة الإنتاجية الشخصية، متى كان ذلك في يوم عملك.

5. تنفيذ “قاعدة الدقيقتين”

حقق أقصى استفادة من وقتك في العمل عن طريق ملء تلك النوافذ الصغيرة بالمهام الفعلية. وفقًا لرجل الأعمال Steve Olenski، فإن العثور على المهام التي تستغرق دقيقتين أو أقل وإكمالها على الفور يوفر لك الوقت. لذا، إذا استغرق الأمر أقل من دقيقتين، فافعل ذلك الآن. سيساعدك هذا في زيادة الإنتاجية الخاصة بك يوميًا

الجانب الآخر من قاعدة الدقيقتين هو أن أي هدف أو عادة يمكن أن تبدأ في أقل من دقيقتين. هذا لا يعني أنك ستكون قادرًا على إكمال كل مهمة في 120 ثانية، ولكن بدء أهداف جديدة هو الخطوة الأولى لتحقيقها!

6. قم بإعداد قائمة مهام كل ليلة

قوائم المهام هي مساعدات إنتاجية لا تقدر بثمن. إنهم يجعلونك منظمًا، ويزودونك بالتركيز، ويكافئونك بمشاعر الرضا عندما تكون قادرًا على التحقق من الأشياء التي أنجزتها. سيساعدك هذا في زيادة الإنتاجية الخاصة بك يوميًا

إن إعداد (أو تحديث) قائمة مهام كل ليلة يعني أنك لن تضيع الوقت في بداية يوم العمل في البحث عن مهمتك التالية. قد تحاول حتى التحدث من خلال قائمتك مع شخص ما.

7. اقطع قائمة المهام

كم عدد العناصر الموجودة في قائمة مهامك النموذجية؟ ثمانية؟ ثمانية وعشرون؟ مهما كان عددهم، ستشعر بالرضا عند الانتهاء من كل منهم وشطبهم. لكنك لن تنضم أبدًا إلى رتب النجوم البارزين في الإنتاجية ما لم تشطب بعضًا منهم قبل أن تهتم بذلك – لأن الإنتاجية الأعلى تتطلب التركيز.

في “دروس القيادة الحقيقية لستيف جوبز”، يروي والتر إيزاكسون، مؤلف كتاب ستيف جوبز، كيف أن إصرار جوبز على أن تنتج شركة آبل أربعة أجهزة كمبيوتر فقط أنقذ الشركة. كما يربط كيف استخدم جوبز قوائم المهام لتوليد التركيز:

“بعد أن قام بتصحيح عمل الشركة، بدأ جوبز في أخذ “أفضل 100 شخص” في معتكف كل عام. في اليوم الأخير، كان يقف أمام السبورة، ويسأل “ما هي الأشياء العشرة التي يجب أن نفعلها بعد ذلك؟” سيقاتل الناس للحصول على اقتراحاتهم في القائمة. كان جوبز يكتبها – ثم يشطب تلك التي وصفها بالغباء. بعد الكثير من المناورات، ستخرج المجموعة بقائمة من 10. ثم قام جوبز بخفض القائمة وصولاً إلى سبعة ويعلن في النهاية “يمكننا القيام بثلاثة فقط.”

التركيز الفعّال يعني تضييق خياراتك. لذلك كل ليلة عندما تراجع قائمة المهام الخاصة بك، اسأل نفسك سؤالين:

1. ما هي المهام الهامة في هذه القائمة؟
2. كم عدد هذه المهام المهمة التي يمكنني تحقيقها بشكل واقعي أو إحراز تقدم كبير غدًا؟

8. فوض المهام بشكل صحيح

التفويض هو عامل زيادة الإنتاجية بشكل كبير خلال يوم عملك إذا فعلته بشكل صحيح. بالنسبة للعديد من المديرين ورجال الأعمال، فإن التفويض يشبه سباحة الدب القطبي؛ يغرقون في حماس ولكن يقفزون بنفس السرعة.

لماذا؟ الشكوى الأكثر شيوعًا هي أن تفويض العمل يمنح المدير أو القائد المزيد من العمل؛ لأن الآن عليهم الإشراف على عمل شخص آخر بالإضافة إلى القيام بعملهم. ولكن إذا قمت بتعيين مهمة إلى شخص ما، ثم قمت بالإشراف عليه عن كثب أثناء قيامه بذلك، فأنت تديره بالتفصيل، وليس تفويضه.

