يعتبر افتراض الدور الإداري من أجل إدارة فريق العمل تحولًا مهنيًا مثيرًا ولكنه صعب ويتطلب مهارات جديدة ويستلزم الكثير من التعلم.
في هذه المقالة، سنقدم لك بعض الإرشادات والنظرة الثاقبة حول منصب مديرك الجديد. سنستكشف الفرص التي يمكن أن يجلبها لك هذا الدور الجديد ونزودك بالاقتراحات العملية التي يمكنك تنفيذها لمساعدتك على النجاح في مساعيك في إدارة فريق العمل.
أن تصبح مديرًا: الفرص والمخاوف
يعد الدخول في منصب إداري هدفًا مهنيًا يحلم به الكثيرون ويعملون على تحقيقه. ومع ذلك، يمكن أن يأتي هذا الانتقال المثير أيضًا مع الأعصاب عندما تفكر في تحديات إدارة فريق العمل. كونك مساهمًا فرديًا بارعًا في فريق لا يُترجم بالضرورة إلى قيادة ناجحة.
فيما يلي أمثلة على التحديات الشائعة التي من المحتمل أن يواجهها المديرون الجدد.
التحديات المشتركة للمديرين الجدد:
1. التحول إلى علاقة مشرف مع أعضاء الفريق
قد تجد صعوبة في التغيير من كونك نظيرًا مع عضو فريقك إلى مشرف مسؤل عن إدارة فريق العمل. بصفتك نظيرًا، ربما كانت علاقاتك مع أعضاء الفريق الآخرين شخصية أكثر بكثير، وتتطور إلى صداقات في مكان العمل.
ومع ذلك، بصفتك مديرًا، عليك أن تعامل الجميع بالطريقة نفسها، لذا لا يمكنك تكوين نفس أنواع الصداقات كما كان من قبل. يجب أن تكون تفاعلاتك الآن أكثر احترافية.
2. إدارة الصراع داخل الفريق
يتمثل جزء كبير من دورك الجديد حول إدارة فريق العمل في حل النزاعات بين أعضاء فريقك. الحيلة هي أن تكون استباقيًا وتصحيح المشكلات الصغيرة على الفور قبل أن تتحول إلى صراعات أكبر.
تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في جعل البيئة مريحة بدرجة كافية بحيث يشعر أعضاء الفريق أنه يمكنهم الذهاب إليك بشأن أي مشكلات. قد يعني هذا تسجيل الوصول مع الجميع بانتظام أو ترك مساحة في التقويم الخاص بك لعقد اجتماعات فردية مرتجلة.
3. الشعور بمتلازمة المحتال – imposter syndrome
تحدث متلازمة الدجال عندما لا تشعر أنك ذكي أو جيد أو مؤهل بما فيه الكفاية، مما يؤدي إلى الشعور بعدم الكفاءة والشك في الذات عند إدارة فريق العمل. كافح متلازمة المحتال عن طريق تخصيص وقت للاعتراف بإنجازاتك – المساهمات التي قدمتها وأخلاقيات العمل التي جسدتها للحصول على الترقية.
سيستغرق تطوير المهارات المطلوبة في وظيفتك الجديدة وقتًا، لذلك، في حين أنه من الطبيعي أن تخمن نفسك، لا تدع ذلك يعرقل نموك.
4. إدارة أداء أعضاء الفريق
بصفتك مديرًا جديدًا، قد تشعر بعدم الارتياح لإعطاء زملائك في العمل الذين اعتادوا أن يكونوا زملائك ملاحظات حول أدائهم أثناء إدارة فريق العمل. قد تشعر أيضًا بالتضارب عند التعامل مع عدم قدرة أحد أعضاء الفريق على إكمال المهام المعينة في الوقت المحدد أو على الإطلاق.
في هذا الصدد، تحتاج إلى تحميل أعضاء الفريق المسؤولية عن أفعالهم أثناء البحث عن طرق لفهم ما يحفزهم ويشجعهم على التفوق.
6 نصائح يحتاجها المديرون الجدد للنجاح
عندما تستقر على دورك الجديد، امنح نفسك بعض الوقت لتتعلم كيف تكون مديرًا فعالًا، وتفويضًا، وتلهم فريقك. هناك منحنى تعليمي، وأثناء تقدمك فيه، ستبني الثقة. فيما يلي بعض النصائح للنجاح في دور قيادي في إدارة فريق العمل.
