10 نصائح سهلة التطبيق لوضع ميزانية مشروعك – إذا لم يكن لديك الأموال الكافية، فلن تكمل مشروعك بنجاح. هذا هو السبب في أن وضع ميزانية مشروعك مهم قبل البدء في العمل على مشروعك: فهو شريان الحياة للمشروع. كل ما عليك فعله هو اتباع هذه الخطوات لتأمين الأموال اللازمة لدعم مشروعك خلال كل مرحلة. لكن أولاً، نحتاج إلى أن نعرف ما هي ميزانية المشروع بشكل صحيح ومختصر.
ما هي ميزانية المشروع؟
ميزانية المشروع هي إجمالي التكاليف المتوقعة اللازمة لإكمال مشروعك خلال فترة زمنية محددة. يتم استخدامها لتقدير تكاليف المشروع لكل مرحلة من مراحل العمل على المشروع.
ستشمل عملية وضع ميزانية مشروعك أشياء مثل تكاليف العمالة وتكاليف شراء الأدوات الأساسية لمشروعك وتكاليف التشغيل. لكنها ليست وثيقة ثابتة طوال فترة العمل على مشروعك. ستتم مراجعة ميزانية مشروعك وإحيائها طوال فترة العمل على مشروعك المشروع حتى يصبح جاهزًا للعمل وجني الأرباح.
لماذا تحتاج ميزانية المشروع؟
الجواب الواضح هو أن المشاريع تتطلب توفر المال. لكن الأمر أكثر دقة من ذلك. على سبيل المثال، الميزانية هي المحرك الذي يدفع تمويل مشروعك. إنه يخبرك مقدار الأموال المطلوبة ومتى تكون هناك حاجة إليها.
لكنها ليست مجرد وسيلة للحصول على الأشياء التي يتطلبها مشروعك. نعم، عليك أن تدفع للموظفين الذين يعملون على تنفيذ مشروعك، أو تشتري أو تستأجر المعدات والمواد، لكن هذا نصف القصة فقط.
الجزء الآخر من أهمية وضع ميزانية مشروعك هو أنها أداة للتحكم في تكاليف المشروع. الميزانية هي خطتك للعمل، والتي تعمل كخط أساس لقياس أدائك ومن خلالها يمكنك تجميع ومعرفة التكاليف الفعلية بمجرد بدء المشروع.
إنشاء ميزانية المشروع
كما ذكرنا أعلاه، هناك العديد من المكونات الضرورية من أجل وضع ميزانية مشروعك، بما في ذلك التكاليف المباشرة وغير المباشرة، والتكاليف الثابتة والمتغيرة، والعمالة والأدوات، والمعدات، والتراخيص المطلوبة، وأي شيء آخر قد يؤثر على نفقات مشروعك.
لتلبية جميع الاحتياجات المالية لمشروعك، يجب إنشاء ميزانية مشروعك بدقة، متكاملة ولا ينقصها أي جانب يتطلب التمويل. للقيام بذلك، حددنا 10 خطوات أساسية لإنشاء وإدارة ميزانية مشروعك:
1- إنشاء قائمة المهام الخاصة بمشروعك
أولاً، خذ قائمة مهام المشروع كبداية لوضع ميزانية مشروعك. قد يكون لديك أيضًا هيكل تنظيمي للعمل على مشروعك، وإذا كان لديك هيكل، فمن الأفضل استخدامه. لكن قائمة المهام ستعمل طالما أنها تغطي بشكل شامل كل ما تحتاج إلى القيام به في المشروع.
إذا لم يكن لديك قائمة مهام، فقد حان الوقت لإنشاء واحدة. اكتب كل ما عليك القيام به، والأشياء التي يجب عليك بناءها أو إنجازها أو إكمالها اللزمة لتنفيذ مشروعك بالكامل. ليس من الضروري أن تكون قائمة المهام بأي ترتيب معين، ولكن يجب أن تتضمن كل شيء حول مشروعك.
تحذير
” لا تستهن بأي عنصر في مشروعك عند كتابة القائمة مهما كان صغيرًا، لأنه قد يكلفك كثيرًا على المدى البعيد في مشروعك. قم بإضافة كل العناصر “
2- تقدير سعر كل عنصر في مشروعك
انتقل الآن إلى قائمة المهام الخاصة بمشروعك وحدد سعر كل عنصر متواجد بها.
افعل هذا لكل شيء في قائمة المهام، بحيث ينتهي بك الأمر بسعر مقابل كل عنصر. قد لا يكون لبعض مهام المشروع سعر مرفق، ولا بأس بذلك.
