تجري حاليًا عملية إعادة تنظيم ضخمة للقوى العاملة الحديثة. عبر الصناعات، تتخلى الشركات عن الأساليب التقليدية للتوظيف لصالح توظيف فريق عمل عن بعد.
بالإضافة إلى تعيين الموظفين في جميع أنحاء العالم، تستفيد المؤسسات بشكل متزايد من العاملين لحسابهم الخاص ضمن القوى العاملة الأوسع. ينتج عن هذا النهج “المختلط” فرق عمل عن بُعد أكثر ذكاءً، مع مجموعات مهارات دقيقة مستمدة من مجموعة المواهب العالمية.
ومع ذلك، مع كل الاحتمالات التي يوفرها التوظيف عن بُعد، فإنه يمكن أن يجلب أيضًا تحديات.
سواء كنت توظف محترفين مستقلين أو تبحث عن شخص ما للانضمام إلى فريقك بدوام كامل، فإليك ما يجب تجنبه عند تعيين فرق العمل عن بُعد وإعدادها:
1. عدم البحث عن مرشحين خارج منطقتك
واحدة من أكبر فوائد العمل عن بعد هي الحرية التي يمنحك إياها. العمل عن بعد يمحو الحدود الجغرافية ويوسع بشكل كبير مجموعة المواهب الخاصة بك. يتيح لك توسيع نطاق البحث:
- ابحث عن أفضل شخص لوظيفة – وليس فقط أفضل شخص في محيطك
- زيادة تنوع موظفيك
- تأمين المواهب المثالية في حدود الميزانية
- ملء الاحتياجات بشكل أسرع.
مثلما حدث عندما أطلقت شركة Digicel، وهي شركة اتصالات في 32 دولة، علامة تجارية عالمية. لتخصيص الأصول للجمهور المحلي، أشركت Digicel مبدعين مستقلين في كل منطقة.
يوفر العثور على المواهب خارج منطقتك مرونة تشغيلية بحيث يمكنك التغلب على عقبات العمل برشاقة، كما فعلت هذه الشركات:
- لم يتمكن فريق التسويق في CompuVision، وهي شركة دعم لتكنولوجيا المعلومات، من زيادة الإنتاجية عن طريق إضافة عدد الموظفين. لذلك أشركوا محترفين مستقلين في مناطق زمنية محددة لإنشاء دورة إنتاج لا تنام أبدًا. النتيجة: حققوا 3 أضعاف الناتج مع توفير 70٪.
- وجد الفريق الهندسي في Zendesk، وهي شركة برمجيات لدعم العملاء، مهارات معينة ومجموعات معرفية مركزة في أسواق إقليمية محددة. أدى إقناع الناس بالقدوم إلى Zendesk في سان فرانسيسكو إلى الحصول على جزء بسيط من المواهب التي يحتاجون إليها. والآن يذهبون إلى حيث الموهبة من خلال بناء فرق هندسية من كوبنهاغن إلى سنغافورة. النتيجة: تستحوذ Zendesk بسرعة على اتجاهات البرامج وتحافظ على مجموعة من المواهب المطلوبة. يعد هذا أحد أشهر الأخطاء التي يجب تجنبها عند توظيف فريق عمل عن بعد.
2. عدم إجراء مقابلة
عند التحول إلى التوظيف عن بُعد، يتخطى العديد من المديرين الخطوات الرئيسية التي يتخذونها عادةً للتعيينات الشخصية. لكنك ربما تكون قد رأيت كيف يمكن أن يؤثر تعيين شخص غير مناسب في الموقع على كل شيء بدءًا من إنتاجية الفريق وحتى ثقافة المؤسسة بأكملها. تخيل توظيف الشخص الخطأ مع التعقيد الإضافي المتمثل في أنه يعمل عن بعد. يعد هذا أحد أشهر الأخطاء التي يجب تجنبها عند توظيف فريق عمل عن بعد.
هذا هو السبب في أن التدقيق مهم على الأقل عند تعيين عمال عن بعد مثل العاملين في الموقع. إحدى الإستراتيجيات هي إجراء مقابلات فيديو. ينتج عن رؤية شخص ما على الشاشة عددًا من الأفكار المفيدة حول التوظيف المحتمل، بما في ذلك الصفات غير الملموسة التي لا يمكن نقلها بشكل كامل في الكتابة أو في السيرة الذاتية.
