مع تزايد انتشار العمل عن بُعد بين فرق العمل المهنية، بدأ المدراء يستوعبون المزايا التي يوفرها. ولذلك من المهم تعلم كيفية إدارة العمل عن بعد مع فريقك.
نظرًا لفعالية العمل عن بُعد ومزاياه، من المتوقع أن يتحول حوالي ٩٢ مليون عامل إلى العمل عن بُعد بالكامل بحلول عام ٢٠٣٠، وفقًا للمنتدى الاقتصادي العالمي. ولكن إذا كان التحول إلى قوة عاملة موزعة يمكن أن يحقق مزايا واضحة، فإنه يطرح أيضًا تحديات إدارية جديدة.
ستواجه كل شركة تحديات وحلولًا فريدة تناسب الاحتياجات الخاصة لأعضاء فريقها عن بُعد. ولكن تظهر بعض التحديات باستمرار في العديد من أنواع المؤسسات التي لديها موظفون عن بُعد.
لحسن الحظ، يمكن التغلب على هذه العقبات باستراتيجيات إدارية بسيطة وفعالة. تُفصّل هذه المقالة سبعة من أكبر التحديات التي تواجه إدارة العمل عن بعد حسب نوعها. تشمل التحديات التواصل، والإنتاجية والمساءلة، والمشاركة والثقافة. كل منها مُرفق بنصائح لكيفية التغلب عليها بنجاح.
تحديات إدارة العمل عن بعد المتعلقة بالتواصل مع فريق العمل
يزداد سوء الفهم وضعف تماسك الفريق عند كتابة الرسائل بدلاً من نطقها. فبدون التفاعل المباشر، قد يُساء فهم نبرة الصوت، وتُغفل التفاصيل. تبدأ إدارة هذا باختيار أدوات التواصل المناسبة، وتحديد قنوات تواصل فعّالة، ووضع توقعات واضحة.
1. تنسيق الجداول الزمنية
يُمكّنك بناء فريق عمل عن بُعد من الوصول إلى المواهب بشكل كبير، مما يُتيح لك التفاعل مع المهنيين في جميع أنحاء البلاد وحول العالم. ولكن عند توظيف أفضل المهنيين من مجموعة مواهب عالمية، فمن المُرجّح أن يعيشوا في مناطق زمنية مختلفة.
في بعض الأحيان، قد يكون هذا أمرًا جيدًا. فعندما يكون الموظفون في مناطق زمنية مختلفة، يُمكنهم توزيع جهودهم والعمل بكفاءة أكبر. على سبيل المثال، يُمكن لفرق خدمة العملاء تقديم دعم على مدار الساعة عندما يكون لدى المهنيين ساعات عمل مُتتالية بناءً على مواقعهم. وعند انتهاء يوم العمل، يُمكنهم تسليم المهام المفتوحة إلى زملائهم في مدينة أو بلد آخر والذين بدأوا للتو عملهم.
لكن عقد الاجتماعات والتدريب والأنشطة الجماعية الأخرى يُمكن أن يُشكّل تحديًا بخصوص إدارة العمل عن بعد. لا يُمكنك توقع حضور المهنيين للاجتماعات بانتظام في الساعات الأولى من الصباح لمجرد أن هذا الوقت مُناسب لك. حتى التفاعلات العفوية قد تكون صعبة: فإذا كان الوقت متأخرًا في الليل في منطقة زمنية لعضو فريق آخر، فلا يمكنك توجيه “سؤال سريع” إليه وتوقع رد سريع.
مع التزام العديد من الشركات بالعمل عن بُعد كليًا أو جزئيًا، من الضروري أن تتعلم الفرق كيفية العمل بتناغم، حتى مع التباعد الجسدي.
حلول لتنسيق جداول عمل الفرق عن بُعد
من أجل إدارة العمل عن بعد بفعالية، قد يُشكّل تنسيق جداول عمل الفرق عن بُعد عبر مختلف المناطق الزمنية تحديًا، ولكن مع وجود الأنظمة المناسبة، يُمكن لفريقك الحفاظ على اتساقه وإنتاجيته.
