مع تبني المؤسسات لأدوات الذكاء الاصطناعي لتبسيط سير العمل وتعزيز إنتاجية فريق العمل، يواجه الكثير منها تحديًا غير متوقع. فعلى الرغم من التقدم التكنولوجي، لا يزال من الصعب إيجاد وقت متواصل لإنجاز أعمال هادفة وذات تأثير كبير من أجل زيادة إنتاجية فريق العمل.
يبدأ يوم العديد من الموظفين بقائمة مهام، ويقضونه في التعامل مع المقاطعات. تتراكم الاجتماعات، وتتضاعف الرسائل، وتبرز المشكلات الطارئة، ما يؤدي في نهاية اليوم إلى استنزاف الطاقة، وتزايد قائمة المهام بدلًا من تقليصها.
تعد أدوات الذكاء الاصطناعي بالمساعدة، ولكن ما لم تُستخدم بوعي وتخطيط، فإنها قد تزيد من الفوضى بدلًا من توفير الوقت اللازم للعمل العميق والمركز. في هذه المقالة، ستتعرف على كيفية استخدام الشركات والأفراد للذكاء الاصطناعي لتسريع إنجاز المهام وإعادة تصميم أيامهم لزيادة وقت التركيز وزيادة إنتاجية فريق العمل.
سواء كنت تدير شركة أو تدير عبء عملك الخاص، ستتعلم كيفية الاستفادة من الذكاء الاصطناعي لاستعادة ساعات العمل العميق، وتقليل الاجتماعات غير الضرورية، وخلق إيقاع عمل صحي في عصرنا الحالي.
التكلفة الخفية للاتصال الدائم
تُتيح الأدوات الرقمية التعاون الفوري، وهو أمرٌ بالغ الأهمية في بيئات العمل عن بُعد والهجينة. مع ذلك، تُسبب هذه الأدوات أيضًا انقطاعاتٍ مُستمرة، تُهدر ساعات الذروة الإنتاجية في تحديثاتٍ وتسجيلاتٍ مُتواصلة.
حلّلت مايكروسوفت مئات الملايين من رسائل مايكروسوفت تيمز، ورسائل البريد الإلكتروني، والاجتماعات، وذلك لإعداد مؤشر اتجاهات العمل لعام 2025. وكشف البحث عن مدى تشتت انتباه الموظفين بسبب الإشعارات التي لا تنتهي. إذ يتعرض الموظفون للمقاطعة كل دقيقتين خلال ساعات العمل الرسمية (من التاسعة صباحًا إلى الخامسة مساءً). وعند احتساب الإشعارات خارج ساعات العمل الأساسية، يتلقى الموظفون ما معدله 275 مقاطعة يوميًا. ونظرًا لهذه المقاطعات، يُصبح إيجاد وقتٍ للعمل العميق والمركز أمرًا صعبًا.
إضافةً إلى الإشعارات، سلّط البحث الضوء أيضًا على كيفية تأثير الاجتماعات على سير العمل اليومي. يُشير التقرير إلى أن 50% من الاجتماعات تُعقد خلال ساعات الذروة الإنتاجية في منتصف النهار. كما أن 57% من الاجتماعات عفوية، وغير مُنظمة، وبدون دعوة مُسبقة.
بدلاً من إتاحة المجال لحل المشكلات الإبداعي والتفكير الاستراتيجي، غالباً ما تُعطي بيئة العمل الحديثة الأولوية للاستجابة السريعة على حساب النتائج. ينتهي المطاف بالعديد من الموظفين إلى تسجيل الدخول بعد ساعات العمل أو في عطلة نهاية الأسبوع لمجرد إنجاز العمل الذي لم يتمكنوا من إنجازه خلال ساعات العمل الرسمية. تُشير مايكروسوفت إلى هذا الوضع بـ”يوم العمل اللانهائي”، حيث يتلقى الموظف العادي أكثر من 50 رسالة خارج ساعات العمل الرسمية. بالإضافة إلى ذلك، بحلول الساعة العاشرة مساءً، يعود 29% من الموظفين إلى تفقد بريدهم الإلكتروني.