أثناء المقابلة، تأكد من طرح الأسئلة التي توفر رؤى حول كيفية أدائهم كجزء من فريق بعيد. لاحظ المجالات التالية، التي يمكن أن تكشفها مكالمة الفيديو بوضوح تام:
- مهارات الاتصال المتزامن: حتى إذا كان الكثير من العمل يدور حول تحديثات مكتوبة، فقد يحتاجون إلى التواصل بشكل فعال في الاجتماعات.
- الحماس للفرصة: هل يبدو أنهم مهتمون حقًا بالعمل الذي تناقشه ومتحمسون للحصول على الوظيفة؟ إذا كانوا فاترين بشأن الفرصة، فقد ينعكس ذلك على جودة عملهم.
- مخاوف فنية: هل تبدو مريحة عند استخدام أداة مؤتمرات الفيديو؟ قد يشير ذلك إلى عدم قدرتهم على استخدام أدوات التعاون السحابية التي يعتمد عليها الفريق يوميًا.
- تناسب الشخصية والثقافة: هل من المحتمل أن يتناسبوا مع فريقك ويتعاونون بشكل جيد؟ قد يؤدي العمل عن بُعد إلى زيادة مخاطر مشكلات الاتصال بالفرق وفك الارتباط. إن وجود شخص يناسبك بشكل جيد منذ البداية قد يقلل من تلك التحديات.
3. عدم التوافق مع التوقعات
يختلف تحديد التوقعات للموظفين عن بُعد اختلافًا طفيفًا عن المهنيين المستقلين. عادة ما يتم تحديد التوقعات للمهنيين المستقلين في منشور المشروع. يمكنك القيام بذلك من خلال تقديم تفاصيل حول العمل الذي يتعين القيام به وتضمين العناصر الضرورية مثل:
- معالم المشروع
- توقعات الجودة
- المواعيد النهائية.
ثم، قبل أن يبدأ المهني المستقل المختار عمله، حاول مناقشة التوقعات بمزيد من التفصيل. مشاركة وثائق المشروع ذات الصلة. أعط أمثلة لما يبدو عليه “العمل الجيد”. وتأكيد المواعيد النهائية والتسليمات. يعد هذا أحد أشهر الأخطاء التي يجب تجنبها عند توظيف فريق عمل عن بعد.
ضع توقعات للموظفين عن بعد طوال عملية التوظيف. لتجنب سوء الفهم والمرشحين غير المؤهلين، ابدأ بوصف وظيفي مفصل يوضح المتطلبات مقدمًا. على سبيل المثال، يمكنك ذكر:
- إذا كان يجب عليهم تقسيم وقتهم بين جهاز التحكم عن بُعد والمكتب، أو العمل عن بُعد بنسبة 100٪ من الوقت.
- من يمكنه التقدم للوظيفة، مثل الأشخاص في مناطق أو مناطق زمنية معينة.
- ساعات العمل. هل هم مرنون، أم يجب أن يكون المرشح على مكتبه من الساعة 9 إلى 5 في منطقة زمنية محددة؟
- كيف يجب أن يكونوا من ذوي الخبرة في التعاون مع الفرق البعيدة.
4. عدم إعداد الموظفين للعمل عن بعد
المحترفون المستقلون هم أصحاب الأعمال؛ لديهم الأدوات اللازمة للانتقال إلى المشروع والبدء في الإنتاج على الفور. ومع ذلك، قد يكون بعض الموظفين جددًا في العمل عن بُعد، لذا فهم ليسوا مستعدين لذلك. يعد هذا أحد أشهر الأخطاء التي يجب تجنبها عند توظيف فريق عمل عن بعد.
يمكنك إعداد الموظفين لتحقيق النجاح من خلال ضمان حصولهم على مساحة عمل مريحة وإمكانية الوصول إلى أدوات التعاون والتواصل. لتحقيق هذه الغاية، ضع في اعتبارك توفير ميزانية للموظفين من أجل:
- المعدات المكتبية: خاصة إذا كان عملك يتطلب معدات أو برامج متخصصة، فقدم للموظفين راتبًا. حتى الأساسيات مثل الشاشة وموجه Wi-Fi وسماعات إلغاء الضوضاء يمكن أن تحقق عائدًا على استثمارك.
- مساحات العمل المشترك: في بعض الأحيان، قد يكون الموظفون أكثر إنتاجية خارج منزلهم أو مقهى الحي. أيضًا، إذا التقى الموظفون عن بُعد بأعضاء الفريق أو البائعين أو العملاء الآخرين شخصيًا، فسيقدرون وجود مساحة احترافية لإدارة الأعمال.