- أنشئ موارد مفيدة وحدّثها بانتظام. عند إدارة فريق عالمي، لا تُريد أن يعتمد الموظفون عليك للحصول على تعليمات موجزة وبسيطة. إذا طرأ أي شيء أثناء عدم اتصالك بالإنترنت، فقد يعلقون حتى تُجيب. استثمر وقتًا في إنشاء مراكز موارد ثرية وشاملة حيث يُمكن للموظفين إيجاد توجيهات للأسئلة والتحديات الشائعة. حافظ على تحديث هذه الموارد المشتركة باستمرار وبشكل فوري حتى لا تكون الإرشادات خاطئة أو قديمة.
- استخدم أدوات التعاون عن بعد. مع انتشار إدارة العمل عن بعد في مختلف القطاعات، ظهرت منصات تعاون جديدة لخدمة الفرق الموزعة. تتخذ هذه الأدوات أشكالًا متعددة وتؤدي وظائف مُتعددة، من تطبيقات إدارة المهام إلى قنوات الاتصال. على سبيل المثال، عند اختلاف الجداول الزمنية، يُمكن أن تكون أداة أو منصة إدارة مشاريع مُشتركة بمثابة حل مُنقذ. من خلال تسجيل التقدم والتحديات والتعليمات في موقع مركزي، تُسهّل هذه التطبيقات على أعضاء الفريق العمل معًا عبر مناطق زمنية مختلفة.
- سجّل وشارك بعض الاجتماعات الافتراضية. إذا لم يتمكن أحد الموظفين من حضور اجتماع، فسجّله ليتمكن من مشاهدته لاحقًا. ولأن الاجتماعات عن بُعد تُعقد عبر الهاتف أو مؤتمرات الفيديو، يُفترض أن تتمكن من تسجيلها بسهولة. باتباع هذا النهج، ادعُ أعضاء الفريق الذين لا يستطيعون الحضور مباشرةً لتقديم أسئلتهم وتعليقاتهم مُسبقًا. بهذه الطريقة، يُمكنك مُناقشة أفكارهم في الاجتماع والسماح للحاضرين الآخرين بأخذ مُدخلاتهم في الاعتبار.
من أجل إدارة العمل عن بعد بفعالية، إذا كنت تعمل مع مُحترفين مُستقلين، فإن الوضوح بشأن المناطق الزمنية والتوافر يُصبح أكثر أهمية. غالبًا ما يُدير المستقلون عدة عملاء، لذا فإن تنسيق المواعيد النهائية وتوقعات التواصل مُسبقًا يُساعد على تجنّب التأخير. تُسهّل التقويمات المُشتركة وجداول الاجتماعات الواضحة والأدوات المُتوافقة مع العمل غير المُتزامن التعاون لكلٍ من المُستقلين وأعضاء الفريق بدوام كامل.
2. التواصل المستمر
يمكن للتواصل أن يُسهم في نجاح أي فريق أو فشله. ومع ذلك، بالنسبة لفرق العمل الموزعة، تُعدّ طريقة ووتيرة وأسلوب التواصل بالغة الأهمية من أجل إدارة العمل عن بعد بفعالية.
تتعلق العديد من التحديات بالأدوات الافتراضية التي تستخدمها الفرق عن بُعد. فقد تُفوّت رسائل البريد الإلكتروني أو تُساء قراءتها. وقد تصل رسائل الدردشة في أوقات الذروة، ثم تُنسى مع مرور اليوم. ينشأ سوء التواصل في بيئات العمل التقليدية أيضًا، لكن اعتماد الفرق عن بُعد على هذه الأدوات يزيد بشكل كبير من احتمالية حدوثه ومخاطره.
بالإضافة إلى ذلك، عند التفاعل عبر هذه المنصات الرقمية، قد تُفقد أو تُفقد تمامًا بعض الإشارات السياقية المهمة. تُتيح الرسالة المكتوبة فرصة كبيرة لسوء الفهم، خاصةً فيما يتعلق بنبرة مُرسِلها ونواياه. وفي سياق فريق عالمي، يُمكن أن تُسبب الاختلافات الثقافية والحواجز اللغوية أيضًا ارتباكًا.
قد لا يتمتع الموظفون المستقلون بنفس رؤية العمل التي يتمتع بها الموظفون بدوام كامل. لذا، قد تحتاج إلى بذل جهد إضافي لضمان فهمهم لكيفية تأثير عملهم على أهداف الشركة أو القسم، وكيف يساهمون في تحقيق الأرباح، ولماذا كُلِّفوا بمهام محددة.
