قبل فترة ليست ببعيدة، كان العثور على وظائف عن بُعد والعمل من المنزل طموحًا لكثير من المهنيين. أما اليوم، فيعمل 28% من أصحاب المهارات المعرفية بشكل حر أو كمتعاقدين مستقلين، ومن المتوقع أن يتسارع هذا التوجه. تعرّف على أهمية العمل الحديث عن بُعد وكيفية جعله مفيدًا لفرقك وأعمالك.
ما هو العمل الحديث عن بُعد؟
العمل الحديث عن بُعد يعني إنجاز العمل من مكان غير المكتب التقليدي. قد يكون هذا العمل من المنزل، أو من مساحة عمل مشتركة، أو من مكتب تابع في منطقة زمنية مختلفة.
يمكن أن يكون العمل عن بُعد عملاً يقوم به الموظفون بدوام كامل أو كجزء من جدول زمني مختلط، حيث ينقسم أسبوع عملهم بين العمل في المكتب والعمل خارجه.
لماذا لا يزال العمل عن بُعد مهمًا؟
على الرغم من وجود عناوين رئيسية بعد الجائحة حول ضرورة العودة إلى المكتب، إلا أن المرونة لا تزال هي القاعدة لملايين المهنيين. يعمل العديد من المستقلين حصريًا من المنزل أو خارجه، وحتى معظم العاملين بنظام العمل المختلط يقضون حوالي ثلاثة أيام في المكتب أسبوعيًا، وفقًا لتقرير “حالة العمل المختلط” الصادر عن Owl Labs.
كيف يمنح العمل عن بُعد الشركات الصغيرة والمتوسطة ميزة حقيقية؟
يُعد توفير المرونة عن بُعد والعمل الهجين وسيلةً فعّالة للشركات الصغيرة والمتوسطة لمنافسة الشركات الكبرى. من بين مزايا العمل عن بُعد العديدة، يُمكن أن يُساعدك توفير مرونة العمل على:
- جذب الكفاءات المتميزة والاحتفاظ بها. يُقدّر الناس المرونة وقد يختارونك على شركة أكبر لا تُقدّمها.
- التنافس على المهارات. وظّف من خارج منطقتك أو استفد من الكفاءات المستقلة عالميًا.
- خفض التكاليف العامة. مع بيئة عمل مُلائمة للعمل عن بُعد، يُمكنك الحفاظ على مساحة مكتبية صغيرة وتقليل نفقات مكان العمل.
- الحفاظ على تركيز فرق العمل. تُعزّز البيئات المرنة، عند تنظيمها بشكل جيد، الإنتاجية والروح المعنوية.
لماذا يبدو العمل عن بُعد أصعب مما ينبغي؟
يمنح العمل الحديث عن بُعد الشركات الصغيرة والمتوسطة مرونة أكبر، ولكنه يُلغي أيضًا العديد من الأنظمة غير المعلنة التي تُساعد الموظفين على البقاء على تواصل وانسجام ودعم. إليك ما يُعيق ذلك:
- يُفقد الوضوح. عندما لا تُحدد الأولويات بوضوح، قد تُضيع جهود الفرق، وتُكرر العمل، أو تُخفق في تحقيق الهدف.
- يُصبح العمل غير مرئي. عندما لا ترى شخصًا يعمل، من السهل افتراض أنه لا يعمل. قد يؤدي ذلك إلى الإفراط في التدقيق، وعدم التعرّف عليه، وتآكل الثقة.
- يتطلب التواصل جهدًا أكبر. يصبح بناء العلاقات أصعب بدون أحاديث جانبية أو استراحات قهوة مُشتركة. بمرور الوقت، قد يشعر أعضاء الفريق بالانفصال.
- لا تتطور الأدوات والأنظمة دائمًا. يُؤدي الاعتماد على مجموعة مُتنوعة من الأدوات أو سير عمل غير واضح إلى ارتباك وتباطؤ.
- يُصبح الأمان أكثر تعقيدًا. مع عمل الأشخاص من أماكن وأجهزة وشبكات مُختلفة، يزداد تعرضك للمخاطر.
5 خطوات لبناء فريق عمل حديث عن بُعد
أكثر فرق العمل عن بُعد فعاليةً لا تترك الأمور للصدفة. فهي تُعنى منذ البداية ببناء أنظمة تُعزز التوافق والتواصل والأداء. يمكنك القيام بالمثل من خلال التركيز على هذه المجالات الخمسة الرئيسية:
1. ابدأ بسياسة عمل عن بُعد واضحة
سواءً كان فريقك يعمل عن بُعد بالكامل أو بنظام هجين، يحتاج الأفراد إلى وضوح بشأن ما هو متوقع. يجب أن تُحدد سياستك من يمكنه العمل عن بُعد، ومن أين، وتحت أي ظروف. تتضمن تفاصيل حول ساعات العمل، والتوافر، ومعايير التواصل، والمعدات. يُمكن لصفحة واحدة بسيطة أن تُجنّبك التخمين وتساعد الجميع على العمل بثقة.