عندما تفوض بشكل صحيح، يكون لديك المزيد من الوقت لقضائه على عملك الخاص. المفتاح هو تعيين المهمة الصحيحة إلى الشخص المناسب – الشخص الذي تعرف ان لديه المهارات اللازمة لأداء المهمة ويمكنك الوثوق بإنجازها – ثم تركها له. يستغرق الأمر بعض الوقت حتى تعتاد على ذلك، لكنك ستندهش من مدى إنتاجيتك عندما تفوض المهام بشكل صحيح. سيساعدك هذا في زيادة الإنتاجية الخاصة بك يوميًا

9. القضاء على المشتات

تقدم نيلوفر ميرشانت “كاتبة HBR ومؤسسة Rubicon Consulting” بعض النصائح القيمة التي قدمها لها رئيسها في بداية حياتها المهنية:

“أطعم النسور. لا يوجد سوى عدد قليل من الأشياء المهمة. اعرف ماهيتها. وضع طاقتك فيها. إنهم ليسوا دائمًا أمامك مباشرةً، لذا عليك البحث عن المزيد والمزيد. تجويع الديوك الرومية – يوجد الكثير من الأشياء أمامك مباشرةً، النقر حولها وإحداث ضوضاء والمطالبة بالاهتمام. ولأنها أمامك مباشرة، فمن السهل الانتباه إليها أولاً وقبل كل شيء. تجاهلها. ستعمل بشكل جيد بدونك.”

لقد نظرنا بالفعل في أهمية التركيز. لكن الجانب الآخر هو أنك بحاجة إلى تحديد تلك الديوك الرومية وتجاهلها أيضًا. وبالنسبة للكثيرين منا، فإن تلك الديوك الرومية التي تتطلب الاهتمام هي وسائل التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني. سيساعدك هذا في زيادة الإنتاجية الخاصة بك يوميًا

لكي تكون منتجًا، تحتاج إلى إيقاف الضوضاء وإبعادها. قم بإيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني والهاتف إذا كنت بحاجة إلى التركيز الكامل. هل أنت مدمن على Facebook أو Twitter؟ استخدم وسائل التواصل الاجتماعي كجزرة. امنح نفسك X عددًا من الدقائق في التصفح بعد أن تنجز مهمة كبيرة. ثم أغلقها وارجع إلى العمل.

10. خطط للمكالمات الهاتفية

ألن يكون من الجيد أن يكون لديك سكرتير شخصي خاص بك حتى يمكنك أن تقول، “أوقف مكالماتي!” بينما كنت تعمل على شيء ما؟ حسنا خمن ماذا؟ يمكنك إدارة مكالماتك الهاتفية بنفسك وسيكون المردود مكاسب ضخمة في الإنتاجية.

أولاً، ما لم تكن تتوقع مكالمة حرجة، قم بإيقاف تشغيل هاتفك عندما تكون على وشك العمل في مشروع يحتاج إلى انتباهك الكامل. بعد ذلك، خصص وقتًا منظمًا لإجراء جميع مكالماتك الصادرة حتى تقضي وقتًا أقل في محاولة الوصول إلى الأشخاص والمزيد من الوقت في المحادثات المثمرة.

إذا كنت تعمل على شيء لا يحتاج إلى اهتمامك الكامل، فلا تتردد في ترك هاتفك قيد التشغيل والرد على المكالمات؛ إنه يوفر عليك من الحصول على مجموعة من المكالمات الهاتفية للعودة في وقت ما خلال يومك. لكن اعرف متى سيكون الهاتف مصدر إلهاء، وابتعد عن طريقه. سيساعدك هذا في زيادة الإنتاجية الخاصة بك يوميًا

11. فصل فترات العمل مع التمرين

أظهرت الدراسات أن النشاط البدني يعزز وظائف المخ. وبينما قد تفترض أن القوة الذهنية المحسنة ستمنحك تركيزًا محسنًا وإبداعًا أكثر وتعلمًا أسرع، فقد لا تدرك أن التمرين يزيد من المهارات العاطفية لدماغك أيضًا، مما يعني أنك ستجد أنه من الأسهل التعايش مع الآخرين.

إذا كنت ترغب في الحصول على أكبر قدر من النشاط خلال يوم عملك، فتمرن خلال ساعات العمل. وجدت دراسة أجرتها جامعة ليدز ميتروبوليتان أن 65٪ من العمال الذين استخدموا صالة الألعاب الرياضية في الشركة في وقت الغداء كانوا أكثر إنتاجية وكان لديهم تفاعل شخصي أفضل مع زملائهم من أولئك الذين لم يستخدموا الصالة الرياضية في الغداء.