- الاتصال بالإنترنت: ربما يتم دعم جزء من الاشتراك الشهري للشخص أو كله بحيث يكون اتصال الإنترنت سريعًا وموثوقًا به بما يكفي لتلبية احتياجات العمل.
5. عدم مناقشة آداب الاتصال
منذ وقت ليس ببعيد، اعتقد الناس أن العمل عن بعد يعني صعوبة العمل. كسر الوباء تلك الأسطورة، وأثبتت الدراسات أن الموظفين عن بعد يعملون أيامًا أطول من نظرائهم في المقصورة.
يميل الموظفون عن بُعد إلى العمل لساعات أطول لأن العمل مرتبط بصريًا وعاطفيًا وجسديًا بحياتهم الشخصية. سواء كان ذلك جهاز كمبيوتر محمول على طاولة المطبخ أو مكتب على بعد خطوات قليلة.
هذا التعتيم في العمل والحياة الشخصية يجعل من السهل للغاية التحقق من رسائل البريد الإلكتروني أثناء الجلوس على الأريكة ليلاً، أو لتحديث جدول بيانات بعد العشاء. تكمن المشكلة في عدم وجود حاجز عقلي أو عاطفي بين العمل والحياة الشخصية، لذا فإن الأشخاص الذين يعملون من المنزل لا يهدأون أبدًا. وهذا يؤدي إلى الإرهاق وزيادة معدل دوران الموظفين. يعد هذا أحد أشهر الأخطاء التي يجب تجنبها عند توظيف فريق عمل عن بعد.
يمكنك تجنب ذلك أثناء الإعداد من خلال توضيح التوقعات الخاصة بإمكانية الوصول والاستجابة. على سبيل المثال، يمكنك تعيين:
- ما هي ساعات رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية التي يجب الرد عليها
- عندما يكون من الأفضل الاتصال
- عندما يُسمح بالرسائل النصية، على كل حال.
تذكر معالجة مسألة المناطق الزمنية. لا تجعل الناس يشعرون أنهم مضطرون للرد على الرسائل عندما يحين الصباح ولكن بعد ساعات بالنسبة لهم.
تأكد من السير في حديثك. يمكنك تشجيع الموظفين على التوقف عن العمل بحلول الساعة 6 مساءً، ولكن إذا تلقوا رسائل بريد إلكتروني منك بانتظام في الساعة 10 مساءً، فقد يشعرون بالضغط للعمل في وقت متأخر أيضًا.
6. عدم إنشاء عمليات التدريب
عندما يبدأ الموظف، يجب أن يتعلم عمليات وأدوات وتفاصيل جديدة حول وظيفته وثقافة الشركة. هناك الكثير من الأشياء التي يجب هضمها.
ولكن قد يواجه الموظفون عن بُعد وقتًا أكثر صعوبة أثناء الإعداد لأنهم لا يستطيعون الوصول إلى شخص ما وطرح الأسئلة. يعد هذا أحد أشهر الأخطاء التي يجب تجنبها عند توظيف فريق عمل عن بعد.
يمكنك جعلهم يعملون بشكل أسرع من خلال تضمين التدريب كجزء من عملية الإعداد عن بُعد الخاصة بهم. يمكن إجراء التدريب بطريقتين:
- متزامن: يمكن أن يكون هذا تدريبًا فرديًا حيث يقوم موظف متمرس بتعليم الموظف الجديد كيفية استخدام أداة التعاون. قد تكون أيضًا ندوة جماعية عبر الإنترنت أو صفًا شخصيًا بقيادة مدرس.
- غير متزامن: بموجب هذا النموذج، عادةً ما يكون التدريب موجهًا ذاتيًا ويمكّن العاملين عن بُعد من التعلم بالسرعة التي تناسبهم، كما هو الحال في معظم دورات التعلم الإلكتروني.
من المفيد أيضًا وجود مركز مستندات مركزي، حيث يمكن للموظفين الوصول إلى الأدلة والمخططات التنظيمية والمعلومات الأخرى ذات الصلة بدورهم. إن وجود هذا في متناول أيديهم يمكّنهم من الإجابة على أسئلتهم الخاصة، حتى يتمكنوا من الاستمرار في الإنتاج بدلاً من انتظار الإجابات. ويمكن لأعضاء الفريق الاستمرار في التركيز على عملهم.