هذه المشكلات ليست مستعصية على الحل. مع بعض التعديلات المدروسة، يمكنك تطبيق ممارسات تواصل عن بُعد فعّالة على مستوى فريقك الموزع.
أفضل الممارسات للتواصل مع فريق العمل عن بُعد
يُعد التواصل الفعّال أساس نجاح أي فريق عمل عن بُعد، خاصةً عندما يختلف أعضاء الفريق في مواقعهم وتوقيتاتهم وأساليب عملهم.
- احرص على إظهار التعاطف. من أجل إدارة العمل عن بعد بفعالية، انتبه لنبرة صوتك في رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية لتجنب أي سوء فهم رقمي. حافظ على ودك وتواصلك وإيجابيتك. على الرغم من انشغال الجميع، إلا أن هناك دائمًا متسعًا من الوقت لإضفاء طابع إنساني على الرسالة من خلال تحية بسيطة أو شكر. هذا لا يعني أنه لا يمكنك أن تكون حازمًا، ولكن حاول أن تحافظ على اللباقة حتى في المحادثات غير المريحة.
- اجتمع بشكل فردي بشكل متكرر. على عكس المجموعات الكبيرة، توفر اجتماعات الفيديو الفردية فرصًا استثنائية للتواصل الشفاف وتبادل الآراء. لا توجد طريقة أفضل لضمان توافقكم أو معالجة مخاوف أحد الموظفين. ولا تكتفِ بجدولة هذه الاجتماعات عند حدوث أي مشكلة؛ بل اجعلها جزءًا أساسيًا من نهجك.
- اختر مركزًا للتواصل. من أجل إدارة العمل عن بعد بفعالية، تتطلب إدارة التعاون عن بُعد مكانًا مركزيًا حيث يمكن إجراء التحديثات العامة والتواصل الشخصي بشكل غير متزامن. في حين أن أدوات التواصل الأخرى تُعدّ مُكمّلات مهمة (كالبريد الإلكتروني والدردشة، على سبيل المثال)، فإنّ الحفاظ على منصة أساسية يُبقي الجميع مُطّلعًا على آخر المستجدات ويُحاسبهم. بالإضافة إلى ذلك، يُمكن لجميع أعضاء الفريق عن بُعد، ذوي جداول العمل المختلفة، مُتابعة التقدّم أو مُواكبة المستجدات بسرعة.
- حدّد توقعات واضحة للتواصل. من أجل إدارة العمل عن بعد بفعالية، لا تترك فريقك يُخمن كيف ينبغي أن يتواصل معك ومع زملائك الآخرين. عند انضمامهم إلى فريقك، حدّد بوضوح توقعات التواصل، بما في ذلك كيف ومتى ومن يجب تحديثه والأدوات المُستخدمة. مع وجود توقعات مُتبادلة حول مشاركة المعلومات، يُمكن للجميع القيام بدورهم بثقة أكبر.
عند دمج المُستقلين في فريقك، لا تفترض أنهم سيُدركون معايير الشركة تلقائيًا. تأكّد من إلحاقهم بنفس أدوات ومعايير التواصل التي تستخدمها داخليًا. يُمكن أن يُساهم إنشاء دليل مُختصر حول قنوات التواصل ونبرة الصوت وتوقعات الاستجابة بشكل كبير في منع سوء الفهم.
3. عقد اجتماعات فريق فعّالة
قد يكون جمع الفريق بأكمله عن بُعد في اجتماع صعبًا عندما تكون جداول أعمالهم مختلفة. لذا، احرص على أن تكون الاجتماعات مثمرة قدر الإمكان عند جمع المجموعة بأكملها.
من أجل إدارة العمل عن بعد بفعالية. عند عقد اجتماعات فريقك، تأكد من اتباع جدول أعمال محدد. يُبقي جدول الأعمال الاجتماعات مُركزة على أهم الأمور. كما أنه يُتيح لأعضاء الفريق إعداد الأسئلة مُسبقًا، إذ سيعرفون هدف الاجتماع قبل بدئه.
حلول لاجتماعات فريق أفضل عن بُعد
تُعد الاجتماعات عن بُعد أكثر فعالية عندما تكون مُصممة ومُجهزة تجهيزًا جيدًا ومنظمة لدعم المشاركة الفعّالة من جميع الحاضرين.