2. بناء إيقاعات تواصل قابلة للتطوير
في بيئة العمل الحديث عن بُعد، حتى أكثر الفرق حسنة النية قد تواجه صعوبة في التواصل. لذلك، من المفيد بناء إيقاعات بسيطة وقابلة للتكرار تُحافظ على تناغم الجميع. لا داعي للمبالغة في التفكير. غالبًا ما تكون الممارسات البسيطة والموجزة، مثل مزامنة الفريق أسبوعيًا، ومراجعة الحضور الشهرية، والاجتماعات اليومية، كافية.
بنفس القدر من الأهمية، كن واضحًا بشأن قنوات الاتصال التي يجب استخدامها، مثل استخدام Slack بدلاً من مكالمات Zoom للتحديثات السريعة، وإدارة المحادثات الصعبة عبر الهاتف بدلاً من البريد الإلكتروني.
3. أعطِ الأولوية للظهور دون تدخل إداري
يرغب الناس في حرية العمل بشكل مستقل، لكنهم يريدون أيضًا أن تُرى جهودهم وتُقدّر. يُظهر تقرير Owl Labs المذكور سابقًا أن الشركات أمامها الكثير من العمل في هذا الصدد: ما يقرب من نصف الموظفين عن بُعد (45%) قلقون من عدم رؤيتهم أو سماعهم في الاجتماعات، ويقول 44% إنهم يفتقرون إلى الإرشاد.
ابحث عن طرق لمنح الموظفين رؤية واضحة بطريقة تبني الثقة لا السيطرة. استخدم لوحات المشاريع المشتركة، أو الملخصات الأسبوعية، أو تحديثات المهام لإظهار التقدم والإنجازات والعوائق. تجنب أدوات التتبع التي تشبه المراقبة، والتي تُشير إلى انعدام الثقة وقد تأتي بنتائج عكسية. بدلًا من ذلك، ابتكر ثقافة المساءلة من خلال إنجازات واضحة، ومراجعات دورية، وتقدير متعمد.
4. استثمر في أدوات تدعم عمل فريقك
يقول ما يقرب من نصف الموظفين (٤٦٪) إنهم لا يحصلون على دعم تقني أو دعم تكنولوجيا معلومات كافٍ للعمل بفعالية. يمكن أن تؤدي الأنظمة القديمة، والإعدادات غير المتقنة، وكثرة الأدوات غير المتصلة إلى إبطاء عمل الفرق. في الواقع، يعترف ٦٧٪ من الموظفين بأنهم تخلوا تمامًا عن محاولة دمج تقنية الفيديو في مساحة الاجتماعات.
أدوات التعاون المناسبة تُحدث فرقًا كبيرًا. فهي تُحسّن التواصل، وتُساعد الفرق على التحرك بشكل أسرع، وتُؤدي إلى اتخاذ قرارات أفضل. اختر منصات تتكامل جيدًا، وتتوافق مع أعمالك، وتحافظ على أمان أنظمتك مع نموك.
5. احرص دائمًا على بناء ثقافة قوية
لا تُبنى الثقافة القوية من خلال الامتيازات أو الفعاليات الفردية. بل تتشكل الثقافة عمدًا يوميًا من خلال كيفية تعامل الأفراد مع بعضهم البعض، وكيفية تبادلهم للمعلومات، وكيفية ظهور القيادة. خصص مساحة لطقوس الفريق، وشارك الإنجازات بوضوح، وابحث عن لحظات يومية تُعزز ما يُمثله فريقك وشركتك.
كيف يتطور العمل الحديث عن بُعد؟
يتجه العمل الحديث عن بُعد نحو الأداء القائم على النتائج، وسير العمل المدعوم بالذكاء الاصطناعي، وهيكلية عمل أكثر استهدافًا. وبينما تواصل بعض الشركات الكبرى فرض شروط العودة إلى المكتب، لا يزال العمل عن بُعد صامدًا.
بمجرد أن يختبر الموظفون المرونة، من غير المرجح أن يتخلوا عنها. وفقًا لشركة Owl Labs، يقول 40% من الموظفين الذين يتمتعون بترتيبات عمل مرنة إنهم سيبدأون البحث عن وظيفة جديدة إذا سُحبت منهم هذه المرونة، ويتوقع 22% منهم زيادة في الراتب لتعويض ذلك. يشير هذا النوع من الاستجابة إلى أن المرونة قد تحولت من كونها ميزة إضافية إلى أولوية.
في الأقسام التالية، نناقش بالتفصيل ما يتغير، وما يجب على شركتك مراعاته مع استمرار تطور العمل عن بُعد.
مرونة تدعم كيفية عمل كل شخص على أفضل وجه
تطورت المرونة من مكان عمل الموظفين إلى وقت عملهم. يتخلى المزيد من الموظفين عن نظام العمل الصارم من التاسعة صباحًا إلى الخامسة مساءً، ويبحثون عن ما يناسبهم أكثر. بالنسبة للكثيرين، يعني هذا الانتقال الجزئي: العمل في فترات زمنية أقصر بناءً على الطاقة أو التركيز أو المسؤوليات الشخصية.
