ماذا لو اضطررتَ إلى ترك العمل فجأةً بسبب مشكلة صحية، أو طارئ عائلي، أو كارثة طبيعية؟ كيف سيستجيب مشروعك؟ هل سيعرف العملاء ما ينتظرهم؟ هل ستتعثر المشاريع، أم ستمتلك خطةً للحفاظ على سير العمل؟ إليك بعض النصائح لحماية حماية الأعمال الصغيرة.
عندما تكون أنت العمود الفقري لمشروعك، حتى الانقطاع القصير قد يُحدث تأثيرًا كبيرًا. أصحاب الأعمال الأذكياء لا يُركزون على النمو فقط، بل يُفكرون في خطواتٍ مُستقبلية. هذا لا يتطلب خطةً رسمية، بل أنظمةً بسيطةً تُساعد مشروعك على البقاء على المسار الصحيح إذا لم تسر الأمور كما هو مُتوقع.
العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة، ورواد الأعمال، والمستقلين لا يُخصصون وقتًا لهذا النوع من التخطيط، على الرغم من أنهم غالبًا ما يكونون الأكثر عُرضةً للخطر. وفقًا لغرفة التجارة الأمريكية، تُشير واحدة من كل أربع شركات صغيرة (27%) إلى أنها على بُعد كارثة أو تهديد واحد من الإغلاق، حتى مع بعض التحضير.
الخبر السار: يتطلب الأمر جهدًا أقل مما تظن لحماية مشروعك الذي أنشأته. إليك سبع طرق عملية للمساعدة في حماية الأعمال الصغيرة.
1. اعرف الأمور التي تحتاجها لاستمرارية العمل
ما هي أهم ثلاثة إلى خمسة مسارات عمل أو أدوات أو علاقات تُحافظ على استمرارية عملك – خاصةً تلك المرتبطة مباشرةً بالإيرادات أو خدمة العملاء؟
من أفضل طرق حماية الأعمال الصغيرة، حدّد الخيارات المتاحة بالسؤال التالي:
- ما الذي يجب أن يحدث للحفاظ على تدفق الأموال؟
- ماذا لو تغيبتُ أنا، أو أحد أعضاء الفريق الرئيسيين، فجأةً؟
- من يحتاج إلى معرفة ما إذا حدث خطأ ما، وكيف سنُبلغه؟
- ما هي الأدوات أو الملفات التي نعتمد عليها، وهل يُمكننا الوصول إليها أثناء الانقطاع؟
بعد سرد مسارات العمل المهمة، خصص وقتًا لترتيبها حسب الأولوية بناءً على المدة التي يُمكن أن يستمر فيها عملك بدون كل منها.
2. حدد نقاط الضعف في عملك
إن انقطاع الإنترنت صباحًا أمر محبط. هل يُمنع الوصول إلى ملفات العملاء لمدة أسبوع؟ قد يكون ذلك مُدمرًا. لستَ بحاجة إلى التخطيط لكل مشكلة مُحتملة، فقط تلك التي ستُسبب لك ضررًا بالغًا.
من أفضل طرق حماية الأعمال الصغيرة، تنقسم مُعظم المشاكل إلى عدة فئات:
- مشاكل الوصول. إغلاق المباني، انقطاع الإنترنت، أو تعطل المنصات الأساسية.
- توافر الفريق. الغيابات بسبب المرض، أو الإجازات، أو دوران الموظفين.
- انقطاعات التكنولوجيا أو البيانات. انقطاعات النظام، أو الاختراقات، أو الأعطال التي تُؤثر على قدرتك على العمل.
- انقطاعات الموردين أو الخدمات. تأخيرات الموردين أو المقاولين أو خدمات الجهات الخارجية الأخرى.
- انقطاعات التدفق النقدي. فجوات مُفاجئة في الإيرادات أو تأخير في الدفعات بسبب أحداث خارجية – وليس تقلبات منتظمة.