- خطط لجدول أعمال الاجتماع. يتطلب تنسيق اجتماع عن بُعد جهدًا، لذا تأكد من تغطية جميع البنود الضرورية. يضمن وضع جدول أعمال عدم إضاعة الوقت، وأن يكون الحاضرون على دراية بما يجب عليهم فعله كشرط أساسي وما يتوقعونه من الاجتماع. من خلال مشاركة جدول الأعمال والتوقعات مُسبقًا، يُمكن لأعضاء الفريق الاستعداد وزيادة احتمالية مشاركتهم.
- استخدم الأدوات المناسبة. من أجل إدارة العمل عن بعد بفعالية، الاجتماعات المثمرة ضرورية لإنجاز المشروع وتلبية توقعات العملاء. مع ذلك، لا تحتاج جميع الفرق إلى نفس الأدوات. على سبيل المثال، قد تحتاج بعض الفرق إلى خدمات مشاركة الملفات، بينما قد يحتاج البعض الآخر إلى خدمات جدولة مثل تقويم جوجل.
- تأكد من امتلاك فريق العمل لمعدات عالية الجودة. إذا كنت تتوقع نتائج عمل رائعة، فمن المهم التأكد من امتلاك العاملين بدوام كامل للمعدات المناسبة. لكي يكون العاملون عن بُعد منتجين، سيحتاجون إلى معدات موثوقة لا تؤخرهم عن حضور الاجتماعات والمشاركة فيها. إذا كان فريقك يضم محترفين مستقلين، فعادةً ما يكون لديهم أدواتهم وبرامجهم الخاصة. فقط تأكد من توافقها مع أي شيء يستخدمه فريقك.
إذا كان مشروعك يتضمن مستقلين، ففكر فيما إذا كان ينبغي عليهم حضور اجتماعات افتراضية أو تلقي أهم الأخبار بشكل غير متزامن. غالبًا ما يعمل المستقلون بشكل مستقل، ولكن يمكن أن تساعد عمليات التواصل المنتظمة أو الدعوات الدورية لاجتماعات الفريق الأوسع في بناء الثقة والحفاظ على توافق الجميع.
تحديات إدارة العمل عن بعد المتعلقة الإنتاجية والمساءلة
يسمح العمل عن بُعد بالاستقلالية، ولكنه يتطلب أيضًا طرقًا جديدة لتتبع التقدم، وتحديد ساعات العمل، وتقديم الملاحظات. فالإفراط في الإشراف قد يُعيق الأداء، بينما يُؤدي قلة الإشراف إلى فجوات.
4. الموازنة بين الثقة والمساءلة
يُثير العمل عن بُعد مخاوف لدى بعض المديرين بشأن المساءلة والإنتاجية. فإذا كان الموظفون يعملون من المنزل بدلًا من المكتب، فهل سيستسلمون للتشتت ويتراخون؟
تشير الأبحاث إلى أن هذه المخاوف لا أساس لها. فقد لاحظ مديرو التوظيف زيادة في الإنتاجية، تُعزى إلى انخفاض الاجتماعات غير الضرورية، ومرونة جدول العمل، وقلة التنقل.
ومع ذلك، وكما هو الحال مع فريق العمل المكتبي، ستحتاج إلى إيجاد التوازن بين الإشراف الفعال والتدقيق المُفرط.
لا تقع في فخ الإدارة التفصيلية: إذا كنت تُتابع باستمرار سير العمل دون سبب وجيه، فستُعيق الإنتاجية بشكل عام. يزدهر الموظفون الأقوياء باستقلالية أكبر، بينما تُخاطر بخنقهم بتدخلات مزعجة.
من ناحية أخرى، يجب عليك توفير المعلومات والتوقعات اللازمة لفريقك ليتمكن من العمل بفعالية ويكون متاحًا عند الحاجة لمساعدتك من أجل إدارة العمل عن بعد بفعالية.
حلول مقترحة لموازنة الثقة والمساءلة مع فريق العمل عن بُعد
من أجل إدارة العمل عن بعد بفعالية، يساعد الموازنة بين الاستقلالية والتوقعات الواضحة فرق العمل عن بُعد على الحفاظ على إنتاجيتها، مع بناء ثقة متبادلة وعلاقات عمل طويلة الأمد.