باختصار، حان الوقت لنقل هذه الكلمات من رون فريدمان إلى القلب والبدء في ممارسة التمارين الرياضية بانتظام:

“بدلاً من النظر إلى التمرين على أنه شيء نقوم به لأنفسنا – تساهل شخصي يأخذنا بعيدًا عن عملنا – فقد حان الوقت لأن نبدأ في التفكير في النشاط البدني كجزء من العمل نفسه. البديل، الذي يتضمن معالجة المعلومات بشكل أبطأ، والنسيان في كثير من الأحيان، والإحباط بسهولة، يجعلنا أقل فعالية في وظائفنا ويصعب التعامل مع زملائنا.”

12. كن متفائلاً

الناس السعداء هم أكثر إنتاجية.

في دراسة أجرتها جامعة ماستريخت حول التفاؤل والأداء في مراكز الاتصال، أظهرت النتائج أن المتفائلين في المجموعة التي تم اختبارها حققوا المزيد من المبيعات وحققوا المزيد من المكافآت. وبشكل أكثر تحديدًا، كان المتفائلون ذوو النزعة فقط هم الذين أظهروا نجاحًا أكبر. يعرّف مؤلفو الدراسة التفاؤل الميول بأنه توقع نتائج جيدة بشكل عام على النتائج السيئة في الحياة. سيساعدك هذا في زيادة الإنتاجية الخاصة بك يوميًا

إذا لم تكن شخصًا متفائلًا بطبيعتك، فهذه هي الشخصية التي تريد صقلها – والخبر السار هو أنه يمكنك ذلك. في دراساته، طلب الباحث والمؤلف في السعادة Shawn Achor من مديري الضرائب في KMPG أداء أحد الأنشطة الخمسة يوميًا لمدة ثلاثة أسابيع. وجد أن المجموعة التجريبية التي حصلت على أعلى الدرجات في التفاؤل والرضا عن الحياة – بعد انتهاء التجربة مباشرة وبعد أربعة أشهر – كانت المجموعة المكلفة بالتفاعل بشكل إيجابي مع الأشخاص في شبكة الدعم الاجتماعي الخاصة بهم.

وجد Achor في بحثه أن الطريق الأكثر مباشرة إلى السعادة هو تقديم الدعم الاجتماعي للآخرين:

“مقدمو الدعم الاجتماعي – الأشخاص الذين أخذوا فترة الركود للآخرين، ودعوا زملاء العمل لتناول الغداء، ونظموا أنشطة مكتبية – لم يكونوا أكثر عرضة للانخراط في العمل بعشر مرات فقط من أولئك الذين احتفظوا بأنفسهم؛ زاد احتمال حصولهم على ترقية بنسبة 40٪.”

13. احصل على قسط كافي من النوم

اعترف سبعون بالمائة من الأمريكيين بالنوم أثناء العمل في استطلاع أجراه ويليام أ. أنتوني “طبيب نفساني إكلينيكي ومدير مركز جامعة بوسطن لإعادة التأهيل النفسي”. لماذا؟ يقول أنتوني “لأنهم بحاجة إلى ذلك”. تعني التنقلات في الصباح الباكر، وساعات العمل الطويلة، والكثير من المسؤوليات في المنزل أن أعدادًا متزايدة من الأشخاص لا يحصلون على الراحة التي يحتاجون إليها.

نعلم جميعًا أن الحرمان من النوم له آثار سلبية على أدائنا. قلة النوم تقلل من تركيزنا وذاكرتنا العاملة وقدرتنا الرياضية والتفكير المنطقي. ولأن قشرة الفص الجبهي معرضة بشكل خاص لقلة النوم، فإن المهام التي تتطلب تفكيرًا منطقيًا أو تفكيرًا معقدًا ستكون الأكثر ضعفًا. والمثير للدهشة أن الحرمان من النوم لليلة واحدة فقط لخلق عجز كبير في قدراتنا.

إذن كم من النوم تحتاج؟ من سبع إلى تسع ساعات في الليلة إذا كنت تبلغ من العمر 26 إلى 64 عامًا، وفقًا لمؤسسة النوم الوطنية. إذا كنت لا تحصل على الكثير، فإن أخذ قيلولة أثناء النهار قد يكون مفيدًا لإنتاجيتك. سيساعدك هذا في زيادة الإنتاجية الخاصة بك يوميًا

الخلاصة

لن يكون كل يوم مثمرًا كما تريده؛ لا تضغط على نفسك بسبب ذلك. بدلاً من ذلك، أعد تركيز طاقتك ونفذ هذه النصائح. بمجرد العثور على المكان المناسب الذي يناسبك، ستندهش من مقدار ما يمكنك إنجازه داخل وخارج المكتب.