لا تقتصر المشكلة على الجدولة فحسب، بل تعكس مشكلات أعمق في كيفية تنظيم العمل وتنفيذه. إن الكم الهائل من الرسائل، وعدم وجود حدود لوقت الاجتماع، والضغط ليكون المرء متاحًا دائمًا، يخلق بيئة يتم فيها إهمال وقت العمل الهادف – الأمر الذي يمكن أن يؤدي أيضًا إلى الإرهاق بين فريق العمل.
إعادة النظر في دور الذكاء الاصطناعي: من الأتمتة إلى إدارة الانتباه
تركز العديد من النقاشات حول الذكاء الاصطناعي على ما يمكن أن تُنتجه أحدث الأدوات، مثل المحتوى والتقارير والبرمجيات وأصول التصميم. لكن للذكاء الاصطناعي أيضًا القدرة على إضافة قيمة من خلال الحد من التشتت والإرهاق الناتج عن كثرة القرارات والإنهاك. لا يهدف الذكاء الاصطناعي إلى إلغاء التعاون أو التواصل البشري، بل إلى ضمان أن تكون تفاعلات الفريق هادفة، لا تلقائية من أجل زيادة إنتاجية فريق العمل.
عند تطبيقه استراتيجيًا، يُمكن للذكاء الاصطناعي أن يُساعد في:
- فلترة التواصل وتحديد أولويات ما يتطلب اهتمامًا فوريًا فقط.
- أتمتة مهام التنسيق التي تستنزف ساعات طويلة أسبوعيًا.
- استبدال الاجتماعات غير الضرورية بتحديثات واضحة مدعومة بالذكاء الاصطناعي.
- حماية فترات التركيز العميق والإنتاجية العالية.
إليكم ثلاث طرق عملية للبدء في استخدام الذكاء الاصطناعي للتحول نحو يوم عمل أكثر تركيزًا وأقل عرضة للمقاطعات.
1. استخدم الذكاء الاصطناعي لتصفية الرسائل غير المهمة وتحديد أولويات ما هو جوهري
كل تنبيه وإشعار ورسالة، حتى لو استغرق الاطلاع عليها ثوانٍ معدودة، يُقاطع سير العمل ويعرقل إنتاجية فريق العمل. ومع مرور الوقت، تتراكم هذه المقاطعات الصغيرة وتُضعف القدرة على التفكير النقدي والإبداعي.
تستطيع أدوات الذكاء الاصطناعي، مثل Superhuman وFyxer، الآن:
- تحليل الرسائل من حيث الإلحاح والنبرة والأهمية.
- تلخيص سلاسل الرسائل الطويلة في نقاط رئيسية.
- اقتراح الوقت المناسب للرد، أو التأجيل، أو التجاهل التام.
يُمكّن هذا فريق العمل من التفاعل مع الرسائل وفقًا لجدولهم الزمني، وليس بناءً على إحساس الآخرين بالإلحاح. فبدلاً من قضاء اليوم في الرد، يُمكن للأفراد تحديد الأولويات بناءً على القيمة الفعلية للطلب.
يمكن دمج أدوات التصفية المدعومة بالذكاء الاصطناعي عبر منصات مثل Slack وMicrosoft Teams والبريد الإلكتروني ومنصات إدارة المشاريع، مما يُساعد الأقسام بأكملها على العمل بوضوح أكبر وجهد ذهني أقل.
2. أتمتة الجدولة وحماية ساعات العمل المكثف
قد تبدو الجدولة بسيطة، لكنها قد تكون من أكبر العوامل الخفية التي تُهدر إنتاجية فريق العمل. فمن تنسيق المناطق الزمنية إلى إعادة جدولة الاجتماعات لمراعاة الأولويات المتغيرة، يتراكم الوقت المُستغرق بسرعة.