نصيحة
” عند تحديد سعر كل عنصر في مشروعك، تأكد من البحث في أماكن كثيرة والاستفسار عن وجود عروض أو تخفيضات قد تساعدك في تقليل التكاليف. أيضًا يمكنك البحث عن بدائل أقل تكلفة وتعطي نفس النتيجة عند تنفيذ مشروعك “
3- أضف تقديرات الأسعار معًا في مجموعات
اجمع كل تقديراتك حول أسعار مكونات مشروعك. من الأسهل القيام بذلك إذا أنشأت قائمة بالعناصر في جدول بيانات، وأضفت التكاليف في عمود، ثم جمعت كل الأسعار المتواجدة في العمود. دع جدول البيانات يقوم بالحسابات نيابة عنك، حيث سيصبح جدول بيانات ميزانيتك.
إنها فكرة جيدة أن تقوم بتجميع تكاليفك في فئات أيضًا من أجل وضع ميزانية مشروعك بشكل دقيق، بحيث يمكنك بسهولة معرفة أين يذهب الجزء الأكبر من الأموال. استخدم فئات مثل “أدوات المشروع” أو “بنية أساسية للمشروع” أو “موظفين” – اختر المجموعات التي تعني شيئًا ما في سياق ميزانية مشروعك.
نصيحة
” تأكد من صحة الأسعار التي قمت بوضعها وقم بالمراجعة على التكلفة الكلية للتأكد من صحة الميزانية “
4- انظر للمشاريع المماثلة
من المحتمل ألا يكون مشروعك هو أول من يحاول تحقيق الأهداف التي تسعى لها. يعد النظر إلى مشاريع مماثلة وميزانياتها طريقة رائعة للحصول على رؤية جيدة قبل البدء في وضع ميزانية مشروعك.
نصيحة
” يمكنك البحث في قسم المشاريع على منصة نفذلي لرؤية المشاريع المماثلة، وبعدها قم بتحديد متوسط التكلفة للمشاريع المماثلة لمشروعك “
5- التعلم من أخطاء الآخرين في المشاريع المماثلة
لمزيد من التفصيل في البيانات الخاصة بالمشاريع المماثلة لمشروعك، يمكنك التعلم من نجاحاتها وأخطائها. يوفر هذا لك مسارًا واضحًا يؤدي إلى تقديرات أكثر دقة بخصوص نجاح وفشل مشروعك وسيساعدك هذا على وضع ميزانية مشروعك بشكل صحيح. يمكنك حتى التعرف على كيفية استجابتهم للتغييرات والحفاظ على ميزانيتهم تحت السيطرة طوال الوقت.
نصيحة
” كن على دراية بأن الظروف الخاصة بالمشاريع المماثلة مثل الزمان والمكان أثناء تنفيذ هذه المشاريع تعد من أهم العوامل التي أثرت على نجاح وفشل هذه المشاريع. تأكد من النظر في هذا الجانب عند البحث عن مشاريع مماثلة “
6- استفد من خبراء مجال عملك
طريقة أخرى من أجل وضع ميزانية مشروعك هي الاستفادة من أولئك الذين لديهم الخبرة والمعرفة – سواء كانوا مرشدين أو مديري مشاريع آخرين أو خبراء في هذا المجال. يمكن أن يساعدك الوصول إلى أولئك الذين وضعوا الميزانيات بشكل ناجح على البقاء على المسار الصحيح وتجنب العقبات غير الضرورية في طريقك.
نصيحة
” يمكنك طلب المساعدة حول وضع الميزانية المناسبة لمشروعك من المنفذين الخبراء في مجالاتهم على منصة نفذلي. قم بالدخول إلى قسم المنفذين على الموقع واختر المنفذين الحاصلين على تقييم مرتفع ولديهم سابقة أعمال مميزة “
7- التأكد من دقة الميزانية
بمجرد الانتهاء من ميزانيتك، فأنت لم تنتهِ بعد من هذه المرحلة. عليك إلقاء نظرة على ميزانيتك والتأكد من دقة أرقامك. أثناء العمل على مشروع ليس الوقت المناسب للعثور على خطأ مطبعي أو تقديرات مالية خاطئة. يمكنك أيضًا الاستعانة بهؤلاء الخبراء وغيرهم من أعضاء فريق المشروع للتحقق من الميزانية والتأكد من صحتها قبل البدء في العمل على تنفيذ مشروعك.