- حدد المواعيد النهائية والمخرجات بوضوح. من أجل إدارة العمل عن بعد بفعالية، كن واضحًا تمامًا بشأن ما تتوقع من أعضاء الفريق إنجازه والإطار الزمني المحدد لهم. هذه المرحلة بالغة الأهمية، وبذل القليل من الجهد الإضافي مُسبقًا قد يمنع الكثير من الإحباط لاحقًا. مع ذلك، من الطبيعي أن تحدث تأخيرات ونكسات، ويجب معالجتها بشفافية. أنشئ عملية موحدة للمهنيين لطلب تمديدات أو مساعدة إضافية في حال تأخرهم.
- تواصل بشأن الأهداف العامة للمشروع. نظرًا لأن أعضاء الفريق عن بُعد غالبًا ما يكونون مسؤولين عن جانب واحد فقط من جهد أكبر، فقد تبدو الصورة العامة غير واضحة أحيانًا. في الاجتماعات وأشكال التواصل الأخرى، فكّر في توضيح أهدافك العامة للفريق بأكمله، وافعل ذلك باستمرار أثناء العمل. عندما يرى المهنيون عملهم ضمن هذا الجهد الجماعي، سيتحمسون للأداء الجيد لدعم أعضاء الفريق الآخرين، وقد تكون لديهم رؤى قيّمة تُفيد المشروع ككل.
- قدّم تعويضًا مناسبًا. من أجل إدارة العمل عن بعد بفعالية، فلا شيء يُستنزف معنويات وولاء وطاقة فريق العمل عن بُعد، مثل تأخر الدفعات أو فقدانها أو عدم اكتمالها. قد تكون تفاصيل الدفع خارج إطار الراتب الأسبوعي التقليدي مُعقدة أحيانًا، ولكن إذا كانت لديك كفاءات مستقلة تُشكل جزءًا من فريقك عن بُعد، ووافقت على الدفع بسعر مُحدد أو بناءً على مشروع مُحدد، فالتزم بشروطك.
5. تنسيق المهام والمشاريع
تُضيف إدارة الجداول الزمنية المختلفة، والمناطق الزمنية، وأعباء العمل، صعوبةً أكبر في تنسيق المهام والمشاريع. قد يكون ضمان تلبية جميع احتياجات العملاء أمرًا صعبًا ما لم تُطوّر نظامًا لتنسيق المشاريع.
من خلال تنسيق المسؤوليات في كل جانب من جوانب المشروع، يُدرك كل عضو في الفريق دوره في تحقيق الهدف المشترك. ويلعب مديرو المشاريع دورًا رئيسيًا في ذلك. هل تحتاج إلى مدير مشروع ذو خبرة لقيادة مشروعك عن بُعد؟ يُمكن لمنصة نفذلي مساعدتك في العثور على أفضل مديري المشاريع المستقلين لمشروعك.
بدون تنسيق، تُهدر الموارد، وتتأخر النتائج أحيانًا.
حلول لتنسيق المهام بين فريق العمل عن بُعد
من أجل إدارة العمل عن بعد بفعالية، يتطلب تنسيق العمل عن بُعد تنسيقًا مبكرًا، وتواصلًا مستمرًا، ووضوحًا واضحًا للمشروع لكل مساهم.
- تأكد من مشاركة أعضاء الفريق منذ البداية. إن الاضطرار لشرح أهداف المشروع ونطاقه في منتصفه قد يُعيق الإنتاجية. لهذا السبب، يجب إشراك جميع أعضاء الفريق في المشروع منذ البداية، لأن إضافة شخص في منتصفه قد يُبطئ الجميع. كما يجب مُشاركة أي تغييرات في الاستراتيجية أو التكتيكات على الفور.
- ابدأ المشروع باجتماع. من أجل إدارة العمل عن بعد بفعالية، حتى لو كان فريقك المُوزّع في مناطق زمنية مختلفة، من المهم تحديد اجتماع يشارك فيه الجميع لبدء المشروع. خلال هذا الاجتماع، يجب على الفريق تحديد هدف المشروع ونطاقه وجدوله الزمني والاتفاق عليه.