تُقدم تطبيقات الجدولة المدعومة بالذكاء الاصطناعي، مثل Calendly وClockwise، ميزاتٍ مثل:
- التعرف على ساعات العمل المُثلى لأعضاء الفريق وأوقات الاجتماعات المُفضلة لديهم.
- حجب أوقات التركيز تلقائيًا بناءً على أنماط الإنتاجية المعروفة.
- إعادة جدولة الاجتماعات ذات الأولوية المنخفضة إلى أوقات أقل تأثيرًا.
- منع جدولة الاجتماعات خلال الليل وعطلات نهاية الأسبوع.
لا تقتصر هذه الأدوات على تبسيط عملية حجز الوقت فحسب، بل تُحافظ أيضًا على الساعات التي يكون فيها التفكير والبناء وحل المشكلات في أفضل حالاتها.
بالنسبة للشركات التي تُدير فرقًا هجينة أو عالمية، وللعاملين المستقلين الذين يتعاملون مع عملاء دوليين، يضمن هذا النهج أيضًا جدولة أكثر عدلًا تُراعي المناطق الزمنية ومستويات الطاقة، وليس فقط التوافر.
3. التحوّل إلى العمل غير المتزامن باستخدام ملخصات مُولّدة بالذكاء الاصطناعي
لا تُعدّ العديد من الاجتماعات ضرورية لاتخاذ القرارات الفورية، بل تُستخدم لتقديم التحديثات، والاتفاق على الخطوات التالية، أو تأكيد التقدم المُحرز. تُشكّل هذه الاجتماعات بيئة مثالية للتواصل وسير العمل غير المتزامن.
يمكن للفرق استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي مثل Fireflies أو Read AI من أجل:
- تلخيص تحديثات المشروع تلقائيًا من تعليقات الفريق ولوحات المهام.
- إنشاء ملخصات أسبوعية أو ملخصات اجتماعات الفريق اليومية.
- تدوين الاجتماعات وتسليط الضوء على القرارات الرئيسية أو بنود العمل.
تُبسّط هذه العملية آلية تواصل الفرق، دون الحاجة إلى تواجد الجميع عبر الإنترنت في الوقت نفسه. والنتيجة هي اجتماعات أقل، واستقلالية أكبر، وتواصل أوضح – حتى عبر المناطق الزمنية المختلفة أو الفرق العاملة عن بُعد.
مع ذلك، تجدر الإشارة إلى أنه لا ينبغي استبدال كل اجتماع بملخص مُولّد بالذكاء الاصطناعي. فبعض المحادثات، مثل جلسات العصف الذهني، والاجتماعات الفردية، ومشاركة ملاحظات تقييم الأداء، لا تزال تتطلب حضورًا فعليًا وفهمًا دقيقًا للجوانب العاطفية. يمكن للذكاء الاصطناعي أن يُسهّل التواصل الروتيني، لكن لا ينبغي للتكنولوجيا أن تحل محلّ العلاقات الشخصية التي تبني الثقة، وتحلّ النزاعات، وتحفّز الابتكار.
عندما تُقلّل الفرق من إجمالي عدد الاجتماعات وتُخصّص ساعات للتركيز، فإنّ الاجتماعات التي تُعقدها تُصبح أكثر فعاليةً وتفاعليةً وترابطًا.
خطوات عملية للشركات والأفراد
لا يتطلب إعادة تصميم يوم العمل لإعطاء الأولوية للتركيز والاستفادة من الذكاء الاصطناعي بشكل مدروس تحولًا جذريًا بين عشية وضحاها. غالبًا ما تكون الخطوات الصغيرة هي الطريقة الأكثر فعالية لبناء ثقافة عمل أكثر تركيزًا ومعززة بالذكاء الاصطناعي.
للشركات
يلعب القادة دورًا محوريًا في الشركات، بدءًا من تجربة المشاريع ووضع الأهداف، وصولًا إلى القيادة بالقدوة.
