تخطيط القدرة الإنتاجية، المعروف أيضًا باسم التنبؤ بالطلب، هو وسيلة لموازنة العلاقة بين الموارد المتاحة والمطلوبة للمشروع. يُعد التخطيط الدقيق للقدرة الإنتاجية أمرًا بالغ الأهمية، إذ يُقلل من العقبات والتباطؤ الناتج عن نقص الموظفين أو الوقت.
تستعرض هذه المقالة ماهية تخطيط القدرة الإنتاجية، وكيفية عمله، وكيفية التعامل مع المشكلات المحتملة التي قد تواجهها أثناء عملية التخطيط.
ما هو تخطيط القدرة الإنتاجية؟
ببساطة، تخطيط القدرة الإنتاجية هو عملية تحديد ما إذا كان هناك عدد كافٍ من الموظفين، مع ساعات عمل كافية، لإكمال مشروع ما. أحيانًا، يشير مصطلح “تخطيط القدرة الإنتاجية” أيضًا إلى تحديد القدرة الإنتاجية في منشآت التصنيع.
بغض النظر عن الاستخدام، فإن المبادئ الأساسية لتخطيط القدرة الإنتاجية في قطاعي التصنيع والمعرفة هي نفسها: لديك حاجة، ويجب عليك التأكد من توفر الموظفين والمكونات والوقت اللازم لإنجازها في الموعد المحدد.
أنواع تخطيط القدرة الإنتاجية
هناك ثلاثة أنواع رئيسية لتخطيط القدرة الإنتاجية: المنتج، والأداة، والقوى العاملة. وفيما يلي توضيح لاختلافها.
المنتج
يتضمن تخطيط طاقة المنتج، أو تخطيط طاقة الموارد، التأكد من توافر الكمية المناسبة من المواد الخام اللازمة لتنفيذ المشروع بنجاح. عند تخطيط طاقة المنتج، يجب مراعاة العوامل الخارجية، مثل تأخيرات سلسلة التوريد، لأنها قد تؤثر على الطاقة الإنتاجية على المدى الطويل.
قد تشمل جهود تخطيط طاقة المنتج الخاصة بك النظر في:
- المواد الخام
- المكونات والقطع المُستوردة من الموردين
- مخزون المنتجات المُرسلة مباشرةً
- مخزون المنتجات المُخزن
- مستويات استخدام الموارد
الأداة
يركز تخطيط طاقة الأداة على الأجهزة والمعدات اللازمة لإنجاز المشروع. قد يشمل ذلك النظر في:
- الآلات واللوازم
- البرمجيات المتخصصة
- التكاليف التشغيلية
- صيانة خط الإنتاج
بناءً على مشروعك وقطاعك، قد تحتاج إلى تخطيط الطاقة الإنتاجية لأحد المجالات المذكورة أعلاه، أو جميعها.
القوى العاملة
تخطيط قدرات القوى العاملة هو عملية حساب الوقت المتاح لأعضاء فريقك لإنجاز مشروع ما. يمكن أن يشمل ذلك دراسة العدد الإجمالي لأعضاء الفريق، بالإضافة إلى أعباء العمل الفردية لكل منهم.
إذا لم يكن لدى فريقك الوقت الكافي، بشكل جماعي، لتنفيذ مخرجات المشروع، فقد تحتاج إلى إعادة هيكلة المشروع أو توظيف كفاءات مستقلة للمساعدة عبر منصة نفذلي.
تخطيط القدرات مقابل تخطيط الموارد
يُخلط أحيانًا بين تخطيط القدرات وتخطيط الموارد. فبينما يُكمّل كلٌّ منهما الآخر في التخطيط الاستراتيجي، إلا أنهما ليسا الشيء نفسه.
عند تخطيط القدرات، تتأكد من توافر ما يكفي من الموظفين والوقت والموارد المادية لإتمام المشروع. أما عند تخطيط الموارد، فتُخصّص الموظفين والأدوات التي سيتم توزيعها على مراحل مختلفة من المشروع. يمكنك تحديد هذه المهام بناءً على الخبرة، أو المهارات، أو الاستخدام المُراد، أو معايير أخرى.