- ابقَ على تواصل. حافظ على التواصل مع فريقك لمناقشة المشروع وتقديم الدعم عند الحاجة من أجل إدارة العمل عن بعد بفعالية. على الرغم من أن المراسلة الفورية تُفيد في البقاء على اتصال بشأن تقدم المشروع، إلا أن استخدام أدوات مؤتمرات الفيديو مثل Google Meet أو Zoom يُمكن أن يُساعد في تذليل أي لبس. بالإضافة إلى ذلك، فإن إجراء مكالمات سريعة لتوضيح مهام محددة أو الإجابة على أسئلة يمكن أن يقلل في كثير من الأحيان من الوقت الذي كنت ستقضيه في كتابة شرح مفصل في محادثة أو بريد إلكتروني.
6. إدارة الإنتاجية
منذ بداية التحول إلى العمل عن بُعد، تضاءلت المخاوف بشأن فقدان الإنتاجية. في السنوات الأخيرة، أظهرت الدراسات الاستقصائية أن غالبية مديري التوظيف أفادوا بسير عمل أكثر سلاسة ونتائج أفضل مع فرق العمل الموزعة، وذلك بفضل استراتيجيات تواصل أوضح، وأدوات تعاون أفضل، وعمليات عن بُعد أكثر دقة.
من أجل إدارة العمل عن بعد بفعالية. بصفتك مدير فريق عن بُعد، قد يكون من الصعب متابعة المواعيد النهائية للمشاريع وكيفية تعامل الموظفين مع عملهم. لا ترغب في أن تبدو مديرًا مُفرطًا في التدخل، ولكنك ترغب أيضًا في أن تكون ودودًا وتقدم الدعم للموظفين. لتجنب هذه المشكلة، حدد مواعيد منتظمة للتواصل. بهذه الطريقة، يمكن للموظف عن بُعد تقديم تحديثات حول تقدمه أو توضيح مواطن الضعف لديه. باختصار، عندما يُبنى الفريق على أساس من الثقة ويتاح لأعضائه مساحة للتعبير عن أنفسهم، يمكنهم أداء وظائفهم بفعالية أكبر.
حلول لتحسين إنتاجية فريق العمل عن بُعد
من أجل إدارة العمل عن بعد بفعالية، إليك طرقًا إضافية لتحسين الإنتاجية:
- تأكد من تقدير أعضاء الفريق لقيمتهم. عندما يدرك أعضاء الفريق أهميتهم للآخرين، يزداد احتمال تفاعلهم وتحفيزهم. تهنئة العاملين على إنجازاتهم، ومكافأة جهودهم، والاحتفال بأعياد ميلادهم وإنجازاتهم وفعالياتهم الخاصة، كلها عوامل تساعد أعضاء الفريق على الشعور بالدعم والأهمية.
- خلق بيئة عمل إيجابية. في حين أن العديد من الشركات استثمرت في إنشاء مكتب مُرحّب، إلا أن بيئة العمل عن بُعد قد تفتقر إلى الإثارة التي تُضفيها بيئة العمل “الممتعة”. تشجيع العاملين على توفير مكان عمل، بعيدًا عن مصادر التشتيت، يُساعدهم على إنجاز العمل في الوقت المحدد. هناك طريقة أخرى لتحسين بيئة العمل وهي توفير أدوات إضافية. فكّر في توفير شاشة عرض ثانية أو مكتب قائم للموظفين العاملين عن بُعد بدوام كامل.
- اختر مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والمقاييس لتتبع الأداء. تُمكّن مؤشرات الأداء الرئيسية الفرق من قياس مدى تقدمهم نحو تحقيق هدف. يمكن لجميع الفرق الاستفادة من وضع مؤشرات الأداء الرئيسية، ولكنه مهم بشكل خاص للفرق التي تعمل عن بُعد، حيث لا يستطيع المدراء رؤية الموظفين أثناء عملهم. على سبيل المثال، إذا كان أحد الموظفين عن بُعد يعاني من صعوبات، فقد يرى مديره فقط أنه لا يُنجز العمل، وليس أنه يواجه صعوبة في تحقيق الأهداف. إن متابعة تقدم الجميع تضمن لك سرعة التصرف والبقاء على المسار الصحيح.
من أجل إدارة العمل عن بعد بفعالية عند العمل مع محترفين مستقلين، استخدم أهدافًا مُحددة بوضوح ومؤشرات أداء رئيسية قائمة على النتائج بدلاً من تتبع ساعات العمل. يُفضل معظم المستقلين الإشراف المُركز على النتائج، وهذه الطريقة تُساعدك على تقييم النتائج دون التدخل في سير عملهم اليومي.