1. حدد أهدافًا واضحة وتابع الوقت المُستعاد
حدد معايير النجاح قبل تطبيق أي أدوات جديدة. هل تهدف إلى تقليل الاجتماعات الطارئة؟ تحسين سرعة الاستجابة؟ توفير المزيد من ساعات التركيز؟ استخدم تحليلات التقويم أو بيانات تتبع الوقت لتقييم الأثر. يساعد هذا في بناء حجة قوية لاعتماد أدوات الذكاء الاصطناعي على نطاق أوسع، ويُبقي فرق العمل مُركزة على النتائج.
2. ابدأ بسير عمل واحد وجرّبه بشكل مدروس
بدلًا من تغيير جميع الأنظمة دفعة واحدة، حدد مجالًا مُحددًا من الاحتكاك – مثل جدولة الاجتماعات، أو تحديثات الحالة الداخلية، أو تقارير المشاريع – واختر أداة واحدة مدعومة بالذكاء الاصطناعي لاختبارها. على سبيل المثال، جرّب استخدام مُلخّص اجتماعات يعمل بالذكاء الاصطناعي مع فريق واحد لاستبدال اجتماعات متابعة سير العمل الأسبوعية. قد تُسفر هذه التجربة منخفضة المخاطر عن نتائج ملموسة، مثل استعادة ساعتين من وقت الاجتماعات أسبوعيًا. بعد النجاح الأولي، يُمكنك التفكير في تعميم استخدام الأداة على الاجتماعات الروتينية الأخرى في الشركة.
3. وضع معايير مشتركة للتركيز والتوافر
يُمكن للذكاء الاصطناعي أن يُساعد في حماية الوقت، ولكن فقط إذا اتفقت الفرق على كيفية احترام الوقت. فكّر في تحديد “ساعات تركيز” مشتركة بين أعضاء فريقك. على سبيل المثال، حدد عدم عقد اجتماعات داخلية بين الساعة العاشرة صباحًا والثانية عشرة ظهرًا، واستخدم إعدادات التقويم الذكية لتعزيز هذا الحد. يُمكن للقادة أيضًا أن يكونوا قدوة في هذا السلوك من خلال كتم الإشعارات أثناء العمل المُركّز والحد من التواصل خارج ساعات العمل.
4. بناء الوعي بالذكاء الاصطناعي من خلال الاستخدام العملي
يتحسن تبني الذكاء الاصطناعي عندما يتم تدريب الفرق باستخدام سيناريوهات واقعية. بدلًا من التدريب النمطي، بيّن كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي بطرق مُلائمة. على سبيل المثال، عرّف فريق التسويق بكيفية استخدام الذكاء الاصطناعي لإنشاء مسودات أولية للملخصات. أو اشرح لقائد المشروع كيفية استخدام أداة ذكاء اصطناعي أو كيفية توليد بنود العمل تلقائيًا من الاجتماعات.
شجع على التجربة وخصص وقتًا للتفكير في ما يُجدي نفعًا ومجالات التحسين. سيساعد هذا مؤسستك على استثمار المزيد في الأدوات التي توفر الوقت من المهام الروتينية، والاستغناء عن الأدوات التي تُضيف المزيد من العمل إلى قائمة مهام فريقك.
للمساهمين الأفراد والمستقلين
يمكن للمساهمين الأفراد – سواء كانوا موظفين بدوام كامل أو مستقلين – اتخاذ خطوات استباقية لحماية وقت تركيزهم، واختيار أدوات الذكاء الاصطناعي المناسبة، وإدارة التوقعات المتعلقة بالتواصل وتجنب المشتتات.