ليس عليك إصلاح كل شيء دفعةً واحدة. ابدأ بتحديد المخاطر التي قد تُعيق سير عملك الأكثر أهمية.
3. أنشئ نسخًا احتياطية للأدوات والملفات والأشخاص
قد تُجبرك زيادة الأسعار، أو تعريفة جديدة، أو تعديل الخدمة، أو انقطاع المنصة – أو حتى إفلاس أحد مزودي الخدمة – على تغيير مسار عملك بسرعة. لذلك، من المفيد وضع إجراءات حماية بسيطة للأدوات والخدمات والأشخاص الذين يعتمد عليهم عملك.
اسأل نفسك ماذا سيحدث إذا تعطل أمر بالغ الأهمية؟ ثم أضف بعض شبكات الأمان الأساسية – مؤتمتة إن أمكن. في الأقسام التالية، سنناقش عدة طرق لحماية العناصر التي تُبقي عملك مستمرًا.
تتبع خياراتك الاحتياطية
من أفضل طرق حماية الأعمال الصغيرة، احتفظ بقائمة بالمنصات أو مزودي الخدمة أو التطبيقات التي يمكنك التبديل إليها في حالة تعطل أمر ما – ويفضل أن تكون النسخ الاحتياطية جاهزة للاستخدام. انسخ الملفات الأساسية احتياطيًا بانتظام إلى موقع ثانوي، مثل محرك أقراص خارجي. صدّر الجداول الزمنية أو المستندات الرئيسية بانتظام، واحتفظ بنقطة اتصال في متناول يدك في حالة انقطاع اتصال Wi-Fi.
احتفظ بنسخة احتياطية للأدوات الأساسية
من أفضل طرق حماية الأعمال الصغيرة، إذا تعطل تطبيقك المفضل، فهل لديك نسخة احتياطية؟ احتفظ بنسخ محلية من التطبيقات كلما أمكن، أو ابحث عن أدوات بديلة تساعد عملك على الاستمرار.
كوّن فريقًا من المحترفين المستقلين
العلاقات طويلة الأمد مع المستقلين الموثوقين تمنحك المرونة اللازمة لسدّ الثغرات، ومواجهة طفرات الطلب، والتكيف بسرعة مع التغييرات.
لا تتعلق الخطط البديلة بالكمال، بل بالزخم. إذا تعطل شيء ما، فإنّ الحل البديل المناسب قد يُحدث فرقًا بين توقف مؤقت قصير وتوقف تام.
4. خطط لكيفية إبقاء الموظفين على اطلاع
في حال حدوث أي مشكلة، يُساعد التواصل الواضح على تنظيم العمل ومنع تفاقم المشكلات الصغيرة.
من أفضل طرق حماية الأعمال الصغيرة، أنشئ قائمة جهات اتصال مُفصلة:
- أدرج العملاء، وأعضاء الفريق، والموردين الرئيسيين، ودعم تكنولوجيا المعلومات، وإدارة المبنى.
- أضف أرقام الهواتف، وعناوين البريد الإلكتروني، وعناوين URL، وأسماء جهات الاتصال، وأرقام الحسابات.
- احتفظ بنسخة مطبوعة في حال فقدان الوصول إلى الجهاز.
حافظ على تحديث القائمة:
- العلاقات تتغير – راجع قوائمك وحدّثها بانتظام لتجنب فقدان جهات الاتصال الرئيسية.
صِغ رسائل جاهزة للإرسال:
- تساعدك النماذج على الاستجابة بسرعة في الأزمات وتقليل العبء النفسي.
حدد التوقعات مُبكرًا:
- أخبر الموظفين بما يتوقعونه، بما في ذلك الجداول الزمنية، والتأخيرات، وعدد مرات التواصل.
5. أضف طرقًا جديدة للكسب في حال تغير الأعمال
من أفضل طرق حماية الأعمال الصغيرة، يساعد تنويع دخلك على حماية عملك من فترات الركود، مما يُمكّنك من التكيف بسهولة أكبر مع التغيرات. كما يُحوّل فترات الركود إلى فرصة لاختبار أفكار جديدة وبناء استقرار طويل الأمد.