1. تواصل كثيرًا
سواء تمت ترقيتك من الداخل أو ستأتي كعضو جديد في الفريق، فأنت بحاجة إلى بناء علاقة مع الآخرين. ستساعدك معرفة كيفية عمل أعضاء فريقك والمديرين الآخرين وفهم ما يميزهم على توجيه فريقك بالتعاطف والرحمة أثناء إدارة فريق العمل.
قد يكون التواصل بشكل متكرر أمرًا صعبًا بشكل خاص عند إدارة فريق العمل عن بعد، لذلك إليك بعض الإجراءات التي يمكنك اتخاذها لضمان شعور جميع العمال، بغض النظر عن الموقع، بأنهم مشمولين:
- عقد اجتماعات فريق منتظمة. هذا مهم بشكل خاص للفرق البعيدة أو المختلطة التي تعمل من مناطق زمنية مختلفة أو ساعات من اليوم. يسهل الاتصال بين أعضاء الفريق بينما يمنحك الوقت لتسجيل الوصول مع كل عضو.
- ضع سياسة اتصالات لفريقك. أنشئ قنوات اتصال محددة لفريقك إذا لم يكن لدى مؤسستك واحدة. قد يكون من الأسهل تحقيق الاتصال المفتوح، خاصة بالنسبة للفرق البعيدة، إذا كانت لديك إرشادات لاستخدام البريد الإلكتروني. قد تغطي سياسة الاتصالات الخاصة بك أيضًا قواعد المراسلة النصية ورسائل البريد الصوتي والمراسلة الفورية ومؤتمرات الفيديو.
- تبادل المعلومات. اختر أن تكون شفافًا مع فريقك بشأن قرارات الشركة وإجراءاتها، لا سيما تلك التي قد تؤثر عليهم بشكل مباشر.
ومع ذلك، لا تخلط بين التواصل المفتوح والنميمة. لا يزال عليك أن تظل محترفًا مع كل شخص في فريقك، حتى لو كنت تعرف شخصًا ما على المستوى الشخصي. وعليك أن تقضم النميمة في مهدها إذا شعرت بالرياح القوية.
لا يعني وجود اتصال مفتوح أيضًا أن تثق في مرؤوسيك بشأن الصعوبات والصراعات التي تواجه وظيفتك الجديدة في إدارة فريق العمل، أو الأمور الحساسة. يبحث أعضاء فريقك عنك لقيادتهم وتوجيههم وإلهامهم.
أفضل طريقة لإدارة الضغوط والتحديات في دورك الجديد هي العثور على مرشد يمكنك الوثوق به ويمكنه تقديم المشورة والتعليقات البناءة حول مهاراتك القيادية.
2. قابل أعضاء الفريق بشكل فردي وفي كثير من الأحيان
خصص وقتًا للقاء أعضاء الفريق بشكل فردي. إذا كان تفاعلك الوحيد مع فريقك هو عند إسناد المهام أو طلب التحديثات، فأنت لا تبني علاقة وثقة أثناء إدارة فريق العمل الخاص بك.
تعرف على الأهداف المهنية لكل عضو ونقاط القوة والإعجاب وعدم الإعجاب. سيعطيك هذا نظرة ثاقبة حول أفضل السبل التي يمكنك من خلالها دعمهم وأين يمكنهم تقديم أكبر مساهمات للفريق.
تساعدك هذه الاجتماعات الفردية على بناء علاقة عمل مع كل عضو في الفريق، حتى تكون قادرًا بشكل أفضل على تقديم الملاحظات أو تلقيها وطرح المشكلات وحلها.
3. توفير هيكل للنجاح الفردي في إدارة فريق العمل
تمامًا مثلما أعددت نفسك للنجاح من خلال التدريب وتنمية المهارات، فإن وظيفتك هي التأكد من أن أعضاء الفريق لديهم المهارات والموارد التي يحتاجون إليها للتميز في أدوارهم. فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها مساعدة فريقك على العمل بسلاسة:
- قدم أكبر قدر ممكن من المعلومات وحدد توقعات واضحة. أعط توجيهات مباشرة، واجعل فريقك يعرف كيف تتناسب مهامهم مع استكمال المشروع ونجاحه بشكل عام. يحب الناس معرفة كيف ساعدت مساهمتهم في تحقيق الهدف.
- دعم وتشجيع أعضاء الفريق لتطوير المهارات. عند إدارة فريق العمل فنجاح فريقك هو نجاحك. من المهم ألا تقدم فقط تقييمات أداء للموظفين بدوام كامل وتعليقات مفصلة للمهنيين المستقلين؛ يجب أن يكون لديك أيضًا نصيحة عملية حول كيفية تحسين كل عضو والنمو. تجنب الثناء أو النقد بشكل عام لأن ذلك لا يقدم أي فائدة عملية. ركز بدلاً من ذلك على منح أعضائك الإرشاد أو التدريب.