تحظى هذه الممارسة بشعبية خاصة بين المدراء. تُظهر أبحاث Owl Labs أن 65% من الموظفين مهتمون بالانتقال الجزئي، وأن المدراء أكثر ميلًا لاستخدامه بثلاث مرات. قد يعود ذلك إلى تنقل المدراء المتكرر بين الاجتماعات والعمل المكثف واحتياجات الفريق على مدار اليوم.
ولا ينتظر الموظفون تطبيق السياسات. ما يقرب من واحد من كل خمسة منهم يلجأ بالفعل إلى “حجز الوقت” – أي حجز وقت في جداولهم لتجنب الاجتماعات المتواصلة وتوفير مساحة للتركيز.
ما يمكنك فعله:
حوّل تركيزك من تتبع ساعات العمل إلى النتائج. إذا غادر أحدهم الساعة الثانية ظهرًا لأخذ أطفاله من المدرسة وأنهى عمله في وقت لاحق من ذلك المساء، فلا مشكلة، طالما التزم بالمواعيد النهائية وكان العمل متقنًا. حدّد ساعات عمل أساسية للتعاون، ثم امنح الموظفين مساحة لإدارة بقية وقتهم. المرونة لا تُجدي نفعًا إلا إذا كانت مدعومة بالثقة. اجعلها حقيقة من خلال قياس النتائج، وليس من خلال متابعتك لنشاطك على الإنترنت.
الذكاء الاصطناعي شريكٌ هادئ في العمل
يظهر الذكاء الاصطناعي في معظم أماكن العمل، ولكن غالبًا دون هيكلية واضحة. في حين تشجع العديد من الشركات على تبنيه، فإن 24% فقط منها تقدم تدريبًا أو إرشادات واضحة، مما يترك الموظفين ليكتشفوا ذلك بأنفسهم. ومع ذلك، ينتشر استخدام الذكاء الاصطناعي على نطاق واسع بالفعل – لا سيما بين الموظفين الهجينين، الذين قد يشعرون بحرية أكبر للتجربة عندما لا يكونون تحت المراقبة من الجانب الآخر من الغرفة.
ما يمكنك فعله:
استمر في تشجيع استخدام الذكاء الاصطناعي، ووفر حواجز أمان. قدّم لفريقك إرشادات واضحة حول أدوات الذكاء الاصطناعي المعتمدة، وكيفية استخدامها بمسؤولية، والحدود المتعلقة بخصوصية البيانات وعمل العملاء. قدّم التدريب ليشعر الموظفون بالثقة، لا كأنهم يجرون تجارب في الخفاء. عندما يصبح الذكاء الاصطناعي جزءًا لا يتجزأ من عمل فريقك، ستُحقق مكاسب حقيقية في الكفاءة، وتُتيح لهم فرصة العمل بكفاءة أعلى.
المديرون الأكفاء أهم من أي وقت مضى
سواءً كانت الفرق تعمل عن بُعد أو في المكتب، يركز المديرون على نفس الأهداف: الحفاظ على تفاعل الموظفين ودعمهم. ما يتغير هو كيفية تحقيق ذلك. بالنسبة للفرق التي تعمل عن بُعد، تُعطى الأولوية للرؤية والتواصل. أما بالنسبة للفرق التي تعمل في المكتب، فقد تكون الأولوية هي اكتشاف الإرهاق.
ما يمكنك فعله:
قدّم دعمًا حقيقيًا للمديرين، وليس مجرد مهام إضافية للتعامل معها. قدّم تدريبًا على كيفية اكتشاف عدم التفاعل مبكرًا، وقُد الفريق بناءً على النتائج، وأجرِ عمليات تسجيل وصول تُبني تواصلًا حقيقيًا بين الموظفين. تأكد من أن دعم تكنولوجيا المعلومات سريع وموثوق به لضمان عدم عرقلة التعاون. ساعد المديرين على معالجة الإرهاق عند ملاحظته، وقد يشمل ذلك توظيف موظفين مستقلين لتخفيف عبء العمل وتشجيعهم على أخذ إجازة.
اجعل العمل الحديث عن بُعد فعالاً
على الرغم من المخاوف من أن العمل الحديث عن بُعد قد يؤثر سلباً على الأداء، يقول 69% من المديرين إنه زاد إنتاجية فرقهم. لكن الدعم لم يواكب هذا التطور بشكل كامل. يعتقد 63% من الموظفين أن الشركات قادرة على بذل المزيد من الجهود لمساعدتهم على الموازنة بين العمل ومسؤوليات الحياة العملية.
المرونة وحدها لا تكفي. لا ينجح العمل الحديث عن بُعد إلا إذا كان مدعوماً بتوقعات واضحة، وإدارة مدروسة، وأنظمة تُمكّن الموظفين من أداء عملهم على أكمل وجه من أي مكان.
هل تحتاج إلى مساعدة في بناء هذا الأساس؟ يُمكن لمنصة نفذلي ربطك بمجموعة عالمية من المحترفين المستقلين الذين يُمكنهم مساعدتك في طرح أنظمة جديدة، أو تدريب فرقك على أدوات الذكاء الاصطناعي، أو تولي مشاريع مُعقدة. اكتشف الإمكانيات المتاحة.