نصيحة
” يمكنك طلب المساعدة من شخص متخصص بالأمور المالية للحصول على مراجعة دقيقة للميزانية الخاصة بمشروعك، وللتأكد من وضع تقديرات صحيحة للتكلفة الكلية “
8- تحديث الميزانية باستمرار
عند الحديث عن التغييرات التي تحدث بشكل مستمر أثناء العمل على مشروعك بعد وضع ميزانية مشروعك الأولية، كلما أسرعت في معرفتها، كان ذلك أفضل. إذا لم تقم بتحديث ميزانية مشروعك بمجرد أن يحتاج فريقك إلى مال أكثر أو حدوث مشكلة مفاجئة تحتاج منك لتوفير مال إضافي لحلها، فأنت بذلك تضيع وقتًا ثمينًا ومكلفًا.
نصيحة
” خصص وقتًا أسبوعيًا او شهريًا للنظر إلى ميزانية مشروعك والتأكد من تحديثها بشكل دوري بالتزامن مع مده العمل على مشروعك “
9- استخدام برنامج إدارة المشاريع
يعتمد نجاح المشروع على وضع ميزانية مشروعك، وأيضًا إيجاد فكرة رائعة لمتابعة إنتاجية الفريق وإدارة المشروع. تأتي أفضل النتائج من إعطاء القليل من التوجيه لإدارة المشروع بنجاح. تكون دورة الإحباط عالية دائمًا عندما تعمل الفرق بجد للوصول إلى المواعيد النهائية للمشروع. إنها وظيفة في حد ذاتها للبقاء على اطلاع دائم على المشروع. بصفتك مدير مشروعك الخاص، عليك أن ترى الصورة الكبيرة لمشروعك، لأنك ستواجه صعوبة في إدارة كل المهام اللازمة لتلبية احتياجات مشروعك. يكافح معظم مديري المشاريع لتتبع كل ما يتعلق بالمشروع وينتهي بهم الأمر بالخروج عن نطاق السيطرة في حالة عدم استخدام برامج فعالة لإدارة المشاريع.
إليك 7 برامج مجانية لإدارة مشروعك بشكل فعال:
نصيحة
” ليس من الضروري استخدام برامج إدارة المشاريع المدفوعة خصوصًا في البداية، حيث يوجد العديد من البرامج المجانية التي تقدم لك نفس المميزات والخصائص المتعلقة بالإدارة الفعالة لمشروعك مثل التي قمنا بوضعها لك في هذا المقال. سيساعدك استخدامها على تقليل التكاليف الخاصة بمشروعك بشكل ملحوظ “
10- تحلى بالشفافية مع فريق العمل
من أجل وضع ميزانية مشروعك بشكل فعال، ابق فريقك على اطلاع بتوقعات الميزانية على مدار فترة العمل على مشروعك. أخبرهم بما هو متوقع منهم للبقاء في حدود الميزانية الخاصة بك. قد يبدأ الأشخاص في دراسة كيفية تخصيص ساعات العمل والتكاليف الأخرى لمشروعك. وسيفهمون المتطلبات المناسبة لتغيير اتجاهات العمل على مشروعك إذا ظهرت.
تحذير
” إخفاء التفاصيل الخاصة بميزانية مشروعك عن موظفيك قد يكلفك المزيد من المال عند شراء الأدوات اللازمة لتنفيذ مشروعك، لأنك قد تفوت فرصة استخدام موظفيك لبدائل أخرى موفرة عندما لا يكونون على علم بالحدود المسموح بها في ميزانية مشروعك “
الخلاصة
تحديد ميزانية مشروعك من الخطوات الهامة التي يجب عليك القيام بها قبل بدء تنفيذ مشروعك، وذلك لكي تكون على دراية بكل التفاصيل الخاصة بمشروعك والتي من خلالها ستقوم بتوفير الأدوات وتوظيف الأشخاص المناسبين للعمل على مشروعك.
ويمكنك تحديد ميزانية مشروعك بكل سهولة من خلال:
- إنشاء قائمة بالمهام الخاصة بمشروعك.
- تقدير سعر كل العناصر في مشروعك.
- قم بإضافة تقديرات الأسعار معًا في مجموعات.
- ابحث عن مشاريع مماثلة وانظر لطريقة وضع الميزانية بها.
- تعلم من الأخطاء التي حدثت في مشاريع مماثلة لمشروعك.
- اذهب للخبراء في مجال عملك للاستفادة من تجاربهم وخبراتهم السابقة.
- بعد وضع ميزانية مشروعك قم بمراجعتها للتأكد من دقتها.
- قم بتحديث ميزانية مشروعك باستمرار لمواكبة التغييرات طوال فترة العمل على مشروعك.
- استخدام برامج فعالة لإدارة مشروعك بشكل ناجح.
- تحلى بالشفافية مع فريق العمل الخاص بمشروعك.
بعد تنفيذ هذه الخطوات البسيطة سيصبح لديك ميزانية مناسبة للبدء بها، وستكون مستعدًا لبدء العمل على مشروعك بشكل فعال.