باختصار، يُساعدك تخطيط القدرات على ضمان إنجاز العمل، بينما يُساعدك تخطيط الموارد على تحديد كيفية تحقيق أقصى استفادة من فريقك ومواردك.
فوائد تخطيط القدرة الإنتاجية لفريقك
يساعد تخطيط القدرة الإنتاجية في تحديد المشاكل قبل حدوثها، والحصول على المزيد من العمل من عملاء راضين ومعجبين. ويتحقق ذلك نتيجةً لعدة فوائد مختلفة.
زيادة الكفاءة
عندما تكون سعتك مثقلة بالكامل، ستنخفض الكفاءة – بغض النظر عن عدد تطبيقات الإنتاجية التي تستخدمها. من خلال جعل تخطيط السعة أولوية، يمكنك إجراء التغييرات اللازمة في عملك للحفاظ على أعلى مستويات الكفاءة وتعزيز الربحية، دون إرهاق مواردك الحالية.
تقليل الاختناقات
تُعد تمارين تخطيط القدرة الإنتاجية مفيدة حتى لو كنت تشعر أن كل شيء يسير بسلاسة. يمكن أن تساعدك استراتيجيات تخطيط السعة المختلفة التي تمت مناقشتها في هذا الدليل على تحديد احتمالية حدوث اختناقات مستقبلية بناءً على الطلب والاتجاهات والبيانات السابقة. من خلال التخطيط للاختناقات المحتملة، يمكنك التخفيف من تأثيرها والحفاظ على تقدم المشاريع.
تحسين إدارة وعمليات المشاريع على المدى الطويل
تتطلب بعض أنواع استراتيجيات تخطيط القدرة الإنتاجية دراسةً شاملةً للاتجاهات التاريخية والطلب المتوقع. يمكن أن يساعدك هذا على الاستعداد بشكل أفضل لاحتياجات السعة المحتملة على المدى الطويل، وتحسين الكفاءة العامة. قد تجد أن تمارين تخطيط السعة تساعدك على اكتشاف موردين جدد، وإعادة النظر في العمليات الحالية، واستكشاف أساليب عمل جديدة (مثل توظيف متخصصين مستقلين لمساعدتك على توسيع السعة خلال فترات ذروة الطلب).
تعزيز الرؤية والشفافية
بما أن تخطيط القدرة الإنتاجية يتطلب منك إلقاء نظرة فاحصة وصادقة على الأداء، فإنه قد يكون له فائدة إضافية تتمثل في تحسين الشفافية والمساءلة. ستحتاج إلى التواصل بانتظام مع فريقك، وتحمل مسؤولية التغييرات في جداول الإنتاج الزمنية، ووضع خارطة طريق للنجاح، والانفتاح بشأن احتياجات التوظيف المتغيرة. قد يبدو تناول هذه الأمور صعبًا في البداية، ولكنه على المدى الطويل يمكن أن يساعدك على أن تصبح صاحب عمل أكثر ربحية.
زيادة الوضوح في قرارات التوظيف
يساعدك تخطيط سعة القوى العاملة على تحديد مواطن النقص في أعضاء الفريق المتاحين لتلبية الطلب. باستخدام هذه البيانات، يمكنك اتخاذ قرارات توظيف واثقة والبحث عن مجموعات مهارات محددة ومدى توفرها لمساعدة فريقك على تحقيق أهدافه المتعلقة بالسعة. قد تحتاج إلى:
- ضم المزيد من الأعضاء إلى فريقك بدوام كامل.
- استقدام متخصصين مستقلين موهوبين لدعم المشاريع الرئيسية.