4. مقاومة الرغبة في التدخل في التفاصيل الدقيقة
عند إدارة فريق العمل الخاص بك أعط الأولوية للإنتاجية عندما يقوم أعضاء فريقك بتسجيل الدخول والخروج. ركز على الصورة الكبيرة – هل العمل على قدم المساواة ويتم إنجازه في الوقت المحدد؟ مهمتك هي قيادة فريقك نحو إكمال مشروع أو هدف، وليس مراقبة كل تحركاتهم.
فيما يلي بعض الأسئلة التي يمكنك استخدامها لتجنب التفاصيل الدقيقة:
- هل تقوم بنمذجة الإجراءات المطلوبة وتلهم فريقك، أم أنك تقود من خلال السيطرة؟
- هل تسمح لفريقك بالتعلم من خلال التجربة، أم أنك تنتقد وتعاقب أي انحراف عن “طريقتك” في فعل الأشياء؟
- هل تطلب المدخلات وتوجه فريقك إلى حل، أم أنك تملي ما تعتقد أنه الأفضل؟
- هل أنت منفتح على الابتكار وترغب في استكشاف أفكار جديدة، أو هل تصر على القيام بالأشياء بالطريقة المعتادة؟
5. التوازن بين المرونة والاتساق في إدارة فريق العمل
عندما تتعرف على أعضاء فريقك، ستفهم كيفية عملهم وستتعرف على أي ظروف أو مشكلات يحتاجون إلى دعم إضافي بشأنها. ومع ذلك، يجب أن تكون حريصًا على ألا تصبح المرونة مرادفة للتراخي أو أخلاقيات العمل عند إدارة فريق العمل الخاص بك. دع أعضاء الفريق يعرفون ما هو متوقع منهم.
إليك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لتقديم الدعم ومنع الإرهاق لفريقك. هذا مهم بشكل خاص للأشخاص الذين يعملون عن بعد وربما التوفيق بين عملهم وحياتهم الشخصية.
- تحدث عن أهمية الصحة النفسية في كثير من الأحيان. تحقق بانتظام مع فريقك لمعرفة مستوى أدائهم وإظهار أنك متاح للاستماع. اسألهم عما يحتاجون إليه واعرض عليهم المساعدة حيثما أمكن ذلك.
- نموذج يوم راحة وإعادة الشحن. نظرًا لأن معظم الأشخاص يعملون عن بُعد، فقد يبدو أنه لم يعد هناك فصل بين العمل والمنزل بعد الآن. شجع أعضائك على أخذ إجازة ووضع نموذج لها إذا لزم الأمر.
- السماح بجدولة مرنة للعمل. إذا كان فريقك يتكون من موظفين بدوام كامل ومحترفين مستقلين، فمن المهم أن تسمح ببعض المرونة فيما يتعلق بالجدولة عند إدارة فريق العمل الخاص بك. طالما أن العمل يتم إنجازه ويمكن لأعضاء الفريق التواصل بسهولة مع بعضهم البعض، فلا يهم أن أحد العمال يفضل العمل في المساء والآخر من أوائل العاملين.
6. حماية فريقك
يقع نجاح فريقك أو فشله على عاتقك وعلى قدرتك في قيادة وإدارة فريق العمل. تقع على عاتقك مسؤولية التأكد من عدم تعرض فريقك للإرهاق بسبب الكثير من العمل أو دفعه من قبل مجموعات أخرى للقيام بما هو أكثر من نطاق مهامهم.
دافع عن فريقك. شارك نجاحاتهم واعترف بجهودهم. والأهم من ذلك، لا ترميهم تحت الحافلة عندما لا تسير الأمور على ما يرام.
ابحث عن المواهب التي تجعل إدارة فريق العمل سهلة
قد يؤدي الانتقال إلى دور جديد إلى إعادة تخمين نفسك في بعض الأحيان. طالما أنك ملتزم بتعلم وتطوير مجموعة المهارات، يجب أن تكون مديرًا جيدًا، ومع ذلك، يُسمح لك بارتكاب خطأ أو خطأين.
مع كل ما عليك أن تتعامل معه كمدير مسؤل عن إدارة فريق العمل، اجعل عملية التوظيف أقل مجهودًا بالنسبة لك. نفذلي هو مكان مثالي للتواصل مع محترفين مستقلين يمكنهم المساهمة بسلاسة ومهارة في أي فريق أو مشروع عمل لك.