7. عدم امتلاك أدوات الاتصال الصحيحة
يعد امتلاك أدوات الاتصال المناسبة أمرًا بالغ الأهمية للعمل عن بُعد مثل اتصال الإنترنت الموثوق به. تعتمد الأدوات المناسبة على احتياجات فريقك، ومن الأفضل تضمين مجموعة من قنوات الاتصال المتزامنة وغير المتزامنة. يحدث الاتصال المتزامن في الوقت الفعلي، مثل مكالمة الفيديو. لا يتطلب غير المتزامن استجابة فورية، مثل البريد الإلكتروني. يعد هذا أحد أشهر الأخطاء التي يجب تجنبها عند توظيف فريق عمل عن بعد.
8. عدم إجراء المسوحات الدورية
يعد تجنب أخطاء التوظيف عن بُعد عملية تكرارية. هناك الكثير من التفاصيل والفروق الدقيقة لتتعلم أن القليل منها، إن وجد، هو الصحيح في المرة الأولى. يعد إجراء مسح منتظم للموظفين الجدد وفريق العمل للحصول على تعليقات مفيدًا.
قد تحصل على تعليقات ثاقبة وقابلة للتنفيذ من خلال إنشاء استطلاعات منفصلة تتناول المشكلات الفريدة للمهنيين والموظفين المستقلين.
اعلم أنك لست مضطرًا إلى إنفاق الكثير من الوقت أو المال في إنشاء الاستبيانات. العديد من الأدوات مجانية، مثل Google Forms و SurveyMonkey، وإليك بعض الطرق للاستفادة بشكل أكبر من استطلاعاتك:
- اجعله مجهول الهوية حتى يشعر المستجيبون بالأمان في المشاركة بصراحة. في بداية الاستطلاع، قم بتضمين نوع من الطمأنينة مثل، جميع الردود مجهولة المصدر.
- حدد هدف الاستطلاع للحفاظ على تركيز الأسئلة. اجعلها محددة. تجنب قول، أريد أن أعرف ما إذا كانوا يحبون عملية الإعداد عن بُعد. بدلاً من ذلك، استهدف شيئًا مثل، أريد أن أفهم سبب عدم إكمالهم للتدريب عبر الإنترنت في الوقت المناسب.
- امزج بين الأسئلة المفتوحة والمغلقة لتجنب إجهاد المسح وجمع البيانات النوعية والكمية. على سبيل المثال، قد يكون السؤال المفتوح، كيف يمكننا مساعدتك على أن تصبح منتجًا بشكل أسرع؟ يمكن أن تتضمن الأسئلة المغلقة التقييمات وأسئلة الاختيار من متعدد مثل، كم من الوقت استغرقت لإدارة يومك باستخدام حظر الوقت؟
- استخدم كلمات بسيطة وواضحة وجمل قصيرة. تجنب السؤال، ألم يكن التدريب جيدًا؟ بدلاً من ذلك، ضع في اعتبارك، كيف تقيم التدريب بشكل عام؟
- لتجنب التحيز، انتبه إلى كيفية صياغة الأشياء. على سبيل المثال، حاول ألا تخلق انطباعات سلبية، مثل هذا، ما هي المشاكل التي تواجهك مع ممارسات الاتصال لدينا؟ بدلاً من ذلك، ضع إطارًا للأسئلة بطريقة محايدة، مثل، ما هي أفكارك حول ممارسات الاتصال لدينا؟
9. عدم القدرة على تطوير ممارسات التوظيف عن بعد
تتغير اتجاهات القوى العاملة وتتغير بمرور الوقت، لذلك فمن المنطقي أن تتطور ممارسات التوظيف عن بُعد أيضًا. تتغير الحياة بسرعة كبيرة لدرجة أن ما يتوقعه العاملون عن بعد اليوم من منظمة قد لا يبدو كما هو بعد عام، أو حتى بضعة أشهر فقط، من الآن. قد تبدو طريقة العثور على المواهب وتأهيلها مختلفة مع استمرار نقص المواهب وظهور مهارات جديدة. وقد تتغير طريقة عملك مع المواهب البعيدة مع ظهور أهداف العمل الجديدة وتغير ظروف العمل. لذا، استمر في متابعة اتجاهات القوى العاملة وكن منفتحًا على التغيير.
ابدأ في توظيف المواهب البعيدة اليوم
إذا كنت جديدًا في توظيف المواهب عن بُعد، فيمكنك التخفيف من المخاطر عن طريق التعاقد مع محترفين مستقلين من خلال منصة نفذلي. قد ترغب في البدء بمشروع أصغر للتعرف على كيفية عمل النظام الأساسي، وتحديد المجالات في عمليات التوظيف والإعداد التي قد تحتاج إلى تعزيز.