الأمر يتجاوز مجرد زيادة المرونة. إن إيجاد طرق جديدة للكسب هو طريقة ذكية لحماية عملك من الركود في أي اقتصاد. يمكن أن يساعدك توسيع خدماتك، أو إضافة دخل سلبي، أو استكشاف أسواق جديدة على تقليل تعرضك لأي خطر.
لا تعرف من أين تبدأ؟ اسأل نفسك:
- ما الذي يطلبه عملاؤك حاليًا وترفضه أو تُحيله إلى جهات أخرى؟
- ما هي المشاكل التي يلجأ إليك الناس باستمرار لحلها؟
- هل لديك أصول، مثل القوالب، يمكن إعادة استخدامها أو بيعها؟
6. إعادة النظر في شكل الأعمال القوية
في كتاب “مقاومة الهشاشة: ما يجني من الفوضى”، يصف نسيم نيكولاس طالب الأنظمة التي لا تقتصر على مجرد تجاوز الضغوط وعدم اليقين والمخاطر، بل تنمو أقوى بفضلها.
من أفضل طرق حماية الأعمال الصغيرة، بناء أعمال مقاومة للهشاشة يبدأ بعقلية جديدة: تقبّل التغيير وبناء مقاومة للهشاشة من خلال تجارب صغيرة، وتعلم مستمر، وتحسين مستمر.
يؤكد مفهوم مقاومة الهشاشة على أنه يمكن استخدام الصدمات الصغيرة والمتكررة لتحصين النظام ضد الكوارث الأكبر. من الناحية التنظيمية، قد يعني ذلك إجراء “اختبارات إجهاد” منتظمة على العمليات أو تشجيع مشاريع تجريبية صغيرة – حتى لو فشل بعضها.
كيف يبدو ذلك بالنسبة للأعمال الصغيرة؟ ابقَ فضوليًا، لا حذرًا. أجرِ تجارب صغيرة. وثّق ما ينجح. كن مرتاحًا في تعديل عملياتك – ليس فقط للتعافي من التحديات، ولكن أيضًا للتعلم منها والتحسين.
7. اختبر خططك بمساعدة الذكاء الاصطناعي
من أفضل طرق حماية الأعمال الصغيرة، تُعدّ تطبيقات الذكاء الاصطناعي المُولّدة أدوات فعّالة لاختبار قدرة أعمالك على التحمّل. يمكنك تحميل سيناريوهاتك وسؤال نموذجك عمّا قد يغفل عنه أو عن النتائج الأخرى المحتملة.
يمكنك أيضًا تحميل لقطة شاشة لأهم الأخبار وطلب من الذكاء الاصطناعي تحليل الآثار المحتملة على عملك. غالبًا ما تكفي مراجعة شهرية أو ربع سنوية سريعة لمواءمة خطتك مع ما يحدث في العالم من حولك.
كن مستعدًا لأي شيء بخصوص حماية الأعمال الصغيرة
خصص وقتًا هذا الأسبوع لبدء تخطيط سير عملك الأساسية، أو تحديد بعض النسخ الاحتياطية، أو استخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي لاختبار سيناريوهات “ماذا لو” من أجل حماية الأعمال الصغيرة. حتى خطوة واحدة يمكن أن تساعد في جعل عملك أكثر مرونة.
إذا كنت ترغب في اتباع نهج أكثر تنظيمًا، فاطلع على هذه الموارد حول تخطيط استمرارية الأعمال أو إدارة التغيير للحصول على إرشادات أكثر تفصيلًا.
وتذكر: لستَ مضطرًا لاكتشاف كل شيء بنفسك. يمكن لمستقل ماهر على منصة نفذلي مساعدتك في سد فجوات المعرفة وبناء عمليات ذكية ومستدامة قبل أن تحتاج إليها.