كيفية بدء تخطيط القدرة الإنتاجية
من الأفضل البدء بعملية تخطيط القدرة الإنتاجية قبل بدء أي مشروع جديد. مع ذلك، إذا كنتَ منهمكًا في مشروع ما وتجد صعوبة في تلبية الطلب، فقد يكون من المفيد التوقف قليلًا وإجراء بعض تخطيط الطاقة الإنتاجية الآن. إليك كيفية القيام بذلك:
باتباع هذه الخطوات الأربع، يمكنكَ فهم القدرة الإنتاجية الفعلية لفريقك بشكل أفضل والتأكد من امتلاكك للموارد اللازمة لتقديم عمل رائع.
1. تحديد القدرة الإنتاجية القصوى
الخطوة الأولى في تخطيط القدرة الإنتاجية هي تحديد الطاقة الإنتاجية القصوى. بالنظر إلى مواردك الحالية وأدواتك وقوتك العاملة، كم عدد المشاريع أو المخرجات التي يمكنكَ إنجازها؟ ما هي مواعيد التسليم المتوقعة؟
إذا كانت شركتكَ تُنتج سلعًا ملموسة، فعليكَ مراعاة أقصى إنتاجية لكل عامل إنتاج وأداة. ثم مراعاة الوقت المتاح لفريقك.
إذا كانت مشاريعك تعتمد بشكل أساسي على العمل المعرفي، ففكر في مقدار الوقت الذي يمكن لكل فرد في فريقك المساهمة فيه بشكل معقول في المشروع دون إرهاق.
إذا كان عملك يتطلب موارد محددة، ففكّر في أي تأثيرات محتملة على سلسلة التوريد عند تحديد الطلب المستقبلي الذي قد تواجهه. هل ستتوفر لديك موارد كافية لإنتاج منتجات كافية لتلبية الطلب؟
2. إجراء اختبار الطلب
الخطوة التالية هي تحديد الحد الأقصى للطاقة الاستيعابية لفريقك. قد يكون لديك طلب مرتفع بالفعل وتدرك أنك لا تستطيع مواكبته – في هذه الحالة، تكون قد استوفيت بالفعل معايير اختبار الطلب، ويمكنك البدء في سد فجوة الطاقة الاستيعابية لديك.
إذا كنت لا تزال قادرًا على مواكبة الطلب، فهذا هو الوقت المناسب لتقييم الاتجاهات السابقة واختبار التوقعات المستقبلية بناءً على بيانات القطاع والشركة. إذا كنت قادرًا على تلبية الطلب حاليًا، ولكن اتجاهات القطاع تُظهر ارتفاعًا متوقعًا في الاهتمام، فستحتاج إلى التفكير في طرق لزيادة الطاقة الاستيعابية لديك.
3. قياس فجوة القدرة الإنتاجية
بعد تقدير مستويات القدرة الإنتاجية ومتطلباتها، حان الوقت لموازنة كليهما والبحث عن أي فجوات.
لنفترض أنك تدير مشروعًا صغيرًا للتجارة الإلكترونية، وتعلم أنه لكل 100 منتج تبيعه، ستحتاج إلى:
- خمسة أعضاء فريق عن بُعد لدعم خدمة العملاء والتسويق.
- 100 صندوق شحن ومواد التغليف اللازمة.
- 100 منتج فردي من جهات تصنيع خارجية.
أثناء إجراء تخطيط الطاقة الإنتاجية، أدركت أن الطلب على منتجاتك من المرجح أن يتضاعف خلال الأشهر القليلة القادمة. هذا يعني أنك ستحتاج إلى:
- 10 أعضاء فريق عن بُعد لدعم خدمة العملاء والتسويق.
- 200 صندوق شحن ومواد التغليف اللازمة.
- 200 منتج فردي من جهات تصنيع خارجية.
4. مواءمة الطاقة الاستيعابية الحالية أو المستقبلية مع الطلب
في هذا السياق، ستحتاج إلى القيام بما يلي لسد فجوة الطاقة الاستيعابية لديك:
- ضم خمسة أعضاء إضافيين من الفريق لدعم العمليات المتزايدة.
- توفير ضعف كمية مواد الشحن.