تحديات المشاركة والثقافة في فريق العمل عن بعد
في غياب الأحاديث غير الرسمية أو الاحتفالات في مقر العمل، يشعر بعض الموظفين عن بُعد بالانفصال نتيجةً لقلة التفاعل الاجتماعي. يتطلب بناء شعور قوي بالانتماء وجود نية: أنشطة مدروسة لبناء الفريق، ولقاءات شخصية، وتعزيز مستمر لقيم شركتك.
إن تحديد الفئة التي تندرج تحتها المشكلة يمكن أن يساعدك في حلها بفعالية أكبر وتجنب الإرهاق النفسي في فريقك عن بُعد.
7. بناء التواصل الفعّال
تتطلب قيادة قوة عاملة موزعة تكييف الأساليب التقليدية لبناء ثقافة عمل قوية. على سبيل المثال، قد لا تكون المزايا والفعاليات الشخصية متاحة لجميع أعضاء الفريق، إن كانت ممكنة أصلًا. وبالمثل، فإن بناء روح الزمالة ليس ببساطة التجمع في غرفة الاستراحة لتناول الكعك صباح الاثنين.
ومع ذلك، فإن خلق جو جماعي دافئ وإيجابي والحفاظ عليه بين أعضاء الفريق أمر بالغ الأهمية لنجاح العمل عن بُعد. فرغم المزايا العديدة التي ينطوي عليها العمل عن بُعد، إلا أنه قد يشعر أحيانًا بالعزلة. ولأن المهنيين عن بُعد لا يتواصلون وجهًا لوجه، ستحتاج إلى تعزيز شعور الشمول والتعاون بشكل متعمد.
تمتد الحاجة إلى المجتمع إلى المهنيين المستقلين، الذين تجذبهم الشركات بشكل متزايد للعمل جنبًا إلى جنب مع الموظفين بدوام كامل. إذا كنت تقود “فريقًا هجينًا” يتكون من مواهب مستقلة وموظفين بدوام كامل، ففكر في كيفية دعم الفريق بأكمله، وليس الموظفين فقط.
لحسن الحظ، مع إدارة العمل عن بعد بفعالية، يمكن للفرق عن بُعد تعزيز علاقات عمل قوية.
حلول لبناء التواصل داخل فريق العمل عن بُعد
يتطلب بناء روابط قوية بين أعضاء الفريق في بيئة العمل عن بُعد جهدًا متعمدًا، وتقديرًا مستمرًا، وفرصًا للتفاعل الصادق.
- احتفل بالنجاح. سواءً أكنت تُشيد بالنجاح خلال ساعات زووم الأسبوعية أو تُقيم مصافحات افتراضية طوال الأسبوع على سلاك، فإن تسليط الضوء على النجاح بطرق إبداعية وعلنية يُمكن أن يُساعد في تعزيز التواصل بين أعضاء الفريق. إن مشاركة إنجازات أسبوع عمل الجميع تُشعر الموظفين بالاهتمام والاندماج والتقدير، مما يُترجم إلى رغبة أكبر في تقديم أداء جيد للشركة.
- خصص وقتًا للاجتماع. قد تتجه فرق العمل عن بُعد نحو أساليب تواصل غير شخصية أو حتى الشعور بالعزلة. عند طرح سؤال أو مشكلة، من السهل إرسال بريد إلكتروني أو رسالة دردشة. مع ذلك، خصص وقتًا لإدراك متى قد يكون الاجتماع أفضل. باستخدام مؤتمرات الفيديو، وخاصةً ضمن الفرق التي تعمل على تحقيق هدف مشترك، يُمكنك إثراء العلاقات المهنية بطرق مهمة. الفيديو مهم: هناك جانب شخصي لا شك فيه في التواصل البصري.
- استمر في نشر الإعلانات والتحديثات. لا شيء يُضعف ثقافة العمل مثل الالتباس حول توجه الشركة. إن تقديم تحديثات منتظمة حول تقدم الجميع وأهداف الشركة والإعلانات الجماعية المهمة الأخرى يمكن أن يوحد أعضاء الفريق من خلال الشعور المشترك بالهدف.