1. حماية العمل العميق من خلال تخصيص وقت للتركيز والدفاع عنه
سواء كنت جزءًا من فريق كبير أو تدير عدة عملاء كمستقل، فإن الوقت غير المنقطع ضروري لتقديم عمل عالي التأثير وزيادة إنتاجية فريق العمل. استخدم أدوات التقويم المدعومة بالذكاء الاصطناعي لحجز فترات تركيز تلقائيًا بناءً على أنماط إنتاجيتك. أبلغ مديريك أو زملائك أو عملائك بهذه الفترات، واستخدم إعدادات الحالة لتقليل المقاطعات، ولو لساعة واحدة فقط يوميًا.
2. استخدام الذكاء الاصطناعي لتقليل الوقت المُستغرق في المهام ذات التأثير المنخفض
حدد المهام الروتينية في سير عملك، مثل فرز البريد الإلكتروني، وكتابة الردود، أو إنشاء مخططات أولية، وفوّض هذه المهام إلى أدوات الذكاء الاصطناعي. على سبيل المثال، يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي المساعدة في إدارة الاجتماعات تلخيص المحادثات المطولة أو ملاحظات الاجتماعات في بنود عمل. يُتيح ذلك وقتًا إضافيًا للمساهمات ذات القيمة الأعلى، مثل التفكير الاستراتيجي، والعمل الإبداعي، واتخاذ القرارات.
3. حدد توقعات واضحة بشأن التوافر وسرعة الاستجابة، وشاركها مع الآخرين
مع تعزيز الذكاء الاصطناعي لكفاءتك، ستحتاج إلى وضع حدود واضحة لتجنب الانطباع بأنك مُتاح طوال الوقت. حدد توقعات مشتركة مع زملائك أو عملائك حول أوقات توافرك وسرعة استجابتك المعتادة، وعزز هذه الحدود من خلال أدوات الجدولة والتواصل. يُسهم وضوح الحدود في دعم الأداء المستدام ويمنع الإرهاق.
4. قيّم بانتظام أدوات الذكاء الاصطناعي التي تُضيف قيمة مُضافة مُقارنةً بالتعقيد
قيّم بانتظام حلول الذكاء الاصطناعي التي تُساعدك على العمل بشكل أسرع أو اتخاذ قرارات أفضل. إذا كانت إحدى الأدوات تُكرر الجهد، أو تُضيف تعقيدات، أو تُطيل يوم عملك، ففكّر في الاستغناء عنها والبحث عن بديل. أفضل أدوات الذكاء الاصطناعي هي تلك التي تندمج بسلاسة في سير عملك وتُعزز تركيزك، لا وقتك الإداري.
استعن بالمستقلين على منصة نفذلي لمساعدة فريقك على استعادة وقت التركيز
مع تسارع وتيرة التواصل الرقمي، أصبحت القدرة على حماية الوقت والتركيز عاملاً حاسماً في تحسين أداء الأفراد وزيادة إنتاجية فريق العمل. توفر أدوات الذكاء الاصطناعي، عند استخدامها بوعي، طريقة عملية للحد من التشتت، وتقليل الاجتماعات غير الضرورية، ودعم العمل الأكثر تركيزاً وتأملاً.
إذا كنت تسعى لسدّ فجوات المهارات في مؤسستك وتوفير وقت لفريقك للتركيز على أولويات أكثر إبداعاً واستراتيجية، ففكّر في الاستعانة بالمستقلين على منصة نفذلي. يتوفر خبراء الذكاء الاصطناعي المستقلون لتحديد أدوات الذكاء الاصطناعي واختبارها وتطبيقها لضمان أن تُسهم التكنولوجيا في رفع كفاءة فريقك، بدلاً من إحداث أي خلل.
بالإضافة إلى ذلك، يتوفر على موقع نفذلي مستقلون يمتلكون مهارات كثيرة للمساعدة في تحقيق نتائج إيجابية لأعمالك. أنشئ حساباً أو سجّل الدخول إلى حسابك الحالي على منصة نفذلي للبدء.
إذا كنت تعمل لحسابك الخاص وتسعى لتوسيع قاعدة عملائك، فابحث عن وظائف على موقع نفذلي اليوم.