- التأكد من قدرة الموردين الحاليين على توفير 200 منتج، أو البحث عن موردين إضافيين لتلبية الطلب.
هناك عدة طرق للقيام بذلك. بناءً على استراتيجية تخطيط الطاقة الاستيعابية التي تستخدمها، يمكنك زيادة القدرة الاستيعابية في جميع المجالات دفعة واحدة أو زيادتها تدريجيًا مع نمو الطلب.
لا يقتصر تخطيط القدرة الاستيعابية دائمًا على زيادة الطاقة الاستيعابية. إذا وجدت أن لديك طاقة استيعابية فائضة لفترة زمنية معينة، يمكنك اختيار خفض الطاقة الاستيعابية لتلبية الطلب وتقليل أوجه القصور.
أفضل الممارسات لتخطيط القدرة الإنتاجية
لإنجاح تجربتك الأولى في تخطيط القدرة الإنتاجية، عليك اتباع هذه الممارسات الأربع:
1. التواصل
حافظ على تواصل منتظم وشفاف مع فريقك خلال عملية تخطيط السعة. أخبرهم بإمكانية تحري الصدق عند تقييم عبء العمل الشخصي وقدرتهم على تحمل المزيد من العمل مستقبلًا.
يزداد هذا الأمر أهميةً عندما يعمل فريقك عن بُعد كليًا أو جزئيًا، وقد يعمل وفق جداول زمنية مختلفة. فكّر في استخدام قنوات Slack أو Microsoft Teams مخصصة للحفاظ على قنوات اتصال مفتوحة مع أعضاء الفريق العاملين عن بُعد أو الحضور الشخصي، بغض النظر عن مكان تواجدهم.
2. تعديل الموارد
لا يهدف تخطيط القدرة الإنتاجية إلى استغلال مواردك الحالية لأقصى قدر ممكن من العمل، بل يتعلق الأمر بتحديد مواطن النقص أو الفائض في الموارد وإجراء التعديلات اللازمة. من خلال الانفتاح على تعديل مواردك على مدار العام، يمكنك الاستفادة من فوائد تخطيط السعة العديدة.
3. تعديل الاستراتيجية
المرونة أساسية لتخطيط فعّال للسعة. مهما بلغت دقة تخطيطك، يبقى احتمال ارتفاع الطلب أو حدوث تأخير غير متوقع في سلسلة التوريد واردًا، مما يُبطئ قدرتك على الإنتاج. إن مراقبة العرض والطلب والقدرة الإنتاجية والموارد عن كثب ستمنحك المرونة والقدرة على التكيف، وإجراء التغييرات اللازمة.
4. التوسع باستخدام البرامج
يمكن أن تساعدك البرامج في عملية تخطيط القدرة الإنتاجية بعدة طرق مختلفة:
- تُساعدك أدوات تحليل البيانات التنبؤية على توقع التغيرات في الطلب والقدرة الإنتاجية بمرور الوقت.
- تُساعدك أدوات تخطيط القدرة الإنتاجية المشتركة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP) في التخطيط لتغييرات القدرة الإنتاجية والحفاظ على انسجام الجميع معها.
- تستطيع برامج الأتمتة التعامل مع المهام المتكررة وتقليل أعباء عمل أعضاء فريقك، مما يُتيح لهم التركيز على العمليات التجارية المهمة.
ابدأ استراتيجية تخطيط قدراتك
سوق العمل المستقل في منصة نفذلي هو وجهتك الأمثل لتوظيف متخصصين مستقلين لمساعدتك في إدارة تخطيط قدراتك وتلبية احتياجات عملائك. سواء كنت تبحث عن مخططي أعمال لمساعدتك في وضع استراتيجية، أو ممثلي خدمة عملاء، أو مساعدين افتراضيين لإدارة الزيادات اليومية في العمل، أو غيرهم من المهنيين المهرة، يمكنك العثور عليهم على موقع نفذلي.
ابدأ التخطيط والعمل بشكل أكثر استراتيجية بنشر مشروعك التالي على نفذلي اليوم.