اتجاهات العمل عن بُعد واستراتيجية المواهب
من أجل إدارة العمل عن بعد بفعالية، تعمل فرق العمل عن بُعد بشكل أفضل عندما يكون لكل فرد دور واضح، ولكن في بعض الأحيان، تكون القدرات الداخلية غير كافية. سواء كنت تفتقر إلى قائد مشروع، أو محلل بيانات، أو أخصائي دعم عملاء، يمكن للمستقلين مساعدتك في سد هذه الفجوات دون إثقال كاهل فريقك الدائم والعامل عن بُعد.
يتيح لك إشراك محترفين مستقلين التوسع بسرعة ومرونة. يتمتع العديد منهم بخبرة في الانتقال إلى بيئات عمل عن بُعد، والعمل عبر مناطق زمنية مختلفة، واستخدام أدوات الاتصال وإدارة المشاريع الشائعة.
إليك كيف يمكن للمستقلين تعزيز فريقك عن بُعد:
- سد فجوات المهارات المتخصصة. سواءً كان الأمر يتعلق بالمحتوى أو التصميم أو الهندسة، يقدم المستقلون خبرات متخصصة دون التزامات طويلة الأجل.
- تولي الاحتياجات الزائدة أو قصيرة الأجل. قدّم الدعم خلال فترات الذروة، أو إطلاق المنتجات، أو الارتفاعات الموسمية.
- حافظ على تركيز الفريق الأساسي. يمكن للمستقلين إدارة سير العمل بالكامل، مما يسمح لفريقك الدائم بالتركيز على الاستراتيجية والمهام ذات الأولوية العالية.
الآن، مع ملايين المهنيين الذين يعملون من المنزل، تحتاج الشركات إلى تحويل نهج إدارة العمل عن بعد من نهج تفاعلي إلى نهج استراتيجي. يجب على مديري التوظيف إعادة النظر في كل شيء، بدءًا من عملية الإدماج وسير العمل وصولًا إلى قياس النتائج والحفاظ على الصحة النفسية.
تستثمر الفرق الناجحة في:
- بنية تحتية قوية للتواصل. تساعد أدوات مثل Trello وAsana وSlack وZoom في الحفاظ على الرؤية والتواصل بين الفرق.
- تصميم أدوار واضح. التوقعات المحددة جيدًا تقلل من التداخل وتبني الثقة.
- سياسات عمل مرنة. يساعد توفير المرونة في ساعات العمل ومساحة العمل على تعزيز الرفاهية، وتحقيق توازن جيد بين العمل والحياة، والحفاظ على الموظفين.
يمكن للشركات التي تتقن استراتيجية العمل عن بُعد – وتستفيد من المواهب المستقلة العالمية – التنافس على أفضل المهنيين دون التقيد بالحدود الجغرافية.
بناء فريق عمل عن بُعد أقوى مع نفذلي
إدارة العمل عن بعد لا تقتصر على مكالمات الفيديو وأدوات الإنتاجية فحسب، بل تتطلب أيضًا العزيمة والثقة والتشكيلة المناسبة للفريق. قد تكون تحديات إدارة الموظفين عن بُعد حقيقية، ولكن يُمكن التغلب عليها بالتخطيط المدروس والتواصل الواضح.
سواء كنت تواجه تضاربًا في التوقيت، أو سوء فهم، أو انخفاضًا في مشاركة الموظفين، فإن الاستراتيجيات الواردة في هذا الدليل تُساعدك على تهيئة بيئة عمل عن بُعد أكثر مرونة وفعالية. ومع إمكانية الوصول إلى المواهب العالمية، بما في ذلك المستقلين من الدرجة الأولى، يُمكنك شغل الأدوار بمرونة، وسدّ فجوات المهارات، وتعزيز فريقك بأكمله.
إذا كنت ترغب في تعزيز قوتك العاملة الحالية بأفضل المواهب المستقلة، فإن منصة نفذلي هي المنصة المناسبة لك. نُسهّل عليك التواصل مع المحترفين من جميع أنحاء العالم العربي الذين يمتلكون المهارات التي تحتاجها بدقة، بسرعة وسهولة مذهلتين. عندما تُضيف المواهب المناسبة إلى فريقك عن بُعد، ستجد أن قيادته أسهل بكثير. بالإضافة إلى ذلك، تُسهّل أدواتنا التواصل والعمل مع المواهب المستقلة، بدءًا من التواصل بشأن معايير المشروع ووصولًا إلى تحديد تفاصيل الدفع